M.A. a răspuns la întrebări. Kokurina, avocat

Personal: rezolvam situatii de urgenta

Strict vorbind, conform Directorului de calificare a posturilor, un economist de muncă ar trebui să fie implicat în întocmirea personalului. Caiet de referință de calificare pentru posturi, aprobat. Hotărârea Ministerului Muncii din 21 august 1998 Nr. 37. Dar se întâmplă ca o astfel de poziție să nu existe nici măcar într-o companie mare. Prin urmare, întocmirea acestui document este încredințată atât ofițerilor de personal, cât și contabililor. Până la urmă, aceștia sunt oamenii care au informații despre diviziile structurale ale companiei, posturile disponibile în acestea și statutul acestora (ocupat/vacant), numărul unitati de personalși salariile pentru fiecare post.

Deci, dacă managerul dvs. v-a desemnat să întocmiți tabelul de personal sau să faceți modificări la acesta, nu vă alarmați. Am pregătit pentru dvs. un exemplu de completare a tabelului de personal în secțiunea „Flux de documente” pe. Și oferim răspunsuri la câteva întrebări de la cititorii noștri care au abordat deja această problemă.

Nu este necesar să se familiarizeze angajații cu tabelul de personal

EI. Pekareva, Novosibirsk

Nu avem un tablou de personal. Iar un angajat nemulțumit a început să amenințe că se va plânge la inspectoratul de muncă pentru că nu era familiarizat cu acest document când a fost angajat. Ar fi trebuit să facem asta?

: Potrivit lui Rostrud, tabelul de personal este un act de reglementare local (LNA), care fixează clauza 1 din Scrisoarea Rostrud din 22 martie 2012 Nr. 428-6-1:

• diviziunea existentă a muncii între muncitori;
• conditiile de plata pentru munca lor.

Codul Muncii al Federației Ruse obligă angajatul să se familiarizeze cu acele LNA care sunt „direct legate de activitatea muncii angajat" Artă. 68 Codul Muncii al Federației Ruse. Prin urmare tu nu sunt obligați să arate angajatului un tabel de personal dacă:

• acolo este semnătura lui că înainte de a semna contractul de muncă a fost familiarizat atât cu fișa postului, cât și cu LNA care conține regulile de determinare a sumei plății pentru munca sa (de exemplu, aceasta ar putea fi o prevedere privind remunerarea) Artă. 68 Codul Muncii al Federației Ruse;
• mărimea salariului său, suprataxe si indemnizatii specificate în contractul de muncă Artă. 57 Codul Muncii al Federației Ruse.

Tabelul de personal este ținut de oricine răspunde de acesta.

M.A. Markulov, Kazan

Este corect că masa noastră de personal este ținută de ofițerii de personal? Și cât timp trebuie păstrate tabele de personal care nu mai sunt valabile?

: Puteți depozita masa de personal oriunde este convenabil - nu sunt stabilite cerințe speciale prin lege. Dacă, conform reglementărilor dvs. privind fluxul de documente, departamentul HR este responsabil pentru efectuarea modificărilor/completărilor la tabelul de personal, lăsați-l să fie stocat acolo.

Dar compania trebuie să stocheze propriu-zis programul și comenzile care îl modifică permanent, adică pe termen nelimitat. clauza 71 din Listă, aprobată. Prin Ordinul Ministerului Culturii din 25 august 2010 nr.558.

Posturile care sunt ocupate temporar pot fi incluse în tabelul de personal

I.T. Plehanov, Podolsk

Din când în când trebuie să angajăm un specialist de calitate. Specialistul de care avem nevoie nu vrea să lucreze în baza unui contract civil. Putem introduce în tabloul nostru un post temporar, de exemplu pentru 3-4 luni, pentru a-l angaja cu contract de muncă pe această perioadă?

: Puteți:

• <или>pur și simplu adăugați o astfel de poziție la tabelul de personal și nu indicați în niciun fel că este temporară;
• <или>indica in masa de personal că postul este temporar sau este ocupat pe o anumită perioadă. De exemplu, puteți indica acest lucru în coloana 10 „Notă” din formularul nr. T-3.

Dar rețineți: chiar dacă în tabelul de personal indicați caracterul temporar al postului, nu puteți încheia un contract de muncă pe durată determinată doar pe baza acestuia. Daca angajezi un specialist pentru o perioada, in al lui contract de munca este necesar să se indice motivul „urgenței” prevăzut de Codul Muncii al Federației Ruse. Să presupunem că vine să facă muncă temporară sau sezonieră. Artă. 59 Codul Muncii al Federației Ruse.

Alegeți singur metoda de modificare a programului de personal

CĂ. Lorkovic, Moscova

Pot să măresc salariile pentru mai multe posturi și să aprob un nou tabel de personal într-o singură ordine?

: Orice modificare a tabloului de personal se face prin ordin al conducatorului organizatiei. Nu există reguli speciale. Puteți face o astfel de comandă.

ORDIN Nr. 13-5
privind creșterea salariilor și aprobarea nivelurilor de personal

COMAND:

1. Stabiliți de la 01.04.2013 salarii pentru următoarele posturi:
- șef de producție - 35.000 de ruble;
- asistent maistru al zonei de producție - 28.000 de ruble;
- tehnolog la locul de producție - 38.000 de ruble.

2. Aprobați noul tabel de personal O puteți face altfel - indicați următoarele în ordinea de mai sus: „Introduceți modificări în tabelul de personal nr. 2 din 31.01.2010 din 01.04.2013, ținând cont de majorarea salariilor pentru posturile specificate la alin. 1.” Dar această opțiune este potrivită numai dacă modificările programului dvs. de personal sunt rareori făcute.
Este mai convenabil, desigur, să aprobi de fiecare dată o nouă ediție a tabelului de personal. În acest fel, este mai ușor să vezi situația actuală în personal decât să cauți inovații în diverse comenzi cu titlul „Cu privire la efectuarea de modificări la tabelul de personal” Nr.3 din 27.02.2013 (anexat) si a pus-o in vigoare de la 01.04.2013.

Și nu uitați, înainte de a aproba noul tablou de personal, să încheiați cu angajații cărora li se modifică salariile, acorduri suplimentare la contractele de munca.

Doar un post vacant poate fi șters din tabelul de personal

P.R. Iudina, Pyatigorsk

Managerul mi-a dat instrucțiuni să scot de pe tabloul de personal postul ocupat de o angajată aflată în concediu de maternitate și apoi în concediu de maternitate. Dar m-am îndoit de ceva, este chiar posibil să fac asta?

EXPLICAM MANAGERULUI

Dacă o femeie aflată în concediu de maternitate dorește să revină la muncă înainte ca copilul să împlinească vârsta de 3 ani, trebuie angajată, chiar dacă funcția ei este șters din tabloul de personal.

: Îndoielile tale sunt justificate - „eliminarea unei poziții”, așa cum spui, este posibilă numai dacă este vacant. În rest, vorbim de reducerea personalului.

Când o femeie intră în concediu de maternitate/concediu pentru îngrijirea copilului înainte ca copilul să împlinească vârsta de 3 ani, ea își păstrează locul de muncă. Iar pozitia ei nu poate fi redusa sub nicio forma x Articolele 256, 261 din Codul Muncii al Federației Ruse. Acest post este considerat ocupat chiar dacă atribuțiile pentru acesta sunt atribuite altor angajați.

Plata concediului de odihnă ar trebui să fie indexată dacă s-au majorat salariile pentru întregul personal

I.B. Lanina, auditor, Moscova

Realizăm un audit al unei firme la care există ordin de modificare a tabloului de personal din cauza introducerii mai multor posturi noi și a creșterii salariilor pentru posturile vechi. Cum se calculează corect plata de concediu - ținând cont de câștigul mediu al angajatului, crescut cu un factor de creștere sau nu?

: În primul rând, uitați-vă dacă au fost majorate salariile tuturor angajaților companiei, angajaților individuali sau unei întregi unități structurale (departament, atelier, șantier, sucursală separată geografic sau reprezentanță a companiei). clauza 16 din Rezoluția Plenului Curții Supreme din 17 martie 2004 nr.2). În funcție de asta, acționezi clauza 16 din Regulament, aprobat. Decretul Guvernului nr. 922 din 24 decembrie 2007:

• <если>salariile au fost majorate pentru toți angajații unei divizii sau companie fără excepție, apoi calculați factorul de creștere și creșteți câștigurile de către acesta la calcularea plății de concediu;
• <если>salariile au fost majorate pentru angajații individuali, nu este nevoie să se calculeze coeficientul de creștere și să-l indexeze la acesta castigurile medii pentru calcularea indemnizației de concediu.

Pot exista posturi vacante în tabelul de personal

M.A. Pușkareva, Pușkin

Inspectorul nostru de resurse umane a demisionat, iar sarcinile lui au fost atribuite unui contabil din ordinul directorului. Cum se poate reflecta acest lucru în tabelul de personal acum? Este posibil să excludem cu totul departamentul de resurse umane din masa de personal?

: Can. Dar mai întâi, verificați cu managerul dumneavoastră dacă intenționează să angajeze specialiști în resurse umane în viitor. Dacă da, atunci este mai bine să nu atingeți masa de personal, să fie un post liber.

Daca il duci la firma muncitori de personal nu mai este planificat, vă puteți pregăti pentru aprobarea de către manager:

• <или>un ordin de modificare a tabloului de personal în legătură cu eliminarea departamentului de personal;
• <или>un ordin de introducere a unei noi versiuni a tabelului de personal care nu conține posturi de personal.

Tabelul de personal include salariul integral

S.E. Khorosheva, Sankt Petersburg

Angajăm doi directori adjuncți. Dar unul este full-time, iar celălalt este part-time. Cum să reflectați acest lucru în unitățile de personal și ce să scrieți în coloana „Salariu” din tabelul de personal: întregul salariu pentru funcție sau jumătate?

: În situația dumneavoastră, tabelul de personal poate fi completat după cum urmează:

Unitate structurală		Funcție (specialitate, profesie), rang, clasă (categorie), calificare	Numărul de unități de personal	Tarif, salariu, rub.	Alocații, freacă.			Total lunar (gr. 5 + gr. 6 + gr. 7 + gr. 8) x gr. 4	Nota
Nume	cod
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
...
Administrare	01	...	...	...	...	...	...	...	...
		director general adjunct	1,5	20 000	-	-	-	30 000	-

Sau cam asa:

condiţie de plată proporţional cu timpul lucrat.

Nu pot exista salarii diferite pentru aceleași posturi

T.D. Pashkevich, Moscova

Un nou angajat ni se alătură acum. post vacant specialist Directorul a spus că salariul lui ar fi mai mare decât al unui angajat care lucrează deja la noi în aceeași funcție.
Dar mă îndoiesc: se pot include în tabloul de personal două posturi de „specialist” cu salarii diferite?

: Este interzis Scrisoarea lui Rostrud din 27 aprilie 2011 Nr. 1111-6-1. De obicei, dacă un inspector de muncă descoperă astfel de discrepanțe în timpul unei inspecții, va amendă pentru încălcare. legislatia munciiși emite ordin de stabilire a acelorași salarii pentru aceleași posturi Decizia Tribunalului Sankt Petersburg din 14 noiembrie 2011 nr. 33-16864.

AMINTEȚI MANAGERULUI

Stabiliți salarii diferite pentru persoanele care lucrează în aceleași posturi este interzis. Dacă doriți să plătiți un angajat mai mult decât alții din aceeași funcție, puteți fie să-i redenumiți funcția, fie să îi oferiți un fel de bonus.

Prin urmare, discutați cu managerul dumneavoastră modificările aduse tabelului de personal:

• <если>În compania dvs., un act de reglementare local (poate un regulament de plată) prevede orice compensație sau bonusuri de stimulare la salariu, apoi notați aceleași salarii pentru acești angajați, iar pentru un specialist mai mult nivel înalt stabiliți prime. Priviți ce alocații adecvate sunt în regulamentele interne ale companiei. De exemplu, un bonus pentru cunoașterea unei limbi străine, pt excelență profesională, pentru îndeplinirea sarcinilor deosebit de importante etc.;
• <если>Dacă compania dvs. nu are indemnizații salariale, atunci notați diferite titluri de post în tabelul de personal. Să spunem un specialist și un specialist de frunte (senior, șef). Și nu uitați să pregătiți o fișă separată a postului pentru specialistul de top dacă nu aveți una.

Compania noastra foloseste un sistem tarifar, de ex. Toți angajații conform tabelului de personal au anumite categorii. Este necesar să se reflecte rangul în carnetele de muncă ale specialiștilor (contabili, economiști, avocați etc.).
As vrea sa stiu si daca, la schimbarea denumirii specialitatii, merita indicat acest lucru in carnetul de munca.

Potrivit art. 143 Codul Muncii Federația Rusă tarifarea lucrărilor și atribuirea categorii tarifare angajati, precum si sisteme tarifare salariile se stabilesc ținând cont de directorul unificat de tarifare și calificare al lucrărilor și profesiilor muncitorilor, directorul unificat de calificare al posturilor de manageri, specialiști și angajați. În același timp, dacă, în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, alte legi federale, prestarea muncii în anumite funcții, profesii, specialități este asociată cu acordarea de compensații și beneficii sau prezența unor restricții, atunci denumirea acestor posturi, profesii sau specialități și cerințe de calificare acestea trebuie să respecte denumirile și cerințele specificate în cărți de referință pentru calificare, aprobat în modul stabilit de Guvernul Federației Ruse (Articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse). În consecință, în carnetele de muncă ar fi mai corect să se reflecte categoriile pentru acele specialități pentru care acestea sunt prevăzute de directorul unificat de tarifare și calificare al locurilor de muncă și profesii ale lucrătorilor, directorul unificat de calificare al posturilor de conducători, specialiști și salariați.
Conform paragrafului 9 din Regulile pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, producerea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora către angajatori, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225, următoarele informații despre angajat sunt: introdus în carnetul de muncă la înregistrarea acestuia; educație, profesie, specialitate - pe baza documentelor privind studiile, calificările sau prezența cunoștințelor speciale (când aplicați pentru un loc de muncă care necesită cunoștințe speciale sau pregătire specială).
În paragraful 3.1 din Instrucțiunile pentru completarea cărților de muncă, aprobate prin Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 10 octombrie 2003 nr. 69, se stabilește că, dacă unui angajat i se atribuie un nou rang (clasă, categorie, etc.) în timpul perioadei de lucru, atunci aceasta se face în modul prescris, intrarea corespunzătoare. În acest caz, stabilirea unei a doua profesii, specialități sau alte calificări ulterioare pentru un salariat se notează în carnetul de muncă indicând gradele, clasele sau alte categorii ale acestor profesii, specialități sau niveluri de calificare. De exemplu, unui reparator i s-a atribuit a doua profesie „Sudor electric și gaz” cu atribuirea categoriei a 3-a. În acest caz, în carnetul de muncă din coloana 1 a secțiunii „Informații despre muncă” este scris număr de serie consemnează, în coloana 2 se indică data înființării celei de-a doua profesii, în coloana 3 se înscrie: „A doua profesie „Sudor electric și gaz” s-a înființat cu încadrarea categoriei a 3-a”, în coloana 4 corespunzătoare. certificat, sunt indicate numărul și data acestuia.

Compania noastră angajează un angajat în funcția de „operator mașină panou de comandă” fără grad (salariu). El a absolvit în mod independent cursuri la o organizație terță pentru a îmbunătăți rangul de „operator de mașini de panou de control de clasa a 5-a” și a primit un certificat. La locul meu anterior de muncă aveam nivelul 4. 1. Putem face o modificare a tabelului de personal și o înscriere în carnetul de muncă „operator de mașini din panoul de control categoria a 5-a” pentru ca acesta să aibă experiență cu categoria a 5-a? 2. Se poate angaja un salariat cu gradul indicat in carnetul de munca la locul de munca anterior?

1) în cazul în care unui angajat i se atribuie un nou rang în timpul perioadei de muncă, acest lucru trebuie reflectat în carnetul de muncă din secțiunea „Informații despre muncă”. În coloana 1 a secțiunii specificate, introduceți următorul număr de serie al înscrierii, în coloana 2 indicați data la care a fost atribuit rangul, în coloana 3 faceți înregistrarea principală. În coloana 4, indicați detaliile documentului justificativ: numărul și data acestuia.

Formularul de tabel de personal unificat conține o coloană „grad”, așa că dacă rangul crește, trebuie făcute modificări la tabelul de personal. Dacă o organizație folosește propriul formular de personal, este posibil să nu indice categorii în acesta;

2) organizatia poate angaja un salariat cu gradul indicat in carnetul de munca la locul de munca anterior.

Motivul pentru această poziție este prezentat mai jos în materialele versiunii comerciale ale Sistemului Glavbukh și ale Sistemului de personal.

Atribuirea rangului

Dacă unui salariat i se atribuie un nou rang (clasă, categorie etc.) în timpul perioadei de muncă, acesta trebuie consemnat în secțiunea „Informații despre muncă” din carnetul de muncă.* Înființarea unei a doua profesii și ulterioare, specialitate , calificarea trebuie consemnată în carnetul de muncă cu indicarea gradelor, claselor sau altor categorii ale acestor profesii, specialități sau niveluri de calificare. Acest lucru este menționat în paragraful 3.1 al Instrucțiunii, aprobată prin Rezoluția Ministerului Muncii din Rusia din 10 octombrie 2003 nr. 69.

Ivan Shklovets,
adjunctul șefului Serviciul federal asupra muncii si ocuparii fortei de munca

2.Situație:Este necesar să se includă gradele, indemnizațiile și bonusurile în tabelul de personal?

Da, este necesar.

Cu toate acestea, de la 1 ianuarie 2013, în legătură cu adoptarea Legii din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ, utilizarea formularelor unificate nu este obligatorie pentru majoritatea organizațiilor. Excepție fac organizațiile din sectorul public. Ei trebuie să folosească în continuare forme unificate în munca lor fără greș.

Toate celelalte organizații, atunci când întocmesc documente organizatorice și administrative, au dreptul de a utiliza în continuare ambele formulare unificate și de a le dezvolta în mod independent.

Astfel de concluzii rezultă din totalitatea prevederilor articolelor, Legea din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ și sunt confirmate prin scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 4 decembrie 2012 nr. PZ-10/2012 .

Prin urmare, având elaborat propriul formular de tabel de personal, angajatorul poate indica note, indemnizații și bonusuri sau să nu le indice deloc dacă nu sunt prevăzute în organizație.

Nina Kovyazina,
Director adjunct al Departamentului Educaţiei şi
resursele umane ale Ministerului Sănătății din Rusia

Cu stimă,
Chekalova Natalya, expert al BSS „GlavAccountant System”.

Răspunsul a fost aprobat de Sergey Granatkin, expert principal al BSS „Sistemul Glavbukh”

Redacția noastră primește adesea întrebări cu privire la menținerea unui document de personal atât de important ca tabelul de personal. Am oferit răspunsuri la cele mai relevante dintre ele în acest articol.

De ce ai nevoie de personal?

În conformitate cu Instrucțiunile pentru aplicarea și completarea formularelor de documentație contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata acesteia, aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică din Rusia din 05 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formularelor unificate a documentației contabile primare pentru contabilitatea muncii și plata acesteia” (denumită în continuare Rezoluția nr. 1), tabelul de personal este utilizat pentru a formaliza structura, personalul și nivelurile de personal ale organizației în conformitate cu Carta acesteia. Conține o listă de unități structurale, denumiri de posturi, specialități, profesii care indică calificări, informații despre numărul de unități de personal.

Pentru prima dată formă unificată tabelul de personal a fost aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 6 aprilie 2001 nr. 26 (ca parte a formelor unificate de documentație contabilă primară). În 2004 această formă a suferit unele modificări.

Pentru un angajator, un tabel de personal este un „instrument” foarte convenabil care îndeplinește mai multe funcții simultan. În special, acesta:

• vă permite să urmăriți clar structura organizatorică a companiei (diviziunile sale structurale);
• consolidează nivelul personalului unități structurale și număr de personal pentru fiecare post (profesie);
• vă permite să monitorizați sistemul de remunerare pentru angajații diviziilor structurale;
• stabilește și fixează mărimile alocațiilor;
• facilitează urmărirea posturilor vacante și recrutarea personalului pentru aceste posturi vacante.

Este necesar să existe un tablou de personal?

Pe în acest moment Există două puncte de vedere cu privire la obligația angajatorului de a menține personalul.

Potrivit primei, prezența acestui act normativ local este obligatorie, întrucât afectează direct funcția de muncă a salariatului și remunerația acestuia. Astfel, în Codul Muncii al Federației Ruse, tabloul de personal este menționat la art. 15 care conține definiția relaţiile de muncă, iar în art. 57, potrivit căruia o condiție esențială a unui contract de muncă este o funcție de muncă și anume: munca într-o funcție conformă cu cu personal, profesie, specialitate care indică calificări, tip specific munca atribuită salariatului.

Potrivit unui alt punct de vedere, angajatorul decide independent asupra necesității menținerii unui tablou de personal. Următoarele argumente susțin această poziție. În primul rând, Hotărârea nr. 1 a fost aprobată recomandat pentru utilizare formular unificat de personal (nr. T-3). Tabloul de personal este menționat și în Instrucțiunile pentru completarea carnetelor de muncă, aprobate prin Rezoluția Ministerului Muncii al Rusiei din 10 octombrie 2003 nr. 69 (denumită în continuare Instrucțiunea nr. 69). În special, clauza 3.1 a Instrucțiunii notează că înscrierile pe numele unui post (post), specialitate, profesie care indică calificări se fac, de regulă, în conformitate cu tabelul de personal al organizației.

După cum putem vedea, niciunul dintre reglementările enumerate nu consacră datorie angajator la înregistrarea tabloului de personal. În același timp, vă recomandăm să nu neglijați menținerea acestui document de personal, întrucât autoritățile de control aderă la primul punct de vedere.

Da, Fundația asigurări sociale Federația Rusă atrage atenția asiguraților (angajatorilor) asupra necesității de a întocmi un tabel de personal ca document folosit pentru a confirma corectitudinea. Fondul de pensii Federația Rusă, atunci când colectează informații despre vechimea în muncă a lucrătorilor asigurați, a atras, de asemenea, în mod repetat atenția asupra necesității.

Adesea, autoritățile fiscale, atunci când efectuează audituri la fața locului, solicită tabloul de personal al organizației. De exemplu, în decizia Curții de Arbitraj din Moscova din 28 aprilie 2007 în dosarul nr. A40-4332/07-117-33 se reține că „ Cod fiscal Federația Rusă impune contribuabilului obligația de a furniza la cerere autoritatea fiscală documentele si informatiile necesare controlului fiscal. Faptul că contractele de muncă, graficele de personal, personal și carduri individuale nu sunt documente contabilitate fiscală, în sine nu respinge obligația organizației de a avea astfel de documente și de a le depune la fața locului audit fiscal, deoarece informațiile pe care le conțin pot avea implicații fiscale semnificative.”

Adesea, lipsa personalului este apreciată de organele de inspecție drept o încălcare a legislației muncii și de protecție a muncii, pentru care oficial poate fi amendat în valoare de 500 până la 5.000 de ruble, iar organizația - în valoare de 30.000 până la 50.000 de ruble. (Articolul 5.27 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse). Dar din cauza faptului că legea nu prevede o obligație clară a angajatorului de a menține acest document, aceste sancțiuni pot fi încercate să fie contestate în instanță.

Cine ar trebui să elaboreze și să aprobe programul de personal?

După ce s-a decis cu privire la necesitatea întocmirii unui tabel de personal (dacă, desigur, organizația nu are deja unul), apare următoarea întrebare - cine ar trebui să elaboreze acest document de evidență a personalului?

Legislația nu definește cercul persoanelor responsabile, așa că presupunem că această problemă ar trebui să fie tratată de șeful întreprinderii. Se poate întocmi un ordin separat, atribuindu-i responsabilitatea întocmirii tabelului de personal angajat specific, sau această obligație poate fi consacrată într-un contract de muncă sau Descrierea postului angajat.

De regulă, în organizatii mici angajații sunt responsabili pentru întocmirea graficelor de personal serviciul de personalși (sau) contabilitate, mai rar - angajații serviciilor juridice. ÎN companii mari- departamentul de planificare economică sau departamentul de organizare a muncii și salariile. Dacă vorbim despre antreprenor individual, atunci acest lucru poate fi făcut de un ofițer de personal, un contabil (dacă există vreunul în personal) sau antreprenorul însuși.

Tabloul de personal este aprobat printr-un ordin (instrucțiune) semnat de șeful organizației sau de o persoană autorizată de acesta (vezi Exemplul 1). Detaliile acestui document sunt indicate în rubrica „Aprobat prin ordin al organizației din data de „____” _____________ 200__ Nr. __” din formularul unificat Nr. T-3.

Vă rugăm să rețineți că este posibil ca datele de întocmire, aprobare și intrare în vigoare a tabloului de personal să nu coincidă. Astfel, tabelul de personal poate fi aprobat după întocmirea lui, iar data introducerii lui (intrare în vigoare legală) poate fi ulterioară datelor de aprobare și întocmire.

Ținând cont de faptul că salariile se plătesc salariaților lunar, este logic să se pună în vigoare tabelul de personal din prima zi a lunii.

În formularul unificat nr. T-3 se indică și perioada pentru care se aprobă tabloul de personal. În acest sens, se ridică următoarea întrebare:

Cât de des trebuie întocmit programul de personal?

Nu există un răspuns clar în legislație. Totuși, având în vedere că tabloul de personal este un document de planificare, este indicat să îl întocmești pe un an. În același timp, tabelul de personal poate fi aprobat o singură dată și rămâne în vigoare câțiva ani.

Cum se completează corect formularul unificat nr. T-3?

Deci, să trecem direct la întocmirea tabelului de personal. Cea mai obișnuită modalitate de a-l completa este completarea formularului unificat nr. T-3. În acest caz, trebuie să vă ghidați după Instrucțiunile de utilizare și completare a formularelor de documentație contabilă primară, aprobate prin Rezoluția nr. 1.

Noi proiectăm „pălăria”. În primul rând, în câmpul „Numele organizației”, trebuie să indicați numele organizației în conformitate cu certificatul de înregistrare. Dacă certificatul conține atât un nume complet, cât și un nume scurt, atunci oricare dintre ele poate fi indicat în tabelul de personal.

Apoi sunt indicate codul conform OKPO (Clasificatorul întreg rusesc al întreprinderilor și organizațiilor), numărul documentului și data întocmirii acestuia. Pentru ușurința înregistrării, numărul de personal poate conține un index de litere (de exemplu, ШР).

Formularul unificat Nr. T-Z include următoarea formulare: „Programul de personal pentru perioada ______ de la „___” ______ 20__.” S-ar părea că desemnarea perioadei de valabilitate a unui document presupune indicarea datei nu numai a începerii, ci și a sfârșitului acestei perioade. Este necesar să se indice sfârșitul tabloului de personal sau este suficient să se indice că tabloul de personal intră în vigoare la o anumită dată? Evident, forma unificată presupune a doua variantă. Acest lucru se explică prin faptul că, în procesul de desfășurare a activităților într-o organizație, poate fi necesar să se schimbe tabelul de personal, prin urmare este foarte dificil să se prezică cu exactitate data de expirare a valabilității sale.

ÎN coloana 1 („nume”) este indicată denumirea unității structurale corespunzătoare. Acestea pot fi sucursale, reprezentanțe, departamente, ateliere, zone etc. (clauza 16 din rezoluția Plenului Curții Supreme a Federației Ruse din 17 martie 2004 nr. 2 „Cu privire la cererea instanțelor de judecată Federația Rusă Codul Muncii al Federației Ruse").

Pentru confortul lucrului cu personal, este mai bine să aranjați unitățile structurale în grupuri în funcție de ierarhia lor de la administrație la unitățile de servicii. De exemplu, în primul rând, vor fi indicate diviziile care realizează managementul general (direcție, contabilitate, departament personal etc.), apoi - divizii de producție sau divizii care îndeplinesc principalele funcții ale organizației, iar la final - auxiliare și divizii de servicii (serviciu administrativ și economic, departament aprovizionare, depozit etc.).

ÎN coloana 2 („cod”) se introduc codurile unităților structurale atribuite acestora de către angajator. De regulă, codurile sunt indicate prin numere, al căror număr variază în funcție de complexitatea structurii organizației. Acest lucru vă permite să determinați locul fiecărui departament (diviziune, grupă etc.) în general structura organizatorica. De exemplu, departamentului financiar i se atribuie codul 02. În consecință, departamentul de planificare financiară și departamentul de contabilitate incluse în departament vor avea codurile 02.01 și 02.02.

Dacă organizația utilizează un sistem centralizat de flux de documente, este posibil să nu fie specificat codul unității structurale.

În coloana 3 sunt indicate funcția (specialitatea, profesia), rangul, clasa (categoria) calificărilor angajatului. Este mai bine dacă aceste date sunt prezentate în conformitate cu:

• Clasificatorul integral rusesc al profesiilor muncitorilor, al posturilor de angajați și al categoriilor tarifare OK 016-94 (introdus prin Decretul Standardului de Stat al Rusiei din 26 decembrie 1994 nr. 367);
• Caiet de referință de calificare pentru posturile de manageri, specialiști și alți angajați (aprobat prin Decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse din 21 august 1998 nr. 37).

Desigur, aceste directoare devin depășite și multe poziții care au apărut în ultimii ani, lipsesc (de exemplu, postul de director de birou). Prin urmare, sunt acceptabile diferențele în numele posturilor, profesiilor și specialităților din directoarele de calificare și din documentele de personal ale organizației. Totuşi, dacă odată cu prestarea muncii în anumite funcţii, profesii, specialităţi legate de acordarea de compensații și beneficii sau prezența unor restricții, atunci numele acestor posturi, profesii sau specialități și cerințele de calificare pentru acestea trebuie să corespundă cu numele și cerințele specificate în directoarele de calificări aprobate în modul stabilit de Guvernul Federației Ruse (Articolul 57 din Codul Muncii al Federația Rusă, clauza 3.1 din Instrucțiunea nr. 69). În caz contrar, angajatul nu va avea dreptul la beneficii.

Exemplul 2

Restrângeți afișarea

În cartea de muncă a unui lucrător în muzică care a condus timp de 17 ani un studio coral pentru copii la un internat, poziția sa a fost indicată ca „organizator de club”. Deoarece această poziție nu este disponibilă Clasificator integral rusesc profesii de muncitori, posturi ale salariaților și categorii tarifare, nici în Lista lucrărilor, profesiilor, funcțiilor, specialităților și instituțiilor, ținând cont de faptul că o pensie de muncă pentru limită de vârstă se atribuie anticipat în conformitate cu art. Legea federală„Cu privire la pensiile de muncă în Federația Rusă”, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 29 octombrie 2002 nr. 781, acest experiență de muncă nu a fost inclusă în asigurarea pentru atribuirea anticipată a unei pensii către salariat.

Potrivit art. 57 din Codul Muncii al Federației Ruse, poziția angajatului care este angajat trebuie să corespundă cu cea indicată în tabelul de personal. Sunt cazuri când titlul postului folosit în contractul de muncă nu corespunde cu tabloul de personal sau un astfel de post nu este deloc prevăzut de tabloul de personal. În acest caz, contradicția care există între contractul de muncă și masa de personal trebuie rezolvată în favoarea contractului de muncă (articolul 8 din Codul Muncii al Federației Ruse). Salariatul va indeplini functia de munca prevazuta de contractul de munca (adica munca in functia, specialitatea sau profesia stabilita in contract), iar ofiterul de personal va trebui sa efectueze modificarile corespunzatoare in tabloul de personal. Vom vedea cum să facem asta puțin mai târziu. Deocamdată, să continuăm să completăm formularul.

La umplere coloanele 4 („Numărul de unități de personal”) indică numărul de unități de personal pentru posturile (profesiile) relevante. În cazul în care se preconizează menținerea unei unități de personal incomplete, ținând cont de caracteristicile muncii cu fracțiune de normă, numărul de unități de personal este indicat în proporțiile corespunzătoare, de exemplu, 0,25; 0,5; 2,75 etc.

Având în vedere că noii angajați pot fi angajați doar pentru posturi vacante, tabelul de personal poate indica nu doar unitățile de personal existente, ci și pe cele vacante. Cu alte cuvinte, dacă o organizație are 10 angajați și tabelul de personal indică și 10 unități de personal, atunci când personalul se extinde, vor trebui făcute modificări la tabelul de personal. Sau puteți stabili imediat un număr mai mare de unități de personal (de exemplu, 12). Astfel, în tabelul de personal este posibilă menținerea unei rezerve de personal pentru viitor.

Una dintre problemele care provoacă dificultăți în practică este legată de înregistrarea lucrătorilor cu fracțiune de normă. De exemplu, mai multe persoane pot lucra cu jumătate de normă sau cu jumătate de normă într-o singură poziție. În acest caz, tabelul de personal indică numărul total de unități de personal pentru postul corespunzător.

Să presupunem că într-o poziție de expeditor, doi oameni lucrează cu normă întreagă și o persoană lucrează cu normă parțială. În acest caz, coloana 4 ar trebui să indice 2,5 unități de personal.

ÎN caseta 5 („Cota tarifară (salariu) etc.”), în funcție de sistemul de remunerare adoptat în organizație, salariul lunar este indicat la tariful (salariul), graficul tarifar, procent din venit, cotă sau procent din profit, coeficient de participare la muncă (KTU), coeficient de distribuție etc. În acest caz, salariile sunt determinate în echivalent ruble.

Vă reamintim că, în conformitate cu art. 133 TC RF dimensiune salariul oficial(cota tarifară) nu poate fi mai mică decât cea stabilită legal dimensiune minimă salariile (în momentul prezent- 4.330 rub.). În acest caz, sistemul de remunerare trebuie să fie stabilit printr-un act de reglementare local (de exemplu, Regulamentul de remunerare).

Exemplul 3

Restrângeți afișarea

Tabelul de personal prevede un post de personal pentru postul de „secretar” cu un salariu de 15.000 de ruble. Totuși, ținând cont de interesele companiei, secretara a fost angajată cu jumătate de normă externă la tarife de 0,5. În conformitate cu art. 285 din Codul Muncii al Federației Ruse, remunerația lucrătorilor cu fracțiune de normă se realizează proporțional cu timpul lucrat, în funcție de producție sau de alte condiții determinate de contractul de muncă. În acest sens, contractul de muncă trebuie să indice o sumă proporțională cu timpul lucrat de lucrătorul cu fracțiune de normă (în acest caz - 7.500 de ruble).

După cum se poate observa din exemplul de mai sus, tabelul de personal determină salariul pentru postul corespunzător, dar nu și remunerația pentru un anumit angajat.

ÎN coloanele 6-8 („Indemnizații suplimentare”) indică stimularea și plăți compensatorii angajații (bonusuri, indemnizații, plăți suplimentare, plăți de stimulare) stabilite de legislația actuală a Federației Ruse (de exemplu, bonusuri de nord, bonusuri pentru o diplomă academică etc.) sau introduse la discreția organizației (de exemplu, conexe la regimul sau conditiile de munca).

• o sumă fixă ​​(dacă se modifică salariul, mărimea bonusului poate fi lăsată la fel sau de asemenea modificată);
• sub forma unui bonus procentual (în acest caz, mărimea bonusului se modifică odată cu salariul).

Vă rugăm să rețineți: dacă sistemul de remunerare prevede posibilitatea stabilirii indemnizațiilor individuale pentru fiecare funcție, atunci în coloana 3 fiecare post trebuie evidențiat pe un rând separat, iar în coloana 4 trebuie trecută o unitate vizavi de fiecare funcție.

Altul întrebare frecventă, care preocupă și ofițerii de personal: este posibil ca angajaților care ocupă aceleași posturi să li se stabilească salarii diferite, de exemplu, prin prevederea unui interval de salarii în tabelul de personal? Atât în ​​literatura juridică, cât și în practică, există două abordări opuse pentru rezolvarea acestei probleme. Deci, unii experți consideră că acest lucru este destul de acceptabil. Acest punct de vedere este susținut de art. 132 din Codul Muncii al Federației Ruse, conform căruia salariul fiecărui angajat depinde de calificările sale, de complexitatea muncii prestate, de cantitatea și calitatea muncii cheltuite și nu se limitează la suma maximă. Ținând cont de acest lucru, salariile ar trebui să fie stabilite diferențiat și să depindă, în primul rând, de calificările angajatului, pe baza cărora angajații care ocupă aceeași funcție, dar având diferite categorii de calificare, pot fi stabilite salarii diferite.

Potrivit altor experți, fiecare post are un salariu. În cazul în care este necesar să se stabilească salarii diferite pentru angajații care ocupă aceleași posturi, este indicat să se regleze cuantumul salariilor folosind diverse prime (de exemplu, pentru intensitatea muncii).

Exemplul 4

Restrângeți afișarea

Organizația angajează doi specialiști ca contabili. În același timp, tabelul de personal prevede un salariu de 10.000 de ruble pentru contabil, precum și indemnizațiile pentru programul de lucru neregulat în valoare de 10% din salariu (1.000 de ruble) și pentru intensitatea muncii - 20% (2.000 de ruble). ). Ținând cont de calificările și experiența de muncă a unuia dintre angajații care dețin această funcție, au fost stabilite toate indemnizațiile și, în consecință, salariul său a fost de 13.000 de ruble. (10.000 RUB + 1.000 RUB + 2.000 RUB). Al doilea contabil a primit un singur bonus pentru programul de lucru neregulat, după care salariul său s-a ridicat la 11.000 de ruble. (10.000 RUB + 1.000 RUB).

ÎN caseta 9 se noteaza suma totala formata prin adaugarea coloanelor 5-8, adica suma salariilor pentru toate unitatile de personal poziție specificăţinând cont de indemnizaţiile stabilite. Dacă coloanele 5-9 nu pot fi completate în echivalent ruble (de exemplu, din cauza utilizării sistemelor netarifare, mixte și a altor sisteme de remunerare), aceste coloane sunt completate în unitățile de măsură corespunzătoare (procente, coeficienți etc. ). În acest caz, calculul valoare totală(total) în coloanele 5-9 este posibil dacă ratele tarifare iar primele sunt stabilite în aceleași unități pentru aceeași perioadă de timp.

Caseta 10 , după cum sugerează și numele, este destinat pentru diverse note. Dacă acestea lipsesc, rămâne necompletat.

După ce ați introdus datele în toate câmpurile, trebuie să completați linia „Total” situat în partea de jos a mesei. Pentru a face acest lucru, numărul de posturi de personal, sumele salariilor, indemnizațiile și cuantumul fondului de salarii lunar sunt calculate în coloane verticale.

Tabelul de personal completat este semnat de șeful serviciului de personal sau de persoana încredințată cu responsabilitatea de întreținere. managementul înregistrărilor de personal, și de asemenea contabil șef organizatii.

Formularul unificat de personal nu prevede ștampilarea. În acest sens, se poate aplica o ștampilă, dar nu este obligatorie.

Un exemplu de completare a tabelului de personal este prezentat în Exemplul 5.

Cum se fac modificări în tabelul de personal?

Mai devreme sau mai târziu, orice ofițer de personal se confruntă cu modificări ale informațiilor conținute în tabelul de personal. De exemplu, poate fi necesar să se introducă o nouă unitate de personal sau un întreg departament, sau să se reducă unul existent, să se schimbe salariile, tarifele, să redenumească un departament sau o funcție etc.

Există două moduri de a face modificări în tabelul de personal aprobat:

Opțiunea 1. Schimbați tabelul de personal în sine, adică aprobați un nou tabel de personal cu un nou număr de înregistrare (în ordinea următoare)

Opțiunea 2. Faceți modificări la programul actual de personal.

În acest caz, tabelul de personal rămâne același, doar un număr de posturi se modifică (conținutul coloanei). Modificările se fac prin comandă, după care se ajustează tabelul de personal. Următoarele pot fi folosite ca titluri ale ordinului corespunzător: „Cu privire la schimbarea tabelului de personal”, „Cu privire la modificările parțiale în tabelul de personal”, „La efectuarea de modificări la tabelul de personal”, etc. Ordinul trebuie să indice baza pentru efectuarea de modificări în tabelul de personal (de exemplu, reorganizarea companiei, optimizarea activității manageriale, îmbunătățirea structurii organizației etc.).

Dacă organizaţia are structura complexa, vă recomandăm ca atunci când faceți modificări la tabelul de personal actual, să indicați în ordine nu numai postul corespunzător, ci și unitate structurală, a cărui angajare este afectată de modificările efectuate. Acest lucru se datorează faptului că diferite departamente pot avea posturi cu aceleași titluri.

Nu există standarde cu privire la cât de des trebuie actualizat tabelul de personal. Prin urmare, acest lucru se poate face după cum este necesar.

Nu uitați că modificările și completările efectuate în modul prescris la tabelul de personal al organizației sunt aduse în atenția angajaților, după care aceștia cărți de muncă pe baza unui ordin (instrucțiune) sau a unei alte decizii a angajatorului, se fac modificările și completările corespunzătoare. Acest lucru este menționat în paragraful 3.1 al Instrucțiunii nr. 69.

Vă rugăm să rețineți că schimbarea permanentă sau temporară functia muncii angajatul și (sau) unitatea structurală în care lucrează angajatul (dacă unitatea structurală a fost indicată în contractul de muncă) nu este altceva decât un transfer la un alt loc de muncă (Partea 1 a articolului 72.1 din Codul Muncii al Federației Ruse). O modificare a titlului postului determinată de părți și consacrată în contractul de muncă este, de asemenea, considerată o modificare a funcției de muncă a salariatului, indiferent de motivele unei astfel de modificări (de exemplu, din cauza unei modificări a tabloului de personal).

Când să faceți modificări atunci când reduceți personalul?

O reducere a numărului sau a personalului de angajați este unul dintre motivele pentru a face modificări la tabloul de personal. O reducere a dimensiunii unei organizații implică excluderea unităților individuale de personal din tabloul de personal, în timp ce o reducere a personalului implică excluderea posturilor individuale. Salariații care sunt disponibilizați dintr-un motiv sau altul sunt supuși concedierii conform clauzei 2 a art. 81 Codul Muncii al Federației Ruse.

Având în vedere că, în conformitate cu articolul 180 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajații trebuie să fie înștiințați cu privire la o viitoare concediere din cauza unei reduceri a numărului sau a personalului cu cel puțin două luni înainte de concediere, un nou tablou de personal poate fi pus în aplicare nu mai devreme de două luni de la pregătire. Prezența unui tablou de personal poate confirma că concedierea lucrătorilor a fost justificată (adică angajatorul va avea ocazia să demonstreze clar lipsa locurilor de muncă).

În cazul în care împrejurările care au condus la modificarea tabloului de personal către reducerea unităților de personal sunt eliminate, angajatorul poate reface posturile reduse prin efectuarea de modificări la tabloul de personal sau prin aprobarea unuia nou.

Este posibil să se schimbe forma unificată?

Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 24 martie 1999 nr. 20 „Cu privire la aprobarea procedurii de aplicare a formelor unificate de documentație contabilă primară” notează că în formele unificate de documentație contabilă primară (cu excepția formularelor contabile) tranzactii cu numerar), aprobat de Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei, organizația, dacă este necesar, poate introduce detalii suplimentare. În acest caz, nu este permisă ștergerea acelor detalii care sunt deja prezente în acest formular (inclusiv cod, număr formular, denumire document).

Toate modificările aduse formularului unificat trebuie documentate în documentele administrative ale organizației. În plus, sunt recomandate formatele formularelor însele indicate în albumele de formulare unificate ale documentației contabile primare și pot fi modificate. Astfel, atunci când se produc formulare bazate pe forme unificate, este permis să se facă modificări în ceea ce privește extinderea și îngustarea coloanelor și liniilor, adăugând frunze libere - pentru confortul plasării și procesării informațiilor necesare.

Ce este personalul?

Multe organizații practică menținerea unei forme „de lucru” de personal - un aranjament de personal, denumit altfel înlocuirea posturilor sau o listă de personal. Principala diferență dintre acest document și tabelul de personal este dinamismul acestuia, prin faptul că se poate schimba rapid în funcție de schimbările în curs (numerice și calitative) ale personalului întreprinderii și nu necesită emiterea unui ordin pentru aprobarea acestuia și schimba.

De la tabelul de personal, arătând cantitate totală unitățile de personal (posturile) la întreprindere nu fac posibilă determinarea dacă un post este vacant sau ocupat și ce angajat îl ocupă în tabelul de personal, de regulă, exact această informație este indicată - numele și inițialele întreprinderii; angajații care ocupă posturile prevăzute în tabelul de personal și statutul postului - închis sau vacant.

Acest document poate include și alte informații, cum ar fi numărul de personal angajat, vechimea sa în companie, o categorie specială (minor, invalid, pensionar cu copii sub trei ani etc.). Puteți lua tabelul de personal aprobat al organizației ca bază pentru lista de personal și puteți adăuga coloanele necesare în conformitate cu nevoile unei anumite organizații. Nici obligația de a menține personalul, nici forma sa unificată astăzi reglementărilor neinstalat. Singurul lucru care este reglementat este perioada de păstrare a documentelor expirate. În conformitate cu Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de păstrare, aprobată de Arhiva Federală la 6 octombrie 2000, aranjamentele de personal sunt supuse păstrării timp de 75 de ani, după întocmirea altora noi. În acest caz, tabelele de personal trebuie păstrate timp de 3 ani, începând cu anul următor celui în care a devenit nul.

Note de subsol

Restrângeți afișarea