Acasă VKontakte Cum să organizați și să desfășurați o întâlnire eficientă: sfaturi pentru manager. Cum să organizezi o întâlnire și să întocmești procesele-verbale Cum să conduci o întâlnire corectă

Cum să organizați și să desfășurați o întâlnire eficientă: sfaturi pentru manager. Cum să organizezi o întâlnire și să întocmești procesele-verbale Cum să conduci o întâlnire corectă

Afacerile moderne sunt imposibile fără diferite tipuri de negocieri. Întâlnirile de afaceri sunt o oportunitate pentru management de a transmite principalele scopuri și obiective tuturor diviziilor structurale simultan, de a primi feedback și, pe baza datelor primite, de a ajusta planul de acțiune pentru companie.

Întâlnirile sunt un fel de instrument de management al afacerii care trebuie să evalueze constant eficacitatea și să analizeze rezultatele obținute.

Comunicare de afaceri, conversații de afaceri, întâlniri, negocieri, discuții: ca formă de comunicare în afaceri

Comunicarea de afaceri ar trebui să se distingă de comunicarea obișnuită, deoarece prima urmărește un scop specific și are o etică strictă a comportamentului, în timp ce cea din urmă poate să nu aibă nicio bază sau motiv.

Există multe forme de comunicare în afaceri, principalele includ:

conversații de afaceri - reprezintă schimbul (sau transferul unidirecțional) de informații cu privire la probleme specifice de funcționare a afacerii. Aceasta poate fi comunicare directă sau indirectă (folosind tehnologii de internet, telefonie). Acest tip de comunicare presupune continuarea ei sub formă de negocieri sau întâlniri;
întâlnirile sunt o formă mai largă de comunicare, în care, de regulă, angajații companiei (de obicei șefi de divizii structurale) sunt implicați pentru a rezolva probleme strategice pentru dezvoltarea afacerii;
negocieri – au un scop specific și au ca scop discutarea unor probleme importante, încheierea de acorduri, contracte, semnarea documentelor importante pentru ambele părți;
discuții - o discuție deschisă asupra problemelor importante ale companiei, al cărei instrument principal este brainstormingul (generarea de idei de către toate părțile), în urma căreia pot apărea abordări nestandardizate pentru rezolvarea problemelor.

Pe lângă formularele enumerate, există o întreagă gamă de ele: interviuri de afaceri, dispute, întâlniri, corespondență, prezentări, conferințe. Toate au specificul lor, dar respectă aceleași reguli de etică în afaceri.

Întâlniri de afaceri: sarcini, obiective, subiecte

Întâlnirile de afaceri sunt organizate pentru a dezvolta o soluție specifică la o problemă sau sarcină curentă. În plus, la întâlniri, angajații departamentului pot împărtăși conducerii ideile lor cu privire la posibilele soluții la orice problemă. Această formă de comunicare vă permite să vedeți cuprinzător situația din companie, punctele slabe și punctele sale forte, contribuie la intrarea de oameni noi în echipă, cunoașterea lor cu cultura corporativă și normele adoptate în organizație.

Principalele scopuri și obiective ale întâlnirilor sunt:

menținerea politicii companiei, precum și dezvoltarea acesteia și comunicarea către toți angajații;
integrarea acțiunilor tuturor serviciilor și diviziilor în conformitate cu obiectivul strategic al companiei;
identificarea sarcinilor noi și evaluarea eficacității campaniilor deja implementate;
rezolvarea problemelor emergente.

Subiectele care sunt prezente la întâlniri pot fi complet diferite.

În practica rusă, se obișnuiește să se organizeze întâlniri de planificare cel puțin o dată pe săptămână. Astfel, șefii de departament raportează despre munca depusă în timpul săptămânii și stabilesc planuri pentru următoarea (sau primesc sarcini de implementat în săptămâna de lucru următoare).

Motivul sau subiectul unei întâlniri neprogramate poate fi o serie de probleme care apar în legătură cu mediul extern dinamic și în schimbare în care trebuie să opereze companiile.

Tipuri, tipuri și clasificare a întâlnirilor de afaceri

Întâlnirile de afaceri pot varia ca formă, subiect și persoane prezente.

Clasificarea lor principală este prezentată mai jos:

prin apartenența la o anumită zonă: întâlniri administrative (pentru rezolvarea problemelor problematice), științifice (conferințe, simpozioane, seminarii organizate și desfășurate pentru rezolvarea problemelor actuale din domeniul științific), politice (congrese și întâlniri ale membrilor anumitor mișcări politice) și mixte. tipuri;
după anvergura și numărul de participanți: internațional (cu implicarea partenerilor străini, specialiști, experți într-un anumit domeniu), național, regional, oraș;
la locul evenimentului: întâlniri offsite și locale;
dupa regularitatea desfasurarii: sedinte periodice, permanente.

Pe lângă clasificarea prezentată, întâlnirile pot fi împărțite în bazate pe probleme, operaționale și instructive.

Întâlnirile cu probleme au ca scop găsirea de soluții optime la probleme într-un timp scurt.

Operaționale (sau se mai numesc și camere de control) au ca scop obținerea de date despre situația actuală a companiei. Toate informațiile de la subordonați sunt acumulate de șefii de departament și apoi transferate directorului executiv al organizației. Acestea sunt date despre măsura în care planurile au fost implementate, obiectivele au fost atinse și sarcinile au fost rezolvate. Principala diferență între astfel de întâlniri și toate celelalte este regularitatea lor, constanța listei de participanți și posibila absență a unei agende a întâlnirii (adică planul său detaliat).

Întâlnirile de instruire au ordine inversă, spre deosebire de sălile de control - toate informațiile într-un format direct coboară de la manager la subordonații direcți și sunt apoi transmise de-a lungul structurii verticale de putere din organizație către executanți specifici anumitor sarcini. Astfel de informații includ ordine de management care pot afecta progresul curent al organizației, reguli noi, norme de comportament și termene limită pentru îndeplinirea sarcinilor specifice.

Pregatirea, organizarea si desfasurarea intalnirilor de afaceri

Pentru ca întâlnirea să fie eficientă, este necesar să luăm în considerare cu atenție punctele sale principale: scopul întâlnirii, sarcinile principale, etapele evenimentului. Doar în astfel de condiții poți beneficia de întâlnire.

Din păcate, multe dintre ele sunt realizate doar pentru că este obișnuit în mediul de afaceri. Întâlnirile regulate și întâlnirile de la începutul săptămânii cu conducerea din multe companii au devenit obișnuite și și-au pierdut sensul.

Cu toate acestea, companiile mari care se străduiesc să dezvolte și să câștige cote mari de piață abordează această problemă cu mare scrupulozitate:

se stabilește lista participanților la întâlnire;
agenda sa este dezvoltată pe o perioadă lungă, la care se fac ajustări în timp;
se acordă prioritate obiectivelor strategice, asupra cărora raportează şefii de departament.

Etape și tehnologii ale desfășurării unei întâlniri de afaceri

Fiecare întâlnire are două etape principale: pregătirea și desfășurarea efectivă.

În prima etapă, se determină relevanța evenimentului, se stabilesc scopurile și obiectivele acestuia, se formează o listă de participanți, se întocmesc rapoarte și prezentări în conformitate cu agenda.

La a doua etapă, problemele la care pot participa toți cei prezenți sunt tratate direct conform ordinii de zi existente. De regulă, conducerea companiei este președintele ședinței și dă tonul acesteia, dă dreptul de a vorbi și oprește discuția dacă aceasta depășește sfera unei discuții constructive.

Pe lângă etapele principale, o întâlnire poate include și o etapă de luare a deciziilor dacă implică rezolvarea unei probleme. Acest lucru se poate întâmpla prin discuție sau vot.

Exemplu de plan de întâlnire de afaceri

Cu un plan detaliat de întâlnire în mână, poți ști cu încredere că va fi eficient.

Un astfel de plan poate include:

discurs de bun venit din partea managerului - însumarea rezultatelor pentru un anumit timp (trimestru, lună, săptămână);
acoperirea problemei, justificarea relevanței acesteia pentru companie;
organizarea unei sesiuni de brainstorming pentru a o rezolva;
evaluarea tuturor opțiunilor disponibile;
acumularea de opțiuni pentru rezolvarea problemei;
votul sau altă opțiune de luare a deciziilor privind utilizarea unor instrumente specifice pentru rezolvarea problemei;
determinarea limitelor de rezolvare a problemei: termene limită, persoane responsabile, metode.

În timpul întâlnirii, este important să consemnați punctele sale principale pentru a putea reveni la o anumită problemă și a o analiza mai detaliat.

Întâlniri de afaceri la expoziții și congrese ale Expocentrului

Unul dintre mijloacele eficiente de promovare a produselor este organizarea de întâlniri de afaceri în cadrul expozițiilor și congreselor desfășurate la Targul Expocentre. Întâlnirile de afaceri cu acest format sunt oarecum diferite de altele. Dacă echipa de management a unei întreprinderi se adună la o întâlnire regulată, atunci în timpul expoziției orice producător are o oportunitate unică de a rezolva cuprinzător problemele întreprinderii și de a invita toți furnizorii și distribuitorii de produse.

Sălile special echipate pentru întâlniri de afaceri și sălile de congrese ale Târgului Expocentre sunt proiectate pentru un număr diferit de persoane. Prin urmare, nu există probleme cu găzduirea tuturor participanților. Folosind sistemul MatchMaking, puteți conveni în prealabil ora întâlnirii. Tehnologia de prezentare va face întâlnirea mai plină de evenimente și mai completă.

Cât de des ai stat la întâlniri care au durat peste 2 ore, încercând să rezolvi toate problemele din lume în același timp? Când oamenii, înroșiți de căldură, pierzând controlul de sine din cauza oboselii, încep să încerce să strige unul peste altul în încercarea de a găsi soluția potrivită? Când fiecare întâlnire se termină în nimic și toți participanții își jură că nu se vor mai aduna niciodată pentru aceste întâlniri fără sens?

Articolul original: tvoyplan.com/2013/04/28/effective-meeting-rules

Ce face o întâlnire eficientă?

Dacă aplicați logica populară de calculare a rentabilității investiției (ROI, return on investment) pentru a evalua eficacitatea întâlnirilor, veți obține ceva de genul acesta:

Eficacitatea întâlnirii = valoarea deciziilor luate / (ora întâlnirii * numărul de participanți * salariul mediu al participantului)

Evident, prin creșterea valorii deciziilor luate (numărător) și reducerea timpului de întâlnire și a numărului de participanți, precum și încercând să minimizezi timpul persoanelor bine plătite (numitorul), poți maximiza rentabilitatea acesteia. În ciuda faptului că încercând să optimizați fiecare dintre acești parametri, veți obține deja un succes considerabil, există o relație între ei și echilibrarea cu pricepere a acestora este o sarcină dificilă pe care nu mulți manageri o reușesc.

Prin urmare, o întâlnire este un lucru destul de costisitor, ceea ce i-a câștigat pe bună dreptate frică și ură în rândul lucrătorilor de birou. Aceleași emoții se aplică și organizatorilor acestor întâlniri, inclusiv dumneavoastră. Dacă vrei să câștigi respectul echipei tale, trebuie să poți desfășura întâlniri eficiente.

Acest articol este dedicat pentru a vă învăța cum să profitați la maximum de întâlniri, minimizând în același timp timpul și costul emoțional al participanților.

Pregătirea pentru întâlnire

Este cu adevărat necesară o întâlnire?

„Întâlnirile sunt un simptom al proastei organizări. Cu cât sunt mai puține întâlniri, cu atât mai bine.” - Peter Drucker, liderul eficient.

Rentabilitatea investiției unei întâlniri este adesea mai mică decât un apel, mesaje text sau mesagerie instantanee. O întâlnire este necesară doar în acele cazuri rare când alte metode de comunicare vor fi mai puțin eficiente. De obicei, trebuie îndeplinite mai multe dintre următoarele condiții:

Complexitate. Subiectul discutat este atât de complex încât participanții trebuie să se uite împreună la materialele vizuale pentru a rămâne în fluxul discuției. De exemplu, se discută arhitectura entităților de baze de date sau procesul de afaceri complex de verificare a unei cereri de împrumut.
Urgenţă. Subiectul la îndemână este atât de urgent încât elaborarea unui plan de acțiune pe această temă prin e-mail ar consuma mult timp.
Importanţă. Subiectul discutat este atât de important încât importanța sa depășește orice posibil timp petrecut de membrii grupului la întâlnire.

În alte cazuri, puteți refuza în siguranță să organizați o întâlnire.

Nu este nevoie să convocați întâlniri pentru un motiv greșit. Daca tu:

doresc să transfere responsabilitatea pentru problemă către grup,
caută ascultători pentru ideile tale sau
doresc să întărească echipa,

apoi caută alte moduri de a comunica.

Stabiliți un obiectiv și o agendă clare

Ca orice alt demers, fără un scop clar, o întâlnire este sortită eșecului.

Scopul oricărei întâlniri este un plan de acțiune. Nu „discută posibilitățile”, nu „rezolva problema”, ci „instruiește cutare și așa să facă așa și așa până la o dată”. Orice altă stabilire a obiectivelor poate avea ca rezultat ca întâlnirea să nu aibă niciun impact.

Prin urmare, atunci când programați o întâlnire, enumerați în mod clar participanților un plan de acțiune pentru a rezolva problema sau problemele pe care doriți să le primiți și trimiteți-le agenda rezultată. O agendă scrisă va permite oamenilor să se asigure că nu pierd timpul în discuții inutile și că problemele discutate sunt relevante pentru domeniul lor de interes.

În cazul în care nu este suficient timp pentru întâlnire, problemele de pe ordinea de zi trebuie sortate în ordine descrescătoare a importanței (așa vei avea timp să discutăm cele mai importante lucruri) sau prin creșterea complexității (așa vei avea timp să acoperă cât mai multe probleme).

Nu invitați participanți inutile

Fiecare persoană dintr-o întâlnire va pierde în mod inevitabil timpul tuturor vorbind și punând întrebări, fie din interes real pentru problemă, fie pur și simplu pentru a-și justifica prezența. Mai mult, probabilitatea ca o persoană suplimentară să știe ceva ce alții nu știu scade pe măsură ce numărul participanților crește. Adică, pe lângă creșterea evidentă a timpului de grup, creșterea numărului de participanți reduce eficacitatea discuției.

Are cunoștințe excepționale despre subiect pe care alți participanți la întâlnire nu le au?
Subiectul discutat îi afectează interesele? Interesele lui coincid cu interesele oricărui alt participant?
Este această persoană pregătită pentru o discuție constructivă?
Ar fi suficient să informezi această persoană despre rezultatul întâlnirii?

Ținând o întâlnire

Organizatorul întâlnirii, adică dumneavoastră, este responsabil pentru asigurarea faptului că obiectivele sale sunt atinse. Trebuie să vă:

asigurați respectarea tuturor regulilor de discuție descrise mai jos
întrerupe pe cei care le încalcă
rezuma decizia grupului
monitorizează agenda și stabilește când grupul trece la următorul subiect

Deci, 7 reguli pentru desfășurarea unor întâlniri eficiente:

Sfârșitul ședinței

La sfârșitul întâlnirii, reveniți la scopul acesteia - elaborarea unui plan de acțiune (denumit în continuare proces-verbal de întâlnire). Acest protocol ar trebui:

există nu oral, ci în formă scrisă
nu permiteți interpretări diferite
să fie scris într-o limbă care va fi de înțeles chiar și două luni mai târziu
Pentru fiecare articol, conține persoana responsabilă de execuție și termenul limită

Trimiteți (dvs. sau secretarul ședinței) procesele-verbale tuturor participanților și celor responsabili - acesta este un alt pas către asigurarea faptului că tot ceea ce s-a spus va fi îndeplinit.

Una dintre îndatoririle sacre ale secretarului este pregătirea ședințelor, conferințelor și sesiunilor inițiate de manageri de la diferite niveluri. În cele mai multe cazuri, secretarul ține și procesele verbale ale unor astfel de evenimente. În acest articol vă vom spune cum să faceți aceste procese mai eficiente.

Pentru a începe să vorbim despre protocol, primul pas este să vorbim despre pregătirea întâlnirii. Înainte de un astfel de eveniment, este important să vă gândiți la ordinea de zi, să determinați componența participanților și să vă familiarizați cu rapoartele tuturor vorbitorilor și alte materiale. Toate acestea vor necesita efort suplimentar, dar ca urmare, menținerea protocolului va fi mult mai ușoară.

CUM SĂ ECONOMISI TIMP?

Potrivit diverselor studii, între 10 și 50% din timpul de lucru al șefului organizației și al altor angajați poate fi cheltuit pe întâlniri. Pentru a reduce costurile de timp, inițiatorii, organizatorii și participanții la întâlniri trebuie să rețină următoarele reguli:

Discutați la întâlnire numai problemele care nu pot fi rezolvate la locul de muncă.

Limitați numărul de participanți la întâlniri. Este direct proporțională cu durata evenimentului. Dacă durata unei întâlniri cu 5 angajați este de 1 oră, atunci cu un număr de participanți de 10 sau mai mult, cel mai probabil va dura 2 ore sau mai mult.

Pregătiți în avans materiale informative pentru întâlnire. Calculele, rapoartele analitice, tabele, grafice, rapoarte, materiale foto și video, prezentări, mostre de produse, opiniile experților trebuie să fie furnizate de specialiști de specialitate. Dar secretarul ședinței este responsabil pentru verificarea pregătirii materialelor. Prin urmare, cu o zi sau două înainte de eveniment ar trebui să:

a) cu ajutorul persoanelor responsabile care vor face prezentări, alcătuiește o listă cu toate materialele informative;

b) să primească materiale în formă electronică de la persoanele responsabile (de exemplu, prezentări, note explicative etc.);

c) primesc rezumate tipărite și texte ale rapoartelor de la persoanele responsabile.

Pentru fiecare problemă, numiți un angajat responsabil, chiar și atunci când un grup de persoane trebuie să îndeplinească misiunea.

Nu pierde timpul expunând vinovații. Amintiți-vă că scopul principal al fiecărei întâlniri este de a discuta agenda și de a lua decizii cu privire la aceasta.

AGENDE

Aceasta este o listă de probleme care sunt planificate să fie discutate la întâlnire. Acestea sunt stabilite de către președintele ședinței. Cu toate acestea, secretarul poate participa și el la acest proces.

Utilizați următoarele îndrumări atunci când vă dezvoltați agenda:

Împărțiți subiectele întâlnirii care sunt prea ample în mai multe subteme. Dacă este necesar, persoanele responsabile pot organiza întâlniri pregătitoare pentru fiecare subtemă.

De exemplu, o întâlnire programată pentru sfârșitul lunii pe tema „Cu privire la implementarea indicatorilor planificați de către principalele magazine de producție” ar trebui să fie precedată de o serie de mici întâlniri în magazine: „Cu privire la implementarea planului de către turnătorie”, „Cu privire la implementarea planului de către atelierul de achiziții”, „Cu privire la implementarea planului de către atelierul de mașini”, „Cu privire la implementarea planului de către atelierul de asamblare.” Sau o întâlnire pe tema „Despre implementarea unui sistem ERP într-o întreprindere” ar trebui precedată de mai multe întâlniri: „Despre problemele implementării unui sistem ERP în producție”, „Cu privire la asigurarea comunicării între sistemul ERP și 1C în contabilitate. ”, „Cu privire la suportul tehnic al sistemului ERP și transferul de date”, etc.

Plasați pe agendă probleme de egală importanță, unite printr-o temă comună.. De exemplu, asigurarea transportului, procedura de livrare la depozit, expedierea și scoaterea produselor finite de pe teritoriul întreprinderii.

O gamă mai largă de probleme interdependente poate fi, de asemenea, pusă pe ordinea de zi. De exemplu, acestea pot include:

Achiziționarea unei noi linii de producție;

Pregătirea tehnologică a producției;

Efectuarea de modificări în proiectarea și documentația tehnologică în legătură cu achiziția de noi echipamente;

Modernizarea clădirilor de producție și dezvoltarea racordurilor la mașini;

Suport logistic pentru productie.

În același timp, reconstrucția punctului de control al fabricii sau organizarea plăților electronice pentru permisele în cantina fabricii nu merită în mod clar să fie discutată la această întâlnire.

Este clar că secretarul nu poate influența întotdeauna conținutul agendei. Întâlnirea este convocată de lider, care evidențiază și gama de probleme. Și dacă managerul include pe ordinea de zi a unei întâlniri achiziționarea unei noi linii de producție pentru producția de turnare și organizarea unei zile de curățare de primăvară pentru a curăța teritoriul, atunci s-ar putea să nu fie posibil să-l convingă. Dar, din partea dvs., puteți propune să aduceți discuția despre organizarea unei curățări la o altă întâlnire, de exemplu, combinând-o cu problema pictării fațadei unei clădiri sau organizarea de sărbători cu ocazia zilei de naștere a organizației.

Întocmește o agendă numai din acele probleme care sunt de competența și aria de responsabilitate a participanților la întâlnire. De exemplu, va fi inutil să discutăm problemele de aprovizionare în absența șefului serviciului de aprovizionare.
Limitați numărul de subiecte și puncte de pe ordinea de zi. Ar trebui să existe cât mai multe dintre ele care pot fi discutate și rezolvate în mod eficient în perioada de timp alocată. De exemplu, în 1 oră de întâlnire, puteți discuta de la 1 la 5 probleme, în funcție de amploarea subiectelor discutate și de calitatea pregătirii întâlnirii.
Includeți pe ordinea de zi un raport privind sarcinile și instrucțiunile date la ultima întâlnire, dacă întâlnirile sunt unite printr-o temă comună și componența participanților. Fiți pregătiți pentru faptul că, chiar dacă nu există un astfel de punct pe ordinea de zi, președintele îl poate introduce cu autoritatea sa. Prin urmare, este mai bine să tipăriți lista de instrucțiuni în avans - președintele, persoana responsabilă și secretarul ar trebui să o aibă.

ÎNTÂLNIREA PARTICIPANȚILOR

Cerințe generale pentru participanții la eveniment:

Competență și interes pentru problemele de pe ordinea de zi;

O poziție suficient de înaltă pentru a lua decizii și a oferi instrucțiuni subordonaților pe baza rezultatelor întâlnirii.

Compoziția participanților se poate modifica în timpul evenimentului. Dacă agenda include subiecte care afectează toți participanții la întâlnire și probleme care se aplică doar unora dintre ei, atunci problemele generale ar trebui discutate mai întâi. La sfârșitul acestei părți a întâlnirii, angajații care nu sunt implicați în discuții ulterioare pot fi eliberați.

Cum să anunți pe toată lumea

Informați toți participanții la întâlnire despre data, ora, locația, tema evenimentului.

Puteți raporta o întâlnire folosind un apel telefonic, un mesaj SMS, un e-mail (cu notificare de livrare și citire) sau o vizită personală.

Dacă unul dintre participanți lipsește de la locul de muncă din diverse motive (concediu anual, invaliditate temporară, călătorie de afaceri etc.), este necesar să se afle motivul absenței și să se reamintească angajatului care îl înlocuiește pe absent conform prevederilor schema de inlocuire pe care trebuie sa fie prezent la sedinta.

De asemenea, poate fi util să introduceți o solicitare pop-up în calendarul computerului dvs., cum ar fi „amintiți-vă adjunctului să participe la întâlnire”.

Informațiile despre cine este anunțat despre întâlnire și când pot fi introduse într-un tabel (Exemplul 1).

EXEMPLUL 1

Notificarea participanților la întâlnire

Întâlnirea va avea loc în data de 24 iunie 2017 la ora 11:00 în biroul directorului de achiziții.

Subiect: Încheierea contractelor cu furnizorii pentru a doua jumătate a anului 2017.

Aranjarea locurilor pentru participanții la întâlnire

Asigurați-vă că pregătiți un plan de locuri pentru participanții la întâlnire dacă vor fi prezenți următoarele:

Înalți funcționari (oraș, regiune, teritoriu, republică, federație);

Proprietari de corporații și holdinguri transnaționale etc.;

Reprezentanți ai organizațiilor partenere.

Dacă este posibil, secretarului i se atribuie un loc la o masă separată de lângă masa președintelui (Exemplul 2).

Exemplul 2

Schema de locuri

Cărți de nume

Pe mesele vizate de locurile corespunzătoare, este necesar să plasați carduri cu numele cu poziția și (sau) numele complet. fiecare participant. Cea mai simplă opțiune este o foaie de hârtie pliată într-o „casă” (Fig. 1)

Orez. 1. Cartea de vizită pentru participantul la întâlnire

Ecusoane

În cazuri deosebit de critice, este necesar să pregătiți insigne (carduri de sân), pe care ar trebui să indicați:

Numele complet participanți;

Pozițiile lor;

Numele organizației pe care o reprezintă fiecare participant;

Localitatea în care se află organizația specificată.

Insigna poate include, de asemenea:

Logo-ul organizației pe care o reprezintă participantul;

Sigla (emblema) evenimentului (întâlniri, conferințe etc.).

Puteți folosi insigne cu șnur sau ac de haine. Ele sunt vândute în magazine de papetărie și articole de birou.

Puteți să creați singur inserții cu text, apoi să le imprimați pe o imprimantă, să le tăiați cu foarfecele și să le puneți în insigne (Fig. 2).

Orez. 2. Inserție de insignă proiectată în interior

Dacă au fost alocate fonduri suficiente pentru pregătire, cardurile de inserție pot fi comandate de la o organizație care oferă servicii de imprimare. Și pentru întâlnirile interne regulate, insignele nu vor fi deloc necesare.

DURATA ȘEDUNII

Diferite tipuri de întâlniri au durate diferite de timp. De exemplu, o întâlnire de planificare de dimineață poate dura aproximativ o jumătate de oră, dar o întâlnire interregională pe o anumită problemă poate dura întreaga zi.

Durata întâlnirii ar trebui să fie planificată în avans. Toți participanții trebuie să cunoască ora de începere și de sfârșit a evenimentului. Acest lucru vă va ajuta să lucrați rapid și eficient, astfel încât să nu fiți nevoit să rămâneți târziu.

Pauze

Dacă durata întâlnirii depășește o oră astronomică (60 de minute), atunci este necesar să se facă pauze după fiecare oră academică (45 de minute).

La evenimente deosebit de lungi, pot fi prevăzute pauze în care participanților li se oferă gustări (sandvișuri, fructe, dulciuri) și băuturi (ceai, cafea, sucuri, apă minerală etc.).

Când nivelul întâlnirii este scăzut, iar lângă camera în care are loc întâlnirea, există un frigider, un aparat de cafea și vesela de unică folosință pentru vizitatorii biroului, atunci participanții la întâlnire își vor putea turna ei înșiși cafea, ceai sau apă.

Sticlele de apă și pahare pot fi așezate în avans pe mesele la care stau participanții la întâlnire - apoi își pot potoli setea nu numai în timpul unei pauze, ci în orice moment. Este mai bine să nu puneți mâncare pe mese. Va fi incomod dacă unul dintre participanți scăpa un sandviș pe hârtii de afaceri sau vărsă cafea.

Este mai bine să puneți masa cu gustări și băuturi într-o cameră separată. Acest lucru este de obicei făcut de secretar, dar numai dacă nu ia minute. Atunci când secretarul nu poate părăsi sala în timpul unei întâlniri, un alt angajat desemnat ca responsabil pentru aceasta trebuie să organizeze o pauză. Sau, alternativ, secretara pregătește totul pentru pauzele de cafea înainte de începerea ședinței. De regulă, este imposibil să faci fără asistenți la întâlnirile extinse.

Interval de timp

Durata evenimentului trebuie reglementată. Președintele ședinței monitorizează respectarea acestei reguli.

Când vă planificați întâlnirea, asigurați-vă că luați în considerare timpul necesar fiecărui vorbitor pentru a vorbi și fiecare problemă de discutat.

Verificați cu președintele regulile pentru fiecare discurs.

Programează pauze dacă este necesar.

Adunați toate perioadele de timp de pe calculator și adăugați la suma rezultată

Președintele ar trebui să fie informat cu privire la cât timp poate dura ședința. Dacă este de acord cu această cifră, regulamentul trebuie adus la cunoștința tuturor participanților, dacă nu, ajustările vor trebui făcute și raportate din nou președintelui.

După acord, agenda cu restricții de timp este trimisă tuturor participanților la întâlnire (Exemplul 3).

EXEMPLUL 3

Ordinea de zi cu limite de timp

PROCES-VERBAL ȘEDINȚILOR: 5 PASI DE BAZĂ

Protocol documentează atât activitățile organelor colegiale permanente (comisii, comitete, consilii etc.) cât și ale organelor colegiale temporare - diverse întâlniri, conferințe, seminarii și conferințe.

Se disting următoarele tipuri de protocoale:

. Scurt protocol- un document în care este consemnat numele complet. și pozițiile participanților la întâlnire, tema sa, principalele probleme, rezumatul rapoartelor, deciziile luate, lista sarcinilor pentru fiecare persoană responsabilă. Astfel de procese-verbale sunt de obicei păstrate la ședințele operaționale.

. Protocol complet, pe lângă toate cele de mai sus, include înregistrări detaliate ale tuturor discursurilor, opiniilor, amendamentelor și altor nuanțe ale discuției. Acest document vă permite să restaurați o imagine detaliată a întâlnirii.

Forma de întocmire a procesului-verbal este aleasă de către președintele de ședință sau șeful întreprinderii.

Textele discursurilor și alte materiale pregătite pentru ședință sunt pregătite sub formă de anexe. Acestea trebuie să fie menționate în textul protocolului.

Secretarul este responsabil de cât de corect și complet este înregistrat evoluția întâlnirii. Această responsabilitate nu poate fi subestimată, întrucât protocolul este singurul document care reflectă toate discursurile, discuțiile, comentariile și deciziile luate care trebuie executate. În timpul întâlnirii, participanții pot să nu audă ceva sau să aibă timp să-l noteze. Acest lucru va fi ușor de restabilit prin referire la protocol.

Pasul 1: pregătirea locului de muncă

Pentru a face mai ușor să luați minute înainte de începerea întâlnirii:

. Alege-ți locul în hol unde va avea loc evenimentul. Ar trebui să fie vizibil pentru toți participanții în persoană, discursurile președintelui, ale vorbitorilor și „replicile din sală” ar trebui să fie clar audibile (vezi graficul de locuri din Exemplul 2).

. Puneți pe birou o listă de participanți la întâlnire, indicând numele lor complet. și poziții, precum și o diagramă de locuri. Înainte de a începe întâlnirea, ar fi o idee bună să studiați cu atenție cine stă unde, apoi să priviți diagrama după cum este necesar.

. Aprovizionați-vă cu rechizite de birou. Luați cu dvs. 2-3 pixuri, 2 creioane, 2 radiere.

. Verificați dacă echipamentele de birou și alte dispozitive funcționează: ceas, reportofon, cameră video (dacă este disponibil). Nu uitați de cablul de alimentare și de bateriile de rezervă sau de bateriile reîncărcabile.

Înainte de întâlnire, reîmprospătați-vă memoria cu privire la punctele principale ale tuturor rapoartelor.

Pasul 2: Înregistrați progresul întâlnirii

Pe lângă materialele pregătite pentru ședință (texte ale rapoartelor, discursuri, referințe, proiecte de hotărâri, ordinea de zi, liste de participanți etc.), procesele-verbale sunt întocmite pe baza de înregistrări sonore, înregistrări video, stenograme sau scrise de mână brute. notițe care se păstrează în timpul ședinței.

Cum să păstrezi notele brute?

1. Pregătiți foile pentru proiectul de protocol- numărul lor depinde de mărimea agendei. Pe prima foaie scrieți data întâlnirii, subiectul acesteia, numărul procesului-verbal, lista participanților, ordinea de zi (Exemplul 4).

EXEMPLUL 4

Proiect de proces-verbal al ședinței. Foaia nr. 1

Scrieți întrebările aduse în discuție pe coli albe de hârtie separate, lăsând suficient spațiu pentru note:

Foaia nr. 2: „Cu privire la stadiul lucrărilor la încheierea contractelor de furnizare a metalelor neferoase și feroase.” Raport de Prokhorov P.D.;

Foaia nr. 3

Foaia nr. 4: „Cu privire la suportul de transport pentru bunuri.” Raport de Medvedev V.Yu.;

Foaia nr. 5: ... (se completează în timpul ședinței);

Foaia nr. 6: „Cu privire la starea decontărilor în temeiul contractelor încheiate și executate de achiziție de materii prime și bunuri.” Reportaj Fomina K.D.;

Foaia nr. 7: ... (se completează în timpul ședinței);

Foaia nr. 8: „Cu privire la încheierea de acorduri cu Amethyst LLC privind furnizarea de oțel și aliaje către ESPZ OJSC.” Sugestii de la Telegin I.I.;

Foaia nr. 9: ... (se completează în timpul ședinței).

2. Verificați dacă toți participanții la întâlnire sunt prezenți. Trimiteți-i cu un creion pe cei absenți din proiectul de protocol - poate că au întârziat. Aflați motivele absențelor și întârzierilor după întâlnire.

Înregistrați ora de sosire a celor care întârzie direct în textul protocolului între paranteze:

În acest caz, se va ști exact cine dintre cei prezenți și ce anume le-a ratat în timpul întâlnirii.

3. Completați elementul „ASCULTAT”.. Pe prima foaie a proiectului și pe foile cu titlurile corespunzătoare ale rapoartelor, înregistrați-vă în mod constant numele complet. și pozițiile vorbitorilor, subiectele discursurilor și rezumatul acestora. Trebuie doar să înregistrați informații de bază: date, numere, fapte. Ulterior, comparați notele cu textele de discurs furnizate (teză). Dacă găsiți discrepanțe, anunțați președintele ședinței.

4. Introduceți elementul „PERFORMED”(dacă este necesar). Acest articol este completat atunci când progresul vorbitorilor este întrerupt de comentariile, întrebările și obiecțiile altor participanți. In plin protocol Fiecare astfel de remarcă ar trebui înregistrată imediat, mai ales dacă este însoțită de fraza: „Vă rugăm să o introduceți în protocol.” De exemplu:

Cert este că orice declarație poate schimba cursul întâlnirii, iar ulterior poate fi necesar să evidențiem momentul în care și de ce s-a întâmplat acest lucru.

Într-un scurt protocol

O supraabundență de întâlniri este rezultatul planificării ineficiente de către companii a muncii lor și al managementului birocratic. Nu în ultimul rând, acestea sunt realizate pentru că le permit managerilor să se simtă importanți. Exemplul fostului CEO al Yahoo! Marissa Mayer, care ținea până la 70 de întâlniri pe săptămână și întârzia regulat la ei, ținând angajații să aștepte. Întâlnirile lungi nu au salvat Yahoo! de la preluarea sa de către Verizon Communications în mai 2017.

În multe alte companii, întâlnirile sunt pur și simplu un tribut necugetat adus tradiției. Cercetătorii de la compania internațională de consultanță Bain & Company au descoperit că una dintre cele mai comune descrieri ale scopului adunărilor generale în calendarele electronice este „doar pentru că”. Acest fapt indică una dintre principalele probleme ale întâlnirilor - lipsa pregătirii adecvate pentru acestea: 63% dintre întâlniri nu au o agendă pre-planificată. Drept urmare, mai mult de jumătate din timpul întâlnirilor de lucru se dovedește a fi dedicat nu unor chestiuni presante, ci unor discuții goale - discutând despre știri și evenimente sportive, repovestind glume. Și în timp ce zeci de cărți sunt dedicate negocierii corecte, nu este obișnuit să se învețe cum să se desfășoare în mod corespunzător întâlnirile de planificare: se crede că managerii știu deja cum să facă acest lucru.

Întâlniri în cifre

La 300 de mii de ore pe an angajații marilor companii cheltuiesc pe întâlniri

2-3 adunări în masă condus pe săptămână de către directorul mediu

37 de miliarde de dolari pierde afaceri din SUA din cauza întâlnirilor neproductive

31 de ore pe lună angajatul cheltuiește pe conversații neproductive cu superiorii

10-18 minute omul obişnuit poate percepe informaţia auditiv

Sursa: ThinkGrowth.org

Nu prost, ci două pizza

Frustrarea față de eficiența întâlnirilor determină conducerea multor companii să limiteze întâlnirile atât în timp, cât și în numărul de participanți. Gary Vaynerchuk, investitor și consultant pentru companii precum Uber, Snapchat, Facebook, Twitter, Tumblr, limitează întâlnirile la 15, sau mai bine zis, trei până la cinci minute: „Dacă ai o întâlnire de 30 de minute, vei petrece o mulțime de Am încercat să discutăm despre Super Bowl-ul de fotbal american care a avut loc aseară cu o cană de cafea.” Și dacă aceeași întâlnire este limitată la 15 minute, toată lumea nu are timp să fie distrasă de discuții.

Cercetătorii de la Bain and Company citează exemplul unei mari companii industriale care a reușit să economisească echivalentul a 200 de salarii medii ale angajaților prin reducerea duratei întâlnirilor de la 60 la 30 de minute și limitarea numărului maxim de participanți la șapte. Economiile au fost realizate datorită faptului că angajații au început să facă mai multe, iar compania nu a fost nevoită să angajeze oameni noi.

Limitarea numărului de participanți la întâlniri este o măsură la care recurg adesea atât companiile străine, cât și cele rusești. CEO-ul Amazon Jeff Bezos aplică „regula a două pizza”: ar trebui să existe destui participanți la orice întâlnire încât să poată fi tratați cu doar două pizza, adică mai puțin de opt persoane, conform lui Bezos. Iar cofondatorul agregatorului de propuneri de agenții de turism Kayak, Paul English, este complet convins că nu sunt necesare mai mult de trei persoane pentru a lua orice decizie adecvată.

„Formatul întâlnirii este una dintre cele mai ineficiente modalități de a folosi timpul de lucru: nu implică, nu activează și nici nu implică fiecare participant”, spune Roman Tyshkovsky, managerul filialei din Moscova a companiei de consultanță Odgers Berndtson. — Am redus numărul de adunări în masă la minimum. Ceva trebuie decis prin vot - facem acest lucru prin intermediul unui mesager corporativ. Trebuie să venim cu ceva - ne adunăm ca un grup de proiect, doi sau trei dintre noi, implicându-i doar pe cei care au nevoie cu adevărat să rezolve această problemă și nu luăm timp de la un grup mare de oameni neimplicați.”

Foto: Alexander Kolbasov / TASS

Un alt principiu adesea folosit pentru limitarea numărului de participanți la întâlnirile de planificare este „regula cu două picioare”: la fiecare întâlnire ar trebui să participe fie cei care le-au organizat, punând în discuție o problemă care îi privește, fie cei care pot culege. informații utile personal acolo. Nu există întâlniri de planificare generală în care întreaga echipă să-și părăsească locurile de muncă și să intre într-o sală de ședințe, pretinzând interes. Pionierul aplicării acestei reguli în urmă cu 30 de ani a fost compania americană de inginerie Semco, care furnizează sisteme electronice Pentagonului. Liderii săi au făcut ca toate întâlnirile să fie libere să participe: dacă ești interesat, vino, dacă ai omis informațiile necesare, ești un prost.

Unele companii încearcă să abordeze întâlnirile de planificare mai degrabă din punct de vedere al sensului, decât al timpului sau al numărului de participanți. De exemplu, la Intel este interzis să ținem întâlniri de planificare decât dacă un obiectiv clar este formulat în prealabil, iar la Lenovo chiar și angajații obișnuiți au dreptul să oprească întâlnirea dacă participanții încep să sară de la subiect la subiect. Ken Norton, partener la Google Ventures, sfătuiește fiecare companie să elimine o dată pentru totdeauna întâlnirile săptămânale de planificare: orice întâlnire ar trebui să fie organizată dintr-un motiv anume și nu pentru conversații „ce cum” cu angajații.

În cele din urmă, există companii care încearcă să schimbe însuși formatul întâlnirilor de planificare. De exemplu, de la începutul anilor 2010, mulți antreprenori renumiți din domeniul tehnologiei din SUA (printre care fondatorul Facebook Mark Zuckerberg și fondatorul Twitter Jack Dorsey) preferă să țină întâlniri în picioare sau chiar pe jos, așa cum a făcut cândva filozoful Platon cu studenții săi. Există adevăr în picioare: psihologii de la Universitatea Washington din St. Louis au descoperit că întâlnirile permanente sunt mult mai eficiente decât întâlnirile obișnuite: atunci când oamenii stau în picioare sau merg, generează idei mai fructuoase și sunt mai înclinați să se simtă ca o echipă unificată, și cel mai important, astfel de întâlniri se termină mai repede.

Comunicare impersonală

Și sunt necesare întâlniri în lumea mesageriei instantanee și a planificatorilor electronici de sarcini? „Întâlnirile au fost esențiale în era pre-digitală. Odată cu dezvoltarea internetului și a sistemelor de management al proiectelor, practica întâlnirilor a devenit o povară pentru afacerile moderne, deoarece orice întâlnire ia cel mai valoros lucru - timpul”, spune Alexander Pershikov, președintele Consiliului de Administrație al Key Group. fond de investitii.

Mijloacele moderne de comunicare fac posibilă eliminarea aproape completă a întâlnirilor personale. „În 2017, am abandonat complet întâlnirile, chiar am eliminat întâlnirile săptămânale de planificare”, spune Evgeny Lvov, CEO al agregatorului de taxi Vezet. „Am simțit că a fost o pierdere de timp.” În primul rând, nu este nevoie să discutăm aceste probleme în acest moment. De exemplu, unele probleme tehnice neurgente nu trebuie rezolvate marți la ora 10:00, luând oamenii departe de serviciu.” Nu toată agenda este necesară sau interesează toți cei prezenți: întrucât compania este o companie de tehnologie, majoritatea problemelor se referă la procese tehnice, care sunt complet neimportante pentru o parte din management.

„Vezet” a înlocuit întâlnirile personale cu teleconferințe, la care participă doar cei implicați într-o anumită problemă. Drept urmare, fiecare angajat petrece cu trei până la patru ore mai puțin pe săptămână discutând despre cifra de afaceri, a calculat Evgeniy Lvov.

Serviciile online și programele speciale oferă o varietate de oportunități. „Obișnuiam să ținem un număr mare de întâlniri – pe departamente, cu manageri, anuale, trimestriale”, își amintește Alexey Bannikov, directorul general al lanțului de magazine de echipamente digitale Fotosklad.ru. „Multe dintre ele au durat trei sau patru ore.” Dar în urmă cu câțiva ani, Bannikov a ajuns la concluzia că această practică este defectuoasă: deciziile sunt, desigur, luate, dar se petrece o cantitate ofensator de mare de timp pregătind întâlniri și vorbind direct.

Antreprenorul a rezolvat problema într-un mod radical: compania a interzis complet întâlnirile offline și a trecut la raportarea pe un portal corporativ realizat pe platforma online Bitrix. Tot acolo au loc întâlniri video și vocale, precum și discuții sub formă de conferințe și chat-uri online. Procesul de obișnuire cu noua schemă de lucru a durat câteva luni. „În final, acest lucru dă rezultate mult mai bune: toate sarcinile sunt clar formulate, toată lumea comentează meritele. În sala comună de conferințe, toată lumea stătea tăcută cu blocnotes, iar acum angajații discută activ problemele de la locul lor de muncă. Se pare că acest lucru este mai convenabil atât pentru angajat, cât și pentru manager.”

De asemenea, compania Mango Telecom se străduiește să mute comunicarea cu angajații către mesagerie instantanee. „Textul este o comunicare fundamental diferită. Oamenii în direct pot cânta timp de 10 minute și nu spun nimic. Este mai dificil să faci acest lucru în text, astfel încât discuția devine mai specifică, de fond și de înaltă calitate. În plus, este aproape lipsită de emoții inutile care apar adesea la întâlnirile de afaceri”, spune Andrey Kozlovsky, șeful departamentului de marketing la Mango Telecom.

Video: RBC

Companiile cu o parte semnificativă a angajaților lor care lucrează de la distanță sunt, într-un fel, condamnate să organizeze întâlniri de planificare online. Mulți dintre ei, de exemplu, folosesc plăci Trello (un sistem de management de proiect online) sau servicii similare. „Fiecare angajat al departamentului are propriul „board”, în care toate sarcinile pentru ziua, săptămână, lună sunt clar planificate”, descrie Maxim Sundalov, șeful școlii online Englishdom. — Orice angajat poate să viziteze „virtual” un coleg și să vadă ce face în acest moment. Este foarte convenabil pentru control și colaborare.” În fiecare card Trello, managerii descriu pas cu pas cursul acțiunii cu responsabilități și termene limită, iar angajații pur și simplu trage părțile necesare ale sarcinii în profilurile lor și se pun la treabă. Toate sarcinile și rapoartele sunt mai întâi colectate de la șefii de departament, apoi transferate șefilor de departament și apoi directorului general. Sarcinile, știrile și orice informații de la conducere sunt coborâte în ordine inversă. „Nu există nicio opțiune aici pe drum de a lua cafea pentru a trece la un coleg și a-i pune o problemă neașteptată. Și nu există nicio posibilitate de a vă uita sau de a vă pierde sarcina: urme electronice rămân din orice”, spune Sundalov.

Există o altă cale de ieșire. În 2013, programatorii de la Massachusetts Institute of Technology au demonstrat că algoritmii de computer, analizând expresiile schimbate între participanții la întâlnire, pot înțelege dacă se ia o decizie importantă în acest moment sau doar o discuție obișnuită. Este posibil ca cea mai bună modalitate de a opri discuțiile fără rost să fie să încredințezi organizarea întâlnirilor unor roboți. Prototipurile unor astfel de soluții sunt deja în curs de dezvoltare.

Cum să conduci o întâlnire bună

(Sfaturi de la Ken Norton, partener Google Ventures)

1. Reuniți-vă pentru a rezolva o anumită problemă. Uitați de întâlnirile săptămânale de planificare: puteți distribui sarcini și colecta rapoarte despre implementarea lor fără adunări generale. Doar problemele cu adevărat importante ar trebui aduse la întâlniri.

2. Fiecare întâlnire ar trebui să aibă o „gazdă”. Participanții trebuie să fie adunați de un manager specific care stabilește ordinea de zi a întâlnirii și este responsabil pentru rezultate.

3. Întâlnirea nu trebuie să dureze mai mult de 30 de minute. Utilizați un cronometru: dacă discuția depășește limitele propuse, opriți întâlnirea.

4. Sunați doar pe cei de care aveți nevoie. Participanții la întâlnire ar trebui să fie doar cei care sunt implicați în problema specifică. Numărul optim de participanți nu este mai mare de cinci.

5. Urmați planul scris. Stabiliți o agendă de întâlnire în avans și respectați-o, indiferent de ce se întâmplă.

6. Nu vă fie teamă să intensificați conversația. O atmosferă calmă și prietenoasă indică uneori că tuturor celor prezenți nu le pasă de problemă.

7. Vino fără gadgeturi. Smartphone-urile și tabletele sunt cea mai bună modalitate prin care angajații se pot ascunde de discuții pretinzând că sunt de afaceri.

Vă rog să-mi spuneți ce prepoziție este corectă să folosesc în propoziția: „Întâlnirea este programată pentru noiembrie / în noiembrie 2019”. Este acceptabil să folosiți ambele prepoziții?

Așa este: programat pentru noiembrie.


	Întrebarea nr. 301610

În articolul despre acordul predicatului cu numeralul, problema acordului cu subiectul, exprimată în % cu 1, fără cuvinte dependente, nu este abordată în niciun fel. De exemplu: - Verificați disponibilitatea: 21% deja rezervat. sau - Verificați disponibilitatea: 21% deja rezervat. Care acord este corect/preferabil în acest caz? Mulţumesc mult.