Obligația veșnică este o copie a scrisorii. Etica corespondenței de afaceri. Cine pregătește scrisoarea de anchetă
1. Scrisoarea este tipărită pe hârtie albă sau de culoare deschisă, în format A4 (210 x 297 mm) sau A5 (148 x 210 mm).
2. Foaia trebuie să aibă cel puțin margini:
Data scrisorii este data semnării acesteia. Data este întocmită cu cifre arabe în succesiunea: ziua lunii, luna, anul. Ziua lunii și luna se întocmesc cu două perechi de cifre arabe separate printr-un punct; an - în patru cifre arabe.
4. Număr de ieșire.
Numărul de înregistrare (de ieșire) al scrisorii constă în numărul său de serie, care poate fi completat la discreția indexului (de exemplu, inițialele șefului de direcție). Numărul de înregistrare al unei scrisori întocmite în comun de două sau mai multe departamente este format din numerele de înregistrare ale literei fiecăruia dintre aceste departamente, separate printr-o bară oblică.
Destinatarul poate fi organizații, diviziile lor structurale, funcționari sau persoane fizice. Când se adresează o scrisoare unui funcționar, inițialele sunt indicate ÎNAINTE de prenume. Numele organizației și a acesteia unitate structurală indicați în cazul nominativ.
SRL Nume „Companie”
Poziția persoanei căreia i se adresează scrisoarea este indicată în cazul dativ, De exemplu:
SRL Nume „Companie”
SRL Nume „Companie”
Scrisoarea nu trebuie să conțină mai mult de patru destinatari. Cuvântul „Copie” înaintea celui de-al doilea, al treilea, al patrulea destinatar nu este indicat. Dacă numărul de destinatari este mai mare, se formează o listă de corespondență.
Variabila „Destinatar” poate include adresa postala... Elementele adresei poștale sunt indicate în succesiunea stabilită prin regulile de prestare a serviciilor poștale.
Când adresați o scrisoare unei organizații, indicați numele acesteia, apoi adresa poștală, De exemplu:
Yaroslavsky pr-kt, 12, Yaroslavl, 150001
Când se adresează unei scrisori unui individ indicați numele și inițialele destinatarului, apoi adresa poștală, De exemplu:
Sf. Svobody, 5, ap. 12,
Iaroslavl, 150000
Textul scrisorii este redactat sub forma unui tabel, text coerent, sau sub forma unei combinații a acestor structuri.
Coloanele și rândurile tabelului trebuie să aibă titluri exprimate sub formă de substantiv în cazul nominativ. Subtitlurile de coloane și rânduri ar trebui să fie în concordanță cu titlurile. Dacă tabelul este tipărit pe mai multe pagini, coloanele tabelului trebuie numerotate și numai numerele acestor coloane trebuie tipărite pe paginile următoare.
Textul conectat constă de obicei din două părți. În prima parte, indicați motivele, motivele, scopurile întocmirii scrisorii, în a doua (finală) - decizii, concluzii, solicitări, sugestii, recomandări. Textul poate conține o parte finală (de exemplu, o cerere fără explicație).
În textul scrisorii, întocmit pe baza documentelor altor organizații, sunt indicate detaliile acestora: numele documentului, numele organizației - autorul documentului, data documentului, numărul de înregistrare al documentul, titlul textului.
În scrisoare sunt utilizate următoarele forme de prezentare:
- de la persoana I plural ( „Vă rugăm să trimiteți”, „trimiteți pentru analiză”);
- de la persoana întâi singular ( „Consider că este necesar”, „Vă rog să evidențiați”);
- de la persoana a treia singular ( „Societatea nu se opune”, SRL „Titlu” consideră posibil”).
Se întocmește un semn pe prezența unui atașament numit în textul scrisorii in felul urmator:
Aplicare: 5 litri. in 2 exemplare.
Dacă scrisoarea are un atașament care nu este denumit în text, atunci indicați numele acesteia, numărul de foi și numărul de copii; dacă există mai multe cereri, acestea sunt numerotate, De exemplu:
Anexă: 1. Contract de închiriere pentru 5 litri. in 2 exemplare.
2. Certificat de acceptare pentru 1 litru. in 2 exemplare.
Dacă atașamentele sunt legate, atunci numărul de foi nu este indicat.
Dacă la scrisoare este atașat un alt document, având și un atașament, se întocmește un semn asupra prezenței unui atașament in felul urmator:
Anexă: scrisoarea Ministerului Afacerilor Interne al Federației Ruse din 05.05.2007 N 02-6 / 172 și o anexă la aceasta, doar 3 pagini.
Dacă cererea nu este trimisă la toate adresele indicate în document, atunci se întocmește un marcaj pe prezența acesteia in felul urmator:
Anexă: pe 3 l. in 5 exemplare. doar la prima adresă.
Cerința „Semnătură” include: numele funcției persoanei care a semnat scrisoarea (complet, dacă scrisoarea nu este emisă pe antet și prescurtat - pe o scrisoare întocmită pe antet) și o decriptare a semnăturii (inițiale, prenume), De exemplu:
Cum să scrii corect o scrisoare
În zilele noastre, trebuie doar să poți scrie corect o scrisoare, indiferent cui i se adresează mesajul tău (un potențial angajator, un funcționar arogant sau un prieten apropiat) și modul de trimitere a corespondenței (prin obișnuit sau prin e-mail, poate). prin fax).
Variante cu exemple de litere pot fi găsite în secțiunea „mostre de documente” de pe acest site. Acum să vorbim despre câteva dintre regulile de scriere și design. Scrisorile se împart în trei categorii generale:
- personal - celor dragi, membrilor familiei, prietenilor și rudelor și nu atât (folosește un stil informal),
- semioficial - corespondență cu diverse organizații pe probleme legate de dvs. personal (de exemplu, cu banca despre starea contului dvs., cu autoritatea de asigurări sociale despre beneficii, cu rețeaua comercială la primirea mărfurilor etc.),
- scrisori de afaceri (de serviciu) - aveți nevoie de un stil de prezentare oficial de afaceri și există cerințe stricte pentru design.
Cum să scrii corect o scrisoare personală
Scrisori personale scrisul este în mare parte plăcut, pentru că comunici cu familia și oamenii apropiați. Mai întâi trebuie să spui salut, doar cuvântul „Bună ziua!”
În cazul în care întârziați să răspundeți, va fi politicos să vă ceri scuze și să menționați motivele. Dacă vă aflați deja într-o stare de corespondență cu destinatarul și vi s-au pus întrebări, atunci este timpul să le răspundeți acum. Apoi, după fraza introductivă „Sunt bine”, poți trece la prezentarea evenimentelor, poți scrie despre ceea ce te îngrijorează.
Întrucât stilul de comunicare este informal, glumele, bârfele (propria evaluare a evenimentelor sau descrierea opiniilor altora) și repovestirea unui articol dintr-o revistă de modă sunt potrivite. Într-un cuvânt, folosește orice îți face scrisoarea interesantă. Emoticoane, întrebări de genul „bine, cum?”, „Chiar, grozav?”
Încearcă să fii sincer. Întrebați cum merg lucrurile cu destinatarul dvs., la rândul său, puneți întrebări pentru a continua corespondența. La final, exprimă-ți sentimentele, de exemplu, „Iubesc”, „Mi-ar plăcea să mă întâlnesc”, „Aștept cu nerăbdare să aud”, etc. Asigurați-vă că vă semnați numele (e-mail-ul este adesea omis), dar este posibil ca destinatarul să nu ghicească de la cine este scrisoarea (nu este întotdeauna clar prin e-mail). Recitiți scrisoarea și corectați eventualele greșeli dacă este necesar. De obicei, enervează oamenii și manifestă o lipsă de respect.
Cum să scrii corect o scrisoare semi-formală
Scrisori semi-formale ar trebui să fie cât mai scurt posibil și să precizeze în mod clar esența problemei. Simplu și logic este binevenit. In dispozitie proasta scrisoare buna nu machiază. Și este mai bine să excludeți orice abateri lirice de la subiect și manifestarea emoțiilor și să vă concentrați pe baza de dovezi (mai ales important pentru plângeri).
Vă sfătuiesc să scrieți o scrisoare folosind un computer, apoi să o tipăriți pe o coală albă obișnuită A4 și să o semnați cu un pix. Este permisă scrierea scrisorilor în formă scrisă de mână. În acest caz, scrieți lizibil și corect, în special numele de familie.
Odată lizibil, este ușor de citit. Acum, în organizațiile serioase, înregistrarea documentelor este adesea efectuată în în format electronic... Numele tău de familie (poate fi frumos, dar complicat) este bine cunoscut doar de tine. Dacă, în timpul înregistrării scrisorii dumneavoastră, înlocuiți cel puțin o literă din nume de familie, atunci o căutare electronică într-o bază de date uriașă nu pare să vă găsească recursul. Și vă va fi problematic să aflați dacă este înregistrată deloc, deși mai târziu poate ajunge răspunsul.
Se obișnuiește să se indice întotdeauna destinatarul în dreapta colțul de sus scrisori. Îți voi oferi mai multe opțiuni care să te ajute, toate sunt valabile. Totul depinde de preferințele dvs. și cunoașteți numele unității structurale sau funcționarii destinatarului:
serviciu federal
pentru muncă și angajare
La cap Serviciul Federal
asta ori aia
ȘI DESPRE. Nume de familie
Administrația Volgograd
Departamentul așa și așa - numele său
Pentru redactorul-șef
Editura „Pshik”
E.F. Kagailovsky
Perepolokh LLC
Contabil șef
A.I. Kvochinskaya
orice individ
Tugrikov S.M.
Sf. Lusnaya, 207, ap. 1375,
Voronej, 400001
Sub destinatar scrieți numele, prenumele, patronimul, adresa completă pentru trimiterea unui răspuns prin poștă obișnuită, este mai bine să spuneți și numărul de telefon.
Dacă ați aplicat deja undeva din nou, atunci asigurați-vă că furnizați un link către numărul și data scrisorii primite (eventual mai multe). Acest lucru facilitează foarte mult procesarea corespondenței și cu siguranță veți primi un răspuns ținând cont de corespondența anterioară cu privire la problema în cauză. Este scris „Pe numărul (numerele) din 31.08.2014”. Acest link este situat în stânga deasupra textului, îl puteți vedea în imagine cu o diagramă a elementelor scrisorii.
Dacă știți numele persoanei căreia vă adresați, atunci puteți începe textul „Dragă...!”, Apoi ar trebui să se termine cu „Cu drag,”.
Dacă există documente justificative, atunci sub text ar trebui notat fapt dat... Apoi, în viitor, puteți dovedi cu ușurință ce ați trimis exact împreună cu scrisoarea. Ce documente specifice (sau copii) sunt trimise pot fi indicate în text sau direct în marcajul privind prezența anexelor. Este situat sub textul principal, de exemplu:
Aplicare: pentru 2 litri. în 1 exemplar.
Anexă: copii chitanțe de plată... pe 2 pagini. în 1 exemplar.
Trebuie reținut că trebuie să indicați întotdeauna în mesajul dvs.:
În caz contrar, scrisoarea dumneavoastră poate fi considerată anonimă. Astfel de scrisori nu sunt supuse revizuirii, ceea ce înseamnă că nu veți primi un răspuns la contestația dvs. Autoritățile sunt obligate să dea un răspuns în termen de cel mult o lună de la data înregistrării scrisorii dumneavoastră.
Scrisoarea trebuie să fie scrisă de dumneavoastră în două exemplare. Puteți contacta personal organizația de care aveți nevoie. În acest caz, în biroul biroului (secretar, birou sau departament general), asigurați-vă că solicitați pe copia scrisorii să scrieți o notă de primire cu data. Este mai bine să puneți imediat numărul de înregistrare, dar în organizațiile mari este posibil să nu înregistreze scrisorile imediat din cauza numărului lor mare. Prin urmare, este suficient la momentul depunerii cererii ca copia dumneavoastră a scrisorii să fie ștampilată cu numele organizației și data. Acest lucru este foarte important dacă trebuie să respectați termenul limită sau să confirmați ulterior contestația.
Dar nu este deloc necesar să mergi undeva în persoană. S-ar putea să vă fie mai ușor să mergeți la cel mai apropiat oficiu poștal. În acest caz, trimiteți prin scrisoare recomandată cu notificare. Efectul va fi același. După un timp, poți suna organizația și poți afla soarta scrisorii tale. Sau este posibil să nu sunați nicăieri, doar așteptați un răspuns.
Dacă, în final, ați primit un răspuns formal în loc de un răspuns inteligibil, vă rugăm să ne contactați din nou. În autorități, de exemplu, este monitorizat faptul că recursurile repetate pe aceeași problemă. Sau scrieți o scrisoare sub forma unei plângeri, puteți încerca să o trimiteți unei organizații superioare. Astfel de apeluri sunt, de asemenea, tratate cu mare atenție.
Referitor la reguli Corespondență de afaceri- acesta este unul dintre cele mai importante subiecte ale muncii de birou și merită un articol separat dedicat acestuia.
"Ofițer personal. administrarea resurselor umane„, 2008, N 3
Scrisoarea de afaceri: caracteristici de design
Intrarea pe piata externa este asociata cu respectarea unor anumite standarde etice făcând afaceri luate în străinătate. Aceste norme includ și regulile de desfășurare a corespondenței de afaceri, a căror respectare va ajuta la prezentarea profitabilă a activităților companiei dumneavoastră, la evitarea oricăror neînțelegeri, la stabilirea de contacte pe termen lung și, în cele din urmă, la succesul comercial.
În ciuda apariției unor astfel de mijloace moderne de comunicare precum satelitul, computerul etc., corespondența ocupă până la 80% din volumul total al documentației și este principalul mijloc de comunicare managerială.
Corespondența de afaceri este principalul mijloc oficial de comunicare între organizații, organizații și indivizi. Aceasta înseamnă că la compilarea acestuia trebuie luate în considerare regulile stabilite. În primul rând, aceasta va asigura forța juridică a documentelor și, în al doilea rând, va ajuta la atingerea scopului - de a induce destinatarul la anumite acțiuni de care aveți nevoie.
Conceptul de „corespondență de afaceri” unește tipuri diferite documente: scrisori de serviciu, telegrame, mesaje telefonice, memorii etc.
Cel mai comun tip de corespondență comercială sunt scrisorile de afaceri (de serviciu). Caracteristicile conținutului lor depind în mare măsură de scopul pentru care sunt compilate. Cu toate acestea, există cerințe generale pentru redactare și formatare care sunt obligatorii pentru orice scrisoare. Vorbind despre regulile pentru alcătuirea unei scrisori de afaceri, acestea ar trebui împărțite în reguli legate de forma documentului, adică. regulile de înregistrare și cerințele pentru conținut.
În instituțiile, organizațiile și întreprinderile rusești, scrisorile de afaceri trimise organizațiilor terțe sunt întocmite pe antet speciale. Acestea sunt coli standard de hârtie, de regulă, în format A4 (pentru litere de volum mic se poate folosi formatul A5). Afișează detalii cu informații permanente despre instituție, companie etc., permițând identificarea acestora. Conform GOST R 6.30-2003, detaliile formularului includ următoarele: emblema de stat Federația Rusă sau un subiect al Federației Ruse; sigla organizației; codul organizației - autorul scrisorii; numele autorului scrisorii; date de referință despre organizație - autorul scrisorii. În plus, este indicat un loc pentru următoarele detalii: data, indexul de înregistrare, trimiterea la indexul de înregistrare și data documentului primit, destinatarul, titlul textului.
Fiecare dintre detaliile scrisorii are propriile sale particularități în utilizare și design.
Simbolurile de stat (emblema de stat sau emblema unei entități constitutive a Federației Ruse) sunt utilizate numai pentru organizații forma de stat proprietate și este reglementată de Legea constituțională federală din 25 decembrie 2000 N 2-FKZ, precum și de legislația și reguli subiecții Federației Ruse. Emblema poate fi plasată pe antetele întreprinderilor și organizațiilor de toate formele de proprietate.
Autorul scrisorii (atributul „Numele organizației”) este, de regulă, organizația în numele căreia scrisoarea este trimisă la una sau alta adresă (deși uneori autorul poate fi o unitate structurală).
Pentru ca documentul să aibă forță juridică, pe formular se indică denumirea organizației-mamă, dacă există o subordonare de ramură, denumirea exactă (în conformitate cu statutul sau regulamentul) și denumirea completă a organizației sau întreprinderii. Primul este tipic pentru organizațiile guvernamentale. Dacă numele prescurtat este fixat în cartă, atunci este plasat în formular sub numele complet și scris între paranteze.
Codul civil al Federației Ruse conține o regulă conform căreia denumirile corporative ale persoanelor juridice includ forma lor organizatorică și juridică (de exemplu, o companie cu răspundere limitată, închis societate pe actiuni etc.). Una dintre cerințele pentru numele organizației - autorul scrisorii este plasarea formei organizaționale și juridice pe formular.
„Datele de referință despre organizație” necesare sunt incluse în formularul de scrisoare pentru implementare părere... Datele de referință despre organizație sunt necesare pentru comunicarea poștală, telegrafică, telefonică, electronică cu organizația, precum și pentru efectuarea decontărilor și tranzacțiilor monetare în bancă, al căror cont este indicat pe document.
Adresele poștale și telegrafice sunt întocmite în conformitate cu cerințele Regulilor pentru furnizarea de servicii poștale, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 septembrie 2000 N 725. În acest caz, următorul ordin de adresă trebuie să fi observat:
- numele străzii, numărul casei, numărul apartamentului;
- denumirea așezării (oraș, sat etc.);
- denumirea regiunii, teritoriului, okrugului autonom (regiunii), republicii;
- tara (pentru trimiterile postale internationale);
Detaliile bancare sunt necesare numai pentru scrisorile privind decontarea și tranzacțiile monetare, de exemplu, scrisorile de garanție.
Cerințele „Cod organizație”, „Numărul principal de stat al unei persoane juridice” și „Număr de identificare fiscală/Cod de înregistrare” sunt semne de identificare ale organizației autor. Acestea permit stabilirea faptului că organizația - autorul documentului este înregistrată de organele de stat ca persoană juridică, este o entitate economică și este înregistrată la organul fiscal.
Cerințele „Data documentului” și „Numărul de înregistrare al documentului” sunt cerințele care conferă actului forță juridică. Acestea vă permit să dovediți existența unui document oficial. Stabiliți responsabilitatea organizației autorului pentru acuratețea informațiilor și autenticitatea documentului.
Data scrisorii se întocmește digital, cu cifre arabe, pe un rând; două perechi de numere care indică ziua lunii, luna și ortografia completă a anului, de exemplu 25/12/2005; în acest caz nu se pune cuvântul „an”, litera „г” cu punct sau punct, cu excepţia cazului în care propoziţia se termină cu data.
In conformitate cu standarde internaționale elementele date pot avea o secvență diferită: an, lună, zi (2005.09.01).
În literele de conținut financiar se folosește utilizarea formatării verbale și digitale a datei, în care după numerele care indică anul se plasează neapărat litera „g” cu punct sau cuvântul „an”, de exemplu decembrie. 05, 2005 / an.
Data de pe document se aplică de către oficialul care semnează documentul, imediat după semnarea acestuia.
Se recomandă includerea în indexul de înregistrare a scrisorii a indicelui unității structurale sau a zonei de activitate în care a fost întocmit proiectul de document, numărul cauzei (conform nomenclatorului cazurilor), unde va fi plasată scrisoarea după sfârșitul lucrării cu acesta și numărul de serie al scrisorii. De exemplu: 02-08 / 24, unde 02 este indicele unității structurale care a pregătit scrisoarea; 08 - numărul dosarului; 24 este numărul de serie al scrisorii.
În firmele mici care nu au diviziuni structurale, elementul corespunzător poate fi înlocuit cu indicele domeniului de activitate (munca personalului, publicitate, organizarea serviciilor de transport etc.) sau cu indicele unui anumit contractant.
Atributul „Destinatar” asigură adresarea corectă și, ca urmare, garanția de livrare. Scrisorile sunt adresate unei organizații (în cazul nominativ), unei unități structurale (în cazul nominativ), funcționarilor sau persoanelor fizice (în cazul dativ).
Atunci când o scrisoare este adresată șefului unei organizații sau adjunctului acestuia, numele organizației este inclus în numele funcției destinatarului. Inițiale oficial sunt plasate înaintea numelui de familie, de exemplu:
Adresarea unei scrisori șefilor diviziilor structurale sau specialiștilor începe cu numele organizației, de exemplu:
Șef departament vânzări
Când vă adresați unui funcționar, poate fi folosită o adresă specială (domn, academician, profesor etc.). În acest caz, inițialele sunt plasate după nume de familie, de exemplu:
Președintelui JSCB „Investcredit”
domnul Prohorov G.A.
Este permisă centrarea fiecărei linii a atributului „Destinatar” în raport cu cea mai lungă linie.
Dacă scrisoarea este trimisă mai multor organizații omogene, acestea sunt indicate în termeni generali, de exemplu:
Când trimiteți o scrisoare către diferite organizații, variabila „Destinatar” nu trebuie să conțină mai mult de patru adrese. Cuvântul „Cc” nu este scris înainte de a doua, a treia și a patra adresă. Când o scrisoare este trimisă la mai mult de patru adrese, se întocmește o listă de corespondență și pe fiecare scrisoare este indicată o singură adresă.
Variabila „Destinatar” poate include o adresă poștală. Adresa nu este atașată scrisorilor trimise oficiilor guvernamentale și corespondenților obișnuiți, de exemplu:
Director al SA „Yantar”
Când adresați un document unei persoane, indicați numele și inițialele destinatarului, apoi adresa poștală, de exemplu:
str. Boytsovaya, 5, ap. 3,
Khimki, regiunea Moscova,
Atributul „Titlul textului”. Aproape orice scrisoare ar trebui să aibă un titlu. Se intocmeste de executant dupa intocmirea scrisorii. Titlul este obligatoriu pentru scrisorile pregătite pe formulare A4. La scrisorile cu volum mic de text, pregătite pe formulare A5, antetul nu este întocmit. Principala cerință pentru un titlu este să fie scurt, dar să reflecte cu exactitate conținutul scrisorii. Titlul textului scrisorii ar trebui să răspundă la întrebarea: „Despre ce?”, De exemplu:
- Despre organizarea unei conferinte stiintifice
- La încălcarea termenilor contractului nr. 21 din 02.10.2005
- Despre acordarea unui împrumut
- La închirierea spațiilor.
Titlul se află deasupra textului scrisorii, sub cerințele formularului. Este tipărit fără ghilimele și fără liniuțe de subliniere pe una sau mai multe rânduri, lungimea rândului nu depășește 28 de caractere.
Titlul este o caracteristică de căutare a scrisorii. Acesta, împreună cu data, numărul de înregistrare și prenumele autorului, este introdus în baza de date despre document în timpul înregistrării și controlului acestuia. Acest lucru vă permite să găsiți rapid o scrisoare după conținutul ei. De aceea este important să se formuleze un titlu pentru textul unei scrisori de afaceri.
„Textul documentului” necesar este principalul atribut al documentului, ceea ce îi conferă forță juridică. Vă permite să stabiliți scopurile și motivele (motivele) creării unui document, să analizați faptele, situațiile, concluziile, solicitările, propunerile autorului înregistrate.
Scrisorile de afaceri sunt tipărite numai pe fața foii la intervale de unu și jumătate. GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor ”nu stabilește cerințe pentru fonturile utilizate la producerea documentelor. Principala cerință pentru fonturi este ca acestea să fie lizibile.
Cei mai importanți indicatori de font sunt: font (natura imaginii) și dimensiunea punctului (dimensiunea literei tipărite prin axa verticala, măsurat în puncte (punctul - 0,376 mm)).
Cel mai blând pentru ochiul uman este fontul mașinii de scris. Prin urmare, în majoritatea instrucțiunilor pentru munca de birou în fabricarea documentelor în editorul de text Word pentru Windows, se recomandă utilizarea fonturilor care sunt apropiate de fontul mașinii de scris:
- font Times New Roman, dimensiune - 13, 14, 15;
- font Arial, dimensiunea 12, 13, 14.
Fontul optim pentru viziune este Times New Roman, cu dimensiunea de 14 puncte. La realizarea tabelelor se pot folosi fonturi de dimensiuni mai mici, dar nu mai puțin de 10. Contrastul imprimării ar trebui să asigure o reproducere de înaltă calitate a documentului prin intermediul echipamentelor de copiere și duplicare.
Marca de disponibilitate a aplicației. Acest atribut este opțional. Se aplică dacă scrisoarea are atașamente. Cuvântul „Aplicație” este tipărit din marginea din stânga cu subtext. Există mai multe moduri de a proiecta această recuzită.
Dacă numele cererii este menționat în textul scrisorii (de exemplu, „Vă trimitem o schiță de instrucțiuni de gestionare a documentelor”), atunci nota despre aceasta se face după cum urmează:
Aplicare: pentru 10 litri. in 2 exemplare.
Dacă atașamentul nu este denumit în textul scrisorii, atunci semnul despre atașament conține numele complet, numărul de pagini și copii:
Proiect de contract de furnizare
N 02-08 / 24 pentru 5 litri. in 2 exemplare.
Dacă la scrisoare sunt atașate mai multe documente, atunci documentele atașate sunt numerotate și fiecare indică numărul de pagini și de copii:
1. Instruire pentru munca de birou
10 litri. in 2 exemplare.
2. Proiect de acord de furnizare
În cazul în care o scrisoare este trimisă mai multor destinatari, iar cererea este destinată doar unuia dintre aceștia, marcajul despre prezența cererii conține următoarele informații:
Aplicare: 5 litri. in 2 exemplare. la prima adresă.
Dacă aplicația este cusută, atunci numărul de pagini din ea nu este indicat, de exemplu:
Anexă: în 1 exemplar.
Recuzită „Semnătura” este o recuzită care dă forță legală unui document. Vă permite să determinați dacă scrisoarea este semnată de un oficial decizional. De regulă, autoritatea de a semna este apanajul șefului organizației sau a adjuncților săi. Acest drept poate fi acordat șefilor diviziilor structurale. Dreptul de semnătură trebuie să fie consacrat într-un act juridic intern, de exemplu, în cartă, reglementări privind o întreprindere sau unitate structurală etc.
Atributul „Semnătură” se află după textul scrisorii și este limitat la marginile din stânga și din dreapta. Se compune din numele postului celui care semnează documentul, semnătura sa personală și decriptarea semnăturii. În decodificarea semnăturii, indicați mai întâi inițialele, apoi numele de familie, în timp ce nu sunt puse nici paranteze, nici linii oblice.
Scrisorile de serviciu sunt aproape întotdeauna scrise pe antet. În acest caz, numele organizației nu este inclus în poziția persoanei care a semnat scrisoarea, de exemplu:
Directorul N.I. Popov
Cu toate acestea, există momente în care scrisorile nu sunt întocmite pe un antet (de exemplu, o scrisoare a fost pregătită de două organizații), atunci semnătura arată astfel:
Director al SRL „Agat” N.I. Popov
Vicepreședinte L.P. Sokolov
La completarea unei scrisori pe antetul funcționarului, funcția acestei persoane nu este indicată în semnătură.
Dacă scrisoarea este semnată de șefii ambelor organizații, i.e. persoane care ocupă poziții egale, semnăturile lor sunt la același nivel, de exemplu:
Director general Președinte al Consiliului
CJSC „Edelweiss” AB „Vis”
N.P. Grishin ________ A.M. Slavkin
Mai multe semnături pot sta, de asemenea, sub o scrisoare pregătită într-o singură organizație. Acest lucru se aplică în principal scrisorilor de natură financiară. Sunt semnate de şeful organizaţiei şi Contabil șef... În acest caz, semnăturile lor sunt plasate în ordinea corespunzătoare posturilor deținute:
Directorul K.T. Morozov
Contabil șef G.I. Fedotova
De remarcat faptul că actele normative actuale nu prevăd aplicarea de facsimil în documente, i.e. cioplită pe o ștampilă, semnătura capului. Conform GOST R 6.30-2003, este necesară o semnătură personală a managerului, aplicată de mână.
Recuzită „Sigiliu” este o recuzită care dă forță legală unui document. Nu toate documentele sunt necesare pentru a avea un sigiliu. Amprenta sigiliului atestă autenticitatea semnăturii funcționarului pe documentele care atestă drepturile persoanelor care constată faptele legate de resurse financiare, precum și pe alte documente care prevăd certificarea semnăturii originale.
V institutii guvernamentale aplica ștampilă oficială organizații și sigiliul unității structurale (de exemplu, sigiliul departamentului de personal), în organizațiile neguvernamentale - echivalentul sigiliului rotund al companiei oficiale al organizației. Fiecare organizație, pe baza legislației în vigoare și a altor reglementări, trebuie să elaboreze o listă a documentelor sale, care trebuie ștampilată.
În corespondența de afaceri, ștampilele sunt rar folosite. Certificarea autenticității necesită scrisori de natură financiară. Întotdeauna ștampilat scrisori de garanție... Pentru a certifica alte scrisori, este suficient să existe un formular și o semnătură a unei persoane competente.
Amprenta sigiliului ar trebui să fie aplicată astfel încât să surprindă sfârșitul titlului poziției persoanei care semnează documentul (nu trebuie să surprindeți începutul semnăturii, deoarece în unele cazuri este necesar să distingeți clar semnătura pentru identificarea lui ulterioară).
Eticheta de furnizor este o recuzită adesea trecută cu vederea, deși poate face munca mult mai ușoară, mai ales dacă scrisoarea este pregătită într-o organizație mare. Această cerință include numele și numărul de telefon sau numele, prenumele, patronimul și numărul de telefon al specialistului care a întocmit direct documentul, ceea ce înseamnă că este bine familiarizat cu problema, de exemplu:
Mihailov Ivan Sergheevici
La numărul de telefon specificat, puteți obține cu ușurință toate informațiile care vă interesează fără a contacta conducerea organizației și fără a căuta îndelung angajatul potrivit. În acest caz, a doua variantă de înregistrare a mărcii despre interpret este mai de preferat, deoarece cunoașterea numelui interpretului va facilita contactul cu acesta.
Semnul artistului este plasat în colțul din stânga jos pe partea din față sau din spate a ultimei foi a scrisorii.
Se acordă mai multă atenție aspectelor formale ale corespondenței în străinătate decât aici. Pentru a nu strica relațiile bune cu partenerii sau prietenii din străinătate, eticheta corespondenței trebuie întotdeauna respectată cu strictețe.
Prima scrisoare ar trebui să creeze o impresie favorabilă despre companie, activitățile acesteia și despre tine personal. Odată cu primirea mesajului, începe prima întâlnire impersonală cu tine. Această întâlnire poate duce în viitor la încheierea unui acord reciproc avantajos sau, dimpotrivă, poate deveni ultima.
O scrisoare de afaceri trebuie să fie impecabilă din toate punctele de vedere: chiar și o ușoară abatere de la reguli o poate face neautorizată din punct de vedere legal. Acest lucru este deosebit de important dacă ținem cont de faptul că în străinătate nu se obișnuiește să se sigileze documentele comerciale; o semnătură a unei persoane autorizate este suficientă chiar și pe comenzi, rapoarte și scrisori de garanție.
Scrisorile trebuie scrise în așa fel încât să fie ușor pentru destinatar să facă ceea ce i se cere. Veți primi un răspuns mai rapid dacă trimiteți plicuri gata făcute cu o adresă, iar destinatarul va trebui doar să marcheze opțiunile corespunzătoare decât dacă ar trebui să scrie el însuși o scrisoare.
În cazul în care s-a luat o decizie pozitivă cu privire la problema luată în considerare, este recomandabil să începeți scrisoarea cu formularea deciziei și invers, o decizie negativă, la sfatul psihologilor, este cel mai bine plasată la sfârșit. a scrisorii.
Atunci când formulați un refuz, trebuie să fiți cât mai corect posibil pentru a nu pierde un partener.
Includeți un postscript (P.S.) în scrisoare și includeți cele mai importante informații din această secțiune. Psihologii cred că atunci când oamenii primesc o scrisoare, ei citesc mai întâi salutul, iar apoi postscriptul. Prin urmare, în P.S. ar trebui să sublinieze cele mai tentante beneficii, invitații la acțiune, tot ceea ce inspiră, inspiră, creează un sentiment de nevoie și urgență. Scrie la P.S. - mare artă. În unele scrisori către P.S. scrie de mână pentru a dovedi destinatarului că expeditorul i-a trimis o scrisoare personală, individuală, și nu o foaie de hârtie tipărită trimisă altor mii de persoane.
Începeți fiecare gând sau idee nouă cu o linie roșie și exprimați acest gând cât mai simplu și concis posibil. Amintiți-vă că frazele lungi sună mai formal decât frazele scurte. Respectați regula: cuvinte scurte - fraze scurte (10 - 12 cuvinte) - paragrafe scurte (două până la patru propoziții). Veți obține cel mai mare efect vizual dacă îl păstrați în astfel de proporții: paragraful ar trebui să fie mai lat decât lungimea. Nu se recomandă:
- spargeți un paragraf astfel încât un rând să rămână pe prima pagină, iar toate celelalte - pe a doua;
- transferați un rând dintr-un paragraf pe pagina următoare - trebuie să existe cel puțin două rânduri;
- încheiați pagina cu un cuvânt separat cu cratima sau un cuvânt cu cratima.
Scrisoarea nu trebuie să fie lungă, de obicei durează o pagină. Toate detaliile despre produs, acesta descriere tehnica etc. trebuie menționat într-o broșură specială atașată scrisorii. Dimensiunea maximă a literei este de două pagini. Psihologii consideră că un volum mai mare nu este perceput de către destinatar.
Stai departe de câmpuri. Rețineți că marginile largi fac scrisoarea mai ușor de citit și mai atractivă. Marginile largi creează impresia de „spațiu liber” pe pagină, care atrage atenția și asupra textului și îi dă sens. În mod ideal, marginea documentului nu ar trebui să fie strictă (cu alte cuvinte, capetele drepte ale tuturor liniilor nu ar trebui să fie pe aceeași linie dreaptă); acest lucru face ca documentul să pară mai prietenos și mai accesibil. Cu toate acestea, dacă documentul ar trebui să arate auster și formal, dacă vă temeți că pagina va apărea neglijent, atunci o marjă strictă din dreapta va crea un efect „ordonat” pe pagină.
Scrisoarea dvs. nu trebuie să conțină greșeli, greșeli de scriere, fraze construite incorect sau ciudat. Erorile gramaticale, lipsa semnelor de punctuație sau utilizarea greșită a acestora vă pot submina eforturile.
Scrisorile de afaceri sunt scrise pe hârtie decupată îngrijit, doar albă (pentru scrisorile private, dacă doriți, puteți lua hârtie de altă culoare). Plicul trebuie să fie de aceeași culoare și greutate ca și hârtia. Nu utilizați niciodată plicuri sau hârtie non-standard pentru corespondență. Dacă plicul este transparent, atunci scrisoarea este mai întâi pusă într-o coală de hârtie goală pliată în jumătate și apoi în plic. Scrisoarea este pliată cu textul înăuntru, nu mai mult de două ori. Este indicat să nu împăturiți cele mai importante scrisori de afaceri, ci să le trimiteți într-un plic mare și dens. La trimiterea unei scrisori prin curier sau printr-un terț, plicul nu este sigilat.
Îngrijirea unei reputații profesionale și a etichetei necesită o atenție deosebită pentru rechizite de birou. Desigur, cuvintele scrisorii tale vor rămâne aceleași, indiferent dacă banda mașinii de scris este nouă sau veche, folosești un computer cu imprimanta laser sau cu matrice. Dar într-un caz vor vorbi despre tine ca despre un om de afaceri care încearcă să-și întărească imaginea chiar și în lucruri mărunte, iar în celălalt vor decide că nu vrei să te gândești la lizibilitate și la alte „fleecuri”.
Semnați scrisoarea cu o culoare de cerneală diferită de cea cu care a fost imprimat textul.
Este recomandabil să răspundeți la scrisorile sau chiar la cărțile poștale primite de dvs. cât mai curând posibil, nu mai târziu de trei până la cinci zile de la primirea acestora. În caz de întârziere, raportați primirea, cereți scuze și explicați motivul răspunsului întârziat.
Deci, există anumite canoane de scris scrisori de afaceri, nerespectarea careia poate afecta nu numai prestigiul societatii, ci si impiedica incheierea de contracte profitabile. Respectarea acestor reguli va fi cheia succesului afacerii dumneavoastră și vă va mărturisi ca un partener solid, cu o companie stabilă. situatie financiarași intenții serioase.
Scrisorile de solicitare sunt o parte integrantă, importantă și necesară a corespondenței de afaceri. Pe de o parte, acestea sunt anchete cu tact și diplomatie pe probleme de actualitate, pe de altă parte, sunt un instrument pentru atingerea anumitor obiective ale destinatarului. Scopul oricărei scrisori de cerere este de a determina destinatarul să întreprindă anumite acțiuni necesare pentru autorul scrisorii. Cum scrieți o scrisoare de cerere pentru a ajunge cât mai aproape de un răspuns pozitiv?
Orice scrisoare de cerere ar trebui să conțină o justificare bine gândită și o declarație clară a cererii. În plus, puteți folosi tehnici care măresc eficiența scrisorii.
Pasul 1. La cine aplici?
Contactați destinatarul personal, mai bine - după nume și patronim:
„Stimate Ivan Ivanovici!”, „Stimate domnule Ivanov!”
În primul rând, vă exprimați respectul față de destinatar, iar în al doilea rând, o solicitare adresată unei anumite persoane îi impune responsabilitatea pentru implementarea acesteia. Există situații când o solicitare este adresată unei echipe sau unui grup de oameni. În acest caz, este de asemenea recomandabil să personalizați cât mai mult posibil recursul:
„Stimați colegi!”, „Stimați manageri!”, „Stimați angajați juniori!”, „Stimați angajați serviciul de personal!»
Pasul 2. De ce mă contactați?
Complimentează destinatarul. Când complimentezi destinatarul, îi răspunzi la întrebarea: „De ce îmi adresezi această întrebare?” Recunoaște-i realizările trecute sau calitățile personale.
„Ești întotdeauna gata să asculți și să găsești cea mai bună modalitate de a rezolva problema aproape tuturor celor care au apelat la tine. Și, trebuie să-ți dau credit, ai ajutat foarte mult.”
„Sunteți cel mai mare expert în domeniu...”.
„Ați ajutat mulți oameni să rezolve cele mai dificile probleme din domeniu...”.
Această tehnică va permite destinatarului să examineze mai atent cererea și să încerce să găsească o oportunitate de a satisface fii ea.
Un compliment este potrivit atunci când vine vorba de solicitări nestandardizate, când trebuie să cucerești destinatarul, când trebuie să fii atent la anumite merite și calități care sunt necesare și importante pentru a-ți îndeplini cererea.
Este foarte important să nu depășiți granița dintre un compliment și o lingușire grosolană. Fi sincer.
Pasul 3. Justificarea cererii
Orice solicitare trebuie să fie justificată cu privire la motivul pentru care faceți această solicitare specială. Puneți destinatarul în contextul problemei dvs.
În această etapă, trebuie să alegeți cele trei argumente cele mai importante pentru destinatar. Cel mai bine este să aranjați argumentele după schema: puternic - mediu - cel mai puternic.
Solicitările sunt de diferite niveluri de dificultate, astfel încât destinatarul nu este întotdeauna interesat să îndeplinească cererile cuiva. El trebuie să fie convins că îndeplinirea cererii are potențiale beneficii:
Interesează-l pe destinatar
Oferă-ți să realizezi o oportunitate atractivă pentru el, legată de îndeplinirea cererii tale:
„În orice moment, oamenii de afaceri, întreprinzători au căutat nu doar să obțină succesul material, ci și să-și lase amprenta asupra istoriei Patriei, pentru a fi amintit. fapte bune, câștigă respect.”
« Activitatea de succes a oricărei comunități profesionale este, în primul rând, înțelegerea și sprijinul din partea sindicatelor prietenoase, participarea la evenimente și proiecte comune.».
« Desigur, marele tău obiectiv este un oraș curat și confortabil pentru oameni.».
Sau, exprimați o problemă care este foarte relevantă pentru destinatarul dvs.:
„Tu, în calitate de stăpân înțelept al orașului, ești probabil îngrijorat de mersurile dezordonate ale copiilor diferite vârsteîn locuri nepotrivite pentru aceasta, ceea ce duce la accidente mai frecvente și la o creștere a criminalității împotriva copiilor.”
„Departamentul dvs. a primit solicitări mai frecvente pentru probleme non-core, ceea ce ocupă mult timp de lucru neprețuit”.
Arată cum cererea ta poate ajuta la realizarea oportunității:
« Și astăzi, când țara noastră mizează pe tineret, este greu să găsim o cauză mai necesară, mai sfântă decât a ajuta tinerii și tinerii din familii defavorizate. Sunt cei din orașul nostru care oferă deja o astfel de asistență - sub egida primăriei, centrul nostru caritabil „Heritage” funcționează cu donații de la cetățeni, predând adolescenților dificili meșteșuguri populare. ».
Sau pentru a rezolva problema:
„Echiparea locurilor specializate pentru distracția copiilor de diferite vârste va contribui la reducerea nivelului criminalității copiilor și la minimizarea accidentelor rutiere în care sunt implicați copii”.
Descrieți semnificația cererii
Atunci când nu există nimic de oferit destinatarului sau în contextul cererii date este nepotrivit, atunci este mai bine să aduceți la zi destinatarul. Aici trebuie să descrieți situația cât de complet este necesar pentru a înțelege relevanța cererii și importanța îndeplinirii acesteia. Semnificația cererii trebuie descrisă în așa fel încât să „o ia pentru suflet”. Dacă cererea nu aparține categoriei „sentimental”, atunci trebuie să arătați destinatarului relația de cauzalitate, care va permite destinatarului să îndeplinească cererea.
„De la (data), conform contractului de închiriere nr. X, chiria pentru 1 m 2 este de 20 USD. într-o zi. În ultimele trei luni, a existat o scădere a activității de tranzacționare din cauza instabilitate economicăși tulburări sociale. Profitul mediu din tranzacționare este de 10 USD. pe zi, ceea ce nu este suficient nici măcar pentru a plăti chiria. Dacă nu se iau măsuri, atunci antreprenorii privați vor fi obligați să-și închidă prize care vă poate afecta negativ veniturile.”
Astfel, trebuie să precizați destinatarului că îndeplinirea cererii implică perspectiva de a primi foloase materiale sau nemateriale.
Pasul 4. Declarația cererii
Când destinatarul este gata, puteți declara cererea reală. Textul cererii trebuie să fie suficient de concis și extrem de clar. În niciun caz nu ar trebui să existe ambiguitate sau subestimare în el. De exemplu, dacă vorbim despre o reducere a chiriei, atunci este important să indicați la ce nivel:
„Vă rugăm să reduceți nivelul chiriei până când situația se va stabiliza la 5 USD. pe m2 pe zi".
Dacă vorbim de prestarea serviciilor, atunci faceți cererea cât mai precisă, indicând datele dorite, problema prețului etc.:
« Pentru a dota un atelier de olărit, aveți nevoie de un cuptor pentru arderea ceramicii - vă rugăm să ne ajutați la achiziționarea acestuia. Costul cuptorului cu instalarea este de 998 mii de ruble.».
V acest exemplu nu este în întregime clar ce fel de asistență este solicitat de la destinatar. Mai bine să vă rog să fiți mai precis: „Vă rugăm să ne ajutați la achiziționarea unui cuptor pentru arderea ceramicii prin transferul a 333 mii dolari în contul companiei pentru producția și instalarea cuptoarelor”.
Orice ai cere, destinatarul trebuie să știe exact când, ce, cât și la ce preț vrei să primești. O cerere generalizată riscă mai mult să fie refuzată pentru că destinatarul nu are întotdeauna timpul și dorința de a se ocupa de detalii. În plus, riști să nu obții ceea ce îți dorești prin transferarea inițiativei către destinatar.
De exemplu, antreprenorii privați au scris o scrisoare prin care cer o reducere a chiriei, dar nu au indicat până la ce nivel doresc să reducă chiria:
„Vă rugăm să reduceți nivelul chiriei până când situația se va stabiliza”.
Drept urmare, au primit o reducere a chiriei, dar nesemnificativă (cu 1% din cea disponibilă). Astfel, cererea lor a fost admisă, dar puțin s-a schimbat în poziția inițiatorilor scrisorii.
În unele cazuri, textul cererii poate fi evidențiat cu caractere aldine pentru a-l scoate în evidență în text, dar nu abuzați de această tehnică.
Pasul 5. Rezumați solicitarea dvs.
Repetați solicitarea și subliniați cum va beneficia destinatarul dacă cererea este îndeplinită. Solicitarea ar trebui să fie ușor modificată. Cel mai bun mod este să construiești o propoziție după schema: „Dacă vei îndeplini cererea, vei fi fericit”.
„Dacă ne întâlniți la jumătatea drumului și reduceți chiria pentru o perioadă în timp ce situația din regiune se stabilizează, veți putea nu numai să salvați peste 150 de locuri de muncă, dar și să nu suferiți pierderi globale din cauza absenței totale a chiriei”.
Dar pot exista și alte opțiuni:
„Puteți fi siguri că fiecare rublă din donațiile voastre caritabile va merge într-o cauză bună și va ajuta copiii aflați într-o situație dificilă să devină cetățeni demni.”
„Poți fi sigur că zâmbetul fiecărui copil îți va oferi satisfacție morală din munca ta grea, iar eforturile și eforturile tale sunt o investiție în cetățeni demni și fericiți ai viitorului apropiat”.
Principalul lucru este să repeți sensul cererii și beneficiile îndeplinirii acesteia. Beneficiile nu trebuie să fie tangibile. Amintiți-vă că destinatarul este o persoană, iar sentimentele nu îi sunt străine.
EXEMPLU:
|
A fost |
A devenit |
|
|
„Vă rugăm cu drag, II. Ivanov, aranjați o întâlnire a solicitanților cu directorul general al companiei dumneavoastră. Vă vom fi recunoscători pentru ajutorul dumneavoastră. Cu respect și recunoștință, Director Centrul de Angajare P.P. Petrov " |
- |
„Dragă Ivan Ivanovici! Nu este primul an în care compania dumneavoastră participă la Programul de orientare în carieră a solicitantului, ajutându-i să-și aleagă o profesie. În calitate de manager de resurse umane, sunteți interesat de formarea profesioniștilor, iar noi suntem gata să îi ajutăm pe școlari să înceapă să formeze maeștri în meseria lor. Astăzi, profesia de manager este una dintre cele mai răspândite, dar mulți solicitanți nu au o idee clară despre semnificația acesteia. În acest sens, vă rugăm să stabiliți o întâlnire a directorului general cu solicitanții în data de 23 martie la ora 15.00 pe baza companiei dumneavoastră. După ce le-ați spus băieților despre secretele profesiei de astăzi, puneți bazele pregătirii profesioniștilor adevărați mâine. Poate că, în câțiva ani, unul dintre ei este cel care vă va aduce compania la un nou nivel de dezvoltare. Cu respect și recunoștință, Director Centrul de Angajare P.P. Petrov " |
Și nu uitați de designul scrisorii - aceasta este „fața” organizației. Dacă inițiatorul scrisorii de cerere este o organizație, atunci o astfel de scrisoare este întocmită pe antet cu semnătura șefului sau a unei persoane autorizate. Dacă o persoană privată, atunci este suficient să se respecte regulile de bază în aranjarea elementelor scrisorii. Aceste detalii sunt foarte importante din punct de vedere juridic și psihologic pentru destinatar și formarea imaginii corecte a expeditorului.
| - | ||||
 |
- | Trimiteți sute de propuneri de afaceri, solicitări și alte scrisori de afaceri în fiecare zi, dar nu obțineți rezultatul dorit cu mesajul dvs.? Nu știi cum să-i amintești cu blândețe și politicos destinatarului obligațiile sale? Atunci instruirea online vă va ajuta cu siguranță. „Abilități de scriere în afaceri”! Îl puteți parcurge în orice moment convenabil. | - | - |
| - |
Alcătuirea diferitelor tipuri de scrisori de afaceri este o parte necesară a afacerii reprezentanților de afaceri. Datorită unor astfel de mesaje, aceștia dobândesc capacitatea de a rezolva problemele comerciale în cel mai accesibil, rapid și optim mod.
Fișiere
Ce scrisori de afaceri sunt acolo
În mod convențional, scrisorile de afaceri pot fi împărțite în mai multe categorii principale:
- scrisoare de felicitare;
- e-mail de informare;
- etc.
Un articol separat poate marca răspunsurile la toate aceste scrisori, care fac, de asemenea, parte din corespondența comercială oficială și sunt, de asemenea, scrise conform anumitor canoane.
Cine ar trebui să fie autorul scrisorii
Scrisorile de afaceri trebuie să conțină întotdeauna o semnătură. Totodată, orice angajat al companiei, a cărui competență include această funcție, sau care este autorizat în acest sens prin ordinul directorului, poate scrie direct scrisoarea. De obicei, acesta este un specialist sau șeful unității structurale care se ocupă de subiectul mesajului. Oricum, indiferent cine anume este ocupat cu scrisul, scrisoarea trebuie in orice caz depusa spre aprobare managerului, tinand cont ca este scrisa in numele companiei.
Reguli generale pentru redactarea scrisorilor de afaceri
Toate mesajele de afaceri ar trebui să se refere numai la activitățile companiei sau la circumstanțele asociate acesteia. Mai mult, indiferent de conținut, aceștia trebuie să respecte anumite cerințe.
În primul rând, este o anumită structură. Mesajul trebuie să indice întotdeauna:
- data scrierii,
- detalii despre expeditor și destinatar,
- recurs la adresa politicoasă (sub forma formulării „Dragă Ivan Petrovici”, „Dragă Elena Grigorievna”),
Trebuie remarcat faptul că scrisorile pot fi adresate atât angajaților individuali, cât și echipelor întregi (în acest caz, este suficient să ne limităm la salutul „Bună ziua!”).
La scrisoare pot fi atașate diverse documente suplimentare, dovezi foto și video - dacă există, acest lucru trebuie reflectat în textul principal.
Scrisoarea poate fi întocmită atât pe o coală standard standard A4, cât și pe antetul companiei. A doua opțiune este de preferat, deoarece nu necesită introducerea manuală a detaliilor companiei, în plus, o astfel de scrisoare pare mai solidă și indică încă o dată că mesajul aparține corespondenței oficiale. Poate fi scrisă de mână (literele scrise de mână caligrafice sunt deosebit de reușite) sau tipărită pe computer (convenient atunci când trebuie să creați mai multe copii ale unei scrisori).
Scrisoarea trebuie certificată printr-o semnătură, dar în același timp nu este necesară ștampila, deoarece din 2016 entitati legale eliberați de nevoia de a folosi foci în activitățile lor.
Înainte de a trimite mesajul, dacă este necesar, acesta este înregistrat în jurnalul de documentație de ieșire, în care i se atribuie un număr și data plecării.
Ce să cauți atunci când compui o scrisoare
Când compuneți o scrisoare, trebuie să monitorizați cu atenție ortografia, să respectați regulile și normele limbii ruse în ceea ce privește vocabularul, gramatica, punctuația etc. Destinatarii sunt mereu atenți la cât de competent sunt exprimate și încadrate gândurile în mesaj.
Nu uitați că cercetările efectuate sugerează fără echivoc că oamenii nu sunt pregătiți să petreacă mai mult de un minut citind astfel de scrisori.
Scrisoarea trebuie scrisă în forma corectă, nu „împrăștiind gânduri de-a lungul copacului”, mai degrabă scurtă și succint, până la obiect. Fiecare subiect nou ar trebui să fie încadrat într-un paragraf separat, care, dacă este necesar, ar trebui împărțit în paragrafe. În plus, o scrisoare concisă și clară va arăta în mod clar destinatarului că autorul își prețuiește timpul. Aici zicala „concizia este sora talentului” este potrivită.
Ce nu ar trebui permis într-o scrisoare de afaceri
În scrisorile de afaceri, un ton obraznic sau frivol este complet inacceptabil, la fel ca textul prea uscat și „clișeele” banale. De asemenea, ar trebui să evitați formulările complexe, abundența expresiilor participiale și adverbiale, terminologia specială care este înțeleasă de un cerc restrâns de specialiști.
Este imposibil să includă în scrisoare informații neverificate, nesigure și, cu atât mai mult, în mod deliberat false.
Trebuie avut în vedere faptul că acest tip de mesaje nu fac doar parte din corespondența comercială de rutină, ci, în multe cazuri, se referă la documente oficiale, care pot dobândi ulterior statutul de semnificative din punct de vedere juridic.
Cum se trimite o scrisoare
Orice mesaj oficial poate fi trimis în mai multe moduri principale.
- Primul, cel mai modern și mai rapid, este prin mijloace electronice comunicare. Este convenabil și eficient și vă permite, de asemenea, să trimiteți informații cu un volum aproape nelimitat.
Există doar un minus aici - cu o cantitate mare de e-mail la destinatar, scrisoarea se poate pierde cu ușurință sau poate ajunge în folderul „Spam”, prin urmare, atunci când trimiteți scrisori în acest fel, este recomandabil să vă asigurați suplimentar că scrisoarea a fost primită (printr-un simplu apel telefonic).
- A doua modalitate: conservatoare, care vă permite să trimiteți un mesaj prin Russian Post. Totodată, se recomandă utilizarea funcției de trimitere prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire - acest formular garantează că scrisoarea ajunge la destinatar, despre care destinatarul va primi o notificare specială.
De obicei, trimiterea prin poștă standard este folosită în cazurile în care sunt trimise originale ale documentelor, scrisorile certificate cu semnături vii și sigilii.
- De asemenea, o scrisoare poate fi trimisă prin fax sau prin diverse mesagerie instant, dar numai cu condiția ca relația dintre parteneri să fie suficient de strânsă și să admită pe deplin o astfel de cale de corespondență.
· Igor Zhuravlev
Igor Zhuravlev, Andrey Kurosh, Alexey Chumachenko, Polina Vafina
Igor Zhuravlev, Polina Vafina
Ai primit e-mail, unde în copie sunt mai mulți destinatari. Ce se întâmplă dacă faceți clic pe butonul Răspuns tuturor?
· Se va crea o scrisoare, unde adresa de la care ați primit scrisoarea originală va fi indicată în câmpul „Către”.
· Va fi creată o scrisoare, în care toți destinatarii enumerați în scrisoarea originală vor fi indicați în câmpurile „Către” și, respectiv, „Cc”.
· Va fi creată o scrisoare cu un câmp gol „Către”.
· Se va crea o scrisoare, unde destinatarii enumerați în scrisoarea originală vor fi indicați în câmpul „Cc”
Ați primit un e-mail de la o anumită adresă. Există mai multe adrese în câmpul „Cc”. Doriți să răspundeți numai persoanei de la a cărei adresă a venit scrisoarea. Pe ce buton ar trebui să apăsați?
· Răspuns
· Răspunde la toate
Creați mesaj
Redirecţiona
Pentru ce este folosit butonul Urmărire?
· Pentru a seta un memento din calendar
Să pregătească un răspuns în numele supervizorului
· Pentru ca litera să fie întotdeauna marcată ca necitită
A trimite o scrisoare unui subordonat
Care este definitia de mai jos?
· Date deschise
Pașaport de date deschise
666. Definiția cărui concept este dată mai jos:
Date deschise
Date guvernamentale deschise
· Pașaport de date deschise
În ce format nu se realizează pregătirea datelor pentru un set de date deschise în scopul publicării acestuia pe Portalul de date deschise al Federației Ruse?
format XML
· format DOC
format CSV
Ce pictogramă va lansa aplicația software pentru a crea un set de date deschis în format CSV?
tabelul 1
masa 2
· tabelul 1
· Masa 2
Ce tabel îndeplinește cerințele pentru publicarea unui set de date deschis?
tabelul 1
masa 2
· Tabelul 1
· masa 2
