Un exemplu de completare a unei comenzi pentru o călătorie de afaceri t 9. Cum se scrie o comandă pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri? Se poate aplica retroactiv?

Formularul T-9 este folosit ca formular standard pentru o comandă de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri, cu alte cuvinte, într-o călătorie de afaceri. Principalele informații care ar trebui să fie conținute în acest document: data finalizării, datele personale ale angajatului, destinația (trebuie să fie diferită de locul permanent de muncă al călătorului) și scopul călătoriei. Formularul T-9 este semnat de șeful organizației și de angajatul care pleacă într-o călătorie de afaceri.

Descărcați ordinul de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri utilizând formularul T-9

FIȘIERE

Cine întocmește ordinul de călătorie?

Formularul T-9 trebuie completat fie de un specialist în resurse umane, fie de un contabil al întreprinderii. Dar pentru aceasta trebuie să aibă un ordin corespunzător de la șeful organizației.

Caracteristici de umplere

Formularul T-9 este destinat a fi completat numai pentru acei angajați ai organizației care își petrec cea mai mare parte a timpului la locul lor principal de muncă. Pentru acei angajați ale căror atribuții includ călătorii constante (de exemplu, șoferi), nu este nevoie să scrieți comenzi de călătorie de afaceri.

Trebuie remarcat faptul că nu este nevoie să le cerem angajaților acordul prealabil pentru o călătorie de afaceri - conducerea are dreptul de a trimite orice angajat într-o călătorie de afaceri la discreția sa.

Excepție fac cei care au copii sub trei ani, precum și mamele și tații singuri - aceste categorii de lucrători pot fi trimiși într-o călătorie de afaceri doar cu acordul prealabil.

Completarea unei comenzi în formularul T-9

Partea 1

În mod convențional, forma T-9 poate fi împărțită în 3 părți. Primul lucru care trebuie indicat în ordinul de călătorie de afaceri: numele companiei care indică statutul organizatoric și juridic al acesteia (IP, SRL, CJSC, OJSC). Apoi codul OKPO este introdus în comandă (este preluat din documentele de titlu), numărul comenzii pentru fluxul de documente intern, precum și data la care a fost completată.

Partea 2

A doua parte a acestui document include informații de bază. Aici trebuie să introduceți informații personale despre angajat: numele complet (numele complet), numărul de personal, funcția și unitatea structurală (departamentul) din care face parte. În continuare, scrieți destinația (țara și orașul), durata călătoriei de afaceri (în zile calendaristice), indicând data începerii și încheierii acesteia.

Acordați atenție numărării zilelor

La completarea formularului T-9, este important să se calculeze corect zilele de călătorie - călătoria trebuie calculată din ziua plecării până în ziua sosirii. Adică, dacă conform documentului de călătorie ora de plecare este 23:45, această zi trebuie inclusă în perioada călătoriei de afaceri (același lucru este valabil și pentru ziua sosirii). Dacă un călător de afaceri sosește noaptea la ora 00:05, această zi ar trebui inclusă în călătorie.

Partea 3

În a treia secțiune, trebuie să indicați scopul călătoriei de afaceri și asigurați-vă că indicați pe cheltuiala cui va fi plătită.

Scopurile călătoriei pot fi împărțite în două tipuri.

Obiective generale:

• achiziționarea de materii prime, echipamente, materiale pentru activitățile organizației;
• negocieri cu partenerii, incheiere de noi afaceri, acorduri, contracte;
• participarea personală a unui reprezentant al companiei la negocieri controversate;
• căutarea de noi furnizori și cunoașterea de noi piețe;
• obținerea de noi abilități, cunoștințe și abilități, cercetare științifică.

Obiective limitate

• controlul asupra activității unei sucursale, unitate structurală;
• formarea tinerilor specialiști;
• repararea și întreținerea mașinilor și echipamentelor din sucursale și divizii structurale.

Chiar mai jos, după rândurile despre scopurile și plata călătoriei, trebuie să adăugați un link către documentul care a servit ca bază pentru călătoria de afaceri. După ce comanda este finalizată în conformitate cu toate regulile, aceasta trebuie transmisă directorului organizației pentru semnare. Nu în ultimul rând, formularul de călătorie de afaceri T-9 trebuie să fie semnat de angajatul trimis în călătorie de afaceri. În fața semnăturii sale este data la care a fost creată comanda.

Am nevoie de o ștampilă pe formularul T-9?

După cum demonstrează „Sistemul de documentare unificat” GOST, nu este necesară aplicarea unei ștampile pe o comandă de călătorie de afaceri, deoarece acest document se referă la documentația internă a întreprinderii și nu este necesar să se certifice autenticitatea acesteia.

Confirmarea cheltuielilor de deplasare

La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, un angajat este obligat să furnizeze departamentului de contabilitate al organizației toate documentele care confirmă cheltuielile sale. Acestea ar putea fi:

• bilete de călătorie, chitanțe pentru drumuri cu taxă, parcare etc.;
• chitanțe de la benzinării despre sumele cheltuite pe benzină (când călătoriți cu mașina personală);
• cecuri, facturi, chitanțe de la hoteluri sau hoteluri despre cheltuieli pentru închirierea camerelor;
• orice alte documente de plată care acoperă cheltuielile legate de călătoria de afaceri.

Pe baza acestor cecuri și chitanțe, va trebui fie să returnați o parte din indemnizațiile de călătorie primite în avans, fie să primiți compensații pentru fondurile cheltuite în plus față de avans.

Ce se întâmplă dacă trimiteți un angajat într-o călătorie de afaceri fără o comandă?

În acest caz, sunt posibile următoarele consecințe:

• incapacitatea angajatului de a confirma oficial cheltuielile de călătorie;
• penalități în cazul unui control fiscal brusc.

10.09.2019

O călătorie de afaceri este călătoria unui angajat într-o altă locație pentru a atinge anumite obiective de producție stabilite pentru el de către superiorii săi.

Acest eveniment necesită documentație adecvată.

Procedura care trebuie urmată este reflectată în documentația de muncă a Federației Ruse și în reglementările în vigoare pe teritoriul unei anumite companii.

Este necesar să trimiteți un angajat într-o călătorie de afaceri?

O comandă de plecare într-o călătorie de afaceri este unul dintre principalele documente întocmite pentru o călătorie de serviciu. Comanda trebuie intocmita in fiecare caz, indiferent de natura calatoriei de afaceri.

În urmă cu câțiva ani, multe documente de călătorie și-au pierdut statutul de obligatoriu. De exemplu, o misiune de călătorie de afaceri.

Este important să țineți cont de faptul că acest lucru nu s-a întâmplat cu comanda care urmează să fie trimisă într-o călătorie de afaceri. Acest document este unul dintre puținele care fac obiectul înregistrării obligatorii.

Emiterea unui ordin de această natură inițiază procesul ulterioar. Restul documentației se pregătește, se achiziționează bilete.

Baza de înregistrare

Înainte de a continua cu executarea unui ordin de trimitere într-o călătorie de afaceri, angajatorul primește sau întocmește în mod independent un document, care acționează ulterior ca bază pentru emiterea comenzii.

Descărcați o mostră de completare a unei comenzi pentru trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri -

Cum să te înregistrezi pentru mai multe persoane?

Dacă un grup de persoane pleacă într-o călătorie de afaceri, în comandă sunt introduse informații despre fiecare angajat. În acest caz, comanda se întocmește ținând cont de cerințele standard. Singura excepție este că datele despre lucrătorii detașați sunt reflectate în tabel.

În formularul de comandă T-9 există un tabel în care puteți introduce date despre 3 angajați. Dacă este necesar, poate fi extins pentru a acoperi mai multe persoane.

Descărcați formularul de comandă pentru trimiterea mai multor angajați într-o călătorie, formularul T-9a -.

Exemplu de compilare în formă liberă

Dacă la o întreprindere o comandă pentru a fi trimisă într-o călătorie de afaceri este emisă sub orice formă, o notă despre aceasta trebuie să fie prezentă în documentația internă a companiei.

Descărcați un exemplu de comandă de călătorie sub orice formă -

O structură de ordine aproximativă ar putea arăta astfel:

formular OKUD 012345

OKPO 456789123

Societate cu răspundere limitată „Vasilek”

(Vasilek LLC)

Ordinul nr. 111

despre trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri

Trimite-l pe Maxim Dmitrievich Nikitin, specialist în departamentul de marketing, într-o călătorie de afaceri. Număr de personal – 1234567. Destinație – regiunea Moscova, orașul Sergiev Posad. Compania „Quadra”.

Durata totală a călătoriei este de 4 zile. Data plecării: 1 noiembrie 2019, data întoarcerii: 4 noiembrie 2019.

Scopul călătoriei de lucru este de a conveni asupra unui plan de lucru în continuare cu compania parteneră SRL „Quadra - Power Generation”. Călătoria de afaceri este plătită de angajator.

Motivul călătoriei - notă de la șeful departamentului de marketing din 28 octombrie 2019 - R. Yu.

Director general al Vasilek LLC Komsomolov V.Yu. Semnătura

Am citit comanda. Angajatul departamentului de marketing Nikitin M.Yu. Semnătura

Modificările aduse legislației muncii a Federației Ruse în 2015 (Rezoluții ale Guvernului Federației Ruse din 29 decembrie 2014 N 1595 și din 29 iulie 2015 N 771) au condus la o schimbare a fluxului de lucru de lungă durată și obișnuit în termenele de executare a diverselor documente întocmite la trimiterea angajaţilor în deplasări de afaceri. Din acest articol puteți afla cum să aranjați o călătorie de afaceri pentru un angajat în 2017 fără erori.

Certificat de călătorie, misiune oficială, jurnal de bord pentru angajații care merg în călătorii de afaceri

Vă reamintim că, începând cu 8 ianuarie 2015, ca regulă generală, nu este necesară întocmirea atât a certificatului de călătorie, cât și a unei misiuni de muncă (Rezoluția Guvernului Federației Ruse din 29 decembrie 2014 N 1595). Dar angajatorul, în documentele interne ale organizației (regulamente locale) în vigoare la întreprindere, poate prevedea că înregistrarea unei călătorii de afaceri trebuie efectuată folosind aceste documente (articolele 8, 22 din Codul Muncii al Federației Ruse). . Dacă o astfel de decizie este luată de către angajator, atunci când angajatul pleacă într-o călătorie de afaceri, ambele documente (certificatul de călătorie și misiunea oficială) trebuie întocmite în conformitate cu procedura stabilită de angajator.

Astfel, în 2017, călătoriile de afaceri sunt procesate și plătite fără a utiliza formularele obișnuite - un certificat de călătorie și o misiune oficială.

Începând cu 08.08.2015, angajatorul este scutit de completarea și menținerea unui alt formular anterior obligatoriu - un jurnal de bord pentru angajații care merg în călătorii de afaceri (Rezoluția Guvernului Federației Ruse din 29.07.2015 N 771).

Documente întocmite atunci când sunt trimise într-o călătorie de afaceri

Odată cu refuzul legiuitorului de la o astfel de cerință obligatorie pentru angajator (și angajat) precum întocmirea certificatului de călătorie și a misiunii oficiale, procedura de procesare a călătoriilor de afaceri a devenit semnificativ mai simplă. Acum, angajatorul trebuie să elibereze următoarele documente pentru o călătorie de afaceri în 2017:

• o decizie scrisă (ordin, instrucțiune) a angajatorului de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri (Articolul 166 din Codul Muncii al Federației Ruse, clauza 3 din Regulamentul privind specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri, aprobat prin Decretul din Guvernul Federației Ruse din 13 octombrie 2008 N 749 (denumit în continuare Regulamente)) . Acest ordin (instrucțiune) poate fi întocmit de către angajator într-o formă dezvoltată independent (cu aprobare obligatorie printr-un act de reglementare local) sau emisă într-o formă unificată N T-9, aprobată prin rezoluția Comitetului de stat de statistică al Rusiei. Federația din 5 ianuarie 2004 N 1. Într-un astfel de ordin (instrucțiune) se reflectă scopul călătoriei de afaceri a angajatului. În cazul în care, pentru a îndeplini o misiune din partea conducerii sau din alte motive, un angajat trebuie să plece într-o călătorie de afaceri cu transportul propriu sau oficial, acest lucru este indicat și în ordin (instrucțiune) (clauza 7 din Regulament). Ordinul (instrucțiunea) reflectă, de asemenea, baza pentru trimiterea unui angajat la o altă organizație, de exemplu, o notă internă de la angajat (supraveghetorul său imediat), un acord cu contrapartea angajatorului etc.;

• raportul anticipat al salariatului privind cheltuielile efectuate de acesta (clauza 26 din Regulament). În organizațiile bugetare, un astfel de raport în avans se întocmește conform unui formular unificat nr. 0504505, aprobat. prin ordin al Ministerului de Finanțe al Rusiei din 30 martie 2015 N 52n și în organizațiile nebugetare - conform formularului nr. AO-1, ​​aprobat. Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 1 august 2001 N 55.

Timpul de lucru al unui angajat care a fost într-o călătorie de afaceri este reflectat de angajator în foaia de pontaj. Forma unificată a acestui raport (formular N T-13) a fost aprobată prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 N 1.

Folosind documente similare, sunt procesate și călătoriile de afaceri în străinătate.

Un angajat trimis într-o călătorie de afaceri trebuie să primească documentul principal de călătorie - un certificat de călătorie. Confirmă faptul că un angajat al organizației a fost trimis într-o călătorie de afaceri și indică, de asemenea, sosirea la destinație și, după îndeplinirea funcțiilor atribuite, plecarea la timp înapoi.

Acest document este completat conform formularului unificat standard T-10 și este un document obligatoriu pentru toți angajații trimiși în călătorii de afaceri. Pe baza acestora, un contabil de întreprindere poate anula cheltuielile de călătorie, inclusiv diurnele, și le poate folosi pentru a reduce baza de impozitare atunci când calculează impozitul pe venit.

Atenţie! Din 2015, eliberarea unui certificat de călătorie de afaceri a încetat să mai fie obligatorie (Rezoluție a Guvernului Federației Ruse din 29 decembrie 2014), dar este încă recomandată pentru utilizare.

Cine emite permisul de călătorie?

Completarea formularului T-10 trebuie făcută fie de un specialist din serviciul de personal al întreprinderii, fie de un angajat contabil, fie de o altă persoană autorizată. Înregistrarea se face pe baza unui ordin de călătorie de afaceri emis de șeful organizației.

FIȘIERE

Procedura de înregistrare a T-10

Formularul standard T-10 este un document cu două fețe. Pagina de titlu conține informații generale despre organizație, angajat și călătoria de afaceri, iar pe pagina din spate sunt aplicate semnăturile și sigiliile organizațiilor la care a fost trimis călătorul.

Partea 1

Primul lucru pe care trebuie să îl scrieți pe fața certificatului de călătorie este numele complet al întreprinderii în care lucrează călătorul, cu indicarea obligatorie a statutului organizatoric și juridic (IP, SRL, OJSC, CJSC). În continuare trebuie să introduceți (din documentele de înregistrare a companiei). Chiar mai jos este numărul documentului pentru fluxul intern de documente, precum și data întocmirii acestuia.

Partea 2

A doua parte a certificatului de călătorie conține informații referitoare la angajatul personal: numele complet, numărul de personal care i-a fost atribuit la angajare, unitatea structurală sau departamentul din care face parte, funcția. Aici ar trebui să indicați locul în care se duce (țara, localitatea, organizația). Chiar mai jos se află scopul călătoriei de afaceri, precum și termenii acesteia (în funcție de numărul de zile calendaristice) cu indicarea clară a datelor de începere și de sfârșit - această informație este copiată exact din comanda semnată de manager.

Aici trebuie să introduceți datele de identificare din orice document personal al călătorului (numele documentului, seria, numărul).

Tot ceea ce este scris mai sus trebuie să fie certificat de șeful organizației sau de o altă persoană autorizată.

Partea 3

Reversul formularului T-10 conține informații despre toate orașele și organizațiile vizitate de călător din motive oficiale.

În colțul din stânga sus este scris numele organizației din care pleacă angajatul (adică locul său permanent de muncă), data plecării, precum și semnătura persoanei responsabile cu o transcriere și sigiliul întreprinderii. .

În plus, un angajat trimis într-o călătorie de afaceri trebuie, după caz, să prezinte în mod constant acest document la toate întreprinderile pe care le-a vizitat ca parte a călătoriei de afaceri. Aici, angajații autorizați ai acestor întreprinderi întocmesc reversul actului său de identitate oficial în secțiunile necesare (linii „a ajuns la”, „a plecat de la”).

Pot exista mai multe astfel de organizații, dar fiecare dintre ele trebuie să indice numele complet, data sosirii și plecării călătorului, sigiliul și semnătura persoanei responsabile.

Acțiuni ale angajaților după o călătorie de afaceri

După ce angajatul se întoarce la organizația sa de domiciliu, acesta trebuie să dea certificatul de călătorie responsabilului, care va introduce informații despre sosirea sa cu data, semnătura și sigiliul pe acesta.

În continuare, certificatul de călătorie, împreună cu restul pachetului de documente (comanda de la șeful întreprinderii într-o călătorie de afaceri, cecuri, chitanțe etc. plăți care confirmă cheltuielile de călătorie) sunt transferate la departamentul de contabilitate al întreprinderii. Pe baza acestora, contabilul face un calcul detaliat al costurilor suportate și, dacă este necesar, rambursează călătorul de afaceri suma cheltuită în plus față de suma emisă anterior în avans sau acceptă surplusul rămas la casierie. Aceste documente servesc drept bază pentru reducerea bazei de impozitare la rubrica „cheltuieli”.

Trebuie să înregistrez documentele de călătorie?

Formularul T-10 este un document contabil, prin urmare este supus înregistrării obligatorii în fluxul de documente interne. Pentru înregistrarea certificatelor de călătorie se folosesc jurnalele speciale de înregistrare.