GOU SPO „Colegiul de Stat de Modelare și Marketing de Pantofi din Moscova”

Note de curs

dupa disciplina:

„Suport de documentare pentru management”

pentru specialitățile 080110, 080112, 080113

Introducere

Baza activității oricărei întreprinderi sau organizații este lucrul cu informații - primirea, prelucrarea acesteia, luarea oricăror decizii și implementarea lor.

Informația este informații despre persoane, fapte, evenimente și fenomene, indiferent de forma de prezentare a acesteia.

Un document (din latinescul „documentum” - dovezi) este un suport de date material cu informații înregistrate pe el, destinat transmiterii acestuia în timp și spațiu. Documentele pot conține imagini, text, sunete și alte informații.

Suportul de documentare pentru management este o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale.

Din cele mai vechi timpuri și până în secolul al XIX-lea, conceptul de „document” a fost folosit pentru a însemna „dovezi scrise” și a fost folosit în principal în jurisprudență și diplomație. Cu toate acestea, acest concept este mai larg. Și încă de la începutul secolului al XX-lea, omul de știință belgian Paul Otlet de la Institutul Internațional de Documentare a folosit deja conceptul de „document” ca termen care unește toate informațiile înregistrate pe diverse medii. A adus aici manuscrise, publicații tipărite, gravuri, diagrame, documente de film și fotografice, discuri, hărți, înregistrări vocale, partituri, medalii, cărți poștale etc. și chiar sculptură, pictură și arhitectură. Adică orice sursă de informație întruchipată sub formă materială.

Un document are două entități – informațional și material, care îi determină proprietățile – informativ și operațional.

Proprietatea informativă a unui document este capacitatea de a transmite informații. Aceasta include relevanța, fiabilitatea, caracterul complet al informațiilor, accesibilitatea acesteia și altele.

Proprietățile operaționale ale unui document includ durabilitatea, rezistența documentului și capacitatea de a rezista la diferite influențe - mecanice, ușoare, biologice și factori de mediu negativi. Proprietățile operaționale determină siguranța unui document, care depinde de suportul material și de mijloacele de scriere.

Funcțiile documentului sunt împărțite în generale și speciale.

Funcțiile comune ale documentelor sunt:

• informațional – înregistrarea, stocarea și transmiterea informațiilor;
• comunicativ – transfer, schimb de informații;
• socio-culturale – documente cu semnificație socială și culturală, care transmit tradiții culturale și sisteme de valori.

Funcțiile speciale ale documentelor sunt:

Juridic – unele documente sunt izvor de drept, altele pot constitui probe în domeniul juridic;

• organizatoric – stabilirea raporturilor juridice;
• managerial – rezolvarea problemelor de management și luarea deciziilor pe baza informațiilor documentate;
• educațional – transfer de cunoștințe între oameni și generații;
• cognitiv – obținerea și transferul de cunoștințe pentru studiul ulterioar al proceselor și fenomenelor;
• memorial - transferul de informații istorice despre indivizi sau societate, documente care sunt moștenire istorică.

Secțiunea 1. Documentarea activităților de management

Subiectul 1.1. Sistemul educațional preșcolar de stat. Sisteme de documentare

Sistemul de stat de suport pentru documentare pentru management (GSDMOU) este un set de principii și reguli care stabilesc cerințe uniforme pentru documentarea activităților de management și organizarea muncii cu documente în organele guvernamentale, întreprinderi (asociații), instituții și organizații publice.

Scopul principal al instituției de învățământ de la bugetul de stat este eficientizarea fluxului de documente, reducerea numărului și îmbunătățirea calității documentelor, crearea condițiilor pentru utilizarea eficientă a instrumentelor și tehnologiilor tehnologice avansate pentru colectarea, prelucrarea și analiza informațiilor și îmbunătățirea activității aparatul de management. Cerințele generale pentru documentele și serviciile de suport documentare reprezintă o bază normativă și metodologică pentru îmbunătățirea, în mod unitar, a suportului documentației pentru management și creșterea eficienței acestuia prin unificarea componenței și formelor documentelor, îmbunătățirea calității acestora, a activității serviciului de suport documentație. pe baza organizării ştiinţifice a muncii şi introducerea celor mai noi mijloace tehnice .

Un sistem de documentare este un set de documente interdependente utilizate într-un anumit domeniu de activitate.

La gestionarea oricăror organizații sau întreprinderi, sunt elaborate documente similare și repetate.

Cel mai general și holistic, ocupând poziția de vârf în complexul de sisteme, trebuie considerat poziția de vârf în complexul de sisteme, ar trebui considerat sistemul de documentare la nivel național, acoperind toate documentele apărute și care circulă în țară; ele, la rândul lor, pot fi clasificate după diferite criterii:

Sistemele de documentare funcțională sunt definite ca fiind acelea care sunt inerente tuturor organizațiilor într-o măsură sau alta, de exemplu, contabilitate, personal, arhivă, organizațional.

Sistemele de documentare din industrie le definesc pe acelea care, într-o măsură sau alta, sunt inerente numai anumitor grupuri de organizații legate de unitatea activităților economice și sociale, de exemplu, medical, educațional, de cercetare.

Uniformitatea unui număr semnificativ de sarcini de rezolvat, tehnologiile uniforme de documentare a acestora și repetabilitatea unei cantități semnificative de informații obligatorii au făcut posibilă, în scopuri practice, identificarea unui număr de sisteme de documentare și formularea unui set de cerințe uniforme. pentru aceste sisteme de documentare.

Primul dintre aceste sisteme ar trebui să fie Sistemul de stat de standarde și condiții tehnice (GSS). Dezvoltat prin hotărâre de guvern în 1965, sistemul include standarde de stat care definesc principalele scopuri și obiective ale standardizării; organizarea și metodologia muncii de standardizare în țară; procedura de elaborare, implementare, circulație a standardelor și a altor documentații de reglementare și tehnică, modificări ale acestora, precum și supravegherea de stat și controlul departamental asupra implementării și respectării acestora.

Un sistem unificat de documentare tehnologică a fost dezvoltat în 1971, constând din peste 20 de standarde și documente de orientare. Acest sistem poate rezolva probleme din domeniul înregistrării și circulației documentației tehnologice, atât de uz general, cât și specializate pe tip de muncă la întreprinderi și organizații, indiferent de tipul și natura producției acestora.

În paralel, a fost creat un Sistem Unificat de Documentație de Proiectare pe baza cerințelor internaționale.

Subiectul 1.2. Unificarea si standardizarea activitatilor de management

Un sistem unificat de documentare este un ansamblu de formulare de documente create după reguli și cerințe uniforme, care funcționează într-un anumit domeniu de activitate (management, finanțe etc.). Scopul unificării este de a reduce varietatea documentelor utilizate, de a le aduce formele, structura, limbajul și stilul, precum și procesele de prelucrare și stocare a acestora, într-o singură formă.

Unificarea documentelor asigură reducerea intensității forței de muncă a procesării documentelor, realizarea compatibilității informaționale a diferitelor sisteme de documentare pentru aceleași funcții de management și aferente, precum și utilizarea mai eficientă a tehnologiei informatice.

Standardizarea documentelor este o formă de confirmare juridică a unificării efectuate și a nivelului caracterului său obligatoriu. Sarcina standardizării este elaborarea și adoptarea normelor, regulilor și cerințelor obligatorii adoptate în instituțiile de învățământ preșcolar.

Au fost stabilite următoarele categorii de standarde:

• standardele de stat (GOST);
• standarde industriale (OST);
• standardele republicane (RST).

Cerințele pentru pregătirea documentelor sunt stabilite de standardul de stat - GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru întocmirea documentelor.” Prevederile standardului stabilesc:

• alcătuirea detaliilor documentului;
• cerințe pentru pregătirea detaliilor documentului;
• cerințe pentru formularele de documente.

GOST stabilește următoarele detalii ale documentului;

01 – Emblema de stat a Federației Ruse;

02 – stema unei entități constitutive a Federației Ruse;

03 – emblema organizației sau a mărcii (marca de serviciu);

04 – cod de organizare;

05 – numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al unei persoane juridice;

06 – numărul de identificare a contribuabilului/codul motiv pentru înregistrare (TIN/KPP);

07 – cod formular document;

08 – denumirea organizației;

09 – informații de referință despre organizație;

10 – denumirea tipului de document;

11 – data documentului;

12 – numărul de înregistrare al documentului;

14 – locul întocmirii sau publicării documentului;

15 – destinatar;

16 – ștampila de aprobare a documentului;

17 – rezoluție;

18 – titlul textului;

19 – marcaj de control;

20 – textul documentului;

21 – marcaj despre prezența aplicației;

22 – semnătură;

23 – ștampila de aprobare a documentului;

24 – aprobarea documentului de viză;

25 – amprenta de etanșare;

26 – marca pe certificarea copiei;

27 – nota despre interpret;

28 – marcarea asupra executării documentului și trimiterea acestuia la dosar;

29 – marcarea la primirea documentului de către organizație;

30 – identificatorul copiei electronice a documentului.

Utilizarea detaliilor este necesară, în primul rând, pentru a conferi forță juridică documentului. Un document executat cu încălcarea cerințelor standardului nu are forță juridică. În plus, utilizarea detaliilor accelerează și facilitează nu numai procedura de pregătire a documentelor, ci și munca ulterioară a contractantului cu documentele. Nu trebuie să uităm că prezența unui singur set de detalii și reguli uniforme pentru proiectarea lor face posibilă utilizarea mai eficientă a tehnologiei informatice pentru producerea și procesarea documentelor.

Detaliile unui document nu sunt echivalente: unele detalii sunt necesare pentru a da documentului forță juridică (numele organizației - autorul documentului, data documentului, numărul de înregistrare al documentului, semnătura, ștampila de aprobare, sigiliul), altele au caracter pur oficial și sunt necesare pentru organizarea muncii cu documentul, altele îndeplinesc funcție de contabilitate etc. Unele dintre detaliile documentului sunt detalii de formular, unele dintre detalii sunt folosite la pregătirea și executarea documentului și există detalii care sunt pregătite în etapa de execuție a documentului.

Un formular de document este o foaie standard de hârtie cu detalii care identifică autorul unui document oficial.

Pentru producerea formularelor de documente se folosesc două formate de hârtie - A4 și A5. Formatele de hârtie sunt stabilite de GOST 9327-60 „Hârtie și produse din hârtie. Formate de consum" și au dimensiuni (în mm):

GOST stabilește două opțiuni pentru localizarea detaliilor pe formular:

• colț (detaliile se află în colțul din stânga sus)
• longitudinal (de-a lungul marginii superioare a documentului)

De exemplu:

Formular de scrisoare cu detalii de colț

ROSARCHIV

Agentie guvernamentala

Institutul rusesc de cercetare

Mai multe rezumate, cursuri și disertații pe această temă:

Psihodiagnostic. Note de curs prelegere. Originile psihodiagnosticului psihodiagnostic: note de curs
Note de curs de psihodiagnostic.. și cu Luchinin..

Note de curs privind disciplina economiei imobiliare
Instituție de învățământ bugetar de stat.. învățământ profesional superior.. Universitatea Economică de Stat Ural..

Prelegerea notează istoria managementului personalului a dezvoltării științei managementului personalului
Istoria dezvoltării științei managementului personalului.. Teorii moderne ale managementului..

Conceptul de management. Tipuri de management. Munca managerială și caracteristicile sale. MODELE DE MANAGEMENT. ABORDĂRI DE MANAGEMENT
Fondatorul F. W. Taylor V. a lansat prima lucrare tipărită care.. Ideea principală este că folosind măsurători și observații ale muncii artiștilor interpreți, se poate optimiza tehnologia pentru efectuarea muncii.

Note de curs la disciplina Economie Guvernanța Corporativă și Managementul Întreprinderilor
Agenția Federală pentru Educație.. Ministerul Educației și Științei al Federației Ruse.. Instituție de învățământ de stat de învățământ profesional superior..

Psihopatologie generală. Psihiatrie: note de curs
Note de curs de psihiatrie.. Text furnizat de agentul literar http liters ru..

Știința materialelor arhitecturale
Note de curs pentru cursul Știința materialelor arhitecturale. Instituția de Învățământ de Stat Federal de Învățământ Profesional Superior Universitatea Federală de Sud.. Institutul de Arhitectură și Arte.. Departamentul de Discipline de Inginerie Civilă..

Istoria religiilor lumii: note de curs istoria religiilor lumii. Religia ca fenomen cultural, clasificarea religiilor
Note de curs Istoria religiilor lumii.. cu f punkin..

Serviciul de documentație de management (DOU)
Să luăm în considerare principalele operațiuni efectuate de SDOU: Contabilitate și lucrări de referință și înregistrarea documentelor. Înregistrarea și eliberarea documentației administrative ale instituțiilor. Verificați.. Acest lucru necesită o structură organizatorică clară a SDOU, preferință pentru o formă mai rațională de lucru cu...

Note de curs privind disciplina guvernanței corporative, economie și management al întreprinderii
Agenția Federală pentru Educație.. Ministerul Educației și Științei al Federației Ruse.. instituție de învățământ de stat de învățământ profesional superior..

0.056

Introducere

Schimbările în principiile de funcționare a economiei țării care au avut loc în ultimii 10-15 ani au afectat nu numai procesele de producție și economice în sine, ci au afectat semnificativ și metodele și tehnologiile de gestionare a acestora și de organizare a suportului informațional adecvat. Din aceste considerente, acea zonă a activității manageriale care este asociată cu pregătirea, prelucrarea și utilizarea documentelor (suport documentație pentru management) a trebuit să sufere și ele modificări obiectiv necesare atât din punct de vedere metodologic, cât și din domeniul suportului metodologic pentru acţiuni practice în lucrul cu documente.

În acest sens, adoptarea și implementarea deciziei de dezvoltare și punere în aplicare a standardului național GOST ISO 15489-1-2007 „Managementul documentelor” a fost oportună. Prevederile acestui standard constituie baza metodologica pentru crearea si aplicarea eficienta a sistemelor de management al documentelor, indiferent de conditiile specifice de implementare a activitatilor de management prevazute si de tehnologiile de prelucrare a documentelor utilizate, indiferent de tipurile de suporturi si formele de informare. prezentare.

În plus, dezvoltarea intensivă a sistemelor și tehnologiilor informatice și de telecomunicații a avut un impact semnificativ asupra organizării suportului de documentare pentru management.

Ținând cont de acest lucru, a fost nevoie de pregătirea unui manual, al cărui material să reflecte aceste schimbări în suportul metodologic, tehnic și tehnologic pentru lucrul cu documente.

Materialul manual este completat cu teste computerizate pentru fiecare secțiune majoră, caracteristicile utilizării lor sunt descrise în anexă. Programul de testare și testele se află pe discul inclus cu manualul.

Cursul 1

1. Concepte de bază ale managementului documentelor

Documentul și caracteristicile acestuia

Subdocument înseamnă informații identificabile înregistrate pe un suport tangibil care sunt create, primite și reținute de o organizație sau persoană ca dovadă în sprijinul obligațiilor legale sau activităților comerciale. În același timp, cea mai importantă caracteristică a documentului este sa identificabilitatea asigurată de disponibilitatea detaliilor adecvate.

desfășurarea eficientă și ordonată a activităților organizației, implicând responsabilitatea necesară;

formarea și înregistrarea documentară a deciziilor organizatorice și de management;

asigurarea consecvenței activităților manageriale și administrative;

asigurarea continuității activităților organizației în situații de urgență;

respectarea cerințelor reglementărilor care reglementează sfera activităților organizației în toate manifestările sale;

oferirea de protecție și sprijin în eventualele litigii legate de activitățile organizației;

protejarea intereselor organizației și a drepturilor angajaților și clienților acesteia, precum și ale altor părți interesate;

asigurarea și documentarea realizărilor și evoluțiilor și a drepturilor de proprietate intelectuală corespunzătoare ale organizației și ale angajaților săi;

documentarea dovezilor privind activitățile de afaceri, personale și sociale ale organizației și ale angajaților acesteia în toată diversitatea și caracteristicile sale distinctive;

formarea și păstrarea memoriei corporative, individuale, a memoriei societății.

Este legal stabilit că documentele și rețelele de documente, fiind resurse informaționale, sunt obiecte ale relațiilor dintre persoane fizice, persoane juridice, stat și sunt protejate prin lege alături de alte resurse. În plus, documentarea informațiilor este o condiție prealabilă pentru includerea lor în resursele informaționale.

Este necesar să salvați documentele create pentru:

a) asigurarea continuității și coerenței acțiunilor atât atunci când se iau deciziile actuale de management, cât și se evaluează consecințele viitoare ale acestora și se elaborează decizii adecvate prin:

stocarea informațiilor despre deciziile de management trecute și prezente și activitățile în desfășurare (ca parte a memoriei corporative) în scopul sprijinirii informaționale pentru deciziile și activitățile din prezent și viitor;

menținerea dovezilor activităților trecute și prezente pentru a menține responsabilitatea;

b) respectarea cerințelor actelor juridice de reglementare prin asigurarea documentării, clarificării și implementării cadrului de reglementare aplicabil managementului documentelor ținând cont de specificul activităților organizației;

c) satisfacerea nevoilor actuale și viitoare ale părților interesate prin:

identificarea intereselor legitime pe care părțile interesate (angajați, parteneri de afaceri, clienți și alții) le pot avea în păstrarea înregistrărilor pe perioade mai lungi decât este necesar pentru organizația însăși. Părțile interesate pot include cei cărora organizația trebuie să le ofere acces la înregistrările sale în scopuri de responsabilitate (auditori, autorități de reglementare, anchetatori, autorități de arhivă sau cercetători);

identificarea și evaluarea beneficiilor legale, financiare, politice, sociale sau de altă natură ale conservării documentelor pentru a promova interesele cercetătorilor și ale societății în general;

respectarea cerințelor legale valabile ale organizației arhivistice relevante.

Pentru a continua să funcționeze, să respecte reglementările și să asigure responsabilitatea necesară, organizațiile trebuie să creeze și să mențină documente autentice, fiabile și utilizabile și să le protejeze integritatea pentru timpul necesar.

Documentul este luat în considerare autentic, dacă se poate dovedi că este ceea ce se pretinde a fi, după cum demonstrează fiabilitatea valorilor detaliilor sale, în special că a fost creat sau trimis de persoana care l-a creat sau a trimis efectiv; și a fost creat sau trimis la ora indicată. Termenul „document autentic” este echivalent cu termenul „document autentic”.

De încredere(de încredere) este un document al cărui conținut poate fi considerat o reprezentare completă și exactă a deciziilor, activităților sau faptelor descrise și care, în consecință, poate fi utilizat cu siguranță în decizii sau activități ulterioare.

Integritate documentul este determinat de completitatea și imuabilitatea sa.

Potrivit pentru utilizare este un document care poate fi localizat (localizat), accesat, reprodus și interpretat. Când este reprodus, trebuie să fie direct legat de activitatea sau decizia care a creat-o.

Un document are conținut, context și structură.

Structura- aceasta este aspectul și aranjarea părților din conținut (de exemplu, tipul suportului, formatul de stocare, organizarea datelor, locația detaliilor, fonturile utilizate, note, tabele etc.), precum și prezența în document a conexiunilor cu alte documente (hyperlink-uri).

Context (mediu extern) - Acestea sunt informațiile conținute într-un document sau care îl însoțesc, care descriu relația documentului cu activitățile organizației și cu alte documente. Acestea sunt date despre documentul în sine (de exemplu, titlul, autorul, data creării), despre creatorul și scopul creării documentului (de exemplu, despre funcția sau activitatea de management, instituția creatoare), despre utilizarea document (de către cine, când, de ce).

Descrierea componentelor menționate ale documentului se realizează sub forma așa-numitelor metadate, care conțin și date legate de managementul documentelor. Astfel, metadatele cuprind nu numai detaliile (elementele de proiectare) ale documentului, ci și datele care însoțesc documentul (de exemplu, conținute în jurnalele de înregistrare și control, fișierele contabile).

Metadatele diferă în ceea ce privește: documentul în sine; principii și reguli ale activităților de management; persoanele implicate in procesul de management si documentatia suport al conducerii; activități de management și procesele sale; procesele de documentare a managementului.

Managementul documentelor

Controla documente este definită ca un domeniu de activitate care include controlul eficient și sistematic al creării, primirii, păstrării, utilizării și selecției (transferului) documentelor, inclusiv procesele de includere în sistem și păstrare (sub formă de documente) a documentelor. dovezi și informații despre activitățile de afaceri și de management ale organizației.

Managementul documentelor include:

adoptarea unor prevederi organizatorice de bază, direcții de dezvoltare și standarde în domeniul managementului documentelor;

repartizarea responsabilităților și competențelor pentru managementul documentelor în organizație;

stabilirea și diseminarea procedurilor și liniilor directoare detaliate pentru gestionarea înregistrărilor;

furnizarea de servicii legate de gestionarea înregistrărilor și utilizarea documentelor (pentru a răspunde nevoilor și a proteja interesele organizației și ale clienților săi);

proiectarea, implementarea si administrarea sistemelor specializate pentru managementul documentelor;

Integrarea managementului documentelor în sistemele și procesele de management.

O strategie de gestionare a înregistrărilor se bazează pe dezvoltarea și adoptarea de ghiduri organizaționale, direcții de dezvoltare și standarde, proceduri și practici, precum și pe proiectarea și implementarea sistemelor de management al înregistrărilor în conformitate cu nevoile organizației și cerințele reglementărilor.

Strategia de management al înregistrărilor unei organizații trebuie să conțină atât o strategie de documentare a activităților organizației (ce documente sunt necesare; când, cum și unde ar trebui incluse în sistem), cât și o strategie pentru implementarea unui sistem adecvat de management al înregistrărilor.

O organizație ar trebui să stabilească, să documenteze, să mențină și să difuzeze politici organizaționale, orientări, standarde, proceduri și practici de gestionare a înregistrărilor pentru a furniza dovezile, responsabilitatea și informațiile necesare pentru performanța sa.

Politicile organizaționale, tendințele, standardele, procedurile și practicile de gestionare a înregistrărilor ar trebui să aibă ca rezultat înregistrări oficiale de autenticitate, fiabilitate, integritate și adecvare pentru utilizare.

Activitati in domeniul managementului documentelor

Organizațiile trebuie să definească și să documenteze liniile directoare organizaționale, tendințele, standardele, procedurile și practicile (în general politici) pentru gestionarea înregistrărilor. Scopul acesteia este de a crea și gestiona documente autentice, fiabile și utilizabile, capabile să susțină managementul și activitățile de bază pentru timpul necesar. Organizația trebuie să se asigure că aceste acțiuni sunt comunicate la toate nivelurile organizaționale.

Politicile organizaționale, liniile directoare, standardele, procedurile și practicile de gestionare a înregistrărilor trebuie adoptate și aprobate la cele mai înalte niveluri de luare a deciziilor de management și diseminate în întreaga organizație. Responsabilitatea pentru respectarea acestora ar trebui distribuită.

Componentele menționate ale organizării managementului documentelor sunt dezvoltate pe baza unei analize a activităților de management. Ele identifică domeniile în care reglementările, standardele și practicile sunt cele mai aplicabile pentru crearea de documente legate de afaceri. În acest caz, organizațiile trebuie să țină cont de caracteristicile activităților lor de bază, precum și de aspectele economice. Organizația de gestionare a înregistrărilor trebuie revizuită în mod regulat pentru a se asigura că reflectă cerințele de management în schimbare.

Responsabilitate și autoritate pentru managementul documentelor

Gestionarea documentelor este realizată atât de angajații care gestionează documente, cât și de alte persoane care creează sau folosesc documente în cursul activităților lor. În acest sens, este necesar să se determine responsabilitatea pentru documente și să o distribuie între angajații individuali ai organizației.

Responsabilitățile și autoritățile în domeniul managementului documentelor ar trebui să fie distribuite între următorii angajați ai organizației:

manageri de documente;

specialişti în domeniul sistemelor şi tehnologiilor informaţionale;

managementul organizației;

șefii de departamente;

administratori de sistem;

alți angajați pentru care crearea de documente face parte din munca lor.

Este necesară distribuirea responsabilităților și drepturilor pentru gestionarea documentelor și informarea tuturor angajaților organizației cu privire la acest lucru, astfel încât, dacă se determină o nevoie specifică de creare a documentelor și prelucrarea ulterioară a acestora, să fie clar cine este responsabil pentru luarea acțiunilor corespunzătoare.

Cel mai important obiectiv al determinării responsabilităților, puterilor și relațiilor în domeniul lucrului cu documente este dezvoltarea și implementarea unui sistem de reguli pentru managementul documentelor. Reguli:

Solicită angajaților să creeze documente în conformitate cu nevoile și procesele managementului,

aceste. consemnează în mod adecvat în documente activitățile de management la care participă;

să se asigure că sistemele și tehnologiile informaționale care susțin activitățile de management creează documente adecvate;

garantarea siguranței documentelor pe toată durata utilizării lor utile nu numai de către organizație în sine, ci și de către părțile interesate externe (instituții de arhivă, cercetători, auditori);

se asigură că documentele sunt distruse sau depuse numai în conformitate cu procedurile stabilite.

Responsabilitățile de gestionare a înregistrărilor includ următoarele:

responsabilitatea și responsabilitatea specială în domeniul managementului documentelor este atribuită unui manager care are autoritatea necesară în cadrul organizației;

Responsabilitatea conducerii este de a sprijini aplicarea politicilor organizaționale, direcției, standardelor, procedurilor și practicilor de gestionare a înregistrărilor în întreaga organizație;

Specialiștii în managementul înregistrărilor sunt responsabili pentru toate componentele managementului înregistrărilor, inclusiv proiectarea, implementarea și întreținerea sistemelor de înregistrare și caracteristicile operaționale ale acestora, precum și instruirea tuturor angajaților organizației în gestionarea documentelor și operarea sistemelor de înregistrare în practică individuală;

administratorii de sistem sunt responsabili pentru a se asigura că toate documentele, atunci când sunt solicitate și utilizate de personalul organizațional, conțin informații exacte, sunt accesibile și lizibile;

Toți angajații organizației sunt responsabili și răspunzători pentru crearea și menținerea documentelor consistente, fiabile, autentice și utilizabile care reflectă activitățile lor.

Astfel, conducerea de vârf a unei organizații poartă cea mai mare responsabilitate pentru asigurarea unui management eficient al înregistrărilor. Promovează conformitatea cu procedurile de gestionare a documentelor în întreaga organizație.

Specialiștii în managementul înregistrărilor stabilesc politicile, procedurile și standardele uniforme ale unei organizații de gestionare a înregistrărilor și se asigură că procesele de gestionare a documentelor sunt în vigoare. proceduri și standarde stabilite.

Toți angajații organizației care creează, primesc și stochează documente în timpul activității lor zilnice trebuie să facă acest lucru în conformitate cu procedurile și standardele stabilite. Și dacă lucrătorii temporari sunt implicați în gestionarea înregistrărilor unei organizații, este important să ne asigurăm că respectă procedurile și standardele adecvate.

Sistem de management al documentelor

Managementul documentelor într-o organizație ar trebui să includă crearea, utilizarea și administrarea de sisteme speciale integrate cu sistemul de management și cu procesele de management.

Un astfel de management se realizează în cadrul unui sistem numit „sistem de documente” sau „sistem de management al documentelor” și este definit ca un sistem de informații care asigură colectarea documentelor (includerea documentelor în sistem), managementul documentelor și accesul la acestea.

Sistemul de management al documentelor trebuie să aibă următoarele proprietăți:

asigurarea autenticității, fiabilității, integrității documentelor, precum și a caracterului adecvat pentru utilizare a acestora;

asigurarea fiabilității managementului documentelor, i.e. capacitatea de a crea, utiliza și stoca în mod continuu și corect documente în conformitate cu procedurile stabilite;

asigurarea integrității și unității întregului set de acțiuni și proceduri de gestionare a documentelor;

asigurarea faptului că toate activitățile de gestionare a documentelor respectă cerințele stabilite (externe și interne);

asigurarea exhaustivității (complexității) managementului documentelor prin acoperirea tuturor tipurilor de activități, a tuturor formatelor de prezentare a datelor în documente, a tuturor tipurilor de medii de informare.

Sistemul de management al documentelor trebuie să implementeze următoarele funcții:

includerea documentelor în sistemul de management al documentelor;

înregistrare;

clasificare;

acces și protecție;

depozitarea și securitatea documentelor;

utilizarea documentelor, controlul mișcării și utilizării acestora;

examinarea valorii documentelor;

selectarea (transferul) documentelor pentru depozitare sau distrugere.

Stabilirea și implementarea sistemelor de management al documentelor care satisfac nevoile de management și cerințele de reglementare pot include:

proiectarea sistemelor de management al documentelor;

documentarea sistemelor;

instruirea angajaților organizației;

conversia documentelor în noi sisteme de management al documentelor;

stabilirea standardelor, elaborarea unei metodologii de evaluare a conformității cu acestea și a respectării acestora;

determinarea perioadelor de păstrare a documentelor de valoare pe termen lung.

Atunci când se iau decizii legate de proiectarea și implementarea sistemelor de management al documentelor, ar trebui luate în considerare sistemele deja existente în organizație.

La crearea și utilizarea sistemelor de management al documentelor trebuie să se țină cont de următoarele cerințe, determinând că sistemul trebuie:

au caracteristici funcționale care permit implementarea și menținerea proceselor de management al documentelor;

asigura documentarea operațiunilor cu documente, ceea ce presupune documentarea completă și exactă a tuturor operațiunilor efectuate cu un document separat sau legate de un anumit document;

asigurarea atribuirii documentelor de informații despre structura și integritatea acestora, controlul stării autorizate, conexiunile cu alte documente (așa-numitele metadate);

asigură menținerea protocoalelor de monitorizare a proceselor sistemului, care înregistrează în detaliu acțiunile efectuate cu un document separat;

să ofere mijloace sigure și eficiente de stocare și protejare fizică a documentelor;

asigurați-vă că proprietățile documentelor rămân neschimbate (autenticitate, fiabilitate și adecvare pentru utilizare) în cazul oricăror modificări ale sistemului (modificări ale formatelor de stocare și prezentare, tranziție la o nouă platformă software și hardware, înlocuire sau extindere a programelor de aplicație, etc.) și chiar și atunci când funcționarea acestuia încetează;

să ofere mijloace oportune, eficiente și sigure de accesare, preluare și utilizare a documentelor;

Furnizați proceduri eficiente pentru stocarea și, dacă este necesar, distrugerea documentelor.

2 Conceptul de document Un document (din documentum - „probă, dovezi, probe”) este un obiect material care conține informații în formă înregistrată și conceput special pentru transmiterea acesteia în timp și spațiu. Un document (din latinescul documentum - „probă, dovezi, dovezi”) este un obiect material care conține informații într-o formă fixă ​​și conceput special pentru transmiterea acesteia în timp și spațiu. Documentul este informații identificabile înregistrate pe un suport tangibil creat, primit și reținut de o organizație sau persoană ca dovezi în sprijinul obligațiilor legale sau activităților de afaceri. Documentul este informații identificabile înregistrate pe un suport tangibil creat, primit și reținut de o organizație sau persoană ca dovezi în sprijinul obligațiilor legale sau activităților de afaceri. GOST R ISO „Sistem de standarde pentru informare, bibliotecă și editare. Managementul documentelor. Cerințe generale”.

3 Documentația Documentația este un proces reglementat de înregistrare a informațiilor pe un suport, asigurându-i forța juridică. Documentarea este un proces reglementat de înregistrare a informațiilor pe un suport, asigurându-i forța juridică. Un mediu este un obiect material folosit pentru fixarea și stocarea informațiilor de vorbire, sunet sau vizuale pe acesta, inclusiv sub formă transformată. Un mediu este un obiect material folosit pentru fixarea și stocarea informațiilor de vorbire, sunet sau vizuale pe acesta, inclusiv sub formă transformată. Instrumente de documentare: Instrumente de documentare: instrumente simple (pixuri, creioane); instrumente simple (pixuri, creioane); mecanice și electromecanice (mașini de scris, casetofone, înregistratoare de voce, echipamente foto, film și video); mecanice și electromecanice (mașini de scris, casetofone, înregistratoare de voce, echipamente foto, film și video); echipamente de automatizare (echipamente informatice cu software adecvat). echipamente de automatizare (echipamente informatice cu software adecvat).

4 Caracteristicile documentului Autenticitatea. Un document este autentic dacă a fost creat sau trimis de o persoană autorizată la momentul indicat în document. Un document este autentic dacă a fost creat sau trimis de o persoană autorizată la momentul indicat în document. Credibilitate. Un document de încredere este unul al cărui conținut poate fi considerat o reprezentare completă și exactă a activității sau a faptelor care sunt verificate și poate fi bazat pe activitățile ulterioare. Un document de încredere este unul al cărui conținut poate fi considerat o reprezentare completă și exactă a activității sau a faptelor care sunt verificate și poate fi bazat pe activitățile ulterioare. Integritate. Integritatea unui document este determinată de completitatea și imuabilitatea acestuia. Integritatea unui document este determinată de completitatea și imuabilitatea acestuia. Adecvare pentru utilizare. Un document utilizabil este unul care poate fi localizat, găsit, reprodus și interpretat. Un document utilizabil este unul care poate fi localizat, găsit, reprodus și interpretat.

5 Funcții document Funcții generale ale documentului: Funcții generale ale documentului: informațional; informativ; social; social; comunicativ; comunicativ; cultural. cultural. Funcții speciale ale documentului: Funcții speciale ale documentului: management; manageriale; legal; legal; istoric. istoric.

6 Clasificarea documentelor pe tip de suport – electronic, hârtie; după tipul de suport – electronic, hârtie; după structură - formalizat, informal; după structură - formalizat, informal; pe domeniul de activitate - stiintific, proiectant, tehnic, management, productie; pe domeniul de activitate - stiintific, proiectant, tehnic, management, productie; după scop - organizatoric, administrativ, contabil, de referință etc.; după scop - organizatoric, administrativ, contabil, de referință etc.; după tipul de conținut – text, grafic, multimedia etc.; după tipul de conținut – text, grafic, multimedia etc.; după direcția de transmisie – intrare, ieșire, internă. după direcția de transmisie – intrare, ieșire, internă.

7 Sisteme de documentare Sistemul de documentare este un ansamblu al tuturor documentelor interconectate prin caracteristici: Sistemul de documentare este un ansamblu al tuturor documentelor interconectate prin caracteristici: origine, origine, scop, scop, tip, tip, domeniu de activitate, domeniu de activitate, cerințe uniforme pentru înregistrarea acestora. cerințe uniforme pentru proiectarea lor. Sistemele de documentare sunt concepute pentru a documenta o anumită funcție de management. Sistemele de documentare sunt concepute pentru a documenta o anumită funcție de management.

8 Sisteme de documentare de management documentație organizatorică și juridică; documentație organizatorică și juridică; planificat; planificat; administrativ; administrativ; raportare; raportare; documentația de personal; documentația de personal; documentatie financiara; documentatie financiara; documentatie privind logistica; documentatie privind logistica; documentatia contractuala; documentatia contractuala; documentație care reflectă principalele activități ale unei organizații sau întreprinderi. documentație care reflectă principalele activități ale unei organizații sau întreprinderi.

9 Sistemul unificat de documentare Sistemul unificat de documentare (UDS) este un ansamblu de forme interconectate de documente care oferă o reprezentare documentată a datelor în anumite tipuri de activități comerciale, mijloace de desfășurare a acestora, materiale normative și metodologice pentru dezvoltarea și aplicarea lor. Un sistem unificat de documentare (UDS) este un ansamblu de forme interconectate de documente care oferă o reprezentare documentată a datelor în anumite tipuri de activități economice, mijloace de gestionare a acestora, materiale de reglementare și metodologice pentru dezvoltarea și aplicarea lor. Obiectivele creării unui USD: Obiectivele creării unui USD: 1) Asigurarea eficienței economice și a unui nivel garantat de calitate a informațiilor în toate etapele procesării documentelor. 2) Îmbunătățirea și reducerea diversității conținutului și formelor documentelor.

10 Activități internaționale în domeniul standardizării documentelor TC 46 „Documentare” TC 46 „Documentare” TC 97 „Calculatoare și prelucrare a informațiilor”; TC 97 „Calculatoare și prelucrarea informațiilor”; TC 154 „Documente și elemente de informații în management, comerț și industrie” TC 154 „Documente și elemente de informații în management, comerț și industrie” În 2007 a fost lansat proiectul „Sistem de management al documentelor” (120 de specialiști din 40 de țări). Scopul este de a „Oferi organizațiilor o abordare strategică pentru utilizarea resurselor de informații ca active comerciale și comerciale și depozite de cunoștințe”.

11 Cerințele pentru DSD Documentele incluse în DSD trebuie elaborate ținând cont de utilizarea lor într-un sistem de EIS interconectat; Documentele incluse în DSD trebuie elaborate ținând cont de utilizarea lor într-un sistem de EIS interconectat; Sistemul de management al datelor trebuie să conțină informații complete necesare pentru managementul optim al unității pentru care se dezvoltă acest sistem; Sistemul de management al datelor trebuie să conțină informații complete necesare pentru managementul optim al unității pentru care se dezvoltă acest sistem; DSD ar trebui să se concentreze pe utilizarea tehnologiei informatice pentru colectarea, prelucrarea și transmiterea informațiilor; DSD ar trebui să se concentreze pe utilizarea tehnologiei informatice pentru colectarea, prelucrarea și transmiterea informațiilor; DSD trebuie să asigure compatibilitatea informațiilor EIS la diferite niveluri; DSD trebuie să asigure compatibilitatea informațiilor EIS la diferite niveluri; toate documentele incluse în USD dezvoltat și toate atributele din acestea trebuie să fie codificate folosind clasificatoare internaționale, la nivel de sistem sau locali. toate documentele incluse în USD dezvoltat și toate atributele din acestea trebuie să fie codificate folosind clasificatoare internaționale, la nivel de sistem sau locali.

12 Direcții de unificare Unificarea structurii Unificarea conținutului Unificarea prezenței designului a trei părți ale documentului; prezența a trei părți ale documentului; compoziția generală a detaliilor antetului și părților de proiectare; compoziția generală a detaliilor antetului și părților de proiectare; dimensiunile media standard și marginile documentelor; dimensiunile media standard și marginile documentelor; locația detaliilor documentului. locația detaliilor documentului. utilizarea vocabularului profesional standardizat; utilizarea vocabularului profesional standardizat; respectarea cerințelor de stil de afaceri; respectarea cerințelor de stil de afaceri; respectarea cerințelor de identificare a documentelor și asigurarea forței lor juridice. respectarea cerințelor de identificare a documentelor și asigurarea forței lor juridice. caracteristicile ergonomice ale documentelor; caracteristicile ergonomice ale documentelor; caracterul informativ al formularelor de prezentare a datelor; caracterul informativ al formularelor de prezentare a datelor; uniformitatea executării documentelor de același tip. uniformitatea executării documentelor de același tip.

14 Clasa USD Cod OKUD Documentație organizatorică și administrativă Documentație contabilă primară Documentație de decontare și monetară Documentație contabilă financiară, primară, de raportare a instituțiilor și organizațiilor bugetare Documentație de raportare și statistică Documentație de stabilire a prețurilor Documentație de logistică Documentație de comerț Documentație de comerț exterior Documentație de proiect privind construcția capitalului Sistemul unificat de documentare a proiectării (USD) Sistemul unificat de documentare tehnologică (USTD) Sistemul unificat de pregătire tehnică a producției (ESTPP) Documentația privind securitatea socială Documentația privind invențiile și descoperirile

15 Sistem unificat de documentare organizatorică și administrativă GOST R „Sisteme unificate de documentare. Sistem de documente organizatorice si administrative. Cerințe pentru pregătirea documentelor" GOST R "Sisteme de documentare unificate. Sistem de documente organizatorice si administrative. Cerințe pentru pregătirea documentelor" Hotărârea Guvernului Federației Ruse din "Cu privire la reglementările standard pentru interacțiunea autorităților executive federale", etc. Hotărârea Guvernului Federației Ruse din "Cu privire la reglementările standard pentru interacțiunea dintre autorități executive federale”, etc. Reguli pentru munca de birou în autoritățile executive federale, aprobate . Decretul Guvernului Federației Ruse din Regulile de lucru în cadrul autorităților executive federale, aprobat. Decret al Guvernului Federației Ruse din data de

17 Clase de documente organizatorice și administrative Documentele organizatorice sunt un ansamblu de documente interdependente care reglementează structura, sarcinile și funcțiile unei întreprinderi, organizarea muncii acesteia, drepturile, îndatoririle și responsabilitățile managerilor și specialiștilor întreprinderii. Documentele organizaționale sunt un set de documente interdependente care reglementează structura, sarcinile și funcțiile unei întreprinderi, organizarea activității acesteia, drepturile, îndatoririle și responsabilitățile managerilor și specialiștilor întreprinderii. Documentația administrativă include documentația care înregistrează deciziile privind aspectele administrative și organizatorice legate de activitățile obiectului de gestiune. Documentația administrativă include documentația care înregistrează deciziile privind aspectele administrative și organizatorice legate de activitățile obiectului de gestiune. Informațiile și documentele de referință oferă informații care încurajează adoptarea anumitor decizii de management. Informațiile și documentele de referință oferă informații care încurajează adoptarea anumitor decizii de management.

18 Tipuri de documente administrative din punct de vedere al procesului decizional Documente emise colectiv Documente emise individual Tipuri de documente Rezoluții, decizii Ordin, ordin Nivel de luare a deciziilor Guvernul federal, comitetele și comisiile, consiliile de ministere, organele supreme de conducere ale comunității -societăți pe acțiuni Ministere federale, administrații ale entităților constitutive ale Federației Ruse, întreprinderi manageriale Avantaje Consecvența deciziilor luate crește Eficiența este asigurată, responsabilitatea crește

19 Structura ORD Documentul formalizat Documentul neformalizat Prezintă compoziția tipică și locația detaliilor; compoziția tipică și locația detaliilor; înregistrarea standard a detaliilor; înregistrarea standard a detaliilor; utilizarea hârtiei de dimensiune standard utilizarea hârtiei de dimensiune standard un număr mic de detalii standard; un număr mic de detalii standard; documente cu mai multe pagini; documente cu mai multe pagini; disponibilitatea informațiilor text, tabelare, grafice. disponibilitatea informațiilor text, tabelare, grafice. Tipuri Toate documentele incluse în USD Recenzii, rapoarte, rezumate

20 Componența detaliilor ORD 01 Emblema de stat a Federației Ruse 02 Emblema unei entități constitutive a Federației Ruse 03 Emblema organizației sau a mărcii comerciale 04 Codul organizației 05 Numărul principal de înregistrare de stat al persoanei juridice. persoane (OGRN) 06 INN/KPP 07 Cod formular document 08 Numele organizației 09 Date de referință despre organizație 10 Denumirea tipului de document 11 Data documentului 12 Numărul de înregistrare al documentului 13 Link către numărul de înregistrare și data documentului document 14 Locul întocmirii sau publicării documentului 15 Destinatar

21 Componența detaliilor ORD 16 Ștampila de aprobare a documentului 17 Rezoluție 18 Titlul textului 19 Marca de control 20 Textul documentului 21 Marca de prezență a documentului 22 Semnătura 23 Marca de aprobare a documentului 24 Vize de aprobare a documentului 25 Amprenta sigiliului 26 Copia mărcii de certificare 27 Nota de executare 28 Nota de execuție document și trimiterea acestuia la dosar 29 Marcarea la primirea documentului de către organizație 30 Identificatorul copiei electronice a documentului
23 Sarcinile serviciului instituției de învățământ preșcolar Documentarea deciziilor de management luate Documentarea deciziilor de management luate Primirea, sortarea și distribuirea fluxurilor de informații externe și interne către conducătorii și directorii departamentelor în conformitate cu atribuțiile acestora. Primirea, sortarea și distribuirea fluxurilor externe și interne. informarea managerilor si directorilor departamentelor in conformitate cu atributiile lor Controlul executiei documentelor, analiza calitatii si termenelor Controlul executiei documentelor, analiza calitatii si termenelor Organizarea stocarii, cautarii si emiterii documentelor. Organizarea stocarii, cautarii si emiterii documentelor.

24 Volumul fluxului de documente pe an Forme organizatorice ale serviciului de învățământ preșcolar Tipul întreprinderii, organizarea documentelor Managementul afacerilor Administrația Președintelui Federației Ruse, Republica Belarus, Guvernul Federației Ruse, Republica Belarus Clasa a IV-a Clasa a III-a Clasa a II-a Clasa I nota 100.000 de documente Administrația afacerilor Administrația Președintelui Federației Ruse, Republica Belarus, Guvernul Federației Ruse, Republica Belarus Clasa a IV-a Clasa a III-a Clasa a II-a Clasa I">

25 Lista secțiilor structurale ale serviciului instituției de învățământ preșcolar Compartimentul pentru raționalizarea muncii de birou a sistemului de management al întreprinderii Compartimentul pentru raționalizarea gestiunii evidenței sistemului de management al întreprinderii Compartimentul primire și trimitere corespondență Direcția primire și trimitere corespondență Direcția control execuție pentru controlul execuției Arhivă Arhivă Birou Mașină cu un grup de corecturi Birou Mașină cu echipă de corecturi

26 Componenţa oficială a serviciului învăţământ preşcolar Manageri Specialişti Lucrători auxiliari şi tehnici Şef. Şeful serviciului DOW. Şeful serviciului DOW. Şef Sector Protocol sector protocol Şef secretariat Şef secretariat Şef. manager de arhivă arhivă Specialist documente Specialist documente Asistent manager Asistent manager Arhiv Arhist Arbitru Referent Editor Editor Inspector Inspector Corector Corrector Secretar Expeditor Expeditor Grefier Grefier Grefier Dactilograf Dactilograf Stenograf Curier Curier Operator echipament de birou Operator echipament de birou

27 Documente de reglementare pentru determinarea numărului de angajați, calcularea timpului alocat îndeplinirii sarcinilor specifice și determinarea domeniului de activitate Standarde inter-industriale pentru timpul de lucru privind suportul documentației pentru management. Standarde de timp intersectoriale pentru lucrul privind suportul documentației pentru management. Standarde de timp pentru lucrul pentru îmbunătățirea suportului de documentare pentru managementul ministerelor, departamentelor, întreprinderilor și organizațiilor. Standarde de timp pentru lucrul pentru îmbunătățirea suportului de documentare pentru managementul ministerelor, departamentelor, întreprinderilor și organizațiilor. Standarde de timp pentru lucrul la tehnologia de arhivare automată și suport pentru documentație pentru organele de conducere. Standarde de timp pentru lucrul la tehnologia de arhivare automată și suport pentru documentație pentru organele de conducere.