Termenul instanță este aplicabil unui document electronic? Documente primare. Ce documente electronice există

29.05.18 71 255 13

Documentele pot fi semnate pe hârtie sau electronic. Pe hârtie pentru o lungă perioadă de timp, electronic - nu este clar cum.

Pavel Ovchinnikov

12 ani de experiență în lucrul cu documente electronice

Dar mă ocup de documente electronice de doisprezece ani și vă spun: este un fior incredibil. Să vă spun cum funcționează totul, cu exemple.

Pe scurt vorbind

Pentru a începe să gestionați gestionarea documentelor electronice, aveți nevoie de:

1. Convingeți contrapărțile să înceapă să facă schimb de documente electronice.
2. Cumpărați un certificat semnătură electronică.
3. Decideți modalitatea de trimitere a documentelor: printr-un serviciu special sau fără acesta.

Cine are nevoie de documente electronice

În ciuda confortului și modernității, puțini mențin gestionarea electronică a documentelor. Dacă un antreprenor cu impozitare simplificată încheie câteva contracte pe an, poate să nu fie atât de înfricoșător pentru el să trimită documente tipărite de câteva ori. Există însă cazuri când gestionarea electronică a documentelor este extrem de utilă.

Companii mari documentele electronice ajută la reducerea costurilor dacă volumul corespondenței externe depășește câteva sute de documente pe lună. Pentru ei, livrarea documentelor afectează direct viteza tranzacțiilor. Costurile de documentare se pot ridica la sute de mii de ruble pe an, iar riscurile asociate cu pierderile, erorile și amenzile de la biroul fiscal cresc și mai mult costurile.

Chiar dacă acum semnezi un act la fiecare șase luni, asta nu înseamnă că afacerea ta nu va crește. Este posibil să aveți parteneri mari care lucrează cu documente electronice și vă vor cere același lucru.

De exemplu

Magazinul online a acumulat în mod regulat zeci de milioane de creanțe din cauza faptului că s-a făcut încă o dată o eroare în factură: marfa se afla într-un camion și nu putea fi acceptată în depozit. Zilele trec in timp ce asteapta sosirea curierului cu documentul corectat de la furnizor. Am introdus documentele electronice, iar acum toate ajustările documentelor durează mai puțin de o oră.

Și într-o companie mare de vânzări de energie în timpul la fața locului controale fiscale inspectorii au constatat anual încălcări și erori în documente. Cecul pentru amenzi a ajuns la 120.000 de ruble pe an. S-a ajuns în punctul în care departamentul financiar a bugetat acești bani în avans ca cheltuieli generale. A fost introdus managementul electronic al documentelor, iar acum acuratețea documentelor este controlată de programe, nu de oameni. Nu mai sunt erori.

Ce este un document electronic

Document electronic este un document obișnuit sau fișier PDF care poate fi creat și citit în orice editor. Este important ca acesta să fie semnat cu o semnătură electronică specială și trimis într-un mod special.

Pentru ca un partener, avocat sau judecător să nu aibă nicio îndoială că ați semnat documentul electronic și nimeni nu l-a schimbat, specialiștii în securitate digitală au venit cu o semnătură electronică. Este ca o amprentă plasată pe setul unic de biți și octeți al documentului. Aproximativ vorbind, atunci când semnezi ceva electronic, spui: „Autentific acest set de biți”.

La orice document se atașează o semnătură electronică, după care se consideră semnată. Documentul poate fi citit fără semnătură. Vă garantează doar că aveți în față același document neschimbabil, în forma în care v-a fost trimis. Dacă schimbați ceva într-un document și îl salvați, setul său de biți se va schimba - semnătura va fi invalidă.

De exemplu

Cele două companii au decis să semneze un contract electronic. Am întocmit un contract și am convenit asupra condițiilor. Acum o companie semnează contractul cu semnătura sa și îl trimite celeilalte. Ea deschide contractul și decide să corecteze în liniște ceva, de exemplu cuantumul amenzilor. Corectează. Salvează. Trimite primul. Ea arată - hopa! - semnătura originală de pe acest acord a fost ruptă. Înseamnă că au reparat ceva, răufăcătorii. Apoi se duc să-l lovească în față, probabil.

De unde să obțineți o semnătură electronică

O semnătură electronică este achiziționată de la un centru special de certificare. Trebuie doar să găsești un centru convenabil în orașul tău. Principalul lucru este că este inclus în lista centrelor acreditate a Ministerului Comunicațiilor al Federației Ruse.

Același lucru se poate face chiar la biroul centrului de certificare: trebuie doar să veniți cu toate documentele și să completați o cerere. Dar în acest caz, va trebui să așteptați până când plata fără numerar va fi efectuată - aceasta poate dura câteva ore. Nu puteți plăti un certificat în numerar pentru o companie, la fel cum nu îl puteți primi de la distanță.

Cum funcționează o semnătură electronică?

Forța juridică a unei semnături electronice este descrisă în legea federală „Cu privire la semnăturile electronice”.

Legea definește tipurile de semnături: simple, necalificate și calificate. Poți semna documente de la oricare dintre ele, dar cu rezerve: calificat - în scopuri fiscale, comerciale și în unele cazuri pentru instanță; simplu și necalificat - pentru orice altceva.

Semnătură simplă sau necalificată

O opțiune accesibilă și ieftină, dar cu utilizare limitată. O semnătură necalificată conține algoritmi criptografici, dar nu este verificată de nicio autoritate de certificare. Una simplă este doar o combinație de autentificare și parolă, cont pe site-ul web al serviciilor guvernamentale sau pe adresa de e-mail a contrapartidei.

Astfel de semnături sunt potrivite dacă nu participați la tranzacționare electronică, nu faceți schimb de documente primare electronice și nu trimiteți rapoarte fiscale. O semnătură simplă poate fi folosită pentru contracte, facturi și acte, dar va trebui să semnați un acord separat cu contrapartea și să înregistrați acordul părților de a avea încredere într-o astfel de semnătură.

Dacă aveți zeci de contrapărți și documente diferite, schema nu va funcționa. Va trebui să semnați un astfel de document cu toată lumea, iar în timp acest proces va încetini, nu va accelera, munca. Atunci este mai bine să te gândești la un alt certificat de semnătură electronică.

Pentru a utiliza o semnătură electronică simplă, trebuie să tipăriți și să semnați o versiune de hârtie a acordului sau să includeți o clauză specială în acordul cu contrapartea - aceasta este o cerință legală.

Semnătura calificată

Această semnătură este potrivită pentru facturi și scopuri fiscale. Prin lege, facturile electronice pot fi semnate doar cu această semnătură. Un certificat calificat costă de la 1000 RUR, acesta poate fi achiziționat doar de la un centru de certificare care face parte din zona de încredere a Serviciului Fiscal Federal.

În fiecare an, certificatul de semnătură calificată trebuie reînnoit, ceea ce adaugă îngrijorări suplimentare: trebuie să monitorizați perioada de valabilitate și să comandați o reeditare la timp.

Pentru a lucra cu o semnătură calificată, trebuie să instalați un program special - un mijloc de protecție a informațiilor criptografice. Programul atașează documentului o semnătură electronică și verifică semnăturile celorlalți participanți la schimb.

Puteți alege un program plătit (“Cryptopro TsSP”) sau gratuit (“Vipnet TsSP”). Din punct de vedere funcțional, sunt aproape la fel, dar pot apărea probleme de compatibilitate cu cel gratuit. Ambele funcționează pe Windows și Mac. Cel plătit costă aproximativ 1000 RUR, plata anuală pentru un certificat de semnătură electronică este de aproximativ 1000 RUR.

Unii folosesc o semnătură electronică bazată pe cloud, nu necesită instalarea unui program de protecție criptografică. Semnătura cloud este stocată în serviciul de schimb și de fiecare dată când semnați un document, primiți un SMS pe telefon care confirmă acțiunea. Acest certificat este mai ieftin și mai convenabil de utilizat, dar mai puțin sigur decât un program de protecție cripto.

De ce ai nevoie de un operator de gestionare a documentelor?

Un document electronic semnat poate fi trimis prin e-mail obișnuit, dar acest lucru nu este sigur. Dacă e-mailul tău este piratat, documentele vor ajunge în mâinile infractorilor. Prin urmare, de exemplu, biroul fiscal acceptă declarații numai prin servicii speciale. Trebuie să faceți schimb de facturi electronice prin aceleași servicii, altfel veți încălca ordinul Ministerului de Finanțe al Rusiei. Astfel de servicii se numesc operatori de flux de documente.

Pentru utilizatorul obișnuit, acesta este un e-mail înflorit. Funcționează printr-un browser, există foldere de căsuțe de intrare și de ieșire, un director de adrese, căutare încorporată și un editor de documente. În interior există un serviciu de mare încărcare cu canale de comunicații securizate și criptare care asigură securitatea transferului documentelor.

Cu operator managementul documentelor electronice Nici măcar nu trebuie să semnezi un contract. Pur și simplu vă înregistrați, descărcați certificatul de semnătură electronică și plătiți factura. Operatorul se ocupă de restul: anunță Serviciul Federal de Taxe că v-ați alăturat bursei, monitorizează formatele și garantează conformitatea cu legislația Federației Ruse.

Există câteva zeci de astfel de servicii în Rusia. În ceea ce privește prețul, funcționalitatea, fiabilitatea și viteza, acestea sunt aproximativ aceleași. Este obișnuit să alegeți operatorii în funcție de calitatea serviciului: cât de repede funcționează suportul tehnic, dacă operatorul este pregătit să ajute să conecteze contrapărțile, ce oportunități oferă și dacă are consultanți-analiști care vă vor ajuta să implementați serviciul în munca dvs. .

De asemenea, contrapartea dvs. va trebui să se conecteze la operator. El îl poate alege pe al tău sau pe oricine altcineva - apoi schimbul va trece prin roaming, ca în comunicare celulară.

Cât costă documentele electronice?

Când lucrezi printr-un operator, plătești doar pentru documentul semnat de ambele părți. În medie, costul trimiterii unui document este de aproximativ 6-8 R, iar toate mesajele primite sunt gratuite.

De obicei, începătorii cumpără un pachet minim de 300 de documente, care se epuizează foarte repede. Apoi trebuie să cumpărați următorul pachet. Este mai profitabil să cumpărați un pachet anual nelimitat sau să negociați condiții individuale.

Trecerea la documente electronice este benefică dacă trimiteți 100 sau mai multe documente pe lună sau cel puțin 1000 de documente pe an. Apoi veți reduce costurile de hârtie și de livrare de aproape 5 ori.

Cât costă gestionarea documentelor?

1000 de documente pe hârtie

Cerințe pentru documente în formular electronic sunt împărțite în trei categorii și urmate în ordinea priorităților:

1. Cerințe generale. Ele nu diferă de cerințele pentru documentele pe hârtie și se referă în principal la formă și conținut.
2. Cerințe pentru specii specifice documente în formă electronică, inclusiv documente electronice. Cheie în această categorie sunt cerințele pentru semnăturile electronice. Acest lucru și respectarea condițiilor de aplicare a acestuia fac documentul semnificativ din punct de vedere juridic.
3. Cerințe speciale pentru documentele specifice în formă electronică, în funcție de scopul acestora, condițiile de creare, prelucrare, transmitere și stocare. Aceste cerințe sunt întotdeauna individuale în raport cu categorii sau tipuri de documente. Ele se reflectă în special reglementărilor sau instrucțiuni.

Fiecare document în formă electronică are propriile cerințe. Prin urmare, atunci când sunteți pe cale să creați sau să transmiteți un document, consultați cerințele specificate special pentru acesta.

Tipuri și aplicare de documente electronice

Să ne uităm la cele mai comune documente în practica de gestionare a documentelor a companiilor și a antreprenorilor individuali.

Tratate, contracte, acorduri

Partea 2 a articolului 434 din Codul civil al Federației Ruse permite încheierea de acorduri scrise prin schimbul de documente electronice, inclusiv utilizarea poștei electronice de către părțile la tranzacție. Cerință obligatorie- capacitatea de a stabili în mod fiabil că un document, de exemplu o copie a unui contract, provine de la o parte la tranzacție.

Este usor de indeplinit conditia: convingeti cu contrapartea sa incheie un acord in acest fel, intocmiti si semnati acordul folosind o semnatura electronica. În mod similar, puteți face schimb de protocoale de dezacorduri și acorduri suplimentare, efectuați modificări în contracte și trimiteți reclamații.

Documente contabile primare

Cerințele pentru acestea sunt stabilite în articolul 9 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ (modificată la 28 noiembrie 2018) „Cu privire la contabilitate”. Cerințele speciale pentru facturi sunt prevăzute la articolul 169 din Codul fiscal al Federației Ruse.

Documentele primare pot fi pe hârtie sau electronice; un document primar electronic trebuie semnat cu semnătură electronică. Dar dacă legea sau acordul prevede prezentarea documentului primar sub formă de hârtie, acesta trebuie prezentat pe hârtie. Dacă nu există un document pe hârtie, va trebui să creați unul - imprimați documentul electronic corespunzător. Această condiție împiedică în prezent o tranziție completă la gestionarea electronică a documentelor: multe companii sunt nevoite să dubleze documente în întregime sau parțial. Pentru a face schimb de facturi electronice și UPD, de exemplu, este necesar să contactați serviciile unui operator de gestionare electronică a documentelor. De asemenea, este recomandabil să efectuați fluxul de documente printr-un operator EDF în cazul unor volume mari de flux de documente - un sistem stabilit vă va economisi timp.

Îndeplinirea tuturor cerințelor pentru documentele contabile primare înseamnă de fapt îndeplinirea cerințelor Serviciului Fiscal Federal. Ușurează aplicarea obligatorie sau recomandată autoritatea fiscală formate - documente electronice formalizate. Au fost aprobate formate obligatorii pentru facturi și documente de transfer universal, inclusiv cele de ajustare (Ordinele Serviciului Fiscal Federal nr. ММВ-7-15/155@, nr. ММВ-7-15/155@ și nr. ММВ-7- 15/189@). Există formate recomandate pentru certificatul de acceptare a lucrărilor și documentul privind transferul de bunuri (Ordinele fiscale federale nr. MMV-7-10/552@ și nr. MMV-7-10/551@) - le puteți utiliza sau dezvolta propriul dvs. format.

Raportare

Toate taxele și situatii financiare poate fi prezentat în formular electronic. Condiție obligatorie pentru transmiterea de raportare electronică - semnarea documentelor cu o semnătură electronică calificată îmbunătățită. Puteți trimite rapoarte electronic prin intermediul unui operator EDF sau prin intermediul site-ului oficial al Serviciului Fiscal Federal.

Acte care urmează a fi depuse în instanță

Orice acte de procedură pot fi depuse la instanță pe cale electronică, inclusiv sub forma unui document electronic. Pentru depunerea electronică a documentelor în instanțele de arbitraj, se utilizează serviciul „Arbitrul meu”, în instanțele de jurisdicție generală - contul personal al utilizatorului în secțiunea „Depunerea actelor de procedură în formă electronică” a site-ului oficial al instanței de stat. Portalul „Justiție” al sistemului automatizat. O imagine electronică a unui document poate fi certificată cu o semnătură electronică simplă; un document electronic poate fi semnat doar cu o semnătură electronică calificată îmbunătățită.

Apeluri către agențiile guvernamentale

Majoritatea departamentelor susțin deja schimbul online de documente și contestații prin intermediul site-urilor web și conturi personale utilizatorii. Pentru a contacta o agenție guvernamentală prin internet sau a trimite un document electronic, accesați site-ul oficial al departamentului dorit, găsiți secțiunea pentru contestații sau trimiterea de rapoarte electronic și utilizați informațiile furnizate.

Semnificația juridică a corespondenței electronice

Schimbul de scrisori sau mesaje prin e-mail, mesagerie instant sau mesaje SMS arată oarecum diferit de documentele electronice semnate cu o semnătură electronică de tipul adecvat. În aceste cazuri, de regulă, semnătura electronică obișnuită nu este utilizată. Ceea ce servește apoi ca mijloc de identificare este o întrebare interesantă, în primul rând, din poziția practicii judiciare.

Corespondența electronică, în cazul în care nu se utilizează o semnătură electronică îmbunătățită, poate fi echivalată cu circulația documentelor folosind o semnătură electronică simplă. În acest caz, acest lucru nu contravine regulilor și reglementărilor. Dar cu siguranță va apărea nevoia de a identifica expeditorul și destinatarul în cazul unei dispute.

În procesul de identificare a expeditorilor și destinatarilor scrisorilor și mesajelor, poate fi necesar să determinați:

• cine a întocmit documentul;
• cine l-a trimis, la ce oră și de unde;
• cine l-a primit, la ce oră și unde;
• dacă documentul primit a fost folosit, ce natură juridică și consecințe semnificative a avut.

Răspunsul la aceste întrebări și susținerea lor cu dovezi poate fi dificil.

Dacă adresele de e-mail sunt specificate în acordul cu contrapartea și procedura de schimb de documente este clar definită, de obicei nu apar probleme. Puteți identifica mesajele SMS prin operatorul dvs. de telefonie mobilă. Mesaje în chat-uri și mesagerie instant - prin suportul tehnic al platformei corespunzătoare. Dar pot apărea probleme dacă trebuie să contestați faptul trimiterii personale. La urma urmei, este posibil ca o terță parte să obțină acces la autentificarea, parola, dispozitivul și cartela SIM.

În 2016, Curtea de Arbitraj din Sankt Petersburg și Regiunea Leningrad a examinat cazul nr. A56-95953/2015, care a implicat notificări prin SMS. Reclamantul a dat în judecată Sberbank pentru retragere neautorizată din contul reclamantului numerarîn valoare de peste 6 milioane de ruble. Pentru tranzacții, ordinele de plată pregătite în sistem informatic banca și semnat cu coduri unice (parole) generate, care au fost transmise la telefonul reclamantului și, la intrarea ca confirmare a tranzacției, însemna semnarea unui simplu document de semnătură electronică. Instanța a respins pretențiile, invocând faptul că reclamantul, deși poate să nu fi fost implicat în tranzacții, nu s-a asigurat că mijloacele de identificare nu erau disponibile.

Poziția declarată a instanței arată clar că, de fapt, corespondență prin e-mail, în cazul în care sunt utilizate alte mijloace de identificare decât o semnătură electronică, se aplică cerințe similare semnăturii electronice. Primirea și introducerea unui cod din SMS pentru confirmarea acțiunilor este analogă cu utilizarea unei semnături electronice simple.

Să rezumam

Orice documente pot fi transmise electronic și aproape toate sunt create inițial în această formă, dar este important să respectați cerințele. Principalul lucru în transmiterea documentelor în formă electronică sau documente electronice este să verificați dacă cerințe tehniceși cerințele pentru tipul de semnătură electronică. Nu uitați și de corectitudinea formei și conținutului documentului.

Al doilea punct este fezabilitatea trecerii la EDI, dacă fluxul de documente va deveni mai simplu, mai rapid, mai fiabil și mai economic. De dragul transmiterii mai multor documente pe an, nu are rost să cheltuiți bani pentru organizarea gestiunii electronice a documentelor. Dar dacă volumul fluxului de documente este mare, costurile de tipărire și livrare a documentelor pe hârtie depășesc costurile potențiale ale fluxului de documente electronice, este mai profitabil. Utilizarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor vă va ajuta să economisiți în mod semnificativ bani și să vă simplificați munca.

Întrebări despre modul în care forma unui document electronic diferă de formatul său au apărut încă de la Federal serviciul fiscal a dat acceptul pentru utilizarea documentelor primare electronice în contabilitatea fiscală. Acest lucru s-a întâmplat în urmă cu mai bine de trei ani. Cu toate acestea, aceste concepte sunt încă confuze. Să ne dăm seama ce este ce.

Ce sunt formatele de documente electronice?

Pentru a răspunde la această întrebare, să începem cu o mică clasificare. Întreaga listă de documente utilizate astăzi în organizații poate fi împărțită în două grupuri:

1. Documente care pot fi utilizate atât în ​​format hârtie, cât și în format electronic (aviz de livrare TORG-12, factură, document de transfer universal, certificat de finalizare a lucrărilor, factură de plată, contract de furnizare etc.).
2. Documente care pot fi folosite exclusiv pe suport de hârtie (o copie a facturii furnizate de agent mandantului, scrisoarea de parcurs, declarația de conformitate etc.).

În acest caz, ne interesează documentele din primul grup, care sunt permise prin lege să fie create, transmise și stocate electronic. Cu toate acestea, merită reținut că legea impune cerințe stricte asupra formatelor unor documente electronice, precum și asupra formei unui număr de documente electronice.

.XML – un format unificat pentru documentele contabile

ED, al cărui format este clar descris și definit de lege, se numesc formalizate. Acestea includ: o factură, o scrisoare de parcurs TORG-12 și un certificat de finalizare a lucrărilor.

Toate celelalte documente electronice (facturi, scrisori, împuterniciri, pașapoarte de tranzacție etc.) sunt neformalizate. Nu există cerințe speciale pentru formatele lor. Nici forma acestor documente electronice nu este importantă.

Documentele formalizate sunt create conform formatelor Serviciului Federal de Taxe. Astăzi, un singur format este aprobat legal pentru originalele electronice - .XML, pentru copiile scanate - .JPG, .TIFF, .PDF, .PNG.

Ce este interesant: există un format de factură electronică obligatoriu care îndeplinește cerințele Serviciului Federal de Taxe - acesta este .XML. Și există formate recomandate pentru act și TORG-12, și asta XML. În ciuda faptului că puteți face schimb de documente primare în orice format, la cererea electronică, biroul fiscal va accepta doar documente în format .XML. Dacă schimbați documentul primar într-un format diferit, va trebui să îl prezentați Serviciului Fiscal Federal pe hârtie. Incomod, nu-i așa? Prin urmare, pentru a evita confuziile, vă sfătuim să utilizați formatele recomandate de Serviciul Fiscal Federal.

Forma unui document electronic nu este formatul acestuia

Pas cu pas ne apropiem de înțelegerea ce este un format de document electronic. De fapt, definiții acest concept poate mai multe. Acesta este un set structurat de date, convenabil pentru stocare și procesare automată. Un format poate fi numit și informație text codificată, care este responsabilă de distribuirea și prezentarea datelor în documentul electronic.

Mai jos puteți vedea cum arată o factură electronică în format .XML. Corpul său este format din elemente de marcare și matricea de date în sine. Vă puteți familiariza cu cerințele pentru formatul facturii electronice în textul Ordinului Federal Tax Service nr. ММВ-7-6/93@ din 03/04/2015.

Acum să trecem la formular. Dacă formatul este responsabil pentru „conținutul intern”, atunci forma documentului electronic este „fața” acestuia. Cu alte cuvinte, ceea ce arată ED pe ecranul unui computer sau pe hârtie este forma sa. Pentru unele documente, legea determină o formă rigidă. Aceasta se referă în primul rând la factura, a cărei formă este aprobată prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 decembrie 2011 N 1137.

Deci, să tragem concluziile. Printre întreaga gamă de formulare și formate, există obligatorii și recomandate. Pentru a înțelege o dată pentru totdeauna starea de fapt cu formele și formatele documentelor electronice, trebuie doar să citiți următorul tabel.

Conectarea muncii tradiționale de birou cu gestionarea electronică a documentelor nu este întotdeauna ușoară. În acest articol veți găsi răspunsuri la cele mai populare cinci întrebări despre documentele electronice. Vă vom spune ce este un document electronic, când poate și ar trebui să fie transferat pe hârtie, cum să faceți schimbul electronic de documente semnificativ din punct de vedere juridic, cum să redactați un document electronic ca atașament la scrisoare de hârtieși modul de stocare a documentelor electronice.

ÎNTREBARE 1: CE SE CONSIDERĂ UN DOCUMENT ELECTRONIC?

Documentul electronic se desfășoară integral ciclu de viață- de la creare la distrugere - în formă electronică. Un document electronic tipărit, ca unul de hârtie scanat, este doar o copie a originalului.

ÎN ultimii ani Teoria și practica managementului de birou se străduiește să „împrietenească” între documentele electronice și cele pe hârtie pentru a ține pasul cu fluxul de documente care se deplasează rapid în spațiul online și, în același timp, pentru a-și menține semnificația juridică. De exemplu, există mai multe opțiuni pentru un e-mail, dintre care doar una este un document electronic real:

• o scrisoare semnată cu semnătură electronică este un adevărat document electronic;
• un mesaj trimis prin e-mail nu este un document, ci poate fi unul cu condiția ca participanții la comunicare să fi fost de acord cu aceasta;
• O copie scanată a unei scrisori pe hârtie nu este un document electronic, dar dacă expeditorul și destinatarul au convenit că schimbul unor astfel de copii are forță legală, atunci o astfel de copie trimisă prin e-mail poate fi echivalată cu o scrisoare electronică. Vom vorbi despre asta mai detaliat în răspunsul la a treia întrebare.

ÎNTREBARE 2: PE CE SUPLIMENT LUCREAZ CU DOCUMENTE ELECTRONICE?

Puteți lucra cu documente electronice atât online, cât și pe hârtie. Desigur, schimbul de documente electronice folosind e-mail sau un sistem electronic de gestionare a documentelor (denumit în continuare EDMS) este mai ușor și mai rapid, dar acest lucru nu este întotdeauna posibil. Rezultatul sunt copii pe hârtie ale documentelor electronice.

Imprimare e-mail pentru a lucra la el, puteți, dar nu uitați: dacă faceți schimb de scrisori cu destinatarul pe o platformă electronică, atunci răspunsul la această scrisoare trebuie să fie electronic. În plus: un cetățean poate cere ca un răspuns la apelul său să-i fie trimis prin e-mail.

Regulile interne ale unei organizații pot stabili că un anumit document există doar în formă electronică. De regulă, notele interne sunt primele postate online. Lucrătorii le schimbă prin EDMS, servicii cloud sau prin e-mail.

Cu toate acestea, există reguli care impun tipărirea documentelor electronice pentru a le plasa într-un dosar de hârtie.

ÎNTREBARE 3: CUM SE EDUCĂ UN FLUX DE DOCUMENTE SEMNIFICATIVE DIN LEGAL FOLOSIND DOCUMENTE ELECTRONICE?

Documentele electronice sunt semnate cu semnături digitale electronice (denumite în continuare EDS). În același timp, doar o semnătură digitală calificată îmbunătățită, adică înregistrată într-un centru de certificare acreditat de Ministerul Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Rusiei, este un analog absolut al uneia scrise de mână. Poate fi folosit atunci când comunicați cu agentii guvernamentale. Organizațiile pot comunica între ele folosind documente semnate prin orice tip de semnătură digitală: îmbunătățită calificată, îmbunătățită necalificată sau simplă. Ce semnătură digitală de utilizat trebuie să fie specificată în contract.

Un fragment al acordului privind utilizarea semnăturilor electronice de către părțile sale este prezentat în Exemplul 1.

Dacă se dorește, părțile pot prevedea în contract că mesajele din clienții de e-mail și mesageria instant, precum și mesajele SMS au forță juridică.

ÎNTREBARE 4: CUM SE ANEXĂ UN DOCUMENT ELECTRONIC LA O SCRISOARE DE HÂRTIE?

Pachetele de documente sunt trimise de la organizație cu scrisori de intenție. Documentele electronice nu fac excepție. Dar uneori trebuie să trimiteți o scrisoare de intenție cu mai multe hârtie și mai multe atașamente electronice. În acest caz, mai întâi trebuie să pregătiți o aplicație electronică: ardeți-o pe un CD sau pe un card flash. Apoi scrieți o scrisoare de intenție. În cele din urmă, puneți inserția într-un plic cu un disc sau o unitate flash.

Detalii principale scrisoare de intentie- prop 19 „Marca apendice”.

Iată exemple de proiectare a unei scrisori de intenție (Exemplul 2) și a unei coperți de disc (Exemplul 3).

ÎNTREBARE 5: CUM SE PĂSTREAZĂ DOCUMENTELE ELECTRONICE?

Principiul principal al stocării documentelor electronice este lipsa de discriminare pe bază de mediu! Regulile de arhivă sunt aceleași atât pentru fișierele pe hârtie, cât și pentru cele electronice. Cu toate acestea, există câteva caracteristici speciale pentru stocarea documentelor electronice. Acestea sunt specificate în Regulile de organizare a păstrării, achiziției, evidenței și utilizării documentelor Fondului arhivistic. Federația Rusăși alte documente în organisme guvernamentale, organisme administrația localăși organizații (denumite în continuare Regulile 2015).

Înainte de a trimite un document electronic spre stocare, acesta este descărcat din programul în care a fost creat și salvat într-un format neschimbabil: Regulamentul 2015 recomandă PDF/A, dar organizația va trebui să achiziționeze software a lucra cu el. Formatul optim pentru salvarea documentelor electronice, care este potrivit pentru multe organizații, este PDF.

Fișierul electronic este înregistrat pe un suport electronic separat. Cea mai bună opțiune- CD cu capacitate de scriere o singură dată. Regulile din 2015 impun înregistrarea unui fișier electronic pe două discuri: o copie este copia de lucru, a doua este cea principală. Acest lucru se aplică numai cazurilor de perioade de depozitare permanente și pe termen lung (peste 10 ani). Dacă fișierul are o perioadă de valabilitate de cinci ani, atunci acesta poate fi evitat prin arhivare prin simpla salvare într-un format neschimbabil. Dacă un astfel de caz mai trebuie să fie transferat pentru stocare, atunci va fi suficient să îl înregistrați pe un singur disc.

Pentru fiecare caz este proiectat un capac (Exemplul 4).

Fișierele electronice de pe discuri sunt transferate în arhivă în conformitate cu procedura adoptată în organizație.

RELUA

1. Documentele electronice există în formă electronică de la creare până la distrugere.
2. Puteți lucra cu documente electronice pe orice suport.
3. Organizațiile stabilesc reguli pentru schimbul de documente electronice într-un acord între ele.
4. Un document electronic poate fi atașat unei scrisori pe hârtie. Cererea este întocmită în conformitate cu GOST R 7.0.97. Sistem de standarde pentru informare, bibliotecă și editare. Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe de documentare.
5. Documentele electronice sunt transferate în arhiva organizației pe CD-uri emise în conformitate cu Regulile din 2015.

În practică, semnarea documentelor cu semnătură electronică a devenit ferm stabilită. Dar, în acest sens, se pune constant întrebarea dacă o semnătură electronică este echivalentă cu una scrisă de mână. Îi răspundem în baza normelor legislației actuale privind semnătura digitală.

Ce spune legea

Principalele condiții pentru recunoașterea documentelor electronice ca echivalente cu cele pe hârtie sunt prevăzute la art. 6 din Legea federală din 04/06/2011 nr. 63-FZ „Cu privire la semnăturile electronice” (denumită în continuare Legea nr. 63-FZ).

Abordările juridice privind utilizarea semnăturilor electronice în documentele electronice sunt următoarele.

Ce-i cu sigiliul?

Uneori, în conformitate cu legile federale, reglementările adoptate în conformitate cu acestea sau obiceiurile comerciale, un document trebuie să fie certificat printr-un sigiliu. Apoi documentul electronic semnat semnătură digitală îmbunătățităși recunoscut ca echivalent cu un document pe hârtie, semnat cu propria mână, este recunoscut ca echivalent cu un document pe hârtie, semnat cu propria mână și certificat printr-un sigiliu.

Mai mult, legile federale, actele juridice normative adoptate în conformitate cu acestea sau un acord între participanții la interacțiunea electronică pot prevedea adiţional cerințe pentru un document electronic pentru a-l recunoaște ca echivalent cu un document pe hârtie certificat printr-un sigiliu. Sistemul actual de semnătură electronică a documentelor al companiei trebuie să țină cont de acest principiu.

Daca sunt mai multi semnatari

Uneori, legile și reglementările federale adoptate în conformitate cu acestea prevăd că un document trebuie să fie semnat de mai multe persoane.

Aceasta înseamnă că documentul electronic trebuie să fie semnat de persoane (autorizate oficiali organism/organizație) care a produs acest document, folosind tipul de semnătură stabilit de legislația Federației Ruse pentru semnarea unui document electronic produs cu semnătură electronică.

Aceasta este una dintre condițiile pentru recunoașterea documentelor electronice.

Dacă pachetul de documente

Potrivit legii, cu o singură semnătură electronică pot fi semnate mai multe documente electronice interconectate (pachet de documente electronice).

Apoi fiecare dintre documentele electronice incluse în acest pachet este considerat semnat cu o semnătură electronică de același tip ca și pachetul în sine.

Excepția este atunci când pachetul de documente electronice de către persoana care l-a semnat include documente electronice:

• creat de alte persoane (organisme, organizații);
• semnat de aceștia cu tipul de semnătură electronică stabilit de legislația Federației Ruse pentru semnarea unor astfel de documente.

In aceste cazuri, documentul electronic inclus in pachet se considera semnat de persoana respectiva iniţial care a creat un astfel de document electronic, cu tipul de semnătură digitală cu care a fost semnat acest document la creare. Nu contează cu ce tip de semnătură electronică este semnat pachetul de documente electronice.