Pregătire pentru a deveni asistent manager. Suport organizatoric și informațional pentru manager. Bazele managementului timpului și ale managementului timpului
Organizarea muncii de birou
Organizarea muncii de birou - Aceasta este industria pentru elaborarea și executarea documentelor oficiale, organizarea mișcării, contabilității și depozitării acestora. Munca de birou este direct legată de crearea documentelor și are în vedere problemele de mișcare și contabilitate a documentelor. Mentinerea si organizarea muncii de birou efectuate oficiali care sunt răspunzători de organizarea sa, înregistrarea și siguranța documentelor. Organizarea muncii de birou constă din etape: 1) prelucrare primară documentele primite; 2) revizuirea prealabilă a documentelor; 3) înregistrarea; 4) revizuirea documentelor de către conducere; 5) direcție de execuție; 6) controlul executiei; 7) formarea cazurilor; 8) înregistrarea cazurilor; 9) transferul cazurilor în arhivă.Suport de documentare pentru management
În conformitate cu GOST R 51141-98 „Gestionarea și arhivarea biroului. Termeni și definiții” suport de documentare managementul (DOU) este o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale. Termeni munca de birou si suport de documentare controalele în conformitate cu GOST R 51141-98 sunt folosite ca sinonime, dar există încă unele diferențe între ele. Prima dintre ele, munca de birou, este folosită în principal pentru a descrie latura organizațională și metodele tradiționale de lucru cu documente. A doua - suport de documentare managementul pune accent pe componenta tehnologiei informaţiei în organizare modernă munca de birou și este mai bine să-l folosiți când vine vorba de tehnologii informatice pentru lucrul cu documente.
Cursuri de perfecţionare pentru secretari şi asistenţi manageri („cursuri de secretariat”, „cursuri pentru secretari şi asistenţi manageri”)
Scopul cursurilor de perfecţionare pentru secretariat-asistenţi (“ cursuri de secretariat
», « cursuri de secretariat
și asistenți manageri”) - furnizarea de informații actualizate și precise despre munca de birou, organizarea științifică a muncii și abilitățile de comunicare. plin " cursuri de secretariat », « cursuri de secretariatși asistenți manageri” (72 de ore de formare) reprezintă o oportunitate de a dobândi cunoștințe și abilități noi. Profesia de secretar este solicitată în fiecare întreprindere, de regulă, secretarul este responsabil de procesarea documentelor de afaceri și a fluxului de documente în secretariatul managerului. Sugerat " cursuri de secretariat », « cursuri de secretariat, asistenți executivi” vă va permite să îndepliniți absolut toate cerințele moderne pe care le pot prezenta angajatorii moderni.
Cursuri de perfecţionare pentru specialişti în domeniul învăţământului preşcolar („cursuri de management de birou” şi „cursuri de gestionare a documentelor”)
« Cursuri de management de birou
" Și " cursuri de management al documentelor
» includ organizarea muncii de birou, luând în considerare caracteristicile lingvistice ale documentului oficial, elementele de bază ale documentării și arhivării personalului, etichetei și psihologiei comunicare de afaceri, inclusiv imaginea unui angajat al unei instituții de învățământ preșcolar. " Cursuri de management de birou" Și " cursuri de management al documentelor» vă permit să dobândiți abilitățile necesare în întocmirea și prelucrarea documentelor pentru întreprinderi de toate tipurile de proprietate. Cei care au ascultat " cursuri de management de birou" Și " cursuri de management al documentelor» specialiştii primesc un certificat de stat.
Seminarii, mese rotunde, cursuri de master pe probleme de lucru la birou („seminarii de lucru la birou”)
Programe de seminarii sugerate, mese rotunde, cursuri de master despre probleme de management de birou (“ seminarii de management de birou
„) sunt evenimente educaționale integrate de informare și consultanță pentru specialiști din domeniul învățământului preșcolar, care îmbină ramuri de cunoștințe separat pe probleme din domeniul muncii de birou, organizării științifice a muncii, etichetei în afaceri și metodelor de însuşire a competenţelor profesionale. " Seminarii de management de birou» destinat managerilor si specialistilor secretariatelor, birourilor, serviciilor administrative si arhivistice ale structurilor comerciale si guvernamentale. " Seminarii de management de birou» sunt de natură practică, temele programelor sunt selectate ținând cont de relevanța și nevoile întreprinderilor și instituțiilor cu diferite forme de proprietate, numărul de angajați și domeniul de activitate.
Obiectivele lecției:
- Furnizați informații despre profesia de secretar și etapele dezvoltării sale profesionale.
- Selectați principalele caracteristici ale secretarului ideal.
- Dezvoltarea interesului cognitiv, a gândirii logice și a capacității de a lucra cu material suplimentar.
Progresul lecției
1. Moment organizatoric.
2. Subiect nou.
Astăzi la clasă vom determina creșterea profesională a unei secretare și principalele sale caracteristici.
Ce fel de profesie este aceasta - secretar de birou? Professional Secretaries International a definit secretarul modern astfel:
„Este un asistent șef proactiv și atent, care posedă toate abilitățile profesionale necesare biroului, ia decizii în limitele competenței sale și preia controlul atunci când este necesar.”
Activitatea de secretariat necesită abilitatea de a trece rapid de la un tip de activitate la altul și se caracterizează prin amploarea și varietatea funcțiilor îndeplinite.
Cea mai importantă funcție a secretarului este de a oferi asistență maximă managerului și de a-i economisi timp.
Să luăm în considerare nivelurile profesionale care pot fi urmărite în practica rusă și practica europeană a secretarilor:
Nivelul A a fost acum anulat, deoarece nu este adecvat nivel modern cerințe, de la introducerea modernului echipamente informatice a exclus existenţa secretarilor la acest nivel inferior.
Pentru a cunoaște mai bine profesia de SECRETAR, ne vor ajuta următoarele materiale: (distribuit la fiecare birou):
- „Caracteristicile de calificare ale secretarilor la diferite niveluri”
- Card profesional. (Anexa 1)
- Broșura „Lumea profesiilor” – „Secretar – Asistent”. (Anexa 2)
- Cerințe moderne angajatilor de la secretariat. (Anexa 3)
Deci, ce face un secretar și care sunt calitățile sale profesionale? Veți găsi toate răspunsurile în materialele pe care le aveți.
Profesorul pune întrebări, iar elevii răspund.
Întrebări:
- Cea mai importantă funcție a secretarului este de a oferi asistență maximă managerului și de a-i economisi timp. Ce înseamnă să ajuți un manager?
- Ce calitati profesionale ar trebui să aibă o secretară?
- Ce calități personale ar trebui să aibă o secretară?
- Ce calități NU ar trebui să aibă o secretară?
- Cum diferă abilitățile profesionale ale unei secretare de cele ale unui asistent de secretariat?
- Ce studii și experiență de lucru sunt necesare pentru secretarii de la diferite niveluri?
- Poate fi cineva secretară. Există contraindicații medicale pentru această profesie?
- Unde pot obține studii profesionale ca secretar în regiunea Irkutsk?
- Ce profesii sunt apropiate de profesia de „Secretar”?
- Unde poți aplica cunoștințele profesiei de secretar în condițiile orașului nostru?
Acum să definim principalele caracteristici ale unui secretar ideal:
- Profesionalism, calificare si experienta in munca.
- Fiabilitate, eficienta, performanta ridicata.
- Abilități de comunicare, capacitatea de a evita conflictele.
- Atractivitate, eleganță, sănătate, absența obiceiurilor proaste.
- Abilitatea de a stoca informații confidențiale.
3. A doua parte a lecției este Jocul de afaceri.
Suntem secretariatul unei instituții a cărei componență este următoarea:
- secretare,
- secretari-referenti,
- referenți (elevii sunt împărțiți în grupuri de niveluri diferite)
A fost primită următoarea comandă:
A) Întocmește certificate din care să rezulte că grupul de elevi învață efectiv la școala gimnazială nr.3.
B) Întocmește un certificat oficial despre implicarea elevilor în cluburi, societăți de cercetare și secții sportive ale școlii.
B) Întocmește un certificat de service despre suport material scoli.
Pentru referințe oficiale, elevilor li se oferă informații despre școală despre cluburi, secțiuni, comunități și disponibilitatea bunurilor materiale ale școlii.
Să repetăm ce este un certificat, ce tipuri de certificate există, ce este conținut în certificat.
Lucrul la computer și analiza certificatelor create.
4. Rezumând
Fișe pentru elevi
1) Caracteristicile de calificare ale secretarilor la diferite niveluri
Nivelul A- corespunde aproximativ nivelului de secretar-dactilograf din Rusia
Nivelul B- corespunde nivelului de secretar în Rusia
1. Descrierea postului:
- tipărire (în limba maternă și engleză) din manuscris sau dictat;
- editarea documentelor;
- depozitarea documentelor;
- Servicii de călătorie și întâlniri;
- telecomunicații, inclusiv distribuirea de memorandumuri;
- munca independenta (adică, scrierea proiectelor de scrisori și memorii simple, întreținerea biroului, verificarea conturilor și rezolvarea problemelor legate de călătorie).
2. Nivel de responsabilitate:
- pentru dvs munca proprie;
- pentru redactarea documentelor;
- Secretarul trebuie să cunoască structura companiei și direcția activităților acesteia.
- - pregatire de secretariat;
sau - - cativa ani de experienta in domeniul managementului birourilor;
- - studiul suplimentar al unei limbi străine.
4. Calități personale:
- raționalitate și organizare;
- capacitatea de a alege prioritățile;
- dorinta de cooperare;
- iniţiativă;
- precizie;
- o înclinație pentru munca în sectorul serviciilor.
Nivelul C- corespunde nivelului de secretar-asistent în Rusia
1. Descrierea postului:
- tipărirea în două limbi străine dintr-un manuscris sau din dictare;
- intocmirea de memorandumuri, scrisori, faxuri si alte documente;
- verificarea faptelor enunțate în memorii, rapoarte și alte documente;
- (fax, e-mail, etc.)
- Pregatirea de filme pentru retroproiectore si alte materiale tiparite si vizuale;
- Organizare de excursii si intalniri de afaceri;
- menținerea protocoalelor și monitorizarea implementării deciziile luate;
- munca independenta (adică scrierea comenzilor de călătorie, traducerea rapoartelor, lucrul cu personalul, colectarea și prelucrarea datelor, munca de proiect).
2. Nivel de responsabilitate:
- este obligat să comunice între manager și toți ceilalți;
- pentru verificarea executării sarcinilor și raportare;
- trebuie să cunoască structura companiei și direcția activităților acesteia, să cunoască specializarea angajaților și relațiile externe ale companiei.
3. Educație și experiență de muncă:
- trei ani de studii de afaceri și management de birou;
sau- - minim 5 ani experienta ca secretar la nivel B;
- - studiu suplimentar de limbi străine, elemente de bază ale managementului, elemente de bază dreptul muncii, programe de calculator;
- - Este de preferat experienta de lucru in strainatate.
4. Calități personale:
- capacitatea de a conduce și de a interacționa cu personalul;
- bune abilitati organizatorice;
- stil literar bun;
- capacitatea de a face față situațiilor stresante.
Nivelul D- corespunde nivelului de asistent, șef al secretariatului din Rusia
1. Descrierea postului:
- pregătirea și desfășurarea de ședințe, consilii și alte ședințe;
- dirijarea munca administrativa;
- consultanta in timpul angajarii secretarilor, asistenta in pregatirea si pregatirea avansata a acestora;
- organizare de prezentări și activități de reprezentare;
- activitati de furnizare de informatii (contacte cu fonduri mass-media, editarea de buletine informative pentru angajații companiei etc.);
- munca independenta (adică cercetare proprie, traducere de rapoarte de afaceri și tehnice, cercetare computerizată, management de proiect, management de personal, managementul muncii legate de organizarea călătoriilor de afaceri).
- primirea și transmiterea mesajelor prin canale de comunicare (fax, e-mail etc.).
2. Nivel de responsabilitate:
- pentru cercetările și rapoartele lor;
- pentru bugetul dvs.;
- pentru personal;
- pentru comunicarea dintre manager și oficialii de rang înalt.
3. Educație și experiență de muncă:
- trei ani de studii de afaceri și management de birou;
- Formare de secretariat de cel puțin un an
sau - experiență vastă ca secretar C-level;
- studiul la nivel universitar de limbi străine, managementul afacerilor, legislația economică și legislația muncii, psihologia comunicării și tehnologia de informație;
- De preferat studii si stagiu in strainatate.
4. Calități personale:
- energie mare;
- creativitatea;
- capacitatea de conducere;
- fiabilitate.
2) Lucrători moderni de la secretariat
Titlurile de muncă ale angajaților, caracteristici de calificare incluse în Director sunt stabilite în conformitate cu Clasificator integral rusesc profesiile lucrătorilor, funcţiile angajaţilor şi categorii tarifare OK-016-94 (OKPDTR), intrat în vigoare la 1 ianuarie 1996.
Directorul de calificare a posturilor de manageri, specialiști și alți angajați conține caracteristicile de calificare ale următorilor angajați ai secretariatului:
- dactilografe;
- secretar-dactilograf;
- secretarul managerului;
- secretar-stenograf;
- administrator
Cerințe de calificare angajatilor secretariatului
Secretar-dactilograf
- Fara pretentii
Secretarul șefului
- Profesional superior
- Fara pretentii
- Liceu profesional
- Cel putin 2 ani
secretar-stenograf
- Învățământ primar vocațional sau secundar (complet) general și pregătire specială De programul instalat
- Fara pretentii
ANO „Centrul de Educație Profesională în Domeniul Managementului Documentelor, Tehnologiei Informației și Arhivării” este un centru de sprijin informațional și de dezvoltare profesională a secretarelor, asistenței managerilor, specialiștilor de secretariat și de birou. În fiecare lună, Centrul nostru din Moscova organizează seminarii, traininguri și cursuri de pregătire avansată pentru secretare, directori de birou, asistenți manageri, funcționari în munca de birou și suport fără hârtie al activităților și desfășoară training la fața locului.
Cursuri de secretariat și seminarii de formare pentru asistenți executivi
| Numele cursurilor | Formatul cursului |
| Seminar | |
| Master class | |
| Cursuri de perfecționare | |
| Cursuri de perfecționare | |
| Antrenamentul | |
| Cursuri de perfecționare | |
| Cursuri de perfecționare | |
| Seminar | |
| Cursuri de perfecționare | |
| Seminar | |
| Antrenamentul | |
| Antrenamentul | |
| Cursuri de perfecționare | |
| Cursuri de perfecționare | |
| Cursuri de perfecționare | |
| Cursuri de perfecționare | |
| Cursuri de perfecționare | |
| Antrenamentul | |
| Antrenamentul | |
| Cursuri de perfecționare | |
| Master class | |
| Seminar |
Li se eliberează studenții care au absolvit cursurile la Centrul de Învățământ Profesional DITAD (în baza Licenței Nr. 337344, eliberată pe perioadă nedeterminată)
Secretarul este una dintre cele mai comune profesii de management. Este imposibil să ne imaginăm o organizație fără un lider sau un lider fără un secretar. Cu toate acestea, angajații care îndeplinesc sarcini de secretariat fac adesea o varietate de locuri de muncă. Unele secretare fac pur și simplu întreținere tehnică manager; alții îndeplinesc funcțiile de asistent, referent; încă alții oferă de lucru organe colegiale(consiliu, directorat, consiliu al companiei); al patrulea gestionează înregistrările întregului unitate structurală firme; cincimi lucrez la receptie (receptie), cu telefon, fax, prin e-mail. Cu toate acestea, cu toate diferențele în munca unui secretar, se poate distinge caracteristici comune, funcții și sarcini care constituie esența profesiei. Este posibil să înveți abilități de secretariat la cursurile de perfecționare pentru secretariat la Centrul de Învățământ Profesional DITAD.
Cursuri pentru secretare, asistenți, funcționari și asistenți manageri la Moscova
Ritmul modern de viață implică o transformare constantă a profesiilor tradiționale și familiare. O secretară, precum și conceptul de muncă de birou, este puternic asociată cu o femeie severă în ochelari, care își bate vesel degetele îngrijite pe butoanele unei mașini de scris sau cu o domnișoară frumoasă care aduce cafea șefului ei. Dar, așa cum arată practica, aceste imagini au rămas doar în cinema sau la periferia îndepărtată. Un funcționar, asistent manager sau secretar-referent modern este un specialist înalt calificat, cu o varietate de abilități și abilități, fără de care nicio întreprindere nu poate face față.
Dacă doriți să creșteți nivelul de cunoștințe profesionale și să deveniți un specialist și mai calificat și solicitat, vă invităm să urmați un curs de asistent secretar la Centrul de Educație Profesională DITAD din Moscova. Cursurile de formare pentru secretariat combină informații diverse domenii cunoștințe, variind de la organizarea muncii, comunicare în afaceri, fundamente de imagine și eticheta de afaceri, terminând cu probleme complexe de documentare și lucru cu sistemul managementul documentelor electronice. Profesioniștii din acest domeniu de activitate sunt întotdeauna la mare căutare; ei sunt necesari în multe organizații.
Unde găsiți muncă profesională și de secretariat?
La Moscova! La Centrul de Învățământ Profesional DITAD.
În prezent, instruirea de secretariat este oferită în multe centre de formare. Alegând cursuri de secretariat în , veți dobândi cunoștințe și abilități de la experți de top în domeniul muncii de birou, managementului electronic și tradițional al documentelor, etichetei în afaceri și abilităților de comunicare telefonică.
Prin participarea la seminarii și cursuri pentru secretare la Centrul de Învățământ Profesional DITAD, îți poți schimba viața. A ta dezvoltare profesionala iar pregătirea avansată nu va trece neobservată, puteți conta pe o creștere salariile sau promovare.
Iar cursurile pentru secretare implică orice formă de pregătire - tu decizi singur ce schemă este convenabilă pentru tine să studiezi, combinând în același timp munca, viața personală și cursurile de secretariat. La finalizarea instruirii, se eliberează un certificat personalizat de pregătire avansată.
Taxa de școlarizare, inclusiv - 6400 de ruble
dimineața de la 11.00 sau zi de la 16.00 sau în zilele lucrătoare de la 19.00
Puteți adresa toate întrebările despre curs la telefon: 8-495-988-09-17
Profesori de frunte: Tsaritsyna M D și colab.
Scopul instruirii: oferi un set de cunoștințe și abilități necesare unui asistent manager și secretar. Începătorii vor dobândi abilități de interacțiune în afaceri, atât de necesare în munca dificilă a unui asistent manager sau secretar. Veți putea arunca o privire nouă asupra situațiilor familiare la locul de muncă, îmbunătățindu-vă abilitățile profesionale.
Public țintă:începători și asistenți manageri și secretari calificați care urmăresc îmbunătățirea abilităților și creșterea profesională.
Forme și metode utilizate:
Miniprelegeri; dialog activ între prezentator și participanții la training, răspunsuri la întrebările participanților; analiza situațiilor tipice (studiu de caz); jocuri de afaceri și jocuri de rol; exersarea deprinderilor prin exerciții în grupuri mici.
Cunoștințe/abilități obținute la finalul instruirii:
- capacitatea de a interacționa eficient cu managerii, clienții externi și interni;
- capacitatea de a organiza rațional fluxurile de informații și comunicații;
- capacitatea de a compune și executa diverse tipuri de documente;
- capacitatea de a gestiona fluxul documentelor companiei;
- cunoașterea regulilor de organizare a funcționării efective a unui birou;
- capacitatea de a organiza negocieri;
- capacitatea de a gestiona situațiile conflictuale;
- posesia abilităților de comunicare în afaceri, convorbiri telefonice, etichetă de vorbire;
- cunoașterea regulilor de etichetă în afaceri. Abilitatea de a crea imaginea și stilul unei femei de afaceri.
Program de formare
1. Imagine profesională și psihologică asistent eficient lider.
Rolul, funcțiile, principalele domenii de activitate ale asistentului managerului (secretarului). Cerințe de calificare, calități profesionale și personale ale unui asistent manager (secretar). Caracteristicile psihologice ale unui asistent manager eficient (secretar).
2. Documentarea activităților managerului și a companiei în ansamblu
Bazele organizatorice ale muncii de birou. Clasificarea documentelor. Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru formularele de documente. Pregătirea diferitelor tipuri de formulare. Detalii de bază și suplimentare ale documentului. Exemplu de formular. Reguli de pregătire și execuție a documentelor organizatorice, administrative, de informare, de referință și contractuale.
3. Organizarea fluxului de documente
Organizarea deplasarii documentelor. Caracteristicile fluxului de documente. Procedura de transmitere a documentelor de intrare, de ieșire și interne. Inregistrarea documentelor si controlul executiei. Lucrări de referință și informare. Nomenclatorul cazurilor. Formarea și înregistrarea cazurilor. Pregătirea documentelor pentru transferul în depozitul de arhivă. Distrugerea cazurilor.
4. Comunicare eficientăŞi interacțiunea de afaceri cu managerul
Suport informațional pentru activitățile managerului. Mijloace tehnice pregătirea și realizarea prezentărilor. Planificarea si organizarea zilei de lucru a managerului. Recenzie software creşterea eficienţei unui manager. Monitorizarea executării instrucțiunilor de la manager. Prioritatea executării comenzilor. Abilități interpersonale. Loialitate și confidențialitate în munca unui asistent manager.
5. Menținerea unei comunicări eficiente în companie
Organizarea comunicațiilor externe (autorități, parteneri) și interne (angajați de birou și sucursale). Crearea și administrarea unui sistem de schimb eficient de informații și afaceri în companie. Etica și psihologia comunicării în afaceri.
6. Comunicații telefonice
Primirea si distribuirea apelurilor telefonice de la manager; înregistrarea și transmiterea mesajelor. Caracteristici ale comunicării de afaceri prin telefon. Formule de salut și introducere corporative. Tehnici de convorbire telefonică cu clienții și partenerii.
7. Organizare munca eficienta recepţie
Set de instrumente pentru asistent manager și secretar: organizare eficientă locul de munca. Design birou si design interior al zonei de receptie. Primirea profesională a vizitatorilor. Caracteristici de primire a călătorilor de afaceri, delegațiilor, vizitatorilor problematici. Caracteristicile ospitalității de afaceri: servire ceai și cafea.
8. Organizare de afaceri și evenimente speciale (întâlniri, negocieri, conferințe)
Pregatirea documentelor informative si de referinta si a localurilor pentru eveniment. Pregătirea discursurilor publice de către lider. Întâlnirea partenerilor, organizarea conversației preliminare. Participarea asistentului managerului (secretarului) la eveniment. Documentarea evenimentelor de afaceri. Pregatirea receptiilor: pranz de afaceri, bufet. Organizarea unui program cultural, selecția de cadouri. Organizare felicitări pentru clienții și partenerii managerului.
9. Organizarea deplasărilor de afaceri pentru manager
Pregătirea program de lucru. Suport de informare și documentare pentru activitatea managerului. Comandați bilete și rezervări la hotel. Caracteristicile pregătirii pentru o călătorie de afaceri în străinătate.
10. Optimizare activitate profesională asistent manager
Managementul timpului. Abilitatea de a finaliza orice lucrare la timp. Modalități de prevenire a conflictelor în sferele de afaceri și interpersonale. Fundamentele conflictologiei. Tehnici de rezolvare a situațiilor conflictuale. Tipuri de lideri. Fundamentele managementului stresului. Metode de rezolvare a situațiilor conflictuale și de a face față stresului.
