Acasă Autodezvoltare Formular de înregistrare a comenzii. Jurnalul de înregistrare a comenzilor angajatorului. Actul administrativ tip cuprinde

Formular de înregistrare a comenzii. Jurnalul de înregistrare a comenzilor angajatorului. Actul administrativ tip cuprinde

Unul dintre documentele obligatorii de personal utilizate pentru înregistrarea fluxului de documente este un jurnal de comenzi pentru personal. Este necesar să se întocmească rapoarte legate de mișcarea personalului - angajare, concediere sau transfer. Un angajat special desemnat este responsabil pentru completarea jurnalului.

Reglementări și funcții oficiale

La 6 septembrie 2000 a fost emis un decret al Arhivei Federale. Deci, potrivit art. 358 de comenzi de personal trebuie înregistrate separat într-un jurnal special de comenzi de personal. Înregistrarea comenzilor poate fi efectuată atât într-un jurnal de hârtie, cât și în programul 1C.

Următoarele tipuri de comenzi sunt înregistrate în jurnal:

despre angajare (se înregistrează și date dacă acesta este locul de muncă principal sau cu normă parțială, cu fracțiune de normă, cu rotație);
despre transferul într-o altă poziție (comenzile pentru promovare, modificarea sunt înregistrate salariile, despre bonusuri);
despre concediere (aceasta include și călătoriile lungi de afaceri și concediul de maternitate).

Jurnalul este necesar la rezolvare litigii de munca, analiza mișcării forta de munca. Dar funcția sa principală este de a reglementa acțiunile în conformitate cu legislația muncii la nivelul întreprinderii.

Opțiuni de proiectare și cerințe

Forma jurnalului nu este aprobată legal. De aceea, liderii organizației înșiși aleg cum le va fi mai convenabil să păstreze aceste evidențe.

Adesea, pentru aceasta se folosesc reviste speciale de hârtie, care constau dintr-o pagină de titlu, o pagină cu informații despre jurnal și, direct, câmpuri pentru înregistrarea informațiilor. Mai rar folosit programe de calculator, de exemplu, 1C. Acest lucru se datorează faptului că documentația electronică este mai ușor de corectat decât documentația pe hârtie.

În ciuda faptului că nu există o formă unică de înregistrare, sunt prezentate o serie de cerințe pentru document.

Coperta revistei ar trebui să fie tare sau semidură. De preferat laminat. Indică indexul organizației și numele acesteia.

A doua foaie a jurnalului indică numele organizației, numele documentului și datele de început și de încheiere a evidenței.
A treia pagină conține informații despre persoanele responsabile cu menținerea documentului. În acest caz, se notează nu numai numele de familie și parafa salariatului, ci și funcția acestuia, detalii ale documentului prin care angajatul a fost numit în această funcție. . Este necesară, de asemenea, un exemplu de semnătură a persoanei responsabile de document.
Documentul trebuie să fie numerotat pentru a menține integritatea.
Paginile revistei trebuie să fie bine legate și sigilate. Numărul de pagini este indicat pe sigiliu. Această cifră trebuie să se potrivească cu datele reale. Informația este confirmată de semnătura și sigiliul șefului întreprinderii.
Ultima foaie conține data de încheiere a întreținerii și o notă despre de ce și de către cine a fost închis jurnalul.

Puteți închide un document numai după ce toate paginile sale sunt finalizate.

Pagini de revistă

Paginile principale de jurnal constau din coloane și rânduri în care sunt introduse datele.

Să ne uităm la coloanele principale și să dăm exemple pentru completarea fiecăreia dintre ele.

Numărul documentului care se eliberează. De exemplu: 304
Data documentului. De exemplu: 20.07.2016.
Număr de ordine. De exemplu: 489-LS.
Informații despre document, ordin de admitere sau transfer, concediere, concediu. De exemplu: angajare, transfer la vânzător senior.
Datele angajaților. De exemplu: Ivanov I.I. Dacă într-o organizație există doi angajați cu același nume de familie și inițiale, numele și al doilea nume sunt scrise în întregime.
Legea sau documentul în baza căruia a fost făcută ordinul. De exemplu: declarația angajatului din 15 iulie 2016.
Semnătura angajatului căruia i se referă comanda. Plasat după ce angajatul a citit comanda.
Informații despre cine a compilat documentul și a introdus datele în jurnal. De exemplu: Svirodov P.R.
Semnătura angajatului departamentului HR care confirmă corectitudinea finalizării.
Mai multe informații. De exemplu: modificarea programului de lucru.

Înregistrare

După cum sa menționat deja, jurnalul este păstrat din prima zi de funcționare a organizației. Acesta trebuie completat de o persoană desemnată de conducere. Acesta ar putea fi un secretar-asistent, un angajat al departamentului de personal.

În cazul în care responsabilul revistei pleacă în concediu sau concediu de maternitate, conducerea este obligată să numească un nou responsabil pe durata absenței salariatului.

Jurnalul se completează zilnic. Totul este inclus în el schimbări de personal enumerate mai sus.

Vă rugăm să rețineți că ordinele de numire nu sunt înregistrate în jurnal. oficiali menționate în statutul organizației - directorul întreprinderii, șeful unui anumit departament, șeful unei sucursale etc. Aceste informații se referă la comenzile pentru activități de bază și sunt înregistrate într-un alt document.

După ce revista este închisă, aceasta este predată arhivei, unde este păstrată timp de 75 de ani.

Corectarea greselilor

În unele cazuri, pot fi făcute erori la completarea jurnalului. În acest caz, sunt câteva lucruri de reținut reguli generale:

Este interzisă smulgerea paginilor dintr-o carte.
Este interzisă folosirea agenților corectivi sau ștergerea datelor incorecte cu o răzătoare sau cu lama.
Pentru a o corecta, trebuie să tăiați intrarea incorectă cu o linie și să introduceți datele corecte lângă ea.
Toate corecțiile sunt făcute imediat după descoperirea unei erori.

Video: Cum să creați și să proiectați o revistă pe 1C?

Vă invităm să urmăriți un tutorial video despre crearea și proiectarea unei reviste în programul 1C. Cu ajutorul acestuia, vă puteți crea propria revistă, determinând în același timp independent numărul de coloane necesare de completat. Informațiile sunt date într-un mod simplu și formă accesibilă.

Toate comenzile care se referă la personal trebuie să fie înregistrate într-un jurnal special. Datorită acestui fapt, conducerea companiei, dacă este necesar, va putea să-și dovedească cazul în conflictele de muncă.

Ordinele de personal sunt folosite pentru oficializare activitatea muncii fiecare angajat dintr-o organizație cu orice statut juridic. În funcție de conținutul acestora, departamentul de contabilitate calculează bonusurile, salariile, angajamentele de concediu și compensațiile. Dacă un angajat dorește să încheie un împrumut de la o bancă, atunci, printre alte documente, i se va cere să furnizeze documente despre activitatea sa de muncă, care include o copie a ordinului de angajare.

Ordinele privind personalul reflectă traseul de muncă al angajaților organizației, iar în diverse proceduri judiciare au forță juridică, confirmând una dintre versiunile litigiului.

Comenzile cu termen de valabilitate de până la șaptezeci și cinci de ani includ următoarele:

Despre angajarea la locul principal, part-time, part-time, pe bază de rotație etc.
Despre recompensarea angajaților pentru buna îndeplinire a sarcinilor sau performante ridicate la serviciu, cu ocazia unei sărbători profesionale.
Despre circulația angajaților (transferul angajaților la muncă în altă zonă, într-un alt departament, modificări ale salariilor angajaților, promovarea acestora etc.).
La concedierea salariaților, la încetarea unui contract la cererea salariatului sau cu acordul părților, ori din alte motive.
Despre trimiterea angajaților într-o călătorie de afaceri (în străinătate, pe termen lung).
Despre vacanțe sau călătorii de afaceri legate de condițiile de muncă dăunătoare sau periculoase pentru sănătatea sau viața lucrătorilor.
Cu privire la acordarea angajaților de concediu fără plată.
La acordarea unui concediu de creștere a copilului de până la un an și jumătate, trei ani.
La plecarea anticipată a unui angajat din concediul pentru creșterea copilului de până la un an și jumătate, trei.
La schimbarea prenumelui, prenumelui, patronimului angajatului.
Cu privire la stimulentele angajaților (acordarea diploma de onoare, cadou, bonus, anunț de recunoștință etc.).

Comenzile de personal cu o perioadă de valabilitate de până la cinci ani pot fi, de asemenea, clasificate într-un grup separat:

DESPRE sancțiuni disciplinare.
Despre călătorii de afaceri pe termen scurt.
Despre concediile anuale platite.
DESPRE sărbători etc.

În orice organizație, de-a lungul timpului, se acumulează un volum mare de documente destinate utilizării zilnice. Aceștia sunt contactați în cazul unei inspecții, audit sau dacă este necesar să furnizeze unui angajat un anumit certificat.

De asemenea, este necesar să se indice literele alocate comenzilor care sunt supuse consemnării în jurnal:

Acesta este un medicament pentru documente cu o perioadă de valabilitate de șaptezeci și cinci de ani.
K – pentru alte acte, dacă sunt înscrise în carte.

Jurnalul în sine conține următoarele coloane:

Număr de înregistrare. Fiecărei intrări i se atribuie propriul număr.
Data comenzii.
Numărul de ordine al personalului.
Tipul de comandă (primirea unui angajat, relocarea acestuia, concedierea etc.). Conținutul succint al comenzii (destinația, termenul limită pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri etc.).
Numele complet al angajatului sau angajaților cărora le-a fost emis ordinul.
Motivul (numărul scrisorii sau contract de munca, sau acord suplimentar etc.).

De asemenea, fiecare pagină a jurnalului poate purta semnătura persoanei responsabile de completarea acesteia. Foile nu pot fi scoase din jurnal; dacă se impune vreo corectare, aceasta trebuie făcută sub următorul număr de serie și trebuie indicat și motivul pentru care a fost făcută.

De unde pot descărca un model de formular și un formular de document?

Descărcați eșantion de umplerejurnalul de comenzi pentru personalPuteți Dar aici este formularul de document.

Forma electronică a jurnalului pentru înregistrarea comenzilor pentru personal

Cu fluctuație mare de personal în companie și cu flux mare de documente Este foarte dificil să urmăriți mișcarea tuturor documentelor folosind un jurnal de hârtie.

Prin urmare, este recomandabil ca o companie să aibă un formular jurnal electronic pentru înregistrarea documentelor de personal, care va accelera semnificativ procesul de căutare a informațiilor necesare pentru fiecare angajat în parte: când a fost într-o călătorie de afaceri, câte zile a petrecut în concediu, dacă a luat concediu fără plată etc.

Jurnal de contabilitate și întreținere a echipamentelor de protecție: umplerea probelor și instrucțiuni pas cu pas sunt

Folosind un formular de document electronic, va fi destul de ușor să colectați aceste informații. Versiunea de hârtie va trebui revizuită pentru o lungă perioadă de timp și cu atenție, iar dacă trebuie să studiați activitățile angajatului, de exemplu, timp de patru ani, atunci procesul va dura foarte mult.

Dacă fluxul de documente de gestiune într-o companie se realizează folosind programul 1C, atunci toate comenzile sunt înregistrate automat în acesta.

De asemenea, este posibilă crearea unei versiuni electronice a jurnalului în Excel pentru uz intern. Dacă o companie păstrează inițial un jurnal în formă electronică, atunci toate foile care au fost tipărite ulterior sunt numerotate, cusate și apoi sigilate pentru a fi depuse în arhivă.

Jurnal pentru înregistrarea comenzilor pentru personal - Aceasta este o documentație în care se introduc comenzi cu privire la personalul organizației. Această revistă nu are o formă aprobată legal, astfel încât compania are dreptul să o dezvolte independent în formă liberă. Următorii oficiali nu sunt înregistrați în el:

directorul întreprinderii și managerii acesteia
contabil-șef al întreprinderii

Perioada de stocare a acestui document, conform Ordinului nr. 558 „Cu privire la aprobarea Listei documentelor standard de arhivă de management, ... indicând perioadele de depozitare”, (aprobat de Ministerul Culturii al Federației Ruse la 25 august 2010) este 5 și 75 de ani. Pe baza comenzii de mai sus recomandatține două jurnale de bord în organizație.

Comenzile trebuie înregistrate într-un jurnal cu o perioadă de valabilitate de cinci ani. urmatorul continut:

Vacanțe anuale plătite.
Despre călătorii interne și externe pe termen scurt.
Vacanțe legate de antrenament.
Ordine de taxă.
Despre amenzile disciplinare.

Următoarele trebuie introduse într-un jurnal cu o perioadă de valabilitate de cinci ani: tipuri de comenzi:

Comanda la angajare.
Decret de relocare.
Decret privind combinarea.
Despre transferul la un alt loc de muncă.
Despre încheierea contractului de muncă.
Decret privind recertificarea, pregătirea avansată, atribuirea gradelor (titlurilor).
Despre schimbarea numelui complet angajat.
Despre încurajare și recompensă.
Despre incurajare, salariu, diverse tipuri de plati.
Decret privind toate tipurile de concedii pentru salariatii cu conditii periculoase muncă.
Decret privind concediul pentru creșterea copilului.
Despre concedii fara plata.
De serviciu conform profilului activității principale.
Decrete privind călătoriile pe termen lung în străinătate și interne.
Decrete privind călătoriile de afaceri pentru angajații cu condiții de muncă periculoase.

Formatul revistei în cauză nu are aprobare legislativă, astfel încât fiecare organizație își dezvoltă propria formă a acestui document. Acesta trebuie compilat în conformitate cu următoarele criterii nespuse:

Formă și eșantion: cerințe pentru pregătire

Jurnalul ar trebui să fie format din nouă coloane:

CASETA 1.În el indicați numărul contului documentului în următoarea ordine

CONTATOR 2. Această coloană indică data comenzii. Poate fi indicat în format digital - data. lună. an.

CASETA 3. Aici trebuie să indicați numărul de comandă în formularul prescris, corespunzător indexului de personal

CASETA 4. Există doar trei tipuri de comenzi: angajare, transfer și concediere. Este necesar să scrieți fără abreviere, pentru a evita confuziile pe viitor

CASETA 5. Numele de familie al angajatului poate fi scris în întregime, dar inițialele pot fi scurtate în litere, cu excepția cazurilor în care omonimii cu o primă literă similară în prenumele lor lucrează la întreprindere (de exemplu, Igor Petrovich Ivanchenko și Ilya Pavlovich Ivanchenko sunt scrise astfel: „Ivanov Ig.“ și „Ivanov Il.”).

CASETA 6. Aici trebuie indicate motivele „de la angajat”. Există mai multe dintre ele:

Cerere de angajat (Cerere).
Contract de munca (LC).
Acord adițional (ADP).

Nu este nevoie să duplicați informațiile despre comandă pentru întreprindere, deoarece acestea sunt deja scrise în coloanele anterioare

CASETA 7. Necesitatea completării se datorează fiabilității în cazurile suspecte din punct de vedere juridic. Dacă angajatul concediat în temeiul articolului refuză să semneze, atunci trebuie indicate detaliile actului de refuz, la fel ca în ordinul de concediere.

CASETA 8.În această coloană indicați numele și funcția angajatului HR care a procesat această comandă

CASETA 9. Angajatul HR menționat mai sus lasă o semnătură în această coloană

Datele trebuie introduse în document cu foarte mare atenție, cu o scriere de mână lizibilă, evitându-se ștergerea, tăierea și corectările. În unele cazuri, este prevăzută o coloană „pentru semnătura executorului”, unde angajatul executiv al organizației căreia i se adresează acest ordin își lasă semnătura.

Inregistrare si trimitere in productie

Cerința principală pentru acest document este că trebuie să înceapă întreținerea acestuia din momentul în care întreprinderea şi-a început activitatea.

Jurnalul de înregistrare a întreprinderii este păstrat în formă scrisă de mână sau electronic. Dacă se realizează în formular electronic – nu este nevoie să-l duplicați prin imprimarea. Ei bine, dacă conducerea întreprinderii necesită menținerea acestui document într-un format „în direct”, puteți folosi atât foi simple de hârtie, cât și formulare de întreprindere pentru jurnal.

Jurnalul este ștampilat dacă această normă de semnare a unor astfel de documente cu ștampile este prevăzută în reglementările locale ale întreprinderii.

Acest document are volume destul de impresionante, și include mai mult de o duzină de pagini. În acest caz, foile documentului sunt numerotate și fixate împreună cu un fir puternic. Data creării jurnalului și semnătura persoanei responsabile trebuie să fie aplicate la exterior.

La fel de important este ca documentele de comandă să fie sigilate cu un sigiliu numerotat. Dacă numărul sigiliului nu este înscris în jurnal, sigiliul este considerat nevalid.

Mentinerea unui formular electronic

Dacă întreprinderea are un flux de documente destul de mare sau o rotație prea mare a personalului, este dificil să urmăriți mișcarea acestora folosind un jurnal de decrete pe hârtie. În astfel de cazuri, este mai bine să aveți o versiune electronică a acestui document pentru a accelera procesul de căutare informatiile necesare pentru fiecare angajat:

Câte zile ai fost în vacanță?
În ce zile a fost trimis în afaceri?
Când am luat o vacanță pe cheltuiala mea.

Folosind versiunea electronică, astfel de informații pot fi colectate rapid și ușor. Dar dacă căutați datele de mai sus, de exemplu, timp de câțiva ani sub formă de hârtie, acest proces va dura prea mult timp. Dacă fluxul de documente al unei întreprinderi se realizează folosind software"1C"- atunci acest program înregistrează în sine toate decretele.

Există o a doua cale - menținerea documentației în Excel pentru uz intern. Dacă inițial se realizează formular electronic, care este tipărită, apoi toate foile trebuie numerotate, cusute și sigilate pentru a fi depuse în arhivă.

Întreprinderea trebuie să aibă angajat responsabil cu completarea acestuia. Acest angajat poate fi numit prin decret separat pentru activitatea principală, încredințându-i responsabilitățile de ținere a unui jurnal. Practica arată că această funcțieîncredințat unui specialist - un ofițer de personal, cu care este obligat să se familiarizeze atunci când aplică pentru un loc de muncă.

Dacă un angajat al personalului responsabil cu menținerea unui jurnal al comenzilor pleacă în concediu lung din orice motiv - al lui responsabilități funcționale trebuie transferat altui salariat prin intermediul unui decret specific.

Firmware, numerotare, stocare

Acest document este cusut pentru a preveni accesul neautorizat la date. „Sigiliul” este un autocolant olografic care fixează capetele șnurului cusut pe ultima foaie a revistei. Pe sigiliu există o inscripție holografică: „Sigilat”, iar dacă sigiliul este deschis, inscripția se schimbă în „Deschis”.

Ultima pagină a jurnalului ar trebui să includă urmatoarele date:

numărul de coli din revistă;
semnătura directorului organizației sau șefului serviciului de personal;
sigiliul companiei.

Ordinea de numerotare nu este reglementat. Singurul fapt remarcat este că comenzile trebuie numerotate secvenţial în decurs de un an. Ordinea pentru activitățile principale, personalul și instrucțiunile sunt numerotate separat.

Jurnalul este stocat în departamentul de personal, într-un loc în care persoanele neautorizate nu au acces. Perioadele de păstrare a documentelor sunt determinate de lege sau de un document normativ al organizației.

Chiar și după ce jurnalul de comenzi este completat și arhivat, acesta poate fi folosit în continuare următoarele scopuri:

Pentru a găsi rapid documentația necesară.
Să efectueze diverse tipuri de analize statistice.

De îndată ce un document își pierde relevanța, ar trebui distrus.

Ce fel de jurnal ar trebui să fie și cum ar trebui să fie afișate? Informații detaliate- în această prelegere.

Jurnal pentru înregistrarea comenzilor pentru personal- acesta este un jurnal în care sunt înregistrate toate comenzile emise pentru personalul organizației.

Jurnalul de comenzi pentru personal trebuie să fie dantelat, numerotat și prins și.

Angajatul serviciului de personal care ține un jurnal al comenzilor pentru personal trebuie să completeze coloanele în conformitate cu textele comenzilor pentru personal.

Momentan aprobat legal formă unificată Nu există un jurnal de comenzi pentru personal, astfel încât organizația are dreptul să-l dezvolte independent sub orice formă.

Perioada de valabilitate Registrul documentelor administrative pentru personal stabilit art. 258 b Lista documentelor standard de arhivă de management generate în procesul de activitate agentii guvernamentale, organe administrația localăși organizații, indicând perioadele de păstrare (aprobate de Ministerul Culturii Federația Rusă 25.08.2010), și se ridică la 75 de ani și 5 ani.

Pe baza diferitelor perioade de păstrare a jurnalelor, se poate recomanda să existe două jurnale pentru înregistrarea comenzilor pentru personalul din organizație.

Într-o singură revistă cu termen de valabilitate de 75 de ani

despre mutare;
despre combinație;
, pregătire avansată, atribuire de titluri (grade);
despre schimbarea numelui de familie;
despre încurajare, recompensă;
, bonusuri, diverse plăți;
toate tipurile de concedii pentru angajații cu condiții de muncă grele, vătămătoare și periculoase;
despre concediul parental;
în concedii fără plată (salarii);
de gardă după profilul activității principale;
în călătoriile de afaceri pentru lucrătorii cu condiții de muncă dificile, dăunătoare și periculoase.

Într-o altă revistă cu termen de valabilitate de 5 ani comenzi pentru personal precum:

despre sancțiuni disciplinare;
despre concedii în legătură cu pregătirea;
despre datorie;
despre călătoriile de afaceri interne și externe pe termen scurt.

Este posibilă o împărțire mai detaliată a înregistrării grupurilor de ordine și instrucțiuni de personal. În acest caz, sunt identificate grupuri independente și sunt menținute fișiere de înregistrare separate (reviste diferite).

Cerințe pentru crearea și completarea unui jurnal pentru înregistrarea comenzilor pentru personal

Să notăm câteva cerințe pe care trebuie să le cunoașteți atunci când țineți un jurnal al comenzilor pentru personal. Partea din față a jurnalului indică datele de început și de sfârșit ale menținerii acestuia, indexul acestui jurnal conform nomenclatorului cazurilor (dacă există).

Partea din față a jurnalului de bord pentru înregistrarea comenzilor pentru personal

Informații despre angajatul responsabil cu menținerea jurnalului pot fi furnizate pe coperta jurnalului (față sau spate), pe fiecare sau ultima pagină:

Persoana responsabilă cu menținerea jurnalului:

__________________________ __________________________
poziția nume, prenume, patronimic

Paginile jurnalului trebuie să fie protejate împotriva confiscării și atașării, pentru aceasta:

foile revistei sunt numerotate, dantelate, sigilate cu sigiliu (ceara de ceară, mastic) iar revista este certificată de șeful departamentului de personal sau de șeful adjunct al organizației pentru managementul personalului sau șeful organizației însuși;

Foile revistei sunt numerotate în ordine și dantelate un autocolant cu ștampila departamentului sau organizației de resurse umane este plasat pe nodul de șiret al foilor de pe ultima pagină. În acest caz, se face o inscripție de certificare pe ultima pagină:

În această revistă este numerotat, dantelat

și sigilat cu ________ foi

Șef departament HR

______________________ _____________________

"___" ______________20___

Numele, prenumele, patronimul în reviste trebuie să fie indicate în întregime, iar numele postului, specialității, profesiei - în conformitate cu tabelul de personal.

Ștergerea, corectarea sau ștergerea înregistrărilor făcute anterior folosind mijloace corective nu sunt permise.

Dacă totuși este necesar să se facă corecții, atunci intrările greșite sau greșite sunt tăiate cu un rând, astfel încât textul scris anterior să fie lizibil. Se face o nouă intrare în aceeași coloană. Dacă jurnalul are o coloană „Notă”, se face următoarea înregistrare în el:

Corectat în coloana ____

__________________ ______________________
(semnătură) (decriptare semnătură)

"___" ______________20___

Dacă coloana „Notă” lipsește din jurnal, atunci este eronată informatiile introduse nu sunt tăiate, dar sub ele se face același semn ca în cartea de munca(„Înscrierea nr. ___ din coloana nr. ___ este invalidă”) și sunt indicate informații noi.

Jurnalul este un document intern și nu poate fi transferat angajaților din alte departamente decât departamentul HR fără un ordin corespunzător din partea șefului departamentului HR.

Șefii de departamente sau alți funcționari ai organizației trebuie să fie familiarizați cu jurnalul în prezența persoanei responsabile cu întreținerea acestuia.

Jurnalele sunt transmise șefului de departament cu o anumită regularitate, stabilită în departamentul de personal, pentru a verifica promptitudinea și acuratețea deciziile luate, pentru intocmirea rapoartelor, rapoartelor, analiza muncii personalului.

În timpul procesului de întreținere, jurnalul este păstrat de persoana responsabilă cu întreținerea acestuia. Când revista se termină, se face o înregistrare corespunzătoare pe coperta frontală.

Deoarece în prezent nu există un formular unificat aprobat legal pentru înregistrarea comenzilor pentru personal, vă prezentăm formă aproximativă revistă. Dacă este necesar, puteți adăuga coloane suplimentare sau le puteți elimina pe cele inutile.

Număr de ordine– digital sau/și desemnarea literei(indexare) atribuită unui document atunci când a fost înregistrat.

Regulile de indexare a comenzilor de personal sunt elaborate chiar de organizație. În practica serviciilor de personal, indexarea alfanumerice a devenit cea mai răspândită.

Dacă există volume mari de documente, este recomandabil să grupați separat comenzile de personal legate de diverse probleme de lucru cu personalul, folosind diferite indexări. De exemplu: litera „k” (personal) sau l/s (pentru personal) se adaugă la numerele de ordine ale comenzilor privind circulația personalului (angajare, transfer la un alt loc de muncă, concediere), pentru comenzile de detașare a lucrătorilor - „km” , privind acordarea concediilor - „o”, pe stimulente - „p”, pe sancțiuni disciplinare - „v”, etc.

Data emiterii ordinului este numărul când a fost semnat de manager sau de persoana împuternicită. Data se înscrie în coloana 3 (vezi Anexa).

În coloana 4 Tipul comenzii Se face o înregistrare cu privire la problema muncii cu personalul a fost emis ordinul (angajare, concediere, transfer, despre următoarea vacanță etc.).

Coloanele 5, 6, 7, 8 conțin informații despre angajatul în privința căruia a fost emis ordinul.

Conținutul pe scurt al comenzii sau titlul acestuia, care este scris la începutul textului ordinului, se înscrie în jurnal în coloana 10 (vezi Anexa).

În coloana 10 Baza se indică documentul de iniţiativă care a stat la baza emiterii ordinului.

Documentația personalului necesită acuratețe și precizie din partea angajatului. Efectuați o analiză a documentelor - toate acestea necesită o concentrare profundă și aderarea la cadrul legal. Documentația personalului este baza pe care stă toată producția.

Datorită tuturor celor de mai sus, documentația personalului face de obicei obiectul unor verificări frecvente de către organizațiile relevante. Măsura în care documentele HR sunt întocmite corect determină forța juridică a acesteia.

Fiecare angajat al companiei depinde direct de cât de exact este documentat în documentația de personal. Până când documentația nu este înregistrată în mod corect, ea de fapt nu există

Jurnalul pentru înregistrarea comenzilor de personal este similar cu alte reviste similare

Angajaților departamentului de personal li se cere de obicei să țină un număr de jurnale în care înregistrează diverse comenzi. De exemplu, un jurnal afișează activitățile unei organizații în comenzi. Iar celălalt conține doar ordine de personal. Există și reviste care descriu vacanțe sau.

De obicei, jurnalele de comenzi sunt similare între ele prin faptul că au coloane standard. Printre aceste coloane ar trebui să existe coloane de rezervă care să fie completate de către angajații relevanți, dacă este necesar.

Legea nu prevede un formular uniform pentru toate jurnalele de înregistrare. Prin urmare, mai jos vă prezentăm exemplul nostru de astfel de revistă. Dar întreprinderea are dreptul să-și dezvolte propria formă de jurnal de comandă.

Ordin de reglementare

Activitățile companiei presupun formarea unui număr de documente, a căror listă este aprobată prin ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august. 2010 Nr. 558. Poziţia de bază a acestui document normativ prescrie perioade obligatorii de păstrare a documentației de personal.

De exemplu, jurnalele diferitelor comenzi pentru angajații unei întreprinderi trebuie păstrate pentru două perioade: 5 și 75 de ani. Din moment ce sunt 2 perioade diferite, Departamentul HR trebuie să păstreze 2 astfel de jurnale deodată.

Comenzile pot fi numerotate în orice ordine, din moment ce cadrul legislativ nu definește această ordine. În același timp, există Instrucțiuni standard lucrare de birou, aprobată de Rosarkhiv (ordinul nr. 68 din 27 noiembrie 2000), conform căreia ordinele trebuie numerotate în ordine în termen de un an conform calendarului. De asemenea, conform acestei instrucțiuni, specialiștii sunt obligați să numere separat comenzile pentru activitățile întreprinderii și comenzile referitoare la.

Evidențele personalului necesită o acuratețe extremă din partea specialiștilor care păstrează documentația. Ar trebui să cunoașteți procedura de ținere a unui jurnal al diferitelor contracte (de exemplu, contracte de muncă). Dacă este nevoie de acorduri de cesiune tripartită, atunci acestea trebuie de obicei încheiate în companii bancare.

Este nevoie de management?

Jurnalele sunt stocate timp de 5 sau 75 de ani

După cum am spus deja, ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558 prescrie perioada necesară în care este necesar să se păstreze jurnalele documentației privind comenzile în legătură cu toate activitățile organizației. Pe baza acestui lucru, devine evident că este obligatorie menținerea jurnalelor.

Scris sau electronic?

Jurnalul de înregistrare poate fi ținut electronic. Cadrul legal nu prevede nicio formă specială de documentare a comenzii, care, în plus, are rezerve speciale cu privire la executarea acesteia. Prin acesta din urmă înțelegem firmware-ul revistei, certificatul tipărit sau numerotarea.

În cazurile în care jurnalele de înregistrare sunt generate în programul 1C, numerotarea comenzilor are loc de la sine. Și apoi menținerea documentației descrise în scris nu este obligatorie.

Tipuri de registre de comenzi și exemplele acestora

Astăzi, următoarea listă de jurnale de înregistrare este relevantă pentru companii:

despre angajarea, concedierea sau transferul de salariați;
privind detașarea lucrătorilor;
jurnalele de vacanță;
despre sancțiuni disciplinare sau măsuri stimulative.

Procedura de lucru cu revista

Multe întreprinderi au trecut de mult timp la documentația electronică

Principalele etape ale lucrării privind menținerea jurnalelor de înregistrare sunt următoarele:

organizarea competentă a muncii de birou;
menținerea documentației aferente activităților părții economice și administrative;
stocarea fiabilă a documentelor companiei.

În realitate, procesul muncii de birou este muncă minuțioasă, în care se joacă un rol important număr mare specialişti ai organizaţiei. Procesul de flux de documente și formarea acestuia sunt responsabilitățile directe ale departamentului administrativ al companiei.

Dar departamentul de management al biroului este un concept destul de vag, deoarece responsabilitățile sale sunt de obicei îndeplinite fie de un serviciu general, fie atribuite biroului, ceea ce depinde de dimensiunea întreprinderii.

Dacă organizația nu este mare, atunci munca de birou este de obicei responsabilitatea secretarului. Chiar la începutul lucrării, specialistul ar trebui să se dezvolte instructiuni generale la lucrul cu documentele. Cel mai bine este să documentați în mod oficial instrucțiunile dezvoltate.

În prezent, compania dezvoltă cel mai adesea munca cu documente în mod independent. Din acest motiv reglementări Ele nu prescriu procedura pentru munca de birou, ci sunt doar de natură consultativă.

Pentru a formula optim procesul de flux de documente, ar trebui să aveți următoarele documente principale:

instrucțiuni pentru munca de birou. Acest document este un act local. Acesta reflectă întreaga procedură de lucru legată de trecerea documentației în cadrul organizației. În cazul în care firma are în acest moment Atâta timp cât nu există reguli gata făcute pentru manipularea documentelor, scrierea instrucțiunilor își pierde relevanța. Și atunci este indicat să folosiți prevederile existente pe o perioadă nedeterminată.
nomenclatorul cazurilor. O listă organizată necesară de documentație conține termenele stabilite în care trebuie păstrată. Este necesar să se determine deplasarea ulterioară (transfer în arhivă sau eliminare).

Vă rugăm să rețineți că jurnalul conține comenzi referitoare la angajații întreprinderii. Pe pagina de titlu jurnal de înregistrare, trebuie să indicați denumirea textuală completă a acestui jurnal. Acest nume trebuie scris doar cu majuscule. Titlul documentului trebuie să fie urmat de numele complet al organizației.

Dacă organizația este mare, numărul jurnalelor de bord ar trebui să corespundă numărului de servicii sau departamente incluse în procesul de păstrare a evidenței. Pe pagina de titlu trebuie indicată și data înregistrării jurnalului de bord.

Revista trebuie legată, numerotată și apoi dată administrației companiei pentru semnătură și sigiliu. Este deosebit de bine dacă documentația de comandă este sigilată cu un sigiliu numerotat (vă rugăm să rețineți că sigiliul nu va fi considerat valabil dacă numărul său nu este trecut în jurnal).

Cine este responsabil?

Un anumit angajat este responsabil pentru menținerea jurnalului.

Activitatea principală a întreprinderii este reglementată, în primul rând, de șeful acesteia în persoana directorului. El, la rândul său, atribuie responsabilitatea pentru instrucțiuni și comenzi șefilor de departament.

Uneori, obiectivele unei organizații sunt complexe. În acest caz, directorul creează o comisie specială, care include specialiști din diferite domenii.

Comenzile ar trebui împărțite în tipuri, în funcție de faptul că sunt principale sau operaționale. Opțiune de clasificare a comenzii:

Comenzi privind activitatea principală a întreprinderii. Ordinele de acest nivel sunt emise împreună cu alte sarcini ale principalelor activități ale întreprinderii.
Ordine privind activitatea administrației.
Comenzile din această clasificare trebuie înregistrate și stocate separat. Acest lucru se datorează termenele stabilite depozitare Ordinele privind activitatea administrației ar trebui păstrate timp de 5 ani, în timp ce documentele care reglementează principalele activități ale întreprinderii sunt în depozitare permanentă. Jurnalele sunt un tip de documentație care este destinată exclusiv uzului intern. Nimeni nu are dreptul să-l transfere angajaților oricărei întreprinderi terțe fără șeful companiei.
Familiarizarea cu înregistrările din jurnalul de bord ar trebui să aibă loc numai în prezența persoanei responsabile pentru acest jurnal de bord. Șeful întreprinderii verifică în mod regulat jurnalul de bord pentru a monitoriza și evalua activitatea serviciului clerical.

Angajatul responsabil cu menținerea jurnalului de comenzi este obligat să îl păstreze pentru el. Când revista se epuizează, responsabilul trebuie să marcheze acest lucru pe spate.

Articole necesare

Jurnalul comenzilor de personal: completare

După cum sa menționat mai sus, legislația nu prevede o formă specială de jurnal de comenzi. Cu toate acestea, experții oferă recomandări cu privire la principalele secțiuni ale revistei care pot fi utilizate. De exemplu:

Exemple de difuzoare de rezervă:

care a semnat ordinul
care execută comanda
unde a fost trimisă comanda,
primirea chitanței, data,
o notă despre sesizarea cazului și așa mai departe.

Uneori este necesară o coloană Note. Apoi ar trebui să notați următoarea: „înscrierea nr. ……………… în coloana nr. ………… nu este validă”. După aceasta, se face o nouă intrare.

Exemplu de completare a jurnalului de comenzi pentru personalul întreprinderii

Jurnalele de înregistrare ar trebui să fie stocate timp de 75 de ani, conform ordinului Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558.

Astfel de jurnale trebuie să conțină ordine de următoarea natură:

despre angajare;
despre combinarea profesiilor;
despre pregătirea avansată;
despre schimbarea numelui de familie al angajatului;
despre călătoriile lungi de afaceri.
privind stimulentele de personal;
despre vacante
despre datorie;
despre traducere;

Jurnalele care conțin următoarele instrucțiuni trebuie păstrate timp de 5 ani:

despre datorie,
despre vacanțele educaționale și regulate,
despre scurte călătorii de afaceri,
despre sancțiuni disciplinare

Cum să înregistrezi comenzile retroactiv

Jurnalul de înregistrare a comenzilor de personal este unul dintre documentele privind organizarea gestiunii evidenței personalului

Înregistrarea retroactivă a comenzilor este exclusă datorită faptului că jurnalele de înregistrare trebuie să fie numerotate, cusute și sigilate. Dar la întreprinderi apar adesea cazuri de încălcare a procedurii de înregistrare, deoarece apar situații în care atât angajatul, cât și administrația au un interes.

Există două opțiuni acceptabile pentru a ocoli procedura de înregistrare:

Metoda unu. Dacă biroul nu a efectuat înregistrarea ulterioară a comenzilor, atunci comanda poate fi înregistrată retroactiv.
Metoda a doua. Dacă a fost efectuată înregistrarea ulterioară, atunci șefului organizației i se scrie un memoriu și descrie situația actuală. Comanda este înregistrată cu data curentă. În practică, un astfel de ordin este emis sub fracțiunea 11/1-P (sau sub orice index; litera indexului nu are forță juridică.). Această opțiune este mai favorabilă în cazul controlului de către autoritățile competente.

Ordinea în care sunt corectate erorile trebuie remarcată în mod deosebit. Dacă apar, trebuie înlocuite complet numai acele documente care nu se suprapun cu documentele care nu pot fi înlocuite.

Înregistrarea retroactivă a documentelor trebuie să fie proporțională cu situațiile actuale. De exemplu, are loc un accident cu un angajat din afara întreprinderii, iar familiarizarea cu ordinul și semnătura acestui angajat sunt înregistrate retroactiv. Acest fapt va atrage atenția doar autorităților care îl conduc.

Cu greșeli comune în managementul înregistrărilor de personal Veți fi prezentat materialului video: