(Coasta totală de proprietate)
Costul creării și implementării unui SI este determinat de costurile reale de implementare a proiectului. Aceste costuri sunt destul de ușor de estimat.
Cu toate acestea, costul deținerii PI este mult mai dificil de estimat. În primul rând, pentru aceasta este necesară dezvoltarea unei metodologii de estimare a costului de proprietate, iar în al doilea rând, este necesară analizarea costurilor pe post de cheltuieli alocate costurilor de funcționare și dezvoltare a PA.
Problema evaluării costului total de proprietate al IP - în abrevierea engleză TCO - a fost discutată recent în mod activ de specialiști. Este suficient să căutați pe Internet informații despre subiectul Total coast of Ownership și veți găsi imediat zeci de publicații. Există o explicație foarte simplă pentru asta. Managerii trebuie să gestioneze costurile planificate IS. În caz contrar, funcționarea IP-ului va deveni incontrolabilă, iar în locul avantajelor companiei va deveni treptat o sursă de instabilitate. O descriere detaliată a tuturor metodelor poate lua mai mult de o sută de kiloocteți de text, așa că să ne uităm la câteva metode pentru estimarea TCO.
Multe modele TCO estimează costul mediu real al unui anumit IP în comparație cu costul mediu al industriei per client pentru operarea și dezvoltarea unui anumit IP. Pentru a evita unele dificultăți în comparație, se iau indicatori medii pentru o compoziție omogenă a fondurilor și rate fixe ale clienților și serverelor. Pentru a estima TCO, costurile unitare per client sunt înmulțite cu numărul total de clienți. Cu toate acestea, o astfel de simplificare dă o eroare mare de estimare.
TCO a fost dezvoltat inițial ca un mijloc de a calcula costul deținerii unui computer pe platforma Wintel. Cu toate acestea, recent, în primul rând datorită eforturilor Gartner Group și Interpose (Gartner Group a achiziționat Interpose la sfârșitul lunii februarie 1998, devenind singurul proprietar al tuturor resurselor celei mai populare metodologii TCO), această metodologie a devenit un instrument major în alte domenii. a tehnologiei informatice. De exemplu, există acum metode pentru calcularea TCO al fluxului de documente, diverse platforme hardware, rețele și software.
Complexitatea managementului și infrastructura extinsă a sistemului informațional corporativ sunt principalii factori care influențează TCO. Metodologia TCO este un model bidimensional bazat pe obținerea și analizarea informațiilor despre bugetul pentru tehnologia informației al unei anumite întreprinderi.
Pentru prima dată, Gartner Group a abordat problemele legate de calcularea costului de proprietate, deși într-o formă simplificată, încă din 1987.
Să luăm în considerare modelul TCO, a cărui bază este conceptul propus de Gartner Group. Acest model ia în considerare următoarele costuri IT: fixe sau, după cum se mai numesc, investiții de capital și curente. Ele sunt distribuite în mod convențional pe o scară de timp: investițiile de capital se fac în etapa de construire a unui SI, costurile curente - în stadiul de funcționare. Conform metodologiei Gartner Group, următoarele costuri ar trebui clasificate drept fixe:
costul dezvoltării și implementării proiectului; implicarea consultanților externi; achizițiile inițiale de software major; achiziții inițiale de software suplimentar; achizițiile inițiale de hardware.
Aceste costuri se numesc fixe deoarece de obicei se fac o singură dată, la etapele inițiale ale creării unui IP. În același timp, alegerea unei anumite strategii, a platformelor hardware și software are un impact foarte semnificativ asupra costurilor de operare ulterioare.
La rândul lor, costurile curente constau din trei articole: costul reactualizării și modernizării sistemului; costurile de gestionare a sistemului în ansamblu;
costurile cauzate de activitatea utilizatorilor IS („activitatea utilizatorului”).
„Costurile de management al sistemului” se referă la costurile asociate cu gestionarea și administrarea componentelor IS. Acest element de cost poate fi împărțit în câteva subcategorii:
instruirea personalului administrativ și a utilizatorilor finali; salariile;
implicarea consultanților externi; externalizarea;
cursuri de formare și certificare;
administrare si service tehnic si organizatoric.
Costul furnizării unei experiențe de utilizator se reflectă în conceptul de activitate a utilizatorului. Acest element de cost, conform Gartner Group, are cea mai semnificativă pondere în costul total al IP. Identifică următoarele sub-articole de cost: asistență directă și setări suplimentare; formare formală; dezvoltarea aplicațiilor; lucrul cu date; învăţare informală;
factorul futz (un parametru care determină valoarea costurilor asociate cu consecințele acțiunilor utilizatorului incompetenți).
Aceste costuri sunt asociate, de exemplu, cu participarea administratorului la configurarea stației de lucru, cu acordarea de asistență utilizatorului sau cu consultări. Potrivit companiilor de analiză, principalii factori care influențează costul final de proprietate al tehnologiei informației sunt 75% din cauza problemelor utilizatorilor finali.
Ulterior, Interpose a dezvoltat în mod activ metode. Până în prezent, Interpose a fost achiziționată de Gartner Group. Acesta din urmă, la rândul său, a anunțat Microsoft ca partener principal. Prin urmare, este destul de potrivit să numim metodologia Gartner Group - metodologia Microsoft.
Idee de model:
analizează structura costurilor pentru fiecare tip de activ (servere, clienți, imprimante etc.);
se realizează clasificarea fondurilor (laptop-uri/desktop-uri, fișiere server și
aplicații de imprimare/server, sisteme de operare);
sunt luate în considerare toate caracteristicile fiecărui tip de fond;
Costurile totale IP sunt împărțite în două grupe: directe și indirecte.
Costuri directe: pentru hardware și software;
pentru administrare (plata pentru administrarea rețelei și a sistemului, administrarea stocării, forța de muncă și externalizarea, sarcini de reglementare și management proactiv); pentru suport (serviciu de asistență, instruire, logistică, călătorii, contracte de service și asistență, cheltuieli generale)
pentru dezvoltare (crearea de aplicații și „conținut”, testarea și pregătirea documentației, inclusiv dezvoltarea de noi proiecte, adaptarea la cerințele clienților și întreținere); plata pentru comunicatii.
Costuri indirecte: cele asociate utilizatorilor finali;
cauzate de timpi de nefuncționare (pierderi din cauza întreruperilor planificate și neprogramate)
Să aruncăm o privire mai atentă asupra etapelor metodologiei de evaluare a TCO Gartner Group - Microsoft.

Mai multe despre subiectul Capitolul 4.3. Modelul costului total de proprietate IP:

1. 6.3.1. MODELE DE DETERMINARE A VALORII CAPITALULUI PROPRIU
2. Capitolul 25. Modelul cererii agregate și al ofertei agregate
3. 4.3.5. Factori care influențează costul total de proprietate
4. 4.3.6. Factorii care influențează creșterea costului de proprietate
5. 4.3.7. Factorii care influențează reducerea costului de proprietate
6. CAPITOLUL 3. Câteva modele de management intra-firma
7. 3.3. Modelul cifrei de afaceri totale. Fluxuri de numerar.
8. CAPITOLUL 2. MODELUL DE PIAȚĂ AL ECONOMIEI. FUNDAMENTELE ALE TEORIEI CERERII ȘI OFERTEI, ESENȚĂ, FUNCȚII, STRUCTURA PIEȚEI
9. Capitolul 4. Implementarea unui model de management eficient al finanțelor corporative

- Dreptul de autor - Advocacy - Drept administrativ - Proces administrativ - Drept antimonopol și concurență - Proces de arbitraj (economic) - Audit - Sistem bancar - Drept bancar - Afaceri - Contabilitate - Drept proprietate - Drept și administrație de stat - Drept civil și proces - Circulație drept monetar , finante si credit - Bani - Drept diplomatic si consular - Drept contractual - Dreptul locuintei - Drept funciar - Drept electoral - Dreptul investitiilor - Dreptul informatiei - Proceduri de executare - Istoria statului si dreptului - Istoria doctrinelor politice si juridice - Dreptul concurentei -

Înainte de a alege un furnizor, cumpărătorul ar trebui să ia în considerare costul total de proprietate. (costul total de proprietate, TCO).În cea mai largă definiție costul total de proprietate bunurile intermediare sau de consum includ toate costurile, în special, de gestionare, controlul termenilor și condițiilor de îndeplinire, accelerarea inventarului, transportul de intrare, inspecția și testarea, reprelucrarea, depozitarea, deșeurile, garanțiile, întreținerea, timpul de nefuncționare, returnările către clienți și profiturile pierdute. . Cu alte cuvinte, costul total de proprietate este suma prețului de achiziție și a tuturor celorlalte costuri asociate produsului. Abordarea costului total necesită o bună colaborare între inginerii de proces, calitate, inginerie și achiziții pentru a coordona cerințe precum specificațiile și toleranțele, deoarece acestea influențează deciziile luate de managerii de achiziții. Pentru a atinge conducerea în materie de costuri, este important ca reprezentanții de achiziții să fie implicați devreme în procesul de achiziție.

Pentru a determina toate componentele de cost, utilizați modele TCO, pentru a le folosi pentru a reduce sau elimina costurile pentru fiecare componentă, mai degrabă decât pentru a compara prețurile pur și simplu. Desigur, identificarea și urmărirea tuturor elementelor de cost și utilizarea informațiilor astfel încât să puteți compara în mod obiectiv diferiți furnizori este o sarcină complexă.

Conceptul de TCO se bazează pe faptul că costul de achiziție este doar o parte din costurile totale asociate cu deținerea unui produs sau serviciu. Deși TCO este utilizat pentru a determina costurile reale și pentru a lua decizii de achiziție, TCO poate fi utilizat și în alte scopuri: 1) pentru a identifica oportunitățile de reducere a costurilor; 2) să ajute la evaluarea furnizorilor și la selectarea celor mai potriviți; 3) să obțină date necesare negocierilor; 4) să concentreze furnizorii pe găsirea oportunităților de reducere a costurilor; 5) să sublinieze beneficiile produselor scumpe, dar de înaltă calitate; 6) să înțeleagă ce se așteaptă de la furnizori; 7) formarea unei perspective de aprovizionare pe termen lung; 8) să facă prognoze ale indicatorilor de performanţă.

Există o serie de metode care pot fi utilizate pentru a estima costul total de proprietate. Fiecare companie ar trebui să creeze sau să utilizeze o metodă de modelare a costurilor care să reflecte cel mai bine nevoile sale. Într-o relație strânsă cumpărător-furnizor, vânzătorul poate fi de acord să furnizeze cumpărătorului date de cost. În alte situații, cumpărătorul sau echipa de aprovizionare poate avea nevoie să-și creeze propriul model de cost pentru a se pregăti pentru negocierile cu furnizorul. Există diferite abordări ale modelării costurilor, de la modele informale până la cele mai recente modele de computer sofisticate. Companiile folosesc de obicei modele de cost standard, care poate fi aplicat la o mare varietate de situații de aprovizionare sau modele de cost unic, care sunt dezvoltate pentru un anumit tip de produs sau pentru situatii speciale.

O modalitate de a analiza un element de cost este demonstrată de un model care ia în considerare trei componente de cost: 1) costuri pre-tranzacție (de exemplu, pentru a identifica nevoile, a califica sursele și a încorpora datele furnizorilor în sistemele interne); 2) costuri de tranzacție (de exemplu, achiziție, inspecție a produselor primite și costuri administrative); 3) costuri post-tranzacție (de exemplu, eliminarea defectelor, reparații și exploatare). Costul de achiziție poate fi, de asemenea, împărțit în articole individuale. Cumpărătorul poate studia fiecare dintre aceste elemente, încercând să găsească zone în care costurile pot fi reduse sau evitate cu totul. Elementele de cost pot fi atât tangibile, cât și intangibile, ceea ce face ca multe dintre ele să fie dificil de estimat.

Ideea din spatele acestui model este că ar trebui să încerci să identifici și să analizezi toți factorii care influențează costul total de proprietate, deoarece acești factori conduc majoritatea strategiilor lanțului de aprovizionare. De exemplu, relații pe termen lung și strânse între cumpărător și furnizor; acorduri de parteneriat și alianțe; Implicarea din timp a furnizorilor și a specialiștilor în achiziții poate ajuta la modelarea mai bună a costurilor generale, la îmbunătățirea negocierilor și a deciziilor, ceea ce duce la creșterea competitivității companiei.

- aceasta este suma totală a costurilor țintă pe care proprietarul este obligat să le suporte din momentul intrării în și până în momentul pierderii acestui drept (în legătură cu vânzarea bunului).

Cum se calculează costul total de proprietate?

Nu există o metodă universală de calculare a costului total, deoarece structura costurilor este determinată de tipul de obiect în sine. Sunt create metode individuale, concentrate pe o anumită proprietate și aplicate separat pentru fiecare etapă a ciclului de viață. Cu toate acestea, există principii de calcul de bază și abordări pentru a determina costul total de proprietate. Abordarea principală este sistemică– această cercetare se caracterizează prin trăsături precum ierarhia și structurarea.

Pentru a aproxima costul total de proprietate, sunt utilizate metode simplificate de calculare a TCO, dând o idee despre pierderile probabile în timpul deținerii. Deși aceste modele sunt considerate a fi destul de precise, abaterea costurilor reale de la previziuni poate fi semnificativă.

Metodologia pentru determinarea TCO presupune că există două tipuri de costuri: Drept(buget) și indirect. Cheltuielile directe includ toate cheltuielile asociate cu achiziționarea de active și reflectate în contabilitate (nu sunt greu de calculat), iar cheltuielile indirecte includ pierderile asociate deținerii activelor. De exemplu, dacă vorbim de infrastructură IT, plata serviciilor de găzduire va fi costuri indirecte. Autorii conceptului OTS susțin că cele indirecte le depășesc de obicei de 3-4 ori pe cele directe. Este oportun să luăm în considerare, ca formulă cheie:

TCO = TCO + TSA

unde TCO este costul total de proprietate, TCO este costul de utilizare, TCA este costuri directe.

Pentru calcularea efectivă, costurile, cum ar fi TCO într-o companie, sunt clasificate în mai multe categorii:

• Costurile cu resursele umane (oameni costuri) – costuri salariale atât pentru performanții de nivel inferior, cât și pentru managementul de nivel superior.

• Costul mediului– costuri pentru incalzire, electricitate, alte utilitati, internet.

• Costul suportului - de exemplu, o companie IT trebuie să achiziționeze noi computere și să actualizeze în mod regulat software-ul.

• a unui plan diferit - Aceasta poate include, de exemplu, cheltuieli pentru integrarea unui sistem de securitate sau organizarea de formare pentru a îmbunătăți calificările personalului.

Cea mai mare parte a cheltuielilor de tip OTS cade pe salariile personalului - acest lucru este valabil mai ales pentru companiile care furnizează servicii.

Fiți la curent cu toate evenimentele importante ale United Traders - abonați-vă la site-ul nostru

TCO (costul total de proprietate) este o metodologie de calcul concepută pentru a ajuta consumatorii și directorii de afaceri să determine costurile și beneficiile directe și indirecte asociate oricărei componente a sistemelor informatice.

Costurile deținerii unui CIS - TCO

Eficacitatea utilizării CIS în managementul întreprinderii

Cursul 11

Operațiunea

Întrebări care apar constant în fața personalului responsabil de procesul de funcționare a sistemului:

Modernizarea software-ului și hardware-ului cauzată de îmbătrânirea fizică și morală a componentelor CSI;

Necesitatea monitorizării schimbărilor în legislație;

Necesitatea modificării sistemului pentru a răspunde noilor cerințe ale utilizatorilor săi;

Asigurarea securității informațiilor în timpul funcționării etc.

Pentru a calcula eficiența, se folosesc următorii coeficienți:

Rentabilitatea investiției (ROI)

Costul total de proprietate (TCO)

Analiza cost-beneficii

Scopul aplicației TCO- să obțină o imagine finală care să reflecte costurile reale asociate cu achiziționarea anumitor instrumente și tehnologii și să ia în considerare toate aspectele utilizării ulterioare a acestora

Metoda de calcul simplificată a TCO face posibilă compararea costurilor la diferite perioade de timp (de exemplu, anul curent și cel anterior, sau trimestrul curent și cel anterior), evaluând modificările.

Cel mai important lucru pe care îl oferă această tehnică este înțelegerea structurii costurilor IT și, în consecință, a posibilităților de reducere a acestor costuri.

Principalul său dezavantaj este că este imposibil să comparați diferite opțiuni pentru construirea unui sistem.

Componente de cost

Costuri directe pot fi obținute din datele contabile prin determinarea costurilor totale ale salariilor, achizițiilor de echipamente și software. De asemenea, conform datelor contabile, se determină și cuantumul amortizarii acumulate la mijloacele fixe aferente CSI.

Costuri indirecteÎntotdeauna este mai greu de obținut. Pentru a calcula multe elemente de cost indirect, se folosesc medii din industrie, care sunt furnizate și actualizate constant de companiile de consultanță.

Informații statistice

Înainte de a începe să colectați informații detaliate, există trei parametri pe care trebuie să îi cunoașteți.

(1) Numărul de PC-uri din organizație. Trebuie să țineți cont doar de acele computere care sunt accesibile utilizatorilor finali și nu includ computerele care sunt utilizate ca servere. Numărul specificat ar trebui să includă laptopurile care sunt utilizate de utilizatori, precum și toate computerele de lucru ale angajaților departamentului IT.

(2) Numărul de utilizatori din organizație. Acesta poate fi un număr diferit de cel precedent, deoarece uneori utilizatorii au mai multe computere sau mai mulți utilizatori folosesc unul.

(3) Salariu mediu al utilizatorului. Răspunsul la această întrebare poate fi obținut cu siguranță din datele contabile. Cifra medie ar trebui calculată pentru tot personalul (producție și management).

Costuri directe pentru hardware și software

Prețul de achiziție al hardware-ului și al software-ului include toate costurile asociate cu achiziționarea de stații de lucru client, servere, echipamente de rețea și periferice, precum și orice software asociat cu acest echipament. Costurile cu echipamentele și software-ul nu includ costurile cu forța de muncă pentru personalul de întreținere.

ÎN echipamente include:

· PC-uri desktop și laptop;

· servere;

· dispozitive periferice (imprimante, scanere etc.);

· RAM;

· dispozitive de stocare a informațiilor;

· Dispozitive CDROM;

· surse de alimentare neîntreruptibile;

· carduri de expansiune de toate tipurile;

· echipamente de comunicare în rețea (hub-uri, comutatoare etc.);

· sistem de cabluri.

ÎN software include:

· software nou și actualizări pentru toate tipurile de stații de lucru, servere și echipamente de telecomunicații;

· sisteme de operare;

· software împachetat (procesoare de text, foi de calcul etc.).

Software-ul dezvoltat independent nu este inclus; va fi luat în considerare în continuare.

(4) Costul mediu de achiziție de echipamente pe an. Folosirea statisticilor din ultimele 12 luni oferă un indicator bun, cu toate acestea, trebuie amintit că majoritatea companiilor care fac achiziții mari de echipamente consideră în principal astfel de achiziții ca investiții de capital și nu cheltuieli ale perioadei curente (atunci sunt luate în considerare în amortizare). , paragraful 6).

(5) Costuri medii de software pe an. Prin analogie cu echipamentele, costurile de capital nu sunt incluse în acest cost, dar sunt luate în considerare în cheltuielile de amortizare la punctul 6.

(6) Valoarea amortizarii anuale a investitiilor de capital in echipamente si software. Valoarea amortizarii se calculeaza de catre departamentul de contabilitate pentru imobilizari si imobilizari necorporale.

(7) Costuri anuale ale componentelor. Include costurile anuale pentru componente și consumabile din întreaga organizație (dischete, CD-uri, benzi, toner și cartușe).

(8) Costuri anuale pentru închirierea de echipamente și software. Aceasta include toate costurile de închiriere pentru hardware și software.

Conducere și personal

Informațiile despre costul forței de muncă ar trebui să includă cheltuieli generale, bonusuri, taxe și alte taxe.

(9) Costuri anuale de personal pe categorii (inclusiv management). Dacă o organizație are mai multe birouri, toate acestea trebuie luate în considerare. Dacă alte funcții, cum ar fi departamentul de achiziții, au angajați care își petrec o parte din timp lucrând pentru funcția IT, o parte proporțională din salariul lor ar trebui să fie reflectată în categoria corespunzătoare din această secțiune.

Pentru a contabiliza cheltuielile neprevăzute, se propune majorarea costurilor cu 30%.

(10) Cheltuieli de călătorie pentru anul. De obicei, angajații IT nu lucrează într-un singur loc tot timpul, ci călătoresc în alte departamente pentru a lucra.

(11) Servicii de consultanță ale terților și alte costuri aferente. Această categorie include costurile asociate cu serviciile de consultanță care sunt utilizate pentru rezolvarea unor probleme specifice.

(12) Costurile sarcinilor delegate altor organizații. Adesea, o organizație nu implementează toate sarcinile pe cont propriu, ci folosește externalizarea.

(13) Costurile de instruire a personalului pe probleme IT pe an. Costurile formării interne a utilizatorilor sunt deja luate în considerare la paragraful 9 și nu sunt incluse în această categorie. Dar dacă au existat costuri pentru formarea de către organizații terțe, acestea ar trebui incluse aici.

(14) Costul întreținerii echipamentelor în baza contractelor pe an. Dacă orice lucrare de întreținere a echipamentelor este încredințată unor terți, aceste costuri trebuie luate în considerare în această secțiune. Dacă contractul de sprijin a fost plătit o dată cu câțiva ani în avans, atunci trebuie luat în considerare în această secțiune în parte, ca amortizare a investițiilor de capital.

Dezvoltare

Costurile de dezvoltare vor include forța anuală de muncă și costurile de producție și suport pentru toate aplicațiile. Există două grupuri mari de aplicații:

Aplicații de afaceri, care sunt utilizate în principal de utilizatorii care conduc activitatea de bază a companiei (contabilitate, procesare facturi, vânzări, salarizare, inventar, aplicații de resurse umane).

Aplicații de infrastructură nu au un impact direct asupra afacerii, ci sunt folosite pentru a menține infrastructura sistemului (aplicații de management al sistemelor, software de comunicații, sisteme de gestionare a bazelor de date și suite de birou).

(15) Costuri anuale cu forța de muncă pentru zonele de dezvoltare. Se pot distinge patru grupuri:

· proiectare - personal implicat în colectarea cerințelor utilizatorilor, definirea specificațiilor, realizarea arhitecturii și prototipurilor proiectului;

• dezvoltare - personal implicat în crearea codului programului;
• testare - personal responsabil de calitate și testare;
• documentatie - personal implicat in controlul configuratiei si descrierea tehnica a aplicatiilor.

(16) Costuri salariale anuale pentru întreținerea sistemelor existente. Identic cu categoria de dezvoltare a aplicațiilor „noi” de la punctul 15 și acoperă personalul implicat în întreținerea aplicațiilor existente.

(17) Costuri anuale pentru serviciile consultanților (a se vedea clauza 11) sau organizațiilor de servicii în ceea ce privește dezvoltarea. Această categorie ar trebui să includă orice plăți către terți sau persoane pentru proiectare, dezvoltare, testare sau documentare a lucrărilor în legătură cu proiecte noi sau existente.

Conexiune

(18) Costuri anuale pentru închirierea liniilor închiriate și a canalelor de comunicare. Acestea includ costurile lunare recurente pentru circuitele dial-up și închiriate (de exemplu, modem de 56k, ISDN, fluxuri T1 și T3).

(19) Costuri anuale de acces la distanță. Include costurile pentru plata pentru accesul de la distanță la o rețea locală, costurile pentru găzduire web, plăți către furnizorii de internet.

(20) Costul anual al rețelelor de date corporative. Include orice costuri asociate cu utilizarea rețelelor de date pe distanță lungă (WAN).

Costuri indirecte

Acestea includ costurile legate de IT care nu sunt bugetate sau măsurate de majoritatea departamentelor IT. Cea mai semnificativă parte este, de obicei, sprijinul utilizatorului pentru computerul și software-ul său, precum și asistența pentru colegi.

Aceasta include

· depanare independentă a sistemelor atunci când apar erori,

· backup și recuperare a informațiilor valoroase,

· operațiuni cu fișiere și directoare,

· instruire neprogramată în timpul orelor de lucru și programare de aplicații mici (sau mari).

Nu există o modalitate exactă de a măsura cât timp a petrecut un utilizator pentru sarcini legate de IT fără urmărirea detaliată a timpului sau observații valide statistic. Pentru cei care nu au capacitatea sau resursele de a efectua multe ore de măsurători, există medii din industrie pentru fiecare categorie.

Costurile IT ale utilizatorului

(21) Numărul de ore pentru autoinstruire pentru a lucra cu un computer și software pentru un utilizator. Când introduceți un nou utilizator într-un sistem computerizat corporativ, timpul este alocat instruirii. De asemenea, atunci când o nouă aplicație este introdusă într-o organizație, toți utilizatorii au nevoie de instruire sau familiarizare cu programul. Acestea și alte costuri de formare sunt incluse în această categorie. Cercetările arată că 40 de ore pe an este un număr rezonabil. Dacă este necesar, puteți utiliza o valoare diferită, care este mai apropiată de realitățile unei anumite întreprinderi.

(22) Numărul de ore petrecute de un utilizator pentru întreținerea fișierelor, computerului și a programelor, scrierea de scripturi și programe.

Cercetările arată că 40 de ore pe an este un număr destul de precis.

Timp de nefuncţionare(23) Numărul de ore de întrerupere pe lună din cauza întreruperilor planificate/neprogramate ale rețelei/sistemului.

Măsoară pierderea anuală de productivitate atunci când utilizatorii nu își pot face munca deoarece computerele sau programele lor nu sunt disponibile.

• Pot exista multe motive, de exemplu următoarele:
• așteptarea ca problema să fie rezolvată de către serviciul de asistență;
• oprire planificată sau neprogramată a sistemului;
• indisponibilitatea unuia sau mai multor programe;

probleme de server care conduc la indisponibilitatea informațiilor.

Odată ce se răspunde la toate întrebările, calculul arată costul total anual mediu al deținerii computerului (pentru comparație, media actuală din SUA este de aproximativ 10.000 USD per computer).

ANALIZA COSTULUI TOTAL DE PROPRIETARE

Articolul „Bugetul IT – investiții sau costuri?” (Intelligent Enterprise Nr. 15’2003) a trezit interesul cititorilor și am decis să continuăm subiectul bugetului IT în acest număr. Deoarece Alexander Buidov, directorul departamentului de tehnologie a informației la CROC, a fost implicat activ în pregătirea materialului anterior în calitate de consultant, editorii publică materialul său original pe această temă.

Portretul TCO în interior

De la bun început, trebuie subliniat că metodele TCO nu există de la sine și au sens doar atunci când sunt deja folosiți diverse metode și indicatori individuali (metrici) pentru evaluarea afacerii. Prin urmare, vom lua în considerare TCO într-o anumită clasificare împreună cu alte metode.

În unele cazuri (vezi, de exemplu, http://www.cio.com/archive/071502/value.html) metodele de evaluare a afacerilor sunt împărțite în tradiționale financiare, calitative și probabilistice. TCO se încadrează în categoria estimărilor financiare. În această categorie se încadrează și metoda destul de cunoscută a valorii economice adăugate (EVA).

Printre metodele de evaluare calitativă utilizate în Rusia se numără Managementul portofoliului (această abordare este descrisă suficient de detaliat în articolul precedent, vezi Intelligent Enterprise No. 15’2003), Balanced ScoreCard (BSC) și IT-Scorecard. Alte metode, precum Real Option Valuation (ROV) sau Applied Information Economics (AIE), sunt practic necunoscute la noi in tara.

Principiile clasice ale TCO au fost și rămân la cerere atât în ​​Rusia, cât și în Occident. Deși, atunci când comparăm OTS cu metodologii similare, devine clar că este cel mai puțin legat de obiectivele de afaceri. Dacă, de exemplu, metoda EVA (concurență directă cu TCO) operează cu conceptul de exces de profit din activitățile unui departament sau de profit într-un anumit proiect (în cazul nostru în domeniul IT) față de costul operațiunii. capitalul alocat acestuia, apoi TCO se ocupă doar de partea de cost. Cu alte cuvinte, cu ajutorul TCO poți răspunde la întrebarea pusă de business, dar este puțin probabil să se poată argumenta pentru vreo inițiativă IT în ceea ce privește creșterea profitabilității.

Gartner Group, dezvoltatorul și ideologul acestei metodologii, recunoaște că TCO nu este un instrument pentru toate ocaziile: nu este potrivit pentru evaluarea riscurilor și pentru a determina modul în care IT se aliniază cu obiectivele strategice ale companiei. Cu toate acestea, utilizarea TCO împreună cu BSC sau alte metode de evaluare a factorilor calitativi poate fi o bază bună pentru determinarea și controlul costurilor tehnologia informației.

TCO ieri și azi

În prezent, conceptul TCO se dezvoltă activ. Există un fel de nucleu al acestei metodologii, care este un set de elementele cele mai universale ale costurilor IT și metode care pot fi atribuite condiționat unei extensii a modelului TCO. Deci, cele mai universale elemente de cost conform modelului TCO sunt următoarele:

• achizitie si modernizare hardware, retea si software;
• sisteme auxiliare și de serviciu (suport vital, securitate, control);
• întreţinere;
• educaţie;
• operarea sistemului de către utilizatori (autoinstruire, utilizarea irațională a timpului de lucru);
• dezvoltare software;
• servicii de comunicare (canale de comunicare dedicate, acces la Internet).

Costurile directe (pentru crearea și întreținerea sistemelor) sunt destul de simplu de calculat; Dificultatea apare cel mai adesea din calcularea costurilor indirecte, cum ar fi instruirea și asistența utilizatorilor, precum și pierderile asociate cu timpul de nefuncționare a echipamentului. Pentru a le calcula corect, este nevoie de un sistem de colectare a statisticilor de timp (timp de nefuncționare a sistemului IT, timp petrecut cu auto-învățare și asistență reciprocă a utilizatorilor etc.). Unele dintre aceste statistici pot fi colectate analizând solicitările de la serviciul HelpDesk, cealaltă parte poate fi obținută din analiza volumului de muncă al angajaților.

În unele cazuri, trebuie să țineți cont de elementele de cost specifice, cum ar fi consumul lunar de hârtie, atunci când calculați TCO-ul operațiunii unei imprimante. În tabel 1 prezintă un exemplu destul de tipic de calcul al costului total al deținerii unui computer personal, în care se respectă proporțiile acceptate în practică între tipurile individuale de costuri.

Tabelul 1. Calculul costului total de proprietate al unui PC

Această schemă servește acum drept punct de plecare pentru dezvoltarea conceptului TCO. Managerii IT se confruntă cu sarcini mai complexe decât înainte, dictate, la rândul lor, de varietatea de soluții tehnice și organizatorice disponibile. La urma urmei, atunci când cumpărați un computer personal sau un server, trebuie să vă gândiți imediat la modernizarea lui viitoare. Și atunci când creați sisteme informaționale, trebuie să fiți capabil să distingeți între problemele de scalabilitate și migrarea în timp către o nouă platformă. Ultima problemă este legată de luarea în considerare adecvată a riscurilor etc. Construirea unui sistem de asistență pentru utilizatori poate necesita luarea în considerare a multor scheme organizaționale standard, în special construirea unui serviciu HelpDesk. Și exemple similare pot fi continuate.

În plus, abordările moderne de calculare a TCO sunt din ce în ce mai împletite cu problemele de afaceri. Există încercări de a împărți conceptul de cost total de proprietate în două părți: TCO legat de tehnologie și TCO de afaceri (a se vedea, de exemplu, http://www.sybase.com/content/1018088/iq_wp_TCO.pdf), evidențiind în consecință costuri mai multe zone:

• pentru hardware;
• pentru software;
• pentru personal;
• pentru a asigura disponibilitatea serviciilor;
• pentru a asigura nivelul necesar de performanță a sistemului;
• pentru a asigura o recuperare rapidă după defecțiuni.

Oricât de ciudat ar părea la prima vedere, sunt ultimele trei domenii care se încadrează în categoria TCO de afaceri. Dar adevărul este că, spre deosebire de estimările de cost asociate cu echipamentele, software-ul și personalul, ar trebui să țină seama în cea mai mare măsură de procesele de afaceri din organizație. Evaluarea beneficiilor sau pierderilor asociate cu performanța și disponibilitatea unui serviciu are sens doar atunci când contextul de afaceri al accesului la acesta de către anumiți angajați este definit cu precizie. O întârziere constantă de 10 secunde la accesarea datelor pentru un inginer proiectant îi poate reduce semnificativ productivitatea, în timp ce un funcționar de magazin, după ce a lansat procesul de autorizare a cardului de credit, va fi încă ocupat în acest timp cu documentele pentru produs sau ambalajul acestuia. Ca urmare, luând în considerare în mod adecvat componentele de afaceri ale TCO, care iau în considerare cantitativ posibilele pierderi ca urmare a abaterilor de la un anumit nivel ideal de disponibilitate și performanță sau de la probabilitatea zero de nefuncționare, este posibil să se compare toate soluțiile propuse. folosind un singur indicator, însumând factorii individuali.

Înțelegerea proceselor de afaceri vă permite să evaluați TCO în diferite scenarii în conformitate cu principiul „ce-ar fi... dacă”. La urma urmei, diferitele componente ale TCO sunt interconectate printr-o relație neliniară dictată de caracteristicile afacerii. Așa cum am menționat mai devreme, nu este un fapt că o platformă mai scumpă și o performanță abstractă și o disponibilitate ridicată în mod corespunzător vor oferi economii proporționale din acești factori într-un mediu de afaceri real.

Astfel, TCO trebuie calculat luând în considerare dezvoltarea tehnologică unică și tradițiile de afaceri ale fiecărei întreprinderi. Din aceste motive, ar trebui să se pună un accent suplimentar pe puncte precum modularitatea arhitecturii TCO; luând în considerare impactul complexității sistemelor informaționale moderne; structura personalului care lucrează cu IS; controlul factorilor de risc și aplicarea celor mai bune practici ale organizațiilor.

Luarea în considerare a diverșilor factori care influențează TCO ne permite să identificăm un număr mare de situații tipice care apar în afaceri. Astfel, în conformitate cu clasificarea Gartner Group, soluțiile IT pot avea un anumit nivel de complexitate în ceea ce privește gestionabilitatea (de exemplu, structură centralizată, descentralizată, distribuită) sau arhitectura hardware și software (grad de saturație cu tehnologii client-server etc. .). Personalul IT, la rândul său, conform Gartner, este împărțit în mai multe categorii, inclusiv, de exemplu, specialiști care lucrează cu cunoștințe corporative (lucrători de cunoștințe), lucrători mobili sau lucrători implicați doar în introducerea de informații în sistem. Fiecare dintre aceste categorii se caracterizează printr-o anumită calificare, nivel potențial de rentabilitate din utilizarea IT și cerințe pentru infrastructura IT. Modularitatea arhitecturii software vă permite să selectați o configurație unică a celor mai semnificativi factori TCO, adaptând metodologia de calcul TCO în măsura maximă pentru o anumită întreprindere și să calculați diverse scenarii folosind principiul „ce... dacă”.

Se poate spune deja că indicatorii TCO medii gata pregătiți din industria anterior, foarte populari, sunt acum din ce în ce mai puțin importanți, iar metodele care generalizează experiența acumulată ies în prim-plan.

Astfel, bazarea pe metodologii interne pentru calcularea TCO al produselor de bază ale întreprinderii (fie că este vorba despre un server de baze de date sau un router de rețea) nu este foarte utilă în estimarea costului total de proprietate. Deși prețul echipamentelor, costul suportului, costul pregătirii personalului și alte elemente de cost sunt în cele mai multe cazuri declarate de furnizor destul de corect, într-un mediu de afaceri real costul soluțiilor finale construite pe baza acestora și veniturile pe care le au. genera pot diferi semnificativ.

Principiile jocului de afaceri

Pentru a rezuma cele de mai sus, puteți găsi un loc pentru metodologiile TCO utilizate pentru a calcula costul de proprietate al produselor IT în afacerea companiei în ansamblu. Pentru a face acest lucru, imaginați-vă managementul afacerii și personalul IT ca niște jucători care se luptă pe un teren, cu regulile jocului care amintesc de tenis.

Inițiativa globală aparține întotdeauna afacerilor. El servește în primul rând, invitând departamentul IT să contribuie la rezolvarea problemei afacerii. Acesta din urmă are mai multe opțiuni. Folosind metode clasice de calcul a TCO, departamentul IT își atribuie rolul de apărător pe linia din spate: așa cum am menționat deja, chiar și calculând foarte competent costurile, poți doar să răspunzi la întrebările de afaceri, apărând loviturile și dând dovadă de un minim de inițiativă. Pentru a evita acest lucru, este necesar să „mergi la rețea” din când în când, îndeplinind astfel formularea sarcinilor de afaceri nu în „spatele informațional”, ci mai aproape de teritoriul afacerii în sine. Aici vin în ajutor metodele avansate de calcul TCO, ținând cont de specificul afacerii și combinând, dacă este necesar, cu alte instrumente.

Jucătorii din jumătatea terenului de afaceri sunt, de asemenea, capabili să joace pe linia din spate și la plasă. De exemplu, Balanced ScoreCard, tehnicile de analiză financiară sau de management, sunt de obicei folosite exclusiv pentru rezolvarea problemelor de dezvoltare a afacerii și, chiar și cu aplicații avansate, nu se referă deloc la problemele IT. Pentru a rezolva problemele care necesită în mod direct evaluarea eficienței IT, pot fi utilizate metrici speciale. Există mulți parametri similari (vezi, de exemplu, http://www.baselinemag.com/article2/0,3959,99364,00.asp). Pentru a evalua rentabilitatea globală a IT, puteți utiliza, de exemplu, următorul indicator, calculat, de exemplu, pentru ultimii cinci ani de funcționare a companiei:

Numărul de proiecte IT finalizate cu rentabilitate financiară cunoscută/numărul total de proiecte IT finalizate

Pentru a evalua eficacitatea impactului IT asupra afacerii (de exemplu, în industrie), următorul parametru este destul de aplicabil:

Creșterea numărului de produse produse pe linia de producție N3/costuri IT totale care vizează automatizarea funcționării liniei

Cu acești indicatori, business-ul, la rândul său, se apropie de jumătatea domeniului ocupat de IT. Alte instrumente metodologice, discutate în detaliu în articolul precedent, se dovedesc, de asemenea, a fi utile ambelor părți atunci când se joacă în centrul terenului.

Ca rezultat, se dovedește că, în majoritatea situațiilor reale, stilul cel mai eficient pentru ambele părți este „jucatul la fileu”, când mingea nu zăbovește mult timp în oricare dintre reprize. Cu alte cuvinte, cutare sau cutare problemă a suportului IT pentru afaceri este evaluată alternativ din ambele părți, astfel încât specificul IT și problemele de eficiență a afacerii să fie luate în considerare folosind mijloace metodologice uniforme, fără separare unul de celălalt. Și, datorită limbajului comun, înțelegerea reciprocă se realizează mai rapid. Viziunea modernă a problemei TCO este tocmai dezvoltarea tehnicilor de joc în centrul terenului.

În cele din urmă, se poate observa că reducerea TCO nu este doar o formulă general acceptată. Aceasta este și calitatea colaborării dintre unitățile de afaceri ale companiei și departamentul IT. Unele componente de cost asociate cu costul de proprietate (de exemplu, costurile asociate cu procesul de adoptare în masă a unei noi versiuni a unui sistem de întreprindere) sunt dificil de cuantificat și de reglementat direct. În consecință, ei încearcă să le lupte cu metode mai creative, pentru care nu există metode comune. Un exemplu ar fi crearea preliminară a unei secțiuni speciale pe un portal corporativ dedicat unei noi versiuni de software, sau pregătirea unor videoclipuri demo speciale de instruire pentru fiecare categorie de angajați ai companiei. Aici, înțelegerea reciprocă între business și IT (deja la nivelul abordărilor organizaționale) joacă un rol semnificativ.

Este scump să deții infrastructură?

Așadar, să analizăm pe scurt o serie de exemple de calcule ale costului total de proprietate, demonstrând faptul că, în contextul luării în considerare a problemelor de afaceri, acestea par mult mai coerente și convingătoare. Să începem cu problema infrastructurii IT, a cărei dezvoltare este destul de dificil de justificat folosind instrumentul „TCO pur”, așa cum am menționat deja.

Să presupunem că o mare organizație industrială intenționează să implementeze un sistem de clasă PDM (Product Data Management) pentru a automatiza procesul de pregătire tehnică și modernizarea ulterioară a noilor produse. Se estimează că 2 milioane USD în venituri suplimentare vor fi generate în primul an de funcționare a sistemului PDM prin reducerea timpului de livrare. Îmbunătățirea proceselor de afaceri prin implementarea unui nou sistem va economisi încă aproximativ 5 mii USD pe săptămână. Implementarea produsului selectat, despre care vânzătorul estimează că va dura aproximativ 4 luni, va necesita munca a șase consultanți externi plătiți cu 25 USD pe oră și care lucrează 40 de ore pe săptămână, precum și a 12 specialiști în întreprinderi plătiți cu 200 USD pe săptămână. Se știe deja că peste un an sarcina va fi replicarea experienței de implementare a unui sistem PDM în trei centre de proiectare de produse la distanță. Iar pentru a o rezolva, va fi necesară implicarea, respectiv, a trei consultanți externi și a șase specialiști clienți.

O analiză a schemei de implementare arată că numai prin utilizarea unei platforme de stocare a datelor în rețea la o întreprindere poate fi redusă perioada de implementare a unui sistem PDM de la 4 la 3 luni, iar implementarea acestuia în sucursale - de la 6 la 5 săptămâni, respectiv . Mai mult, utilizarea acestei platforme poate crește nivelul de disponibilitate a datelor de la 97 la 99,99%, cu o reducere corespunzătoare a timpului de nefuncționare planificat al echipamentului de la 5 ore la 30 de minute pe săptămână și a timpului neplanificat de la 1 oră pe lună la 1 oră pe an. Se știe că 1 oră de oprire planificată a sistemului PDM costă compania 1 mii USD, iar timpul de nefuncționare neplanificat costă 6 mii USD.

Acest exemplu arată că caracteristicile tehnice ale complexului implementat (în cazul nostru, nivelul de disponibilitate a datelor furnizat de sistemul de stocare) sunt foarte strâns „țesute” în caracteristicile comerciale ale proiectului. Atunci când se calculează TCO pentru un sistem de stocare în această situație, pare indicat să evidențiem această caracteristică în mod explicit, fără a o separa în același timp de contextul de afaceri al proiectului. Rezultatele acestei încercări sunt rezumate în tabel. 2.

Tabelul 2. Calculul costului total de proprietate pentru un sistem PDM

Efectul reducerii TCO

25*40*4*6 = economii de 24 mii USD la plățile către consultanți externi
200*4*12 = 9,6 mii de dolari ca urmare a economiilor din volumul de muncă intern al personalului

Eficiență în ceea ce privește procesele de afaceri	Efect de afaceri	Efect total, mii de dolari
Implementarea inițială a unui sistem PDM. Economie de timp - 1 lună (4 săptămâni)	2000/12 = 167 mii USD venituri suplimentare din implementarea accelerată 5*4 = 20 de mii de dolari prin îmbunătățirea proceselor de afaceri	167+20+24+9.6 = 220 mii de dolari
Implementarea unui sistem PDM în sucursale. Economie de timp - 1 săptămână	5*1 = 5 mii de dolari datorită îmbunătățirii proceselor de afaceri	25*40*1*3 = economii de 3 mii USD la taxe pentru consultanții externi 200*1*6 = 1,2 mii de dolari ca urmare a economiilor din volumul de muncă intern al personalului	5+3+1,2 = 9,2 mii de dolari
Reducerea timpului de oprire planificat și neplanificat		1000*(5-0,5)*12 = 234 mii de dolari pe an economii datorate timpului de nefuncționare planificat 6000*(12-1) = 66 mii USD pe an în economii datorate timpului neplanificat	300 de mii de dolari pe an
Economii totale totale pe an	192 mii de dolari	337,8 mii USD	529,8 mii USD

Exemplul ne permite să demonstrăm că componentele individuale ale TCO, calculate în contextul problemelor de afaceri, pot avea o valoare negativă: alături de costurile de cumpărare și operare a unui produs, care prin definiție au o valoare negativă, suma finală include termeni care determină economii la reorganizarea proceselor de afaceri, la viteza de execuție a acestora etc. Acest lucru este adesea folosit la calcularea TCO în raport cu procesele de afaceri. Formula pentru calcularea TCO în consecință ia forma:

TCO = Elemente de cost tradiționale - Suma de economii realizate

În exemplul nostru, este dată doar suma economiilor, împărțită în avans la rezultatul general al afacerii și efectul obținut direct ca urmare a utilizării funcționalității sistemului de stocare. Prin definiție, având și o defalcare tradițională a elementelor de cheltuieli TCO în costuri inițiale și periodice (asemănătoare cu cea prezentată în tabelul 1), obținem toate datele pentru calcularea indicatorului ROI (vezi și articolul anterior), care, după cum am constatat de mai sus, acționează deja ca un instrument de colaborare între afaceri și IT. Se calculează folosind următoarea formulă:

ROI = (Suma de economii realizată - Investiție anuală)/Investiție inițială

Dacă proiectul se amortizează în mai puțin de un an (și, în consecință, nu există nicio influență a ratei de actualizare), această valoare ar trebui să coincidă exact cu valoarea ROI obținută ca urmare a aplicării metodologiei descrise în articolul anterior. Și datorită defalcării economiilor, putem evidenția componentele individuale ale rentabilității investiției.

În general, dezvoltarea metodelor în care caracteristicile afacerii, tradițiile aplicațiilor IT, caracteristicile tehnice ale soluției și, în sfârșit, efectul economic sunt conectate printr-un sistem unic și atent gândit de metrici, depășește semnificativ luarea în considerare a problemelor TCO. . Și astfel de tehnici, datorită importanței extreme a problemei, se dezvoltă într-adevăr în mod activ, despre care vom încerca să vorbim în publicațiile viitoare.