Процесс формирования управленческого баланса. Выручка (Управленческий учет в торговле). Что такое управленческий баланс

Сталкиваясь с задачей формирования управленческого баланса (в том числе для системы бюджетирования) многие приходят к пониманию, что традиционный формат баланса плохо приспособлен для целей управления.

В статье рассмотрен отработанный подход к формату управленческого баланса, позволяющий органично встроить его в систему управленческого учета, делающий работу с форму простой и эффективной. Кроме того, предлагаемый подход находится в русле последних тенденций развития международных стандартов отчетности.

Зачем нужен управленческий баланс

Наверное, нет смысла объяснять необходимость использования управленческого баланса — напомним лишь основные его задачи.

1. Задача управления активами и обязательствами

• Баланс показывает, куда вложены средства, взятые у поставщиков капитала (акционеров, кредиторов), а также кто ими управляет. Добавив к анализу отчет о прибылях и убытках, можно также оценить эффективность управления и сравнить получаемую отдачу со стоимостью капитала.
• Элементы баланса порождают будущие денежные потоки. Без использования баланса проблематично составить план денежных потоков.

2. Задача прогнозирования финансового состояния . Такая потребность есть как у менеджмента, так и у кредиторов. Кредиторы, особенно в последнее время, очень внимательно следят за финансовым состоянием заемщиков, устанавливая соответствующие ковенанты. Компания, которая способна управлять балансом, в том числе качественно планировать его показатели, имеет гораздо меньше рисков получить проблемы с кредиторами

3. Задача балансировки . Наличие прогнозного баланса позволяет использовать в бюджетной системе двойную запись, которая дает гарантию, что бюджет сбалансирован и ничего не потерялось. Например, если планируемая оплата меньше закупки, в балансе появится обязательство — кредиторская задолженность.

Что требуется от формата управленческого баланса

Формат баланса должен позволять эффективно решать стоящие перед ним задачи. Если последние две задачи не предъявляют значимых требований к формату, для эффективного решения первой структура баланса должна отвечать следующим требованиям.

1. Прозрачная связь с другими формами отчетности. Необходимо, чтобы пользователь смог увидеть взаимосвязь элементов баланса и других форм отчетности — отчет о доходах и расходах (ОДР), отчет о движении денежных средств (ОДДС), не прибегая к сложным вычислениям .

2. Удобство разделения на объекты управления. Структура баланса должна просто и удобно разделяться на объекты управления — виды деятельности и центры ответственности.

3. Поддержка управления эффективностью. Баланс должен позволять управлять эффективностью вложенного капитала.

Бухгалтерский баланс как управленческий — можно, но неэффективно

В теории управленческого учета наработано множество подходов к отчетности о прибылях и убытках и сейчас мало кто станет использовать для целей управления непосредственно бухгалтерский отчет. При этом в том, что касается бухгалтерского баланса, классические модели управленческого формата отчетности отсутствуют.

Поэтому если компания чувствует необходимость управлять балансом, приходится брать бухгалтерский баланс (неважно, по российским или международным стандартам) и пытаться его доработать — например, расширить аналитику. Это было бы не так страшно, если бы структура бухгалтерского баланса могла в принципе подходить для целей управления.

К сожалению, это не так. Проблема в том, что структура бухгалтерского баланса оптимизирована под потребности внешних пользователей и заточена в первую очередь на оценку рисков (ликвидности, платежеспособности).

При этом уже и внешних пользователей такая структура перестает удовлетворять, что породило проект по реформированию МСФО в части форматов представления отчетности (см. приложение 1).

Даже если просто формально проанализировать приведенные выше требования, легко убедиться, что бухгалтерский баланс им не удовлетворяет.

• Отсутствует простая, интуитивно понятная связь с другими формами , в первую очередь ОДДС. Для того чтобы перейти от баланса к ОДДС, необходимо построить целую систему формул, причем опирающихся не на разделы, а на отдельные строки. Это серьезно затрудняет анализ и делает практически невозможным понимание связей для нефинансовых менеджеров.
• Отсутствует возможность легко «разломить» баланс на центры ответственности, виды деятельности, поскольку его разделы слабо связаны с объектами управления. Для разделения по объектам управления всегда приходится «крошить» его по статьям, что также не добавляет прозрачности.

Все это приводит к тому, что управленческий баланс, построенный по форме бухгалтерского, остается чужеродным элементом в системе управленческой отчетности, понятным только продвинутой части финансистов.

Виды деятельности — каркас компании

Как же сделать баланс эффективной составляющей управленческой отчетности, достойным компаньоном таким эффективным и понимаемым далеко за пределами финансовой службы отчетам, как ОДР и ОДДС?

Для этого достаточно перестроить его формат таким образом, чтобы главным элементом стал вид деятельности — так же, как это сделано в ОДДС (о других возможных отличиях управленческого баланса от бухгалтерского см. приложение 2)

Перед тем, как перейти к рассмотрению выгод, получаемых от нового формата баланса, кратко остановимся на сущности видов деятельности (про нюансы наименования видов деятельности см. приложение 3).

Виды деятельности — основное деление отчета о движении денежных средств, представляет собой каркас, собирающий на себя все многообразие деятельности любой компании. Напомним краткие характеристики видов деятельности.

Характеристика	Бизнес-деятельность		Финансовая деятельность
	Текущая деятельность	Инвестиционная деятельность
Принятие решений		Медленное	Обеспечивает текущую и инвестиционную деятельность
Оценка результатов	На краткосрочном горизонте	На долгосрочном горизонте
Управление	Годовые бюджеты	Бизнес-планы
Типовой показатель
Ответственность	Операционные подразделения (сбыт, закупки, производство)	Стратегические подразделения (стратегия, инвестиции)	Финансовые подразделения

Структура управленческого баланса по видам деятельности

Рассмотрим структуру баланса по видам деятельности (БВД, см. рисунок 1). Он состоит из следующих секций.

Основной капитал. Представляет собой активы и обязательства, порождаемые инвестиционной деятельностью. Данный раздел получается исключением из раздела «Внеоборотные активы» бухгалтерского баланса активов, связанных с операционной деятельностью (например, долгосрочной дебиторской задолженности) и добавлением активов и обязательств, связанных с инвестиционной деятельностью (например, остатков авансов и кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками оборудования).

Текущий оборотный капитал (ТОК). Представляет собой активы и обязательства, связанные с операционной деятельностью.

Долг. Включает в себя краткосрочный и долгосрочный долг — т.е. весь капитал, предоставляемый профессиональными кредиторами за проценты.

Денежные средства. Выделяются в отдельную секцию, поскольку деньги возникают и используются во всех видах деятельности, поэтому некорректно присоединять их к какому-либо из них.

Капитал. Соответствует аналогичному разделу традиционного баланса.

Для сохранения наглядности в иллюстрации оставлены наиболее типовые статьи баланса. Добавить дополнительные статьи нетрудно, руководствуясь общим принципом формирования секций исходя из содержания видов деятельности.

Здесь помогает то, что содержание видов деятельности один из самых проработанных вопросов в финансовой отчетности и стандарт по отчету о движении денежных средств является одним из самых подробных и конкретных стандартов как в МСФО, так и в US GAAP, т.е. также проявляются все выгоды единого подхода.

Рисунок 1. Формат баланса по видам деятельности

Основной капитал

Активы (+)

Основные средства и НМА

Незавершенное строительство

Инвестиционные авансы выданные

Прочие инвестиционные активы

Пассивы (-)

Инвестиционная кредиторская задолженность

Текущий оборотный капитал (ТОК)

Активы (+)

Покупатели и заказчики

Текущие авансы выданные

Прочие оборотные активы

Пассивы (-)

Поставщики и подрядчики

Авансы полученные

Прочие краткосрочные обязательства

Денежные средства

ИТОГО ИНВЕСТИРОВАННЫЙ КАПИТАЛ

Капитал

Капитал и резервы

Нераспределенная прибыль

Долг

Долгоср. займы и кредиты полученные

Краткоср. займы и кредиты полученные

ИТОГО СОБСТВЕННЫЙ И ЗАЕМНЫЙ КАПИТАЛ

Простой подход — множество преимуществ

Теперь посмотрим, действительно ли простое структурирование баланса по видам деятельности дает все те выгоды, о которых говорилось в начале.

Связь с ОДДС. Для начала покажем связь с ОДДС — легко убедиться, насколько она проста и интуитивно понятна (см. рисунок 2).

• Прирост текущего оборотного капитала = чистая прибыль + амортизация — поток по операционной деятельности
• Прирост основного капитала = поток по инвестиционной деятельности — амортизация
• Прирост долга = поток по финансовой деятельности

Разделение на центры ответственности. Сгруппированный по видам деятельности баланс естественным образом разделяется на центры ответственности. Инвестиционным подразделениям — основной капитал, финансистам — долг, текущий оборотный капитал делят между собой операционные подразделения и/или бизнес-единицы.

Управление стоимостью. В БВД в качестве итога выделяется инвестированный капитал. Этот показатель представляет собой не что иное, как те средства, которые предоставили компании поставщики капитала, ожидающие возврата на свои вложения.

Разделяя инвестированный капитал между ответственными и используя системы управления стоимостью (через показатели ROIC, EVA ©), ответственность за окупаемость вложенного капитала распределяется между соответствующими менеджерами бизнес-единиц. При этом финансовая деятельность, традиционно централизуемая, остается в головной компании.

Рисунок 2. Связи баланса по видам деятельности

Есть ли недостатки?

Здесь следует поинтересоваться: действительно ли мы получаем идеальный инструмент, свободный от недостатков. Конечно, в нашем мире таковых не встречается. Издержки, связанные с потерей традиционной структуры есть, но они не критичны.

1. Отсутствие четко разделенных активов и пассивов. Активы и пассивы чередуются внутри каждой секции. Практика показывает, что данную проблему нивелирует выделение активов и пассивов в качестве подразделов, а также введение справочной строки «Итого активы».

2. Отсутствие возможности использовать традиционную структуру баланса для стандартных видов финансового анализа (сопоставление активов и пассивов по срокам, расчет некоторых коэффициентов). Этот вопрос также не критичен, поскольку подобным анализом занимается ограниченный круг лиц, для которых формируется отчет, представляющий баланс в традиционном виде.

Приложение 1. Отчетность по видам деятельности — будущее МСФО

Ощущение того, что формат представления финансовой отчетности устарел и перестает удовлетворять пользователей, привело к тому, что две основополагающие организации в области финансовой отчетности — американский FASB (Financial accounting standards board) — разработчик US GAAP и международный IASB (International accounting standards board) — разработчик МСФО, организовали совместный проект по выработке принципиально нового формата представления отчетности.

В результате долгих дискуссий участники решили принять в качестве основы для построения ключевой принцип Связанности (Cohesiveness). Принцип сформулирован следующим образом: «Финансовая отчетность должна быть предоставлена таким образом, чтобы сквозная связь показателей между отчетами была прозрачной»

Для реализации этого принципа каждый из трех основных отчетов разбивается на одинаковые секции: бизнес-деятельность (операционная и инвестиционная), финансовая деятельность, налог на прибыль, а также прекращаемая деятельность. В каждой секции выделяются разделы, соответствующие активам и пассивам.

В настоящее время ведутся дискуссии преимущественно о содержании секций. Плановая публикации exposure draft — 2010 год, плановая дата окончания проекта — 2011 год.

Интересующиеся могут ознакомиться с материалами проекта на сайте IASB http://www.iasb.org в разде Standards development -> Work plan for IFRSs -> Financial Statement Presentation

Приложение 2. Чем еще может отличаться управленческий баланс от бухгалтерского

Помимо структуры разделов управленческий баланс может иметь и другие отличия от бухгалтерского, касающиеся:

• Увеличения детализации : например, выделения авансов выданных или VIP дебиторов из дебиторов;
• Переклассификации : например, запасы, которые планируется потребить в капитальном строительстве, можно перенести в состав внеоборотных активов;
• Другому порядку оценки : например, в управленческом учете могут капитализироваться затраты на рекламу или НИОКР для того, чтобы впоследствии равномерно списываться в соответствии с выручкой;
• Признанию : в некоторых компания часть операций может в принципе не попадать в бухучет.

Приложение 3. Трудности перевода

Некоторую путаницу для пользователей ОДДС вносят термины «Инвестиционная деятельность» и «Финансовая деятельность», которые намного шире оригинальных англоязычных понятий «Investing activities» и «Financing activities».

Если Financing activities обозначает только деятельность по привлечению средств, то Финансовая деятельность — это уже и казначейство, и размещение свободных средств.

Таким образом, по-русски более точно было бы назвать эти виды деятельности Инвестирующей и Финансирующей, хотя это звучит и более громоздко.

1 Говоря об отчетах, имеются в виду соответствующие им бюджеты — БДР, БДДС и бюджетный баланс, которые будут иметь тот же формат, что и отчеты

Аналитический баланс трансформируется в управленческий для выявления взаимосвязи финансовых и управленческих решений. Цель обычного баланса сводится к определению размера инвестиций, которые осуществляют собственники компании - ее акционеры в развитие своей компании на определенную дату. Инвестиции, определяемые как собственный капитал, представляют собой разницу между активами и заемными обязательствами, где активы находятся в собственности акционеров, а обязательства представляют собой долг, принадлежащий кредиторам, поставщикам, наемным работникам и другим заинтересованным лицам.

Для менеджеров, занятых операционной деятельностью, обычный баланс - не очень удобный инструмент управления, с помощью которого можно было бы оценить их вклад в результаты деятельности компании. В качестве аргумента данного заявления приведем пример. Кредиторская задолженность отражается в балансе как денежные обязательства перед поставщиками. Многие операционные менеджеры, однако, рассматривают ее как меру своей ответственности (по аналогии с ответственностью за размеры дебиторской задолженности и запасы, расположенные на стороне активов). Для управленцев имеет смысл объединить все эти три компонента -кредиторскую и дебиторскую задолженности, а также запасы. Оправдано и объединение источников финансирования - кратко- и долгосрочных, за управление которыми отвечают уже финансовые менеджеры.

В связи с этим в корпоративном финансовом менеджменте появляется так называемый управленческий баланс (managerial balance sheet).

Технология построения управленческого баланса. Технология трансформации аналитического баланса в управленческий проста. Управленческий баланс, представляя собой разновидность аналитического баланса, в то же время выполняет роль инструмента, полезного и нужного с точки зрения идентификации связей между управленческими решениями и финансовой деятельностью компании. Структура управ-

Рис. 9.6.

Рис. 9.7.

ленческого баланса приведена на рис. 9.6 (для сравнения на рис. 9.7 дан аналитический баланс).

В левой стороне управленческого баланса представлен инвестированный капитал, состоящий из трех элементов: денежных активов (денежная наличность и ее эквиваленты), потребности в рабочем капитале и чистых фиксированных активов.

Инвестированный капитал (1С) определяется по формуле

где Cash - деньги; WCR (Working Capital Requirement) - потребность в рабочем капитале; NFA (Net Fixed Assets) - чистые фиксированные активы.

Инвестированный капитал (1С) отождествляется с чистыми активами (ЛИ), т.е. IC = NA.

В правой стороне управленческого баланса представлен так называемый вложенный капитал, также состоящий из трех элементов: краткосрочного, долгосрочного долга и собственного капитала компании. Иначе структура вложенного капитала (ЕС) может быть представлена как сумма кратко- и долгосрочного финансирования, критерием структуризации вложенного капитала служит в этом случае фактор времени:

ЕС= Краткосрочный долг (кредит) + Долгосрочный долг +

Собственный капитал (9.8)

ЕС= Краткосрочное финансирование + Долгосрочное финансирование.

По своей сути управленческий баланс представляет собой попытку, с одной стороны, четко разделить операционные и финансовые решения, а с другой - объединить эти решения в одно целое, получившее название "управленческий баланс".

Инвестированный капитал. В соответствии со структурой управленческого баланса вложенный капитал предназначается для финансирования денежных активов, фиксированных активов и потребности в рабочем капитале. Денежные, или высоколиквидные, активы необходимы любой компании для своевременной и быстрой оплаты своих счетов или любых неожиданных расходов. Кроме того, за деньги компания приобретает активы, обладающие потенциальной ценностью. Чаще всего это нематериальные активы, среди которых человеческий и интеллектуальный капитал. Денежные активы включают не только наличность (деньги в кассе и на расчетных банковских счетах), но и денежные эквиваленты, под которыми чаще всего понимаются краткосрочные вложения в рыночные ценные бумаги.

Инвестиции в фиксированные активы охватывают такие элементы, как собственность, здания и сооружения, машины и оборудование, незавершенное строительство, долгосрочные инвестиции в ценные бумаги и проч. Они отражаются в балансе по восстановительной стоимости.

Потребность в рабочем капитале определяется суммой запасов и дебиторской задолженности за вычетом кредиторской задолженности.

Иначе потребность в рабочем капитале интерпретируется как разница между операционными активами и операционными обязательствами и может быть представлена следующим образом:

Потребность в рабочем капитале = Дебиторская задолженность + Запасы + Расходы по предоплате Кредиторская задолженность Начисленные расходы.

Величина потребности в рабочем капитале не включает денежные активы, поскольку они образуются остаточным методом, т.е. после осуществления всех инвестиций, в том числе в рабочий капитал компании. Краткосрочные кредиты также не входят в состав потребности в рабочем капитале, поскольку служат одним из источников ее финансирования.

Вложенный капитал представляет собой совокупность источников финансирования операционной деятельности компании. Известны два источника финансирования - собственные и заемные средства. В свою очередь, заемные средства делятся на долго- и краткосрочные, а собственные средства (собственный капитал) относятся к разряду долгосрочных источников финансирования. Соответственно вложенный капитал может быть представлен двояко: во-первых, как сумма собственных и заемных источников финансирования и, во-вторых, как сумма кратко- и долгосрочных источников финансирования, притом что долгосрочные источники финансирования - это сумма долгосрочных займов и собственного капитала. Сформировав таким образом свой вложенный капитал, компания сталкивается с двумя проблемами. Суть первой определяется выбором лучшего соотношения между собственным и заемным капиталом. Вторая проблема, вытекающая из структуры правой стороны управленческого баланса, оказывается не менее острой и сводится к поиску оптимальной пропорции между долго- и краткосрочным финансированием.

Управленческий баланс - балансовый отчет. Управленческая форма баланса весьма полезна для менеджеров, отвечающих за эффективную операционную деятельность компании. Иначе его называют балансовым отчетом для финансового анализа, структура которого представлена на рис. 9.8.

Часто управленческий баланс называют управленческим отчетом (managerial report), пример которого приведен в табл. 9.8. В данном случае речь идет об управленческом отчете, разработанном для компании "АШапсе-1892 Group".

Балансовый (или управленческий) отчет очень удобен тем, что в левой части представлены величины, определяющие потребность производства в финансировании, а в правой показано, каким образом эта потребность удовлетворяется.

Рис. 9.8.

ТАБЛИЦА 9.8.

Сумма долгосрочных активов и рабочего капитала, раинам сумме собственных средств и кредитной позиции, представляет собой чистые активы. Величина чистых активов показывает реальную величину активов компании, определяющих потребность в финансировании.

В данном балансовом отчете образовалась новая статья - кредитная позиция. Она получилась в ходе очистки рабочего капитала от денежных средств, краткосрочных финансовых вложений и краткосрочных кредитов:

Кредитная позиция = Долгосрочные кредиты + Краткосрочные кредиты -- Денежные средства - Краткосрочные финансовые вложения.

Кредитная позиция показывает реальную величину привлеченных кредитов, которая используется для финансирования деятельности компании. Например, если компания получила кредит 1000 руб. и вся сумма поступила на расчетный счет, кредитная позиция равна нулю, так как пока еще данный кредит не использован. Только после того как деньги с расчетного счета будут переведены на оплату кредиторской задолженности или оплату затрат, данный кредит начнет использоваться. Кредитная позиция - один из важнейших показателей, используемых для оценки эффективности финансовой политики.

Стандартный и управленческий балансы отличаются друг от друга тем, что в управленческом балансе четко разделены операционные и финансовые решения. В стандартном операционные обязательства являются частью совокупных обязательств компании. В управленческом балансе операционные обязательства вычитаются из операционных активов для определения величины чистых инвестиций, необходимых для поддержания операционной деятельности компании. То, что остается справа в управленческом балансе и называется вложенным капиталом, представляет собой в явном виде источники финансирования и служит основой для принятия стратегических финансовых решений и формирования корпоративной финансовой политики.

Управленческий учет предназначен для представления фактического состояния дел на предприятии и, соответственно, принятия на основе данных управленческих решений. Это система таблиц и отчетов с удобной ежедневной аналитикой о движении денежных средств, прибылях и убытках, расчетах с поставщиками и покупателями, себестоимости продукции и т.п.

Каждая фирма сама выбирает способ ведения управленческого учета и нужные для аналитики данные. Чаще всего таблицы составляются в программе Excel.

Примеры управленческого учета в Excel

Основные финансовые документы предприятия – отчет о движении денежных средств и баланс. Первый показывает уровень продаж, затраты на производство и реализацию товаров за определенный промежуток времени. Второй – активы и пассивы фирмы, собственный капитал. Сопоставляя эти отчеты, руководитель замечает положительные и отрицательные тенденции и принимает управленческие решения.

Справочники

Опишем учет работы в кафе. Предприятие реализует продукцию собственного производства и покупные товары. Имеют место внереализационные доходы и расходы.

Для автоматизации введения данных применяется таблица управленческого учета Excel. Рекомендуется так же составить справочники и журналы с исходными значениями.

Если экономист (бухгалтер, аналитик) планирует расписывать по статьям и доходы, то такой же справочник можно создать для них.



Удобные и понятные отчеты

Не нужно все цифры по работе кафе вмещать в один отчет. Пусть это будут отдельные таблицы. Причем каждая занимает одну страницу. Рекомендуется широко использовать такие инструменты, как «Выпадающие списки», «Группировка». Рассмотрим пример таблиц управленческого учета ресторана-кафе в Excel.

Учет доходов

Присмотримся поближе. Результирующие показатели найдены с помощью формул (применены обычные математические операторы). Заполнение таблицы автоматизировано с помощью выпадающих списков.

При создании списка (Данные – Проверка данных) ссылаемся на созданный для доходов Справочник.

Учет расходов

Для заполнения отчета применили те же приемы.

Отчет о прибылях и убытках

Чаще всего в целях управленческого учета используется отчет о прибылях и убытках, а не отдельные отчеты по доходам и расходам. Данное положение не нормируется. Поэтому каждое предприятие выбирает самостоятельно.

В созданном отчете для подсчета результатов используются формулы, автозаполнение статей с помощью выпадающих списков (ссылки на Справочники) и группировка данных.

Анализ структуры имущества кафе

Источник информации для анализа – актив Баланса (1 и 2 разделы).

Для лучшего восприятия информации составим диаграмму:

Как показывает таблица и рисунок, основную долю в структуре имущества анализируемого кафе занимают внеоборотные активы.

По такому же принципу анализируется пассив Баланса. Это источники ресурсов, за счет которых кафе осуществляет свою деятельность.

В данной статье мы рассмотрим методику формирования управленческого баланса в системе управленческого учета ESYSI. Мы рассмотрим типовые схемы настройки управленческого баланса, но это не означает, что не существует других вариантов настройки и других методик формирования баланса. В данной статье мы не будем рассматривать способы и методику настройки ввода начальных остатков - этому вопросу мы посвятим отдельную статью.

Отличительной особенностью в формировании управленческого баланса в системе ESYSI является возможность учета операций (транзакций) не применяя принцип двойной записи (дебит / кредит). Не использование принципа двойной записи дает ряд существенных преимуществ:

• мы можем при необходимости упростить учет и исключить лишние проводк (например, в случае учета части затрат кассовым методом),
• нам не требуется в конце месяца делать "закрывающие" проводки,
• мы можем формировать управленческий баланс за любые даже незавершенные периоды времени и баланс не будет "плыть".

Для того, чтобы мы могли обойтись без принципа двойной записи, нам необходимо, чтобы каждая из транзакций в журнале операций находила свое отражение в двух статьях баланса. Операция должна затрагивать статьи баланса в одной из следующих комбинаций:

• уменьшать одну статью актива и увеличивать другую статью актива,
• уменьшать одну статью пассива и увеличивать другую статью пассива,
• уменьшать статью актива и уменьшать статью пассива,
• увеличивать статью актива и увеличивать статью пассива.

Также необходимо отметить, что данные, отражаемые в управленческом балансе должны соответствовать данным других отчетов, полученным за этот же период:

• статья "Денежные средства" баланса со строками "Остаток денежных средств на начало периода" и "Остаток денежных средств на конец периода" отчета о Движении денежных средств,
• статья "Нераспределенная прибыль" (в части формирования прибыли за период) со строкой "Финансовые результа" отчета о Прибылях и убытках,
• статьи "Кредиторской и Дебиторской задолженности" с данными отчетов о Задолженности (по клиентам, поставщикам, кредитам и другими группами контрагентов).

Руководствуясь этими принципами, рассмотрим варианты настройки основных статей баланса.

Внеоборотные активы

Рассмотрим несколько вариантов отражения операций по учету основных средства и нематериальных активов (НМА) в балансе.

1 вариант: Учет Основных средства и НМА кассовым методом (скриншот под спойлером)

Операции по статье "Приобретение ОС" увеличивают статью Актива "Основные средства" и уменьшают статью Актива "Денежные средства". Здесь и в последующих вариантах формирование статьи баланса "НМА" полностью повторяет настройки статьи "Основные средства", поэтому мы будем рассматривать только пример учета Основных средств.

Недостаток этого метода заключается в том, что статья баланса "Основные средства" не будет уменьшаться (в случае если не планируются продажи ОС), а это значит, что через определенное время баланс будет содержать не совсем актуальные данные. Например, если мы приобретаем недвижимость (офисное помещение, и т.д.), то через некоторое время ее рыночная стоимость если не увеличится, то скорей всего останется на прежнем уровне, если же мы приобретаем автомобиль в качестве основного средства, то через 3-5 лет мы уже не сможем продать его по первоначальной стоимости. В подобных случаях имеет смысл использовать амортизационные отчисления.

Помимо отражения в балансе, операции по покупке и продаже ОС должны отражаться в отчете о Движении Денежных средств.

2 вариант: Учет Основных средства и НМА с амортизационными отчислениями (скриншот под спойлером)

Как и в 1-м варианте операции по статье "Приобретение ОС" увеличивают статью Актива "Основные средства" и уменьшают статью Актива "Денежные средства". Помимо операций по покупке и продаже ОС в системе должна быть создана операция "Амортизация ОС", которая будет являться начисляемой.

Начисление амортизации ОС должно уменьшать статью актива баланса "Основные средства" и также уменьшать статью пассива баланса "Нераспределенная прибыль".

Как рассчитывать амортизацию по различным группам ОС определяется принятой на предприятии методикой учета. Имеет смысл создать в системе несколько групп основных средств для присвоения им различных норм амотризационных отчислений.

Помимо отражения в балансе, операция по амортизации ОС должна отражаться в отчете о Прибылях и убытках.

Оборотные активы

В оборотных активах мы рассмотрим следующие статьи: Запасы, Займы выданные, Дебиторская задолженность, Денежные средства.

Запасы

Учет запасов (скриншот под спойлером)

Учет запасов в балансе лучше вести по укрупненным группам товаров. Для этого в справочнике Товаров должны быть созданы соотвествующие группы. На увеличение Запасов влияет операция "Поставка товара" (от Поставщика), а на уменьшение - операция списания (Себестоимость реализации (списание).

В этом примере мы рассматриваем упрощенный учет запасов торгового предприятия и без распределения коммерческих расходов на себестоимость продукции. Описание учета запасов на производственном предприятии лучше рассматривать в отдельной статье.

Операция Поставка (поступления товара от поставщика) увеличивает статью Актива "Запасы" и либо уменьшает статью Актива "Дебиторская Задолженность по поставщикам", либо увеличивает статью Пассива "Кредиторская задолженность по поставщикам" с помощью преднастроенного алгоритма "ДЗ/КЗ".

Операция "Себестоимость реализации (списание)" уменьшает статью актива "Запасы" и уменьшает статью Пассива "Нераспределенная прибыль".

Расчет статьи баланса "Запасы" может быть при дополнен операциями "Возврат товара поставщику" и "Возврат товара от клиента". При этом необходимо, чтобы данные статьи участвовали в расчете дебиторской и кредиторской задолженности, иначе пройзойдет "разрыв" баланса.

Помимо отражения в балансе, операция "Поставки товара от поставщика" отражается в отчете о "Задолженности по поставщикам". Операция "Себестоимость реализации (списание)" будет попадать помимо баланс и в отчет о Прибылях и убытках.

Займы выданные

Займы выданные (скриншот под спойлером)

Займы выданные рассчитываются как разница между "Возвратом выданных займов" и "Выдачей займов". Соответственно, операции по статье "Выдача займов" увеличивают статью Актива "Займы выданные" и уменьшают статью Актива "Денежные средства". Операции по статье "Возврат выданных займов" уменьшают статью Актива "Выданные займы" и увеличивают статью Актива "Денежные средства".

Дебиторская задолженность по группе контрагентов (клиентам)

Дебиторская задолженность по группе контрагентов на примере клиентов (скриншот под спойлером)

Алгоритм расчет статьи ДЗ по клиентам следующий: Фильтруются только операции с контрагентами входящими в группу "Клиенты" и с помощью преднастроенного алгоритма ДЗ/КЗ рассчитывается задолженность. Операции Расход Кэш и Отгрузка Товара (т.е. когда мы что-то отдаем контрагенту) увеличивают значение алгоритма, операции Приход Кэш и Постулпение Товара (когда мы что-то получаем от контрагента) - уменьшают значение алгоритма. Этот алгоритм формирует значения по каждому Клиенту, затем все положительные значения (когда сумма по Расходу кэш и Отгрузке Товара больше суммы по Приходу кэш и Поступленю Товара) по каждому клиенту суммируются и попадают в строку отчета Дебиторская задолженность по клиентам. Также суммируются все отрицательные значения, которые перемножаются на "-1" и попадают в строку отчета Кредиторская задолженность по клиентам.

В алогоритме расчета дебиторской / кредиторской задолженности по клиентам могут участвовать и операции с типами Приход (начисление) и Расход (начисление). Как правило эти операции могуть использоваться при взаимозачетах и в случае оказания дополнительных услуг (например, аренда помещений для клиента).

Дебиторская задолженность по статье

Дебиторская задолженность по статье (скриншот под спойлером)

Расчет дебиторской (или кредиторской) задолженности по статье (в данном случае по статье "аренда") реализуется следующим образом. Операции по оплате аренды увеличивает статью Актива "Дебиторская задолженность по аренде" и уменьшает статью Актива "Денежные средства", а операция по начислению аренды - уменьшает статью актива "Дебиторская задолженность по аренде" и уменьшает статью Пассива "Нераспределенная Прибыль.

Дебиторскую задолженность по статье аренда имеет смысл создавать тогда, когда оплата аренды носит не регулярных характер (месяц в месяц) и когда оплата аренды в рамках одного месяца может превышать сумму начислений по этой статье. Если оплата всегда идет с задержкой, то имеет смысл создавать только статью баланса "Кредиторская задолженность по аренде". Если же могут быть случаи когда в одном месяце оплата больше начисления, а в другом начисление больше оплаты, то имеет смысл создать и статью ДЗ по аренде и статью КЗ по аренде. Обязательно в таком случае необходимо поставить опцию "Суммировать только положительные" и "Суммировать только отрицательные" для расчета, соответсвенно, каждой статьи.

Операция по оплате аренды также отражается в отчет о Движении денежных средств, а операция о начислении аренды - в отчете о Прибылях и Убытках.

Денежные средства

Расчет статьи денежных средства достаточно прост. Приток денежных средств будет увеличивать значение по статье, отток денежных средств - уменьшать. Остатки денежных средств в балансе должны совпадать с расчетными остатками отчета о Движении денежных средств как на начало периода, так и на конец.

Капитал

В разделе баланса Капитал мы рассмотрим настройку статей "Уставной Капитал" и "Нераспределенная прибыль".

Уставной Капитал, так как остается неимзенным может быть привязан только к одной операции - Ввод остатков по Уставному Капиталу.

Нераспределенная прибыль должна полностью повторять расчет отчета о Прибылях и Убытках. При этом необязательно использовать всю детализацию статей как в ПиУ.

Статья нераспределенная прибыль помимо расчета финансового результата (как в ПиУ) может быть уменьшена за счет операций Начислены дивиденды или Выплачены дивиденды. Если мы хотим отразить начисление дивидендов, то нам необходимо создать в балансе статью "Задолженность перед учредителями по выплате дивидендов".

Долгосрочные пассивы

В качестве Долгосрочных активов мы рассмотрим статьи баланса кредиты и займы. Эти две статьи для простоты будем учитывать только как долгосрочные пассивы.

В данном случае мы можем выбрать два варианта расчета данных статей: по группам контрагентов (см. аналог формирования ДЗ по Клиентам) или по статьям (см. аналог формирования Выдача Займов).

Отличие в расчете заключается в том, что Получение Кредита - увеличивает задолженность, а Погашение Кредита - уменьшает задолженность.

Краткосрочные пассивы

В качестве краткосрочных пассивов мы будем рассматривать только статьи баланса "Кредиторская задолженность".

Расчет данных статей описан в разделе "Дебиторская задолженность". Единственное отличие в том, что по данным статьям формируются значения только "с минусом", полученные при расчете соответсвующих алгоритмов, а затем происходит умножение этих значений на коэффициент "-1" в случае формирования задолженности по группам контрагентов. В случае формирования задолженности по статье (например, кредиторская задолженность по аренде) операция по начислению - увеличивает задолженность, а операция по оплате - уменьшает задолженность.

Подведение итогов

Мы коснулись настройке основных статей баланса без которых мы не сможем сформировать даже самый простой управленческий баланс. Статьи баланса этим списком не ограничиваются, но мы будем рассматривать другие методики учета операций и формирования статей баланса в других статьях.

Будем благодарны Вам за любые замечания и предложения по изложению методических рекомендация в виде отдельных статей.

Собственники большинства компаний просят не так уж много: получить в конце месяца отчёт о прибылях и убытках и увидеть, что доход вырос в несколько раз. А прочие отчёты и тем более балансы – епархия финансового директора и бухгалтера. Ему (собственнику) некогда – 38 совещаний и 5 командировок ждать не будут.

Что в итоге? Перспектива шестизначных цифр в прибыли всё больше отдаляется, а вместо этого у директора возникает диссонанс: вроде заработали много, а денег нет.

Почему так происходит? Всё дело в том, что отчёт о прибылях и убытках показывает лишь частичную картину. Например, если в компанию стали приходить штрафы ГИБДД, а до этого отчёт собирался без них, то новой статьи расходов там может не оказаться. К тому же, возможны ошибки ручного сбора данных и/или методологии, которые сложно и трудоемко проверять.

Здесь на сцену выходит управленческий баланс – важнейший инструмент в работе руководителя, который часто не используют. Почему этот отчёт нужен каждому собственнику? Об этом и пойдёт речь в статье.

Для чего нужен управленческий баланс

Управленческий баланс – это МРТ компании и её стратегическая карта одновременно. Состояние бизнеса здесь видно как на ладони.

Завести такой отчёт и разобраться в нём, прежде всего, в интересах собственника. Потому что это позволяет:

1. Проверить цифры в других отчётах, и, если что-то не сходится, найти и устранить нестыковку;
2. Оценить эффективность управления, узнав, что творится в дебеторке, кредиторке, на складе и т.д.;
3. Управлять активами и перераспределять денежные потоки;
4. Делать прогнозы финансового состояния;
5. Получить определённую независимость от финансового директора.

Из чего состоит управленческий баланс

Первый отчёт в каждой компании – это отчёт о движении денежных средств (ОДДС). Второй по значимости – отчёт о прибылях и убытках (ОПУ), который особенно любят собственники.

Чтобы получить управленческий баланс, нужно объединить воедино эти два отчёта. Причем это обязательно следует делать методом двойной записи, иначе точность цифр снова будет под сомнением.

Двойная запись – это гениальное изобретение итальянского монаха и математика Луки Пачоли. Это метод, при котором каждая хозяйственная операция одновременно отражается по дебету одного счёта и кредиту другого. Таким образом, сохраняется баланс и минимизируются ошибки в подсчётах.

Полученный отчёт нужно проанализировать вместе с финансовым директором и проверить, о каких статьях забыли и что нужно откорректировать. Так, часто оказывается, что ОПУ на 10% больше, чем прибыль в ОДДС.

Пример: в компании по продаже строительных материалов после того, как был собран управленческий баланс, обнаружилось, что один из клиентов вот уже полгода не платит полмиллиона рублей. Почему это не выяснилось сразу? Всё просто: товар отгрузили нестандартным способом, и ни в один отчёт эта статья не попала.

На какие показатели обращать внимание

Здесь многое зависит от отрасли и специфики работы компании. Традиционно, собственнику будет интересно взглянуть на рентабельность, чтобы оценить, насколько эффективно используется его собственный капитал, или какую прибыль приносят активы. Часто смотрят разные рентабельности. Например, рентабельность Собственного капитала или Активов.

Как выглядит управленческий баланс

Вот наглядный пример того, как может выглядеть управленческий баланс. Здесь стоит отметить, что строго регламентированной формы для этого отчёта нет. Количество и название элементов зависит от того, в каком виде собственнику удобно получать информацию.

Какие выводы можно сделать, глядя на образец этого баланса?

Безусловно, это неполная картина, но если вкратце:

1) Очевидно, что в компании много наличных денег. Можно перевести их на расчётный счёт и положить на депозит под проценты.

2) Большая сумма числится на подотчетниках – 2,3 млн. Возникает вопрос: почему на руках у сотрудников столько денег?

3) Вызывает опасения большая дебиторка. В связи с этим, нужно выяснить:

• почему компания столько платит поставщикам (лучше, чтобы по этому показателю преобладала кредиторка),
• почему большая дебиторка числится в расчётах с покупателями.

Дополнительно к этому пункту стоит узнать должников и сроки просрочки по оплатам.

Как часто просматривать управленческий баланс

Финансовому директору и управляющему стоит анализировать показатели УБ раз в месяц. Собственник может делать это реже.

Зачем собственнику дополнительно запрашивать отчёт ДДС косвенным методом

Баланс – это большая «портянка». Как минимум в первый раз нужно сесть и тщательно проанализировать каждую цифру, не жалея времени. Затем, если бизнес находится в устойчивом состоянии, можно, например, полгода запрашивать лишь отчёт о движении денежных средств косвенным методом. Его главное назначение – показать, что изменилось в балансовых статьях за период.

Например, если ОДДС косвенным методом обнаружит, что деньги и начисления за период совпали, то баланс останется прежним. Если же задолженность выросла, то следует разобраться, в чём дело. Допустим, это могло произойти, потому что вырос бизнес – тогда всё в порядке. Если же прибыль осталась на том же уровне, то это может свидетельствовать о неправильном распределении средств.

Таким образом, если компания определила, какие показатели являются для неё нормой, некоторое время можно не составлять заново управленческий баланс, а лишь смотреть на изменения в ОДДС косвенным методом.

Какие выгоды даёт ведение управленческого баланса для развития компании

Выше мы рассказали о необходимости управленческого баланса для внутренних задач компании. Что касается отношений с внешними стейкхолдерами, то наличие полноценного управленческого баланса помогает привлечь потенциальных инвесторов. Для них это показатель того, что в компании всё прозрачно, есть понимание всех процессов и движения денежных потоков.

Для некоторых банков этот отчёт является важным условием для снижения процентной ставки по кредиту.

Не обойтись без УБ и в случае продажи компании. Проанализировав статьи баланса, новые владельцы смогут оценить два важнейших параметра для сделки – стоимость предприятия и его финансовую устойчивость: денежных средств достаточно для покрытия срочной задолженности, а оборотные и внеоборотные активы обеспечены собственным капиталом, частично с привлечением заемных средств.

Как добиться точных показателей

95% российских компаний собирают итоговую отчётность в файле Excel. До какого-то момента этого достаточно, хотя человеческий фактор всегда повышает риск допустить ошибку.

В последнее время всё больше крупных и средних компаний ищут способы автоматизировать управленческий учёт. Такой программный продукт позволяет собственнику в любое время получать максимально точные данные из «кухни» предприятия. А финансовому директору – представлять всё отчёты прозрачно и быстро и, тем самым, повысить свой вес в компании.

Однако здесь важно понимать, что автоматизация – не панацея. Нельзя автоматизировать хаос. В этом случае получается «автоматизированный хаос». Поэтому перед тем, как приступить к реализации этой идеи, нужно чётко понимать желаемый результат.

Разобраться с управленческим балансом нам удалось благодаря давним партнерам Клуба директоров – компании ФинГрад , которая с 2002 года помогает предпринимателям увеличить прибыль и осуществить контроль над финансами.

СПЕЦИАЛЬНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ ДЛЯ ЧИТАТЕЛЕЙ КЛУБА ДИРЕКТОРОВ