Primeri namena službenega potovanja direktorja. Kaj bi lahko bil namen službene poti direktorja? "Univerzalno" besedilo za delovne naloge

Namen napotitve delavca na službeno pot je naveden v pisnem sklepu (odredbi) delodajalca, na podlagi katerega je delavec napoten na službeno pot in ki mora vsebovati službeno nalogo, ki jo mora delavec opraviti. na službenem potovanju (1. del 166. člena delovnega zakonika Ruske federacije, 3. odstavek pravilnika). Namen službenega potovanja (primeri namenov so navedeni spodaj) se oblikuje glede na naravo službene naloge, ki je zaupana zaposlenemu.

Primeri namenov službenega potovanja vključujejo naslednje:

• sodelovanje pri pogajanjih z ____ (navedite nasprotno stranko) o vprašanju ____ (navedite predmet pogajanj);
• udeležba na sodni obravnavi na arbitražnem sodišču ___ (z navedbo imena sodišča) v zadevi ___ (z navedbo številke zadeve);
• izvajanje inšpekcijskega pregleda dela podružnice (predstavništva) v ____ (navedena je lokacija podružnice (predstavništva) organizacije);
• udeležba na mednarodni konferenci ___ (naziv konference) itd.

Namen potovanja in potrdilo o potovanju

Od 01.08.2015 priprava potnega lista ni obvezna (resolucija vlade Ruske federacije z dne 29. decembra 2014 N 1595), lahko pa je določena z lokalnimi predpisi delodajalca. V tem primeru je namen službenega potovanja naveden v potrdilu o potovanju (primeri namenov so navedeni zgoraj) le, če krajevni predpisi delodajalca določajo obveznost izdaje potne karte z navedbo namena službenega potovanja.

Priprava načrta službenega potovanja

Načrt službenega potovanja se sestavi v primerih, ko pripravo takšnega načrta določajo lokalni predpisi delodajalca (člena 8, 22 delovnega zakonika Ruske federacije). V nekaterih primerih je potreba po pripravi načrta službenega potovanja določena z interresorskimi predpisi (glej ukaz Zvezne agencije za upravljanje premoženja z dne 2. marca 2009 N 51, ukaz Ministrstva za notranje zadeve Ruske federacije z dne 15. novembra , 2011 N 1150, sklep pravosodnega oddelka pri Vrhovnem sodišču Ruske federacije z dne 5. decembra 2007 N 152).

Načrt službenega potovanja (katerega vzorec je običajno naveden v lokalnih predpisih) podpiše vodja organizacije ali drug uradnik, ki mu lokalni predpisi delodajalca dajejo takšno pravico. Delavec, napoten na službeno pot, mora biti seznanjen z načrtom službene poti.

Načrt službenega potovanja vsebuje podatke o delavcih, napotenih na službeno pot, navaja namen službene poti, kraj (organizacijo), kamor je delavec napoten, dejavnosti (vprašanja), ki jih je treba opraviti (odločati) na službenem potovanju, načrt službenega potovanja, napotitev na službeno potovanje, napotitev na službeno potovanje. in trajanje službenega potovanja.

Gospodarske dejavnosti organizacij vključujejo številne akcije, operacije, vrste komunikacij in druge vidike dnevne rutine. Vodstvo organizacije in njeni zaposleni se vsak dan soočajo z reševanjem različnih vprašanj in sprejemanjem vodstvenih odločitev. Nekaterih zadev ni mogoče rešiti na delovnem mestu, udobno sedeči v pisarniškem stolu za računalnikom. Obstaja potreba po potovanjih in poslovnih potovanjih, pogajanjih v drugih mestih in celo državah. Ta članek podrobno obravnava vprašanje potrebe po poslovnem potovanju, njegove cilje in primere, registracijo v skladu z veljavno zakonodajo, zahteve za dokumentacijo, pa tudi značilnosti potovanj v Rusiji in tujini. V tem članku bomo razpravljali tudi o tem, koga lahko pošljete na potovanje in kaj je treba upoštevati pri poslovnem potovanju.

Koncept poslovnega potovanja

Ta koncept ima jasno definicijo, ki je predpisana v delovni zakonodaji. V skladu z zakonikom o delu Ruske federacije je službeno potovanje usmerjanje zaposlenega s strani vodstva na potovanje z določeno nalogo. Hkrati je cilj precej oddaljen od glavnega kraja dela, potovanje ima jasno oblikovan namen, naveden v dokumentih, časovni okvir za njegovo dokončanje pa je omejen. Registracija spremnih dokumentov, poročanje ob koncu potovanja, jamstva za zaposlenega ureja delovna in davčna zakonodaja. Navedeni so tudi možni nameni službenega potovanja, katerih primeri so predstavljeni v nadaljevanju.

Zakaj potrebujete poslovna potovanja?

Ko se zaposleni odpravi na službeno pot, mu vodstvo jasno določi nalogo, ki jo mora opraviti na poti. Naloga se lahko nanaša na različna področja gospodarske dejavnosti organizacije. Primeri namenov službenega potovanja vključujejo naslednje:

• sklepanje pogodbenih razmerij za dobavo ali prodajo z izvajalci;
• pogajanja o sodelovanju;
• reševanje sporov, sporov in drugih vprašanj, povezanih s pravno stranjo dejavnosti;
• nakup opreme, surovin in materialov;
• poslovne konference, sodelovanje na srečanjih in razstavah, povezanih z dejavnostjo podjetja;
• promocija blaga na novih trgih, širitev baze strank;
• sodelovanje pri raziskovalnih projektih, povezanih z dejavnostjo podjetja;
• razvoj osebja;
• raziskave prodajnih trgov, konkurenčnih organizacij in drugih tržnih vprašanj;
• nastavitev opreme, programske opreme in reševanje drugih tehničnih vprašanj v hčerinskih družbah ali divizijah;
• Opravljanje inšpekcijskih pregledov poslovanja poslovne mreže in enot.

Kaj se ne more šteti za poslovno potovanje

• pomanjkanje uradne registracije zaposlenega v organizaciji, brez sklenjene pogodbe o zaposlitvi, brez vpisa v delovno knjižico;
• pogodba o zaposlitvi delavca določa potni značaj dela;
• delavec je samostojni delavec, ki nima določenega stalnega mesta dela.

Vrste potovanj in njihov čas

Poslovna potovanja lahko razvrstimo glede na različne značilnosti. Tako se na teritorialni osnovi razlikujejo potovanja na ozemlju Ruske federacije in v tujino. Glede na trajanje službenih potovanj ločimo kratkoročna in dolgotrajna potovanja. Glede na sestavo popotnikov - skupine in posamezniki. Možna so tudi načrtovana in nenačrtovana poslovna potovanja.

Do danes v zakonodaji ni jasnih smernic glede časa potovanja. Ni minimalnih ali maksimalnih omejitev. Vodstvo organizacije samostojno določi zahtevnost naloge in čas, potreben za njeno izvedbo. Prej so bile omejitve. Veljalo je, da najdaljše trajanje službenega potovanja ne sme presegati štirideset dni. V gradbeništvu je najvišji cenzus za službeno potovanje dosegel leto dni.

Zakonske zahteve in predpisi

Za potovanje, izdano kot poslovno potovanje, veljajo nekatere zakonske zahteve. Poslovna potovanja urejata delovni zakonik Ruske federacije in davčni zakonik Ruske federacije. V delovnem zakoniku so predpisi v zvezi s temi delovnimi procesi opisani v 166., 167., 168. členu. Razkrivajo številna vprašanja, ki se lahko pojavijo ob zaključku tega postopka: kaj se lahko šteje za službeno potovanje, jamstva za delavca, pa tudi vprašanja o povračilu stroškov med potovanjem.

Davčni zakonik opisuje informacije o tem, kako odražati potne stroške v računovodstvu, kaj je mogoče odpisati in od katerih zneskov se plačajo v sklade socialnega zavarovanja državljanov. Obstajajo tudi ločeni sklepi, ki vsebujejo najbolj popolne informacije o spremembah zakonodajnih aktov, računovodskih novostih in izpolnjevanju zahtev regulativnih organov. Vse te informacije najdete v naslednjih dokumentih: Resolucije št. 749, 729, 812, 64.

Kaj je zagotovljeno zaposlenemu

Garancije za zaposlenega niso odvisne od namena službenega potovanja, primerov je lahko veliko. Toda s katerim koli od njih delodajalec nosi nekatere obveznosti do zaposlenega. Delavcu, ki je napoten na službeno potovanje, so zagotovljena naslednja jamstva:

• ohranitev položaja, delovnega mesta, povprečne dnevne plače;
• plačilo prostih dni na službenem potovanju v dvojnem znesku;
• povračilo stroškov, ki lahko nastanejo med službenim potovanjem v Rusiji in tujini, vključno s pridobitvijo tujega potnega lista, pridobitvijo vizuma, carinami in drugimi pristojbinami.

Vsa ta jamstva so predpisana v delovni zakonodaji in jih mora delodajalec obvezno upoštevati.

Koga poslati na službeno pot

Izbira zaposlenega za pot je odvisna od namena poti, primerov delovnih nalog, njenega trajanja in teže pričakovanih razmer. Različni razlogi za potovanja zahtevajo od zaposlenega specifična znanja in veščine.

Tako je treba izvedbo dobavne pogodbe zaupati osebi, vešči poslovnih pogajanj in diplomacije. To je lahko strokovnjak, katerega delovne naloge vključujejo nabavo, načrtovanje in izračun proračuna za poslovne odnose z dobavitelji, ali oseba, ki zna kompetentno pojasniti svoje stališče in doseči optimalne pogoje v sklenjeni dobavni pogodbi.

Če je namen potovanja nastavitev opreme ali programske opreme, poslanemu uslužbencu znanje pisarniškega dela in navadna človeška karizma nista dovolj. Na tako potovanje je poslan uradnik s tehničnim znanjem. Enako se zgodi pri izvajanju inšpekcijskih pregledov in revizij na kraju samem. Na takšno pot je treba poslati računovodjo ali ekonomista.

Koga je prepovedano napotiti na službeno potovanje?

Poleg človeškega faktorja, vprašanj o usposobljenosti in osebnih sposobnostih kandidatov, je pri izbiri zaposlenega za službeno potovanje še en vidik. Obstajajo zakonske zahteve glede kategorij državljanov, ki jih pod nobenim pogojem ni mogoče poslati na delo. Sem spadajo naslednje skupine ljudi:

• mladoletni zaposleni, pripravniki, pripravniki;
• nosečnica;
• zaposleni v podjetju, ki delajo po vajeniški pogodbi (razen službenih potovanj zaradi usposabljanja);
• udeleženci volilnih kampanj, kandidati za politične funkcije;
• ljudje, katerih zmožnosti so omejene zaradi bolezni.

Obstajajo tudi skupine ljudi, ki jih je mogoče napotiti na službeno potovanje le ob pridobitvi njihovega pisnega soglasja:

• ženske z majhnimi otroki (do treh let);
• samohranilec, ki vzgaja otroka, mlajšega od pet let;
• skrbniki otrok, mlajših od polnoletnosti;
• zaposleni, čigar družina ima vzdrževano osebo, ki potrebuje stalno nego.

Organizacija službenih potovanj

Da se službeno potovanje upošteva v davčnem, računovodskem in poslovodnem računovodstvu, ga je treba pravilno formalizirati. Najprej je sestavljena naloga za službeno potovanje, določeni so datumi in roki. Kandidat za potovanje se mora seznaniti s sestavljenim dokumentom in podati pisno soglasje oziroma zavrnitev.

Če je odgovor pozitiven, vodja izda nalog za napotitev specialista na službeno potovanje. Delavcu se izda in izda potni list ter delovna naloga. Po končanem potovanju mora potnik predložiti poročilo o napredku in poročilo o stroških s pripadajočimi potrdili, računi in vozovnicami.

Od leta 2016 je bila sprejeta sprememba zakonodaje, po kateri izdaja potrdila in uradna naloga nista več obvezna. Namesto tega uporabljajo beležko. Toda številne organizacije še naprej pripravljajo te dokumente za notranje računovodske namene.

Pri uporabi osebnih ali službenih vozil sta potrebna zaznamek in tovorni list ter pooblastilo in drugi dokumenti, ki potrjujejo zakonitost uporabe določenega vozila.

Informacije v dokumentih

Beležka je sestavljena v prosti obliki, vendar je treba navesti številne podrobnosti: datumsko obdobje službenega potovanja, podatke o uporabljenem prevozu, cilje, zastavljene za zaposlenega, in rezultate njihovega izvajanja.

Vsi stroški, ki jih ima zaposleni med potovanjem, morajo biti navedeni v akontaciji. Ta zahteva velja za absolutno vse vrste stroškov, vključno s stanovanjem, prevozom, stroški goriva, hrano in drugimi. Za potrditev stroškov plačila stanovanja je treba na koncu potovanja računovodstvu predložiti ček, potrdilo ali potrdilo, ki vsebuje podatke o najemodajalcu, stroških in obdobju najema stanovanjskih prostorov.

V skladu s tem je treba izdati nalog za upravljanje. V pisarniškem delu obstaja enoten obrazec št. T-9, vendar organizacija ni dolžna uporabljati izključno njega. Računovodska politika določene organizacije lahko določi lastno obliko dokumenta. Izkoristite lahko tudi možnost ustvarjanja naročila v brezplačni obliki. Glavni pogoj je, da vsebuje naslednje podatke:

• ime in podatke o organizaciji, ki je zaposlenega poslala na potovanje;
• podatki o zaposlenem;
• datumi naročila;
• datum začetka in konca obdobja potovanja;
• naloge za zaposlenega, namen potovanja.

Primer naloge službenega potovanja

Bolj kot je naloga pomembna, več ravni vsebuje. Več kot podjetje vlaga v podjetje, več rezultatov želi doseči. Ni nujno, da bodo v naročilu navedene vse majhne podrobnosti, ki jih upravitelj želi vedeti. O nekaterih od njih je mogoče ustno razpravljati na sestankih in ob seznanitvi popotnika. Najverjetneje pa bo moral zaposleni poročati o vseh točkah po potovanju, tudi tistih, ki niso bile uradno navedene, ampak so bile ustno napovedane. Zaradi jasnosti spodaj podajamo primer delovne naloge.

Na primer, vzemimo cilj - "Sklenitev pogodbe o dobavi, oglaševanje izdelkov." Za lažji razmislek uporabljamo vrsto dokumenta, ki ga ustvari program 1C. Najdete ga v kadrovski evidenci, Obrazec št. T-10a. Ta obrazec vsebuje 11 stolpcev, ki jih je treba izpolniti: strukturna enota, delovno mesto strokovnjaka, država, mesto in organizacija, v katero je delavec poslan, datum začetka in konca službenega potovanja, število koledarskih dni skupaj in brez časa potovanja, plačilna organizacija, podlago, vsebino nalog in kratko poročilo o izvedbi. Dokument podpišejo vodja strukturne enote, vodja organizacije in sam zaposleni.

Naročilo vsebuje podatke o potovanju, kot sledi:

• Priimek, ime, patronim zaposlenega in njegova osebna številka: Sorokin Dmitry Evgenievich, 1 (številka osebja v ločenem oknu, glede na osebno evidenco).
• Strukturna enota: Oddelek za trženje in oglaševanje.
• Položaj (posebnost, poklic): Vodilni tržnik.
• Kraj poslovnega potovanja (država, mesto, organizacija): Rusija, Moskva, LLC "Podjetje".
• Za obdobje 14 koledarskih dni od 14. januarja 2018 do 27. januarja 2018.
• Namen: oglaševalska akcija, sklenitev dobavne pogodbe.
• Službeno potovanje na stroške: Realizator LLC.
• Podlaga (dokument, številka in datum): Storitvena naloga št. 3 z dne 13.01.2018.

Na koncu naročila sta podpisa vodje in zaposlenega. Nasproti napisa, da je naročilo prebral, je podpis zaposlenega.

Tankosti oblikovanja

Če zaposleni iz nekega razloga ne predloži dokazil o stroških (čeki, potrdila), mu organizacija teh stroškov ne povrne. Zato je tako pomembno, da med službenim potovanjem ne pozabite na poročanje. Tudi potovanje s taksijem ali avtobusom mora biti potrjeno s potovalno vozovnico ali potrdilom voznika.

Pomembna točka je tudi navedba strukturne enote organizacije in namena potovanja. Glede na navedene podatke bodo nadaljnji stroški odpisani v računovodstvu in davčnem obračunu. Torej, če je bil namen službenega potovanja popravilo obdelovalnih strojev, se bo pri računovodskih izračunih znesek stroškov odpisal kot amortizacija popravljene opreme. Če je bil cilj sklenitev dogovora, bo odpis potekal med splošnimi poslovnimi odhodki.

In zadnja točka - poslovno potovanje z neizpolnjenim ciljem. V večini primerov izdatki za takšno potovanje niso priznani s strani davčne službe in ne zmanjšujejo davčne osnove. Svoj primer lahko poskušate braniti na sodišču, vendar v večini primerov zakon ostane na strani zvezne davčne službe.

Za pravilno dokumentiranje potnih stroškov je zelo pomemben vidik pravilen namen službene poti zaposlenega. Navedeno je v pisnem naročilu delodajalca. To naročilo vam omogoča, da pošljete zaposlenega za opravljanje uradne naloge, katere cilj je ustvarjanje dobička za podjetje. Med bivanjem na službenem potovanju je treba zadano nalogo opraviti. Ta zahteva je določena v 1. delu čl. 166 delovnega zakonika Ruske federacije, odstavek 3 "Pravilnik o posebnostih pošiljanja zaposlenih na službena potovanja", odobren z Odlokom Vlade Ruske federacije z dne 13. oktobra 2008 št. 749.

Naloga je oblikovana glede na poslovne potrebe podjetja.

Pomembno je omeniti, da vam pravilna formulacija cilja omogoča, da se izognete nepotrebnim tveganjem, če namen poslovnega potovanja ni dosežen. Na primer, besedilo "podpisati pogodbo s podjetjem "Horns and Hooves"" zveni nedvoumno, vendar besedilo "oceniti možnost sodelovanja s podjetjem "Horns and Hooves"" pomeni negativen rezultat kot eno od možnosti. za dosego cilja.

Kakšni so cilji?

Nameni službenega potovanja so lahko različne narave in pogojno razdeljeni na univerzalne in posebne:

1. Univerzalni so namenjeni razvoju poslovanja podjetja in lahko vključujejo iskanje strank ali privabljanje vlagateljev.
2. Posebni cilji so lahko drugačne narave in odražajo potrebe podjetja v določenem trenutku, na primer sodelovanje v sodnem postopku.

Pomembno je upoštevati, da mora biti vsak cilj specifičen in v svoji formulaciji vsebovati popolne informacije o nalogi, to je biti specifičen.

Namen potovanja in primeri:

• sodelovanje predstavnika podjetja pri pogajanjih (navesti je treba nasprotno stranko) o vprašanjih (predmet pogajanj je naveden);
• zastopanje na sodni obravnavi arbitražnega sodišča (polno ime sodišča) v zadevi (številka zadeve);
• opravljanje pregleda poslovalnice (naslov poslovalnice).

Namen poslovnega potovanja je lahko naveden tudi v načrtu službenega potovanja, če to zahtevajo lokalni predpisi organizacije. Direktor ali druga pooblaščena oseba sestavi in ​​podpiše to listino. Delavec podpiše načrt po pregledu.

Poleg naloge mora načrt vsebovati podatke o kraju ali organizaciji, kamor je bil zaposleni poslan, seznam vprašanj, ki jih je treba rešiti, in trajanje službenega potovanja.

Vzorec načrta potovanja

Na podlagi Odloka Vlade Ruske federacije z dne 29. decembra 2014 št. 1595, ki je začel veljati 8. januarja 2015, priprava potnega lista ni več obvezna in se zahteva le, če je določeno v lokalnem predpisi samega podjetja. V tem primeru so namen potovanja v potnem listu in primeri razvidni zgoraj.

Kateri?

Računovodje v praksi zlahka navedejo različne primere namenov službenega potovanja in izpostavijo naslednje:

1. Službeno potovanje zaposlenega mora biti očitno v najboljšem interesu podjetja. Namen službenega potovanja je oblikovan tako, da je jasno: »potovanje« je koristno za podjetje, neposredno ali posredno prispeva k ustvarjanju dobička podjetja, povečanju obsega dejavnosti in izboljšanju kakovosti blaga in storitev. Zaposlenega v organizaciji ni mogoče poslati na službeno potovanje z nalogo "počivati", "okrevati" ali "okrevati". V ta namen so zagotovljene počitnice – letne ali iz zdravstvenih razlogov.
2. Namen službenega potovanja ne sme biti v nasprotju z opisom dela zaposlenega. Tako računovodja ne more biti poslan na službeno pot, da bi se pogajal s strankami. In komercialnega direktorja podjetja ni mogoče poslati v drugo mesto z namenom »prevoza zaposlenih«.
3. Razlog za službeno potovanje mora ustrezati trajanju "potovanja" in poti. Če je namen poslovnega potovanja na primer udeležba na razstavi, se je zaposleni v organizaciji dolžan "premakniti" v nasprotno smer v 24 urah po koncu dogodka.
4. Pri upravičevanju službenih potovanj ob koncih tedna bodite zelo previdni. Če gre zaposleni v podjetju v drugo mesto, na primer na pogajanja v ponedeljek, čas potovanja pa je en dan, potem lahko odide šele v soboto zvečer. V nasprotnem primeru se stroški vozovnic ali goriva in maziv ne morejo uvrstiti med stroške.
5. Bolje se je izogibati splošnemu jeziku. Pomembno je navesti, zakaj točno je zaposleni v organizaciji poslan na delo zunaj kraja stalne dolžnosti. V nasprotnem primeru lahko kontrolorji dvomijo o zakonitosti pripisovanja potnih stroškov davčnemu računovodstvu.
6. Namen potovanja mora biti oblikovan tako, da je mogoče nedvoumno sklepati, ali je bila dodeljena naloga opravljena ali ne. Po končanem potovanju bo moral zaposleni oddati poročilo o rezultatih in priložiti dokumente, ki potrjujejo opravljeno nalogo. Mimogrede, možno je, da namen službenega potovanja ni dosežen. V tem primeru delodajalec od delavca zahteva »obrazložitev«, v kateri navede razloge, zakaj službene naloge ni bilo mogoče opraviti. Če imate ta dokument, se lahko potni stroški upoštevajo za davčne namene.
7. Če je namen službenega potovanja obsežen in je sestavljen iz več nalog, je pomembno, da zapišete tudi posamezne naloge potovanja, pri čemer bo treba vsako opravljanje tudi potrditi.
8. Če je delo specialista potujoče narave in je selitev v drug kraj povezana z opravljanjem vsakodnevnih zadev, potem takšno "potovanje" v skladu z delovnim zakonikom sploh ni priznano kot službeno potovanje.

Ali je mogoče katerega zaposlenega poslati na službeno pot?

To je enako pomembno kot vprašanje, kako določiti namen službenega potovanja. Primeri, ko je bil delodajalec kaznovan, ker je v drugo mesto poslal zaposlenega, ki ga ne bi smel poslati na pot, niso osamljeni.

Preden pošljete zaposlenega v drugo mesto ali državo, je pomembno upoštevati naslednje:

1. Strogo je prepovedano »opremljanje« nosečnic in mladoletnih delavcev (razen osebja, zaposlenega v kreativnem sektorju).
2. Delavec, napoten na službeno pot, mora skleniti delovno razmerje pri delodajalcu. Ob odhodu mora biti že sklenjena najemna pogodba, sestavljena v skladu z veljavno zakonodajo.
3. Obstajajo kategorije državljanov, ki imajo pravico zavrniti poslovna potovanja. V drugo mesto ali državo jih je dovoljeno poslati iz službenih razlogov samo z njihovim pisnim soglasjem.

Take osebe vključujejo:

• Matere otrok, mlajših od 3 let.
• Starši ali skrbniki invalidov, mlajših od 18 let.
• Državljani, ki negujejo bolne družinske člane v skladu z zdravniškim izvidom.
• Matere in očetje, ki vzgajajo otroke, mlajše od 5 let, brez zakonca.

Direktor

Delo najvišjih uradnikov podjetij je pogosto povezano s »potovanjem«.

Poslovno potovanje za direktorja podjetja praviloma ni formalizirano z odredbo, temveč z odredbo, ki vsebuje besedno zvezo: "Odhajam na službeno potovanje z namenom ...".

Vodja podjetja se lahko odpravi na poslovno potovanje, predvsem zaradi osvajanja novih trgov, iskanja strank in sklepanja pogodb za dobavo izdelkov. Kako bi se v tem primeru glasil namen direktorjeve službene poti? Primeri:

• vodenje pogajanj in sklenitev pogodbe s podjetjem Firma LLC;
• vodenje pogajanj z udeleženci konference "Produkti prihodnosti" v Nsk "___"________ 20__;
• predstavitev vzorcev izdelka "Item-1" podjetja "Large Customer" LLC;
• predstavitev blaga za podjetje JSC "Good Client".

Najvišja oseba podjetja lahko odpotuje tudi v drugo mesto ali državo, da se sreča z obstoječimi strankami podjetja. Za ta primer so se kadroviki že domislili, kako na potrdilo o potovanju napisati namen potovanja. Primeri:

• razprava o pogojih pogodbe za dobavo proizvodne opreme podjetju Nash Friend LLC;
• dogovor s Koncernom JSC o načrtu nabav za 2. polletje ____.

Direktorje podjetij občasno pošljejo v druga mesta ali države, da »odprejo novo podružnico podjetja«. Ta formulacija želenega rezultata je sprejemljiva tudi v dokumentih. Vendar je v tem primeru vredno opredeliti tako cilje kot cilje poslovnega potovanja. primer:

»Odhajam v Nsk, da organiziram delo nove strukturne enote.

• Preučevanje ciljnega trga.
• Preizkus in zaposlitev delavca na delovnem mestu vodje poslovalnice.
• Usklajevanje z vodjo podružnice načrtov dela za ___ leto.”

Tudi vodja majhnega podjetja, tako kot specialist v nabavnem oddelku, lahko odide v drugo mesto ali državo, da bi kupil novo opremo, sklenil pogodbe za dobavo surovin, materialov, komponent in se pogajal o pogojih sodelovanja z dobavitelji. V tem primeru mora biti v dokumentih pravilno naveden tudi namen direktorjevega službenega potovanja. Primeri:

• vodenje pogajanj s Partner LLC o nakupu serije blaga "Stvar";
• sklenitev pogodbe za nakup izdelkov od Pomoshchnik LLC;
• nakup opreme "Machine";
• študija vzorcev izdelka "Stuka" proizvajalca LLC.

Kako drugače lahko formuliramo namen službenega potovanja direktorja podjetja? Primeri:

• usposabljanje;
• udeležba na razstavi, seminarju, konferenci" (udeležba na dogodkih, povezanih s finančnimi in gospodarskimi dejavnostmi podjetja);
• profesionalni razvoj;
• razvoj novih tehnologij;
• preverjanje kakovosti dela oddelka.

Primeri pravilnega besedila

Da se boste lažje odločili za pripravo dokumentov, bomo navedli nekaj primerov namenov službenega potovanja s pravilnim besedilom. Morda boste med njimi celo našli enega, ki bo ustrezal vašemu konkretnemu primeru:

Uprava in direkcija

• Odprtje nove strukturne enote
• Pogajanja o sklenitvi dolgoročne dobavne pogodbe
• Nenačrtovan kadrovski pregled oddaljene podružnice
• Širjenje poslovnih povezav

Prodajni oddelek

• Tržna raziskava
• Pogajanja s potencialnimi veleprodajnimi kupci
• Primerjalna analiza konkurenčnih izdelkov
• Izpopolnjevanje: usposabljanje za prodajo, izmenjava znanja in izkušenj

Raziskovalci

• Sodelovanje na gostujočih razstavah, konferencah in predstavitvah
• Zbiranje informacij za raziskovalne dejavnosti
• Izvajanje terenskih raziskav
• Preučevanje primarnih virov znanstvenih del

Kmetijski sektor

• Ogled razstav, posvečenih novim tehnologijam v kmetijstvu
• Prodaja izdelkov na sejmih in podobnih dogodkih
• Nakup kmetijske mehanizacije
• Nakup gnojil ali krme za živino

Zgoraj so navedeni najpogostejši razlogi za službena potovanja za navedene skupine zaposlenih. Seveda so nekateri univerzalni in jih lahko izvajajo zaposleni v različnih oddelkih. Tako je lahko na primer dokončanje usposabljanja namen poslovnega potovanja direktorja, predstavnik prodajnega oddelka pa je lahko vključen v pogodbo o dobavi.

Pogosto pride do situacij, ko morajo zaposleni opraviti nalogo daleč zunaj svojega delovnega mesta – v drugem mestu ali celo državi. Podatke o vsakem plačanem potovanju zaposlenega je treba vnesti v posebne dokumente - »Načrt službenega potovanja« in »Nalog o pošiljanju službenega potovanja«.

Kaj se lahko šteje za poslovno potovanje?

Pojem »službeno potovanje« je jasno opredeljen v 166. členu. Delovni zakonik Ruske federacije. To je potovanje delavca po navodilih delodajalca zaradi opravljanja delovne naloge. Imeti mora točno določen cilj in rok.

Koncept ne vključuje situacij, ko zaposleni svoje delo opravlja na cesti ali pa je samo delo na poti v naravi.

Opomba! Voznik se lahko odpravi na službeno potovanje, če namen voznikovega službenega potovanja ne sodi v okvir njegove službene dolžnosti. Na primer, vzemite drugega zaposlenega na službeno potovanje.

Zakaj potrebujete načrt poslovnega potovanja?

Zaposleni ne bo želel službeno potovati na lastne stroške, podjetnik ne bo hotel plačati davka na porabljen denar, davkarija pa ne bo hotela verjeti, da je bil denar porabljen brez ustreznih dokumentov.

Načrt poslovnega potovanja je dokument, ki ga boste potrebovali za davčno poročanje.

Katere informacije so vključene v načrt poslovnega potovanja?

V zgornjem levem kotu so navedeni datum priprave dokumenta, položaj in polno ime odobritelja ter naziv organizacije. Nato se četrtletno piše načrt poslovnega potovanja. Vsako poslovno potovanje je opisano v 4 točkah:

• naziv (številka) enote ali zaposlenega, ki gre na službeno pot;
• datum odhoda in trajanje v dnevih;
• osnova za odhod;
• namen potovanja.

»Nalog za službeno potovanje« je osebne narave. Ena službena pot - eno naročilo. Izpolnjen je v strogi obliki in vsebuje tudi vse zgoraj opisane točke.

Če prve tri točke ne sprožajo vprašanj, potem je namen službenega potovanja lahko težaven. Napisano mora biti jedrnato, a precej konkretno.

Zahteve za registracijo namenov službenega potovanja

Za dokumentiranje namenov službenega potovanja ni jasnih regulativnih zahtev. Vendar imajo včasih inšpekcijski organi vprašanja o dokumentu. To se zgodi v več primerih:

• nameni službenega potovanja ne ustrezajo vrsti dejavnosti podjetja ali niso v njegovem interesu;
• formulacija ne pomeni možnosti dokončanja naloge (ni dovolj jasna ali preveč globalna);
• naloga je izven pristojnosti zaposlenega (ne morete poslati čistilke, da vzpostavi poslovne povezave);
• trajanje službenega potovanja presega čas, v katerem je cilj dejansko mogoče doseči.

Vse to lahko poraja sum, da želi podjetnik z »vlečenjem« stroškov, ki jih ni bilo, prikriti čisti dobiček.

Primeri pravilnega besedila

Da se boste lažje odločili za pripravo dokumentov, bomo navedli nekaj primerov namenov službenega potovanja s pravilnim besedilom. Morda boste med njimi celo našli enega, ki bo ustrezal vašemu konkretnemu primeru:

Uprava in direkcija

• Odprtje nove strukturne enote
• Pogajanja o sklenitvi dolgoročne dobavne pogodbe
• Nenačrtovan kadrovski pregled oddaljene podružnice
• Širjenje poslovnih povezav

Prodajni oddelek

• Tržna raziskava
• Pogajanja s potencialnimi veleprodajnimi kupci
• Primerjalna analiza konkurenčnih izdelkov
• Izpopolnjevanje: usposabljanje za prodajo, izmenjava znanja in izkušenj

Raziskovalci

• Sodelovanje na gostujočih razstavah, konferencah in predstavitvah
• Zbiranje informacij za raziskovalne dejavnosti
• Izvajanje terenskih raziskav
• Preučevanje primarnih virov znanstvenih del

Kmetijski sektor

• Ogled razstav, posvečenih novim tehnologijam v kmetijstvu
• Prodaja izdelkov na sejmih in podobnih dogodkih
• Nakup kmetijske mehanizacije
• Nakup gnojil ali krme za živino

Zgoraj so navedeni najpogostejši razlogi za službena potovanja za navedene skupine zaposlenih. Seveda so nekateri univerzalni in jih lahko izvajajo zaposleni v različnih oddelkih. Tako je lahko na primer dokončanje usposabljanja namen poslovnega potovanja direktorja, predstavnik prodajnega oddelka pa je lahko vključen v pogodbo o dobavi.

Delodajalec je dolžan zagotoviti procesno podporo za večino situacij, ki nastanejo med delovnimi aktivnostmi, vključno z navedbo namena službenega potovanja v dokumentaciji. V tem primeru se bo namen voznikovega službenega potovanja jasno razlikoval od ciljev, zastavljenih za računovodjo ali direktorja. Konkretni primeri lahko pripomorejo k pravilni navedbi namena službenega potovanja, za pravilno zastavljen cilj pa morajo poskrbeti tako zaposleni, ki so napoteni na službeno potovanje, kot tudi njihovi delodajalci.

Namen službenega potovanja - kaj je to, pravna ureditev

Z vidika ruske zakonodaje so vprašanja napotitve zaposlenih na delo obravnavana celovito in v mnogih pogledih jasno urejajo pravice in obveznosti delavcev in delodajalcev med seboj. V bistvu je treba v okviru pravne utemeljitve potrebe po navedbi namena službenega potovanja upoštevati določbe naslednjih regulativnih dokumentov:

• 166. člen zakonika o delu Ruske federacije. Ta člen zakonsko opredeljuje podlage za pravno urejanje vprašanj v zvezi s službenimi potovanji.
• Vladni odlok št. 749 z dne 13. oktobra 2008. Ta uredba vlade podrobneje ureja postopek napotitve delavcev na službeno pot in jo opredeljuje kot opravljanje določenih nalog izven stalnega kraja dela.

Kljub temu, da v zakonodaji ni neposredne potrebe po natančni in specifični določitvi ciljev službenih potovanj, obstoječa sodna praksa in zahteve regulatornih organov še vedno kažejo na potrebo po njihovem zanesljivem dokumentacijskem evidentiranju.

Skladno s tem je namen službenega potovanja natančen in podroben opis nalog, ki jih mora opravljati delavec, ki ga delodajalec napoti na službeno potovanje. Ti cilji morajo biti ustrezno formalizirani v pravno pomembnih dokumentih - nalog za pošiljanje na službeno potovanje, potrdilo o potovanju ali druga dokumentacija, ki jo določajo lokalni predpisi organizacije.

Zakaj morate navesti namen potovanja?

Določitev namena službenega potovanja je pomemben vidik delovnega razmerja, ki bi ga morali upoštevati tako delodajalci kot zaposleni. Neustrezna opredelitev cilja ima lahko negativne posledice za obe strani. Primer takih posledic je:

Kako pravilno zapisati namen službenega potovanja - postopkovna prijava

Ker je bil od leta 2015 postopek napotitve zaposlenih na službeno potovanje bistveno poenostavljen, je edino obvezno listinsko dokazilo v tem primeru nalog delodajalca in potrdilo o njegovem prejemu s strani zaposlenega. Če pa to določajo lokalni predpisi, se lahko sestavi dodatna dokumentacija, na primer delovna naloga za službeno potovanje ali ločeno potno potrdilo za zaposlenega.

Tako službena naloga kot potni list se lahko sestavita po enotnem obrazcu T-10a oziroma T-9. Vendar pa uporaba teh obrazcev ni obvezna za delodajalce - lahko razvijejo lastne primere določene kadrovske dokumentacije.

Odredba o napotitvi zaposlenega na službeno potovanje mora jasno opredeliti cilj in čas celotnega službenega potovanja, potrebnega za njegovo izvedbo. Pri načrtovanju ciljev službenega potovanja in uradne naloge je treba upoštevati nekatere nianse:

• Cilj mora biti konkreten. To pomeni, da čim bolj jasno opišete nalogo, ki je dodeljena zaposlenemu. Bolj specifičen kot je namen, manj možnih pravnih posledic bo imelo službeno potovanje tako za delodajalca kot za zaposlenega.
• Rezultat poslovnega potovanja naj bo izpolnitev cilja. Neizpolnitev namena potovanja bo v večini primerov razveljavila celotno potovanje. Torej, če je načrtovano izvajanje določenih dejanj s sprva negotovim rezultatom, cilj ne bi smel biti doseganje teh rezultatov, temveč dokončanje določenih nalog.

Primeri namena službenega potovanja za direktorja, voznika, računovodjo in druge zaposlene

Da bi bolje razumeli, kako pravilno sestaviti namen službenega potovanja, je najlažje razmisliti o primerih priprave ciljev za različne kategorije delavcev. Lahko izgledajo takole:

Primer določitve namena službene poti direktorja: udeležite se pogajanj o sklenitvi pogodbe o dobavi izdelkov s predstavnikom podjetja Vector v Moskvi 01.10.2018.

Napačna postavitev cilja je sklenitev dogovora s predstavnikom partnerjev. V tem primeru cilj nima posebnih navedb datuma in kraja pogajanj. Poleg tega predpostavlja obvezno sklenitev sporazuma, ko se v praksi pogajanja lahko končajo z zavrnitvijo podpisa.

Primer namena voznikove službene poti: zagotoviti od 10.00 do 20.00 gibanje državljana Ivanova v mestu Sankt Peterburg v obdobju od 11.1.19 do 25.1.19 v službenem avtomobilu VAZ-2114, številka E1913SN.

Napačen primer določitve namena službenega potovanja: zagotoviti gibanje stranke. Tako kot v prejšnji situaciji tudi tukaj ni nobene posebnosti niti glede identitete stranke, niti glede pogojev dela zaposlenega in konkretnega avtomobila.

Primer namena službenega potovanja računovodje: zagotoviti finančno revizijo podružnice št. 4 družbe Vector v mestu Saratov z izvedbo obrazcev organizacije v obrazcu št. 14-85.

Napačen primer: izvedite finančno revizijo v podružnici Saratov.

Primer namena službenega potovanja odvetnika: sodelujte kot predstavnik organizacije Vector na sodni obravnavi v zadevi št. 88-12-23 1. maja 2019 na Saratovskem arbitražnem sodišču.

Napačen primer: pridobiti pozitivno sodno odločbo v korist podjetja na sodišču v Saratovu.