Zece reguli de corespondență de afaceri. Scrisoarea de intenție pentru documente După trimiterea scrisorii

Următoarele expresii sunt cel mai frecvent utilizate pentru a scrie e-mailuri formale:

1. Dacă vrem să atașăm un fișier, atunci precizăm:

Vă roggăsiatașat- Vă rugăm să acceptați ca atașament

Vă rog găsi atașat Ale mele relua. – Vă rugăm să acceptați în atașament CV-ul meu.

Vă rog găsi atașat fotografii din cel conferinţă. – Vă rugăm să acceptați în atașament fotografii de la conferință.

2. Dacă vrem să redirecționăm (redirecționarea) scrisoarea, folosim expresia:

am transmis _______ pentru tine. – Ți-am trimis ________.

trimit _______ pentru tine. - Iti trimit _______.

am transmisCV-ul lui Bill pentru tine. -eu redirecționat Pentru tine rezumat Factură.

trimitE-mailul lui John către tine. -Redirecționare Pentru tinee-mailul lui John.

3. Dacă vrem să marchem pe cineva în copia scrisorii, atunci folosim expresia:

(nume) pe acest e-mail

– Am marcat (numele) într-o copie a acestuia e-mail.

eu` ve cc` d Umar pe acest e-mail. – L-am etichetat pe Umar într-o copie a acestui e-mail.

* L-am copiat pe Umar laa pastra-lîncelbuclă. L-am etichetat pe Umar în copia scrisorii pentru a-l ține la curent.

Vă rog să mă țineți la curent. -Cu plăcere, tine pe mine în curs.

4. Următoarea expresie va ajuta la finalizarea scrisorii:

Dacă aveți întrebări, vă rugăm să nu ezitați să mă contactați. - Dacă aveți întrebări, vă rugăm să mă contactați.

Dacă aveți întrebări, vă rugăm să nu ezitați să mă contactați.

Cu sinceritate,

Ioan –

Dacă aveți întrebări, vă rugăm să mă contactați.

Cu sinceritate,

Ioan

5. Pentru a completa scrisoarea, folosim următoarele expresii:

Aștept cu nerăbdare să

auziingdintu- Aștept răspunsul tău. întâlniingtu- De-abia astept sa te intalnesc. tarăspuns- Asteptand raspunsul tau.

Abia astept sa + verb + ing- Aștept cu nerăbdare)

Pentru a completa un e-mail, utilizați următoarele expresii:

drăguțSalutari (Salutari) - CU Cele mai bune gânduri, cu respect

Calddorinte — Cele mai bune gânduri

A taCu adevărat- Cu stimă, cu respect.

Glumă engleză

Micul dejun din restaurantul ieftin a încercat să poarte conversație cu bărbatul de lângă el la ghișeu.

„Vrajă ploioasă îngrozitoare, ca potopul”.

— Potopul? Tonul era politicos, dar întrebător.

„Potop-Noe, Chivotul, Muntele Ararat”.

Celălalt a mușcat o jumătate de felie de pâine, a clătinat din cap și a mormăit cu voce tare:

— Nu am citit ziarul de azi.

"Ofertă comercială„, „Știri”, „Pentru tine” sau doar „Re:” - dacă o astfel de scrisoare a venit de la o adresă necunoscută, atunci cel mai probabil va părea ca spam. Câteva cuvinte din rândul subiectului pot atrage atenția destinatarului sau fă-l să trimită scrisoarea la coșul de gunoi. Subiectul este primul lucru pe care îl citește destinatarul, motiv pentru care este atât de important să o formulezi.

În subiectul scrisorii, formulați pe scurt conținutul ei principal. Este indicat să scrieți cât mai specific, nu „Despre probleme”, ci „Probleme în aprovizionarea cu medicamente a farmaciei de pe strada Selezneva”. Dacă aplicați pentru cooperare, atunci indicați în subiect ce afectează interesele destinatarului. De exemplu, nu scrieți „Propunere de cooperare”, ci „Oferim un comun promovare pentru a crește vânzările." Sau: "Pentru compania Alfa: o reducere exclusivă la publicitate în prize"Beta"". Destinatarul ar trebui să înțeleagă imediat cum îi va fi utilă scrisoarea dvs. În plus, dacă dorește să o găsească în lista de mesaje primite după ceva timp, va putea seta cuvintele cheie pe care le-ați specificat în subiect pentru căutare. Când destinatarul scrisorii vorbește un potențial angajator, o opțiune convenabilă pentru subiect ar fi: „Cv-ul I. A. Ivanova pentru postul vacant de farmacist”.

Nu trimiteți niciodată fișiere fără o scrisoare de intenție. Este ca și cum ai intra în biroul unui partener de afaceri fără să-ți saluti și doar l-ai arunca pe masă documente necesare. Începeți scrisoarea de intenție cu un apel politicos: după nume și patronimic - pentru cei care sunt mai în vârstă decât dvs., ia poziție de conducere sau pur și simplu el însuși preferă un astfel de apel; după nume – celor care se prezintă întotdeauna numai în acest fel și nu se oferă să se numească prin patronimic. Dacă nu știți cum să vă adresați cel mai bine, atunci adresați-vă după nume și patronim. Mergeți la o adresă mai familiară după nume, destinatarul vă va sugera el însuși. Dacă numele este necunoscut, puteți folosi cuvinte generalizate: „Stimați colegi!”, „Stimați conducere a companiei!”, „Stimați furnizori/clienți/viitori parteneri!” În cele din urmă, dacă nu știți absolut cum să vă adresați - lăsați doar cuvântul „Bună ziua!”

La începutul scrisorii, cel mai bine este să reamintiți destinatarului cum ați început cooperarea, cum v-ați cunoscut. De exemplu: „În timpul unei conferințe de la Moscova, ne-am întâlnit și am discutat despre posibilitatea unei cooperări ulterioare”. Cu această frază, îi reamintești persoanei cine ești și de ce îi scrii. Nu ar fi de prisos să ne exprimăm recunoștința, dacă există ceva pentru asta, de exemplu: „Îți exprimăm profunda recunoștință pentru că ne-ai ajutat cu campania publicitară”.

Apoi treceți imediat la conținutul principal al scrisorii. Este indicat să se formuleze motivul contestației fără prefațe într-o singură frază: „Îmi propun să organizăm o întâlnire și să discutăm despre deschiderea unei noi filiale”. Amintiți-vă că textul de pe ecran este mai greu de citit pentru majoritatea oamenilor decât textul tastat. Prin urmare, este important ca persoana respectivă să înțeleagă cât mai repede posibil ce vrei de la el. În plus, primele fraze sunt reținute cel mai bine. Și dacă „ascundeți” ideea principală în mijlocul scrisorii, atunci destinatarul poate pur și simplu să nu o prindă. Încercați să despărțiți în mod logic întregul text al scrisorii în paragrafe. Fiecare dintre ele începe cu ideea principală a fragmentului. Dacă vă propuneți să discutați mai multe probleme, atunci acestea pot fi numerotate. Evitați e-mailurile prea lungi. Dacă declarația problemei a ocupat o sumă mare, este mai bine să o copiați într-un fișier separat și să o atașați la scrisoare. Apoi, dacă este necesar, va fi mai convenabil pentru destinatar să salveze fișierul într-un folder separat sau să îl imprime.

La sfârșitul scrisorii, se obișnuiește să se exprime speranța pentru cooperare în continuare, vă mulțumesc sau în orice alt mod indicați atitudinea dumneavoastră binevoitoare față de destinatarul scrisorii. De exemplu: „Sper că toate dificultățile din cooperarea noastră vor fi depășite și vom stabili cea mai eficientă interacțiune!”, „Ne exprimăm recunoștința pentru cooperarea și sprijinul îndelungat și fructuos al proiectului nostru!”

La sfârșitul scrisorii, includeți numele dvs. complet, funcția, numele companiei și informații de contact. Este recomandabil să indicați toate contactele de care destinatarul poate avea nevoie: adresa poștală, telefoane, fax, e-mail, adresa site-ului web. Dacă utilizați Skype și ICQ în scopuri comerciale, vă rugăm să le indicați. În acest caz, este de dorit să nu indicați contacte „în plus”. De exemplu, nu ar trebui să specificați mai multe adrese de e-mail - este mai bine să scrieți una la care e-mailul este livrat cel mai fiabil.

Semnează fiecare dintre scrisorile tale. Este extrem de incomod când o persoană indică contacte din când în când, iar pentru a-l suna, trebuie să te uiți prin mai multe dintre scrisorile sale în căutarea unui număr de telefon. Utilizați semnarea automată în programele de e-mail și site-urile de e-mail. Datorită acestei caracteristici, programul de e-mail adaugă automat o semnătură automată la fiecare scrisoare pe care o creează.

Dacă aveți nevoie de mai multe opțiuni de semnătură - de exemplu, cu diferite detalii de contact pentru partenerii regionali și federali - puteți crea mai multe opțiuni de semnătură automată.

"Oh, am uitat să atașez fișierul. Îl trimit" - aceasta este poate cea mai comună expresie care poate fi găsită în scrisorile cu fișiere atașate. O astfel de uitare pare a fi un fleac. Dar din cauza asta, există întârzieri semnificative în procesele de afaceri. Ați trimis un fișier și așteptați un răspuns. Sună a doua zi și află că dosarul nu a fost primit pentru că ai uitat să-l atașezi. Pentru a evita această situație, obișnuiește să atașezi mai întâi fișierele la scrisoare atunci când trimiteți fișiere, apoi scrieți o scrisoare de intenție.

Un alt sfat este să numiți fișierele în așa fel încât destinatarul să le poată înțelege. Dacă destinatarul dvs. este un potențial angajator, dosarul nu trebuie să se numească „Cv”, ci „Cv Ivanova I. A. pentru postul vacant de farmacist” sau „Farmacist. Ivanova”. Dacă destinatarul este un partener de afaceri, atunci priviți și fișierul prin ochii lui. Numele nu: „Ofertă comercială pentru compania Alpha”, ci „Ofertă comercială de la compania Beta”. Nu: „Preț”, ci „Preț. Publicitate pe cutii de monede. Compania „Reklamist””. În acest caz, destinatarul va salva rapid scrisoarea în folderul său și nu va trebui să o redenumească special.

Este indicat să trimiteți o scrisoare persoanei a cărei competență include într-adevăr rezolvarea problemelor ridicate în scrisoare. Dacă trimiteți un CV, trebuie mai întâi să aflați e-mailul managerului sau managerului de resurse umane. Dacă se trimite o propunere de cooperare, atunci aceasta este obligatorie pentru cel care ia decizii în astfel de probleme, fie că este un manager de achiziții, un specialist în publicitate sau un director.

Se întâmplă ca singura adresă disponibilă să fie adresa generală a unei companii ca [email protected] sau [email protected] Dacă scrieți la o astfel de adresă, puteți trece ușor neobservat, deoarece primește mult spam. Prin urmare, este indicat să indicați în subiectul scrisorii numele angajatului companiei căruia îi este destinată scrisoarea sau numele firmei pe care o contactați. De asemenea, cuvintele cheie legate de activitățile companiei vor ajuta la atragerea atenției. De exemplu: „Probleme cu aprovizionarea cu lemn de la companie” Lemn de foc din Siberia „” - o astfel de formulare va atrage atenția managerilor companiei corespunzătoare.

Încă unul greseala tipica expeditori - dorința de a anunța pe toată lumea despre conținutul scrisorii lor. Ele indică adresele tuturor persoanelor mai mult sau mai puțin interesate astfel încât să primească copii. Scrisorile inutile îi irită pe destinatari, îi distrag atenția de la serviciu, inclusiv de la tine, atunci când încep să te sune înapoi pentru lămuriri.

Există o regulă: dacă enumerați toți destinatarii separați prin virgule, atunci vă așteptați la un răspuns de la fiecare dintre ei și dacă indicați o parte din adrese în rândul „Copia scrisorii”, atunci nu vă așteptați la un răspuns de la aceşti destinatari, doar informându-i. Cu toate acestea, această regulă nu este respectată de toată lumea. Și cu destinatari permanenți, este mai bine să convineți în mod specific asupra unei astfel de reguli.

O altă caracteristică utilă pentru trimiterea de copii este Bcc. Dacă introduceți în acest rând adresa celui de-al doilea destinatar, primul nu va ști că ați informat pe altcineva.

Utilizați notificarea de livrare pentru e-mailurile importante. Nu încercați să îl includeți în fiecare scrisoare. Puteți folosi, de asemenea, o notă că scrisoarea este deosebit de importantă. Doar nu abuza. Și apoi unora dintre expeditorii de scrisori le place să marcheze ca fiind deosebit de importante toate literele la rând și, din acest motiv, scrisorile lor încetează, în general, să fie percepute ca semnificative.

Pentru a lucra cu scrisorile primite, funcția de sortare a scrisorilor primite în dosare este foarte convenabilă. LA program de mail puteți crea anumite reguli conform cărora scrisorile primite vor fi distribuite în dosare de la un anumit destinatar, cu un anumit cuvânt cheie și așa mai departe. Literele pot fi sortate după aproape orice parametru: după importanță, dimensiune, dată, listă de adrese și așa mai departe. Utilizarea sortării este deosebit de convenabilă dacă vă abonați la orice liste de corespondență sau dacă primiți un volum mare de scrisori. În acest caz, de exemplu, știrile care vin din lista de corespondență vor cădea într-un folder separat și le vei putea citi atunci când este momentul potrivit și nu de fiecare dată când sosește o astfel de scrisoare.

LA scrisori de afaceri Nu este obișnuit să folosiți emoticoane. Exprimați emoțiile cu cuvinte: „minunat”, „foarte fericit”, „admir”. Excepție este corespondența cu partenerii de afaceri cu care ați trecut la „tu”, ați băut deja cafea împreună de mai multe ori și, în general, mențineți relații informale. Unii încearcă să fie originali în scrisorile lor. De exemplu, vin cu semnături non-standard și fraze finale: „Cel mai mult director de creație"," Cel mai bun manager de vânzări", "Cu respect și dragoste pentru tine", "Aștept cu nerăbdare vești de la tine".

Pentru un angajat al unei agenții de vacanță, un studio de design a cărui activitate implică o abordare creativă, formularea non-standard va fi doar un plus, dar dacă un contabil sau un manager începe să fie original, atunci este puțin probabil ca acest lucru să fie acceptat cu înțelegere.

Când răspundeți la scrisori, cel mai convenabil este să păstrați o copie a scrisorii primite în corpul scrisorii, de asemenea, este mai convenabil să lăsați subiectul la fel ca cel declarat de expeditor. Atunci va fi convenabil pentru amândoi să urmăriți progresul soluționării problemei. Dar modalitatea este extrem de incomod atunci când autorul, trimițând pentru prima dată o scrisoare pe un subiect nou, părăsește subiectul care a fost păstrat într-o scrisoare veche primită. Primește o scrisoare în primăvară cu subiectul „Re: La mulți ani!” nu foarte frumos și confortabil. Va fi imposibil să înțelegeți imediat despre ce va fi scrisoarea. Găsiți-l prin „Căutare” de pe Cuvinte cheie eșuează și mai târziu.

Dacă plecați în vacanță sau plecați într-o călătorie de afaceri de ceva timp - utilizați funcția „Răspuns automat în absență”. În acest caz, în timpul plecării, toți cei care vă trimit scrisori vor primi un răspuns standard pe care îl veți scrie chiar dvs. În acest răspuns automat, este indicat să indicați la ce dată vă veți întoarce la serviciu, precum și cine poate fi contactat în timpul absenței dumneavoastră.

Acest fel Corespondență de afaceri din ce în ce mai puțin folosit în viața noastră, a fost înlocuit de e-mail. Cu toate acestea, există situații în care scrisorile pe hârtie sunt mai eficiente decât cele electronice. De exemplu, atunci când trebuie să invitați un director la un eveniment deosebit de semnificativ sau când doriți să predați personal o ofertă comercială tipărită de înaltă calitate. În acest caz, faptul că expeditorul a petrecut timp imprimând și trimițând scrisoarea va sublinia respectul față de destinatar.

Recomandările pentru scrierea scrisorilor pe hârtie sunt în general aceleași ca și pentru cele electronice. Este necesar să vă adresați cu respect destinatarului, chiar de la început pentru a formula ideea principală a scrisorii (de exemplu: „Vă invităm la prezentarea solemnă a premiilor”), pentru a structura conținutul principal și a indica toate elementele necesare. contacte.

Este important să folosiți hârtie de calitate și o imprimantă clară pentru a crea scrisoarea și a tipări plicul. Doar în acest caz scrisoare de hârtie subliniază cu adevărat că destinatarul său este o persoană extrem de importantă pentru expeditor.

Scrieți scrisori doar atunci când este cu adevărat necesar. O cerință importantă a corespondenței de afaceri, precum și în general comunicare de afaceri, este o atitudine respectuoasă față de timpul partenerului. Economisiți timpul destinatarilor dvs. de e-mail formulând cu atenție întrebările și eliminând detaliile inutile. Atunci mesajele tale vor fi întotdeauna percepute ca importante și informative și vei primi răspunsuri la ele.

Text: Irina Kurivchak

Scrisoare de intentie pentru documente- aceasta este o scrisoare care însoțește documentele trimise și care conține numele documentului trimis și acțiunile ulterioare ale destinatarului.

În partea de sus, în antetul acestui document, sunt indicate funcția, denumirea companiei și numele complet al destinatarului scrisorii.

Apoi se notează data, numărul documentului și se scrie și antetul scrisorii.

Mai jos este un mesaj către destinatar.

Textul scrisorii de intenție pentru documente începe de obicei cu cuvintele:

• Vă trimitem…
• Va trimitem…
• Vă prezentăm…

Aici este necesar să indicați numele documentelor care urmează să fie trimise, data, numărul acestora și să prescrieți instrucțiuni destinatarului: ce să faceți cu documentele primite.

Corpul scrisorii de intenție pentru documente poate conține și . În acest caz, se folosesc următoarele expresii șablon:

• Vă rog, confirmați primirea...
• Vă rugăm să transmiteți…
• Vă rugăm să informați…
• Vă rugăm să întoarceți...
• Vă rugăm să vă ghidați de... etc.

Sub textul principal al scrisorii, poate exista și o notă despre prezența atașamentelor pentru a facilita procesarea corespondenței și a reduce probabilitatea de a pierde copiile trimise ale documentelor (vezi exemplul).

Partea finală a scrisorii de intenție a documentelor conține semnătura expeditorului, funcția și numele complet.

Exemplu de scrisoare de intenție pentru documente

Director
SRL „Standard”
E.S. Kuzmin

27.07.2013 № 23

Dragă Evgheni Stanislavovici!

Va trimitem contractul nr.2013-25-07 semnat si sigilat din data de 25.07.2013 cu protocol de neintelegeri. Vă rugăm să semnați protocolul de dezacorduri, să îl sigilați și să trimiteți o copie la adresa noastră în termen de 10 zile.

Aplicatii:
1) contract în 2 exemplare. (total pe 6 foi);
2) protocol de dezacorduri în 2 exemplare. (Doar 2 foi).

Director

Dykov

CM. Dykov

Scrisoarea de intenție a documentelor este emisă pe antetul organizației.

Scrisoare de cerere- una dintre cele mai comune opțiuni pentru corespondența de afaceri. Printre antreprenori, astfel de scrisori sunt folosite atunci când reprezentanții unei organizații se adresează alteia cu o solicitare pentru un serviciu. Astfel de mesaje pot fi folosite în situații complet diferite, de exemplu, atunci când trebuie să obțineți informații despre produse, să vedeți mostre de produse, să întâlniți un călător de afaceri, să ajungeți de acord asupra unor acțiuni etc.

Reguli pentru redactarea unei scrisori de cerere

Vă atragem atenția pentru descărcarea unui șablon general pentru un astfel de document:

FIȘIERE

Scrisoarea de cerere, din motive evidente, nu are eșantion standard, dar în ciuda acestui fapt este o formă de document oficial. De aceea, la compilarea acestuia, ar trebui să se respecte anumite norme stabilite de regulile de muncă de birou și etică de afaceri. Înainte de a trece direct la regulile de bază pentru întocmirea acestuia, trebuie menționat că acesta se poate adresa atât unui grup de persoane (de exemplu, manageri, angajați ai departamentului de contabilitate, avocați etc.), cât și unui anume destinatar.

Ca orice alt document, această scrisoare ar trebui să conțină partea introductivă, și anume:

• informatii despre firma expeditoare care face cererea si firma careia i se adreseaza;
• motivul contestației („din cauza întârzierii”, „în legătură cu primirea”, „pe baza rezultatelor” etc.);
• trimiteri la bază („pe baza unui acord verbal”, „pe baza negocierilor”, „pe baza convorbire telefonica" etc.);
• scopul contestației („pentru a soluționa problema”, „pentru a evita conflictul”, „în vederea înlăturării încălcărilor”, etc.).

Urmat de parte principală referitoare direct la cerere. Trebuie exprimat folosind orice formă derivată a verbului „a cere” („vă întrebăm”, „facem o cerere”, etc.), și întrucât un astfel de mesaj este, în orice caz, o petiție pentru un fel de serviciu, ar trebui să fie scris într-o manieră respectuoasă. Este bine dacă cererea este precedată de un compliment („a-ți cunoaște marile oportunități”, „a-ți admira talentele organizatorice”, etc.).

Dacă scrisoarea conține mai multe solicitări deodată, atunci acestea trebuie indicate în paragrafe sau paragrafe separate.

Regulile nerostite de corespondență între organizații prevăd că un răspuns la o solicitare în mai multe etape poate fi trimis și într-un singur mesaj, cu comentarii separate pentru fiecare articol. Trebuie remarcat faptul că acest tip de corespondență reduce cantitatea de flux de lucru și, prin urmare, reduce timpul de citire și procesare a unor astfel de scrisori.

Dacă scrisoarea implică primirea unui răspuns într-o anumită perioadă, atunci acest lucru trebuie indicat cât mai corect posibil în textul mesajului.

Trimiteți și primiți scrisori, de regulă, secretarii organizației (în companii mari Departamentele întregi fac asta. După compilare sau citire, le transmit șefului întreprinderii pentru revizuire. Excepție fac mesajele marcate „confidențial” sau „personal în mână” - astfel de scrisori sunt trimise direct destinatarului.

Instrucțiuni pentru scrierea unei scrisori de cerere

Deoarece acest mesaj face parte din corespondența corporativă, trebuie mai întâi indicat autorul, și anume: numele companiei expeditoare, adresa reală a acesteia și numărul de telefon pentru comunicare. Apoi trebuie să introduceți date despre destinatar: de asemenea, numele întreprinderii și destinatarul specific. Mai departe, la mijlocul rândului, puteți indica imediat că aceasta este o scrisoare de solicitare (dar aceasta nu este necesară).

Următoarea parte a scrisorii tratează direct cererea. Anterior, este de dorit să se fundamenteze și abia apoi să se exprime însăși esența cererii. La sfârșit, scrisoarea trebuie să fie semnată (este mai bine dacă aceasta este făcută de șeful companiei sau de o persoană autorizată, de încredere), și să se pună și data la care a fost creat documentul.

Cum se trimite o scrisoare

Scrisoarea poate fi trimisă prin e-mail sau fax - este rapidă și convenabilă, dar trimiterea conservatoare prin Poșta Rusă vă va permite să formalizați scrisoarea într-un mod solid și atractiv. De exemplu, puteți face o cerere în scris, de mână, cu o scriere caligrafică frumoasă sau puteți imprima textul pe hârtie bună și scumpă.

Atenția la astfel de fleacuri va arăta în mod clar destinatarului cât de respectuos este adversarul față de el și va sublinia încă o dată importanța cererii. Singurul lucru de reținut este că scrisorile prin poștă obișnuită durează mult timp, așa că mesajul trebuie trimis în avans, astfel încât documentul să fie livrat destinatarului la timp.

După ce a trimis o scrisoare

Acest mesaj, ca orice alt document, trebuie să fie înregistrat în jurnalul documentației de ieșire. În mod similar, destinatarul scrisorii înregistrează sosirea corespondenței. În cazul unor neînțelegeri care apar în relațiile de afaceri, remedierea faptului de a trimite și primi scrisori va ajuta la rezolvarea rapidă a situației.

Exemple de redactare a scrisori de cerere cu explicații

Deci, ne-am dat seama că o scrisoare de cerere este o scrisoare care conține o cerere către destinatar. Scopul textului este de a încuraja destinatarul să efectueze o acțiune care este benefică pentru expeditor. Scrisoarea trebuie să conțină o cerere formulată, justificarea acesteia. Este de dorit să se formuleze cererea în așa fel încât să se justifice de ce ar trebui să fie benefic pentru destinatar să se conformeze cererii. Expeditorul nu trebuie doar să cunoască regulile de compunere a textului, ci să țină cont și de nuanțele psihologice. În continuare, luați în considerare anumite șabloane-exemple, în funcție de situație.

Scrisoare de cerere de alocare de fonduri

Scrisoarea se intocmeste in cazul in care este necesara obtinerea alocarii de fonduri de la stat, sponsori, persoane fizice.

De la ONG-ul „Ajutor pentru pensionari”
Membru al Adunării Legislative
Ivanov I.I.

Salut Ivan Ivanovici. Sunt reprezentant organizație non profit Ajutor pentru pensionari. Ne angajăm să ajutăm pensionarii singuri: aducem mâncare, ajutăm la curățenie și reparații.

Organizația noastră există de 5 ani. Anterior, ne-am descurcat singuri cu finanțarea activităților, însă, din cauza extinderii ONG-urilor, fondurile au început să fie insuficiente. Avem nevoie de bani pentru a închiria spații, pentru a plăti salariile angajaților și pentru a cumpăra echipamente.

Într-o ședință recentă a Guvernului, președintele a menționat situația dificilă a pensionarilor și a menționat că situația trebuie schimbată urgent. În acest sens, vă cer 200.000 de ruble pentru nevoile ONG-ului Ajutor pentru Pensionari.

Cu stimă, Petrova A.A.

Explicaţie:

Textul de mai sus este scris conform regulilor. El are:

• Numele ONG-ului și o explicație a activităților sale.
• Cerere de bani, explicație a nevoii lor (sunt necesari bani pentru chirie și salarii).
• Mențiunea președintelui. Este necesar să se justifice beneficiile sponsorizării pentru oficial. Ce îl interesează pe parlamentar? LA creșterea carierei. Ajutorul organizației va ajuta la atingerea acestui obiectiv.

Este indicată și suma specifică de fonduri de care are nevoie o organizație comercială.

Scrisoare de cerere pentru livrarea bunurilor

Scrisoarea este de obicei trimisă partenerilor companiei. În text, este de dorit să se justifice avantajul reciproc pentru ambele companii.

Șeful AAA
Ivanov I.I.
De la șeful companiei BBB
Petrova B.B.

Salut Ivan Ivanovici. Am dori să comandăm un set de produse de la compania dumneavoastră (specificați). Ne-am interesat de produsul dumneavoastră la o expoziție regională.

Dacă sunteți de acord, vă rugăm să ne comunicați termenii de livrare și termenii convenabil pentru dvs. Garantam plata la timp. Sperăm că acesta va fi începutul unei cooperări reciproc avantajoase.

Contactele noastre: (specificați).

Cu stimă, Boris Borisovici.

Scrisoare de cerere pentru reducere

De obicei, astfel de texte sunt trimise furnizorilor companiei. De exemplu, o organizație organizează expoziții. Ea are un furnizor - o tipografie care furnizează broșuri, standuri, broșuri și multe altele. Costul serviciilor este destul de mare. A venit criza și a devenit dificil pentru companie să plătească pentru bunurile tipografiei. Acesta poate fi un motiv pentru a cere o reducere.

Șeful companiei „Vostok”
Ivanov I.I.
De la șeful companiei „Vest”
Petrova B.B.

Salut Ivan Ivanov. Organizația noastră a fost afectată de criza financiară. Numărul de contracte încheiate cu noi a scăzut cu 20%. Din păcate, criza ne-a afectat doar pe noi, ci și pe clienții noștri. Oamenii nu pot plăti pentru serviciile noastre în aceeași sumă ca înainte. Prin urmare, am oferit o reducere de 25% la bilete.

Din cauza situației financiare dificile, compania noastră vă solicită o reducere de 15% pentru restul de șase luni de cooperare conform contractului.

Am trimis scrisori în care solicităm o reducere tuturor furnizorilor noștri. Dacă 20% dintre partenerii noștri ne oferă termeni profitabili, compania noastră va rezista în vremuri dificile și nu se va închide. Am primit deja o reducere de către proprietari și compania de telefonie.

Cu stimă, Boris Petrov.

Explicaţie:

Scrisoarea conține următoarele puncte importante:

• Explicația necesității unei reduceri.
• Indicarea mărimii exacte a reducerii, termeni.
• Un indiciu indirect că dacă imprimanta nu oferă o reducere, compania va rezilia contractul.

Textul trebuie scris în așa fel încât scrisoarea să fie citită până la capăt și să fie de acord cu condițiile propuse.

Scrisoare prin care se solicită o reducere a chiriei

Chiria „manca” bugetele majoritatii organizatiilor. Reducerea acestuia permite companiei să rămână pe linia de plutire în momentele dificile. Scrisoarea trebuie trimisă proprietarului.

Șeful Plus
Ivanov P.P.
De la șeful companiei „Minus”
Petrova I. I.

Bună, Petr Petrovici. Compania noastră a fost afectată de criza financiară. Puterea de cumpărare a consumatorilor a scăzut, veniturile din afaceri au scăzut. În acest sens, vă rugăm să reduceți chiria cu 10%.

În tot timpul colaborării noastre, nu am întârziat niciodată plățile. Sperăm că ne veți face concesii și ne vom menține relația de afaceri. Garantam plata la timp a chiriei, in ciuda conditiilor financiare dificile.

Cu stimă, Ivan Ivanovici.

Explicaţie:

În scrisoare, este important de menționat că societatea și-a îndeplinit anterior în totalitate obligațiile. Proprietarul trebuie să fie sigur că proprietarul va continua să efectueze plăți. De asemenea, destinatarul trebuie să înțeleagă că dacă nu este de acord cu termenii propuși, chiriașul își va refuza serviciile.

Scrisoare de cerere de plată a datoriilor

Datoriile apar foarte des în interacțiunea dintre companii. Dacă organizația este setată să continue cooperarea cu contrapartea, care are o datorie, se trimite o scrisoare de cerere.

Ivanov I.I.

Sidorova P.P.

Stimate Ivan Ivanovici, vă rugăm să plătiți datoria față de compania noastră în valoare de 200.000 de ruble. În tot acest timp, am continuat să cooperăm cu dumneavoastră, sperând să continuăm relațiile de afaceri. Cu toate acestea, acum suntem nevoiți să suspendăm prestarea serviciilor din cauza lipsei plăților.

Suma datoriei tale este de 200.000 de ruble. Vă rugăm să plătiți până la 1 martie 2017. Dacă datoria nu este rambursată, vom fi obligați să rezolvăm problema în instanță.

Cu stimă, Petr Petrovici.

Explicaţie:

Scrisoarea trebuie să includă următoarele elemente:

• Suma exactă datorată.
• Data până la care datoria trebuie plătită.
• Acțiunile pe care compania le va întreprinde dacă plățile nu sunt primite.

Textul poate menționa o cooperare de succes pe termen lung cu organizația. Ar trebui să fie o cerere, nu o cerere. Solicitarea se face conform unui model diferit.

Scrisoare de cerere de plată amânată către furnizor

Organizația a furnizat companiei un lot de produse, dar nu a plătit pentru el. S-a format o datorie, dar debitorul nu are fonduri de plătit. În acest caz, este logic să scrieți o scrisoare de cerere pentru întârziere.

Șeful companiei „Unde sunt banii”
Sidorov P.P.
De la șeful companiei „Banii sunt pe cale să fie”
Ivanova I. I.

Dragă Petr Petrovici, nu am plătit datoria de 200.000 de ruble. Nu ne sfiim de datoria noastră, dar acum nu putem face plăți integral din cauza stării financiare dificile.

De 2 ani menținem relații de afaceri de succes cu dumneavoastră, nu am ratat termenele limită pentru plăți. Astăzi solicităm plata în rate. Compania noastră este pregătită să plătească datoria în două etape:

• Vom depune 100.000 de ruble până la 1 martie 2017.
• 100.000 de ruble vor fi plătite înainte de 1 aprilie 2017.

Vă promitem plăți la timp. Mulțumesc pentru înțelegere.

Cu stimă, Ivan Ivanovici.

Scrisoare prin care se solicită plata pentru o altă organizație

Datoria companiei poate fi plătită de o altă organizație. Desigur entitate nu va plăti acțiuni doar așa. De obicei, o scrisoare de cerere este trimisă debitorului companiei sau altei persoane care are obligații față de companie.

Către șeful companiei „Banii sunt pe cale să fie”
Ivanov I.I.
De la șeful companiei „Unde sunt banii”
Sidorova P.P.

Dragă Ivan Ivanovici, aveți o datorie față de compania noastră în valoare de 300.000 de ruble. Organizația noastră are și o datorie față de o altă companie în valoare de 200.000 de ruble. Vă rugăm să plătiți datoria noastră față de creditor în valoare de 200.000 de ruble. În schimb, vă vom furniza un plan de rate pentru soldul datoriei pe care ați solicitat-o ​​mai devreme. Mulțumesc pentru înțelegere.

Cu stimă, Petr Petrovici.

Scrisoare de cerere de asistență în rezolvarea problemei

Orice companie se poate confrunta cu probleme complexe care nu pot fi rezolvate fără ajutor extern. Dacă este necesar, poate fi trimisă o scrisoare de cerere de asistență, de exemplu, organizarea de evenimente. Solicitarea se trimite la organizatii comerciale, structuri de stat.

Director al AAA
Petrov B.B.
Din organizatie publica
„Dăm bine”

Dragă Boris Borisovich, sunt un reprezentant al organizației publice „Giving Good”. Ne angajăm în organizarea și organizarea de sărbători pentru copiii de la orfelinat.

Vă cerem ajutorul în organizarea aprovizionării cu alimente pentru sărbătoare. Desigur, la eveniment vă vom menționa pe dumneavoastră și compania dumneavoastră. La eveniment vor fi prezenți reprezentanți adunare legislativa, publicul.

Ne puteți contacta la telefonul XXX

Cu stimă, Ivan Ivanovici.

Rezumând

Să combinăm toate regulile pentru scrierea unei scrisori de cerere. Mai întâi trebuie să te prezinți, să povestești despre activitățile tale. Dar partea introductivă nu trebuie strâns. Scopul nostru este să încurajăm destinatarul să citească scrisoarea. Dacă textul este prea lung, este puțin probabil ca destinatarul să-l citească până la sfârșit. Apoi, trebuie să începeți să vă prezentați cererea. Este necesară acuratețe: indicarea termenilor, a sumei fondurilor. Este important să înțelegeți că destinatarul trebuie să simtă beneficiul. Prin urmare, scrisoarea trebuie să indice de ce ar fi benefic pentru organizație să dea curs solicitării. La sfârșit, trebuie să-ți iei rămas bun politicos și fără să te rogi.