Scrisoare de garanție conform GOST. Cum și când să scrieți scrisorile de garanție? Apoi, sigiliul organizației trebuie aplicat

O scrisoare de garanție de plată este un document în care una dintre părțile la o tranzacție își confirmă intenția de a plăti (în viitorul apropiat) pentru bunurile sau serviciile primite. Mai simplu spus, o astfel de scrisoare este o modalitate de a garanta obligațiile financiare. Nu cel mai de încredere, dar popular și destul de eficient.

In ce cazuri ar trebui sa scriu?

Cel mai obișnuit scenariu: un antreprenor are nevoie urgent să achiziționeze un nou lot de bunuri sau să folosească un serviciu, dar situația sa financiară nu îi permite să plătească imediat. Nu contează - puteți cere o amânare de la contrapartidă. Dacă este de acord, omul de afaceri va scrie pur și simplu pentru el scrisoare de garantie. Aceasta este o practică obișnuită în cazurile în care ambele părți au cooperat cu succes de mult timp (și, în consecință, au încredere reciprocă în integritatea celeilalte).

Foarte des, o scrisoare de garanție devine un răspuns la o scrisoare de revendicare. Să presupunem că ați comandat un produs sau serviciu de la un vânzător (interpret), dar au existat probleme cu plata. Desigur, vânzătorul vă va trimite o cerere de plată în cel mai scurt timp posibil. Situație neplăcută. Dar dacă nu poți da banii acum? Așa e, scrie o scrisoare de garanție. Chiar dacă contrapartea dumneavoastră preferă bani reali în locul oricărui mesaj, probabil că va fi mulțumit la început de această scrisoare (și cel puțin nu va merge imediat în instanță).

Înregistrare

Legea nu spune clar cum să scrieți o scrisoare de garanție despre plată și nu există un formular special pentru astfel de mesaje. Dacă garanția este întocmită în numele unei persoane juridice, atunci aceasta trebuie să fie scrisă pe antetul companiei. În acest caz, pe lângă semnătura sa, managerul va trebui să pună și un sigiliu. Dar antreprenorii individuali (și persoanele fizice, adică cetățenii obișnuiți) pot întocmi acest document pe o foaie obișnuită de hârtie.

Lista detaliilor necesare arată astfel:

• numărul scrisorii trimise și data compunerii acesteia;
• informații despre expeditor (numele companiei, numele complet al antreprenorului);
• informații despre destinatar - numele organizației (complet, neprescurtat) și numele complet al directorului acesteia, căruia îi este destinată garanția;
• titlu – aici puteți indica pur și simplu subiectul mesajului titlul „Scrisoare de garanție” de obicei nu este scris;

În loc să scrieți manual informațiile expeditorului, puteți pune ștampila companiei (dacă aveți una).

Ce să scrieți în text?

Textul scrisorii constă de obicei din patru părți scurte:

• în primul rând, întreprinzătorul indică ce obligații financiare se angajează să îndeplinească;
• urmată de mențiunea perioadei în care intenționează să facă acest lucru (specifică sau aproximativă);
• trebuie prescris detalii bancare– numărul de cont din care se va efectua plata;
• in sfarsit, se mentioneaza penalitati in cazul incalcarii obligatiilor asumate de intreprinzator (aceasta clauza nu este obligatorie; nu este intotdeauna inclusa in textul garantiei).

Următoarele formulare tip șablon și fraze introductive pot fi folosite în text:

• Vă garantăm;
• Prin această scrisoare garantăm;
• Compania SRL „Așa și așa” garantează;
• Garantăm plata integrală la timp;
• Garantăm prin prezenta.

Un punct important: dacă sunteți șeful unei companii (adică o persoană juridică cu drepturi depline), atunci este recomandabil ca scrisoarea de garanție să fie semnată și de dvs. contabil șef. Dacă sunteți antreprenor individual, atunci puneți doar semnătura.

Când pregătiți și scrieți o scrisoare de garanție pentru plată, luați în considerare câteva recomandări.

1. Scrieți textul în fraze simple, clare și concise. Cu cât documentul este scris mai simplu, cu atât mai bine - astfel se garantează că nu vor exista prevederi care să nu fie complet clare, permițând o dublă interpretare.
2. Dacă trebuie să scrieți des scrisori de garanție, creați un șablon unificat pentru dvs., astfel încât să nu trebuiască să rescrieți mesajul de la zero de fiecare dată.
3. Dacă se dorește, scrisoarea de garanție poate fi întocmită mai detaliat decât era indicat în diagrama de mai sus. Nimeni nu vă interzice să scrieți cât mai precis posibil ce zile veți plăti, la ce intervale de timp, de ce etc. Dar nu exagerați - textul ar trebui să încapă pe o singură foaie.
4. Indicați întotdeauna contul dvs. curent. Destinatarul trebuie să știe „de unde” exact vine plata.
5. În plus, puteți atașa scrisorii diverse documente, dacă este solicitat de contraparte. Acesta poate fi un certificat de înregistrare de stat compania dumneavoastră (sau întreprinzătorul individual), un extras din Registrul Unificat de Stat al Persoanelor Juridice, un ordin de numire a unui director general etc. Nu trebuie să atașați nimic din aceasta din proprie inițiativă.

Merită să spunem mai multe despre clauza privind răspunderea pentru nerespectarea termenelor de plată. În esență, scrisorile de garanție sunt bilete la ordin. În consecință, acestea ar trebui să indice răspunderea pentru neplată și întârziere (cel puțin în teorie). În acest scop, indicați într-un rând separat procedura de calculare a dobânzii „de penalizare” pentru fiecare zi de întârziere.

Cu toate acestea, această clauză nu este întotdeauna folosită. Uneori un manager uită de asta neintenționat (nu este obligatoriu), alteori intenționat (pentru că nimeni nu dorește să-și mărească în mod voluntar povara responsabilității). Se întâmplă ca cealaltă parte să creadă în integritatea antreprenorului și să nu dorească să umbrească cooperarea prin prescrierea scrupuloasă a dobânzilor, amenzilor și a altor „jetoane de cămătar”. Trebuie să înțelegeți două lucruri:

• chiar dacă acest lucru nu este menționat separat, este posibil să se încaseze dobânzi la întârzierea plăților (conform articolului 395 din Codul civil);
• dar nu veți putea obține mult - amenda este limitată la 0,3% pentru o zi de întârziere.

În plus, fără o clauză privind procedura de calcul a penalităților, chiar și acest 0,3 la sută nu poate fi obținut pur și simplu - cealaltă parte va trebui să se adreseze instanței și să ia mult timp pentru a demonstra că acest caz intră sub incidența dispoziției privind plata suplimentara pentru utilizarea fondurilor altor persoane.

Într-un cuvânt, dacă nu scrieți, dar primiți o scrisoare de garanție despre plată, pregătiți imediat un eșantion pentru contraparte, care va include o clauză privind recuperarea datoriilor (vezi exemplul de mai jos). Dacă compuneți singur scrisoarea, încercați să omiteți delicat această parte. Acest lucru nu este în întregime corect din punct de vedere al afacerii, dar de ce aveți nevoie de probleme inutile (deși puțin probabile)?

Exemplu de compilare

O scrisoare de garanție clasică arată cam așa (vă oferim doar textul, fără detalii):

„Vă rugăm să ne trimiteți următorul lot de produse în conformitate cu cererea nr. 1753 din 20 iulie 2015.

Prin această scrisoare garantăm că plata în valoare de 30.000 (treizeci de mii) de ruble va fi efectuată de noi înainte de 1 septembrie 2015.

În caz de neplată în suma prevăzută în Termen limită Această scrisoare de garanție ar trebui considerată ca o confirmare că firma noastră a primit un împrumut comercial pentru cantitatea de produse furnizate. În acest caz, pentru fiecare zi de întârziere a plății, se va percepe o sumă suplimentară de 1% din suma obligațiilor restante.

Detaliile noastre bancare:

OJSC AKB Uralsib, Sankt Petersburg.

r/s Nu. așa și așa.”

Descărcați un exemplu de scrisoare de garanție a plății.

După cum puteți vedea, totul este destul de simplu. Cea mai importantă problemă este legată de întârziere, iar acum știi cum să o rezolvi cel mai bine. Și nu uitați - o scrisoare de garanție nu creează garanții legale sută la sută de îndeplinire a obligațiilor. Acesta este doar un analog al unui IOU, nimic mai mult.

Scrisoare de garantie pentru plata. Plata poate fi garantată integral sau parțial. O garanție de plată poate fi acordată de orice persoană, alta decât plătitorul.
O garanție de plată este valabilă chiar dacă obligația garantată este invalidă din orice alt motiv decât un defect de formă.

O scrisoare de garanție de plată este semnată de persoana care acordă garanția, indicând locul său de reședință și data plății și dacă persoana care oferă garanția este persoană juridică, apoi locația și data plății.
O garanție de plată este valabilă chiar dacă obligația pe care a garantat-o ​​este considerată invalidă din orice alt motiv decât nerespectarea formularului.

O cerință de a plăti o garanție atunci când obligația principală a fost îndeplinită în mod corespunzător este considerată un abuz de drept.
Dacă se face dovada încetării obligației principale în legătură cu îndeplinirea corespunzătoare a acesteia, care era cunoscută înainte ca cererea scrisă să fie prezentată garantului, cererea de plată în temeiul garanției este considerată un abuz de drept.

Sumele plătite în plus conform scrisorii de garanție sunt supuse rambursării sau creditului. Rambursările sumelor plătite în plus se efectuează pe baza unei cereri.

Pentru plata cu întârziere sau incompletă în temeiul garanției, persoana care a furnizat garanția va plăti penalități (dobândă).

Către Mosenergosbyt

Din cauza severe situatia financiara la deschis societate pe actiuni„Legea RAA” (nume prescurtat - JSC RAA) în conformitate cu acordul nr. 1243 din 23 februarie 2015, pentru martie 2015 a apărut o datorie în valoare de 1.200 de ruble.
Pe baza celor de mai sus, solicităm o plată amânată. Garantam plata datoriei rezultate pana la 31 decembrie 2015.

Cu stimă!

Director general
SA „Legea RAA”
Rusinov Artem Alexandrovici

Mai jos vom analiza un exemplu de scrisoare de garanție pentru plata serviciilor pentru individual. După cum ați înțeles deja, o garanție de plată este ceva ca o chitanță scrisă care indică acțiuni și obligații emergente.

Scrisoare de garanție pentru plata serviciilor

Către manager ______________________
(numele organizației)
___________________________________
(nume, prenume, patronimic)

SCRISOARE DE GARANȚIE

Eu, cetățean _______________________________________ (pașaport: seria ______, N ____________, eliberat _________________________), vă solicit să efectuați serviciile sub forma:
1) __________________________________________________________;
2) __________________________________________________________;
3) __________________________________________________________.
Plata in valoare de _______________ (______________________) rub. Garantez din contul curent N ____________
________ (numele băncii) _______ în termen de ___ (___________) zile bancare.

___________ __________________
(semnătură) (nume complet)

Garantie sau scrisoare de afaceri- nu un simplu document, este confirmarea finalizarii oricaror actiuni si chiar a respectarii conditiilor stabilite. Poate consemna termenul de finalizare a lucrării, o garanție a calității serviciului prestat, faptul plății forței de muncă sau plata în numerar. Pentru a întocmi corect o scrisoare de garanție, ar trebui să vă bazați mostre existente desene și forme.

Notă: Pentru a obține o versiune tipărită, faceți clic pe imagine, apoi faceți clic pe previzualizare și configurați opțiunea de imprimare corespunzătoare.

Exemplu de completare și formă de scrisoare de garanție pentru plata datoriilor și plata bunurilor sau produselor achiziționate

Să ne uităm la forma unei scrisori de garanție pentru plata datoriilor și la câteva exemple despre cum să o completezi. Este recomandabil să întocmiți documentul pe o formă specială a organizației, precum și să aveți sigiliul și semnăturile principalelor persoane ale companiei.

Mostre proiectate:

O scrisoare de afaceri pentru plata bunurilor sau produselor achiziționate arată astfel:

Exemplu de completare și formular de scrisoare de garanție pentru finalizarea lucrărilor

Documentul trebuie să conțină o clauză care să indice finalizarea lucrărilor, precum și termenul limită pentru îndeplinirea obligațiilor față de organizație.
Forma scrisorii:

Exemplu de completare și formular de scrisoare de garanție pentru furnizarea de bunuri de la producător

Adesea, organizațiile propun în mod independent cerințe pentru cererile de primire a bunurilor. Cu toate acestea, există o formă standard:

Exemplu de scrisoare pentru livrarea de bunuri:

Exemplu de completare și formă de scrisoare de garanție a angajării sau de la un angajator

Scrisoarea de garantare a angajării este un document secundar. Vă spune că ați fost luat în considerare pentru o anumită poziție. În plus, salariul dvs. poate fi notat. Unii angajatori se descurcă fără acest document și pur și simplu pregătesc o comandă pentru angajare. Iată câteva exemple de scrisoare de garantare a forței de muncă:

Cel mai adesea, scrisorile de garanție sunt solicitate de cetățenii străini. Au nevoie de un document certificat care să dovedească că organizația îi poate angaja și va asigura condiții de muncă pentru angajat.

Exemplu de formular și scrisoare de garanție pentru angajare

Acest document diferă de cel precedent prin faptul că trebuie să conțină informații despre admiterea dumneavoastră în organizație – data exactă. Angajatorul este, de asemenea, obligat să vă înregistreze salariile, număr contract de muncași numărul de comandă. Iată o formă de scrisoare de garanție pentru angajare și un exemplu de completare a eșantionului:

Exemplu de formular și scrisoare de garanție pentru invitarea unui străin

Exemplu de formular și scrisoare de garanție pentru stagiu și formare

Exemple de scrisori de la o persoană vor fi, de asemenea, completate folosind acest formular. Nu există alte forme de scrisori de garanție către bancă. Documentele se intocmesc in functie de functia lor. De exemplu, o scrisoare de afaceri poate conține o garanție de plată a unei datorii de împrumut sau o solicitare de modificare a datelor personale.

Exemplu de formular și scrisoare de garanție pentru reparații

Exemplu de umplere și formular de scrisoare de garanție pentru echipament

Acesta este un document necomercial care este adesea folosit în corespondența de afaceri. Esența lucrării este că expeditorul se obligă să efectueze o acțiune. În cazul nostru, transferați bani către antreprenor. Aceste fonduri sunt de obicei folosite fie pentru achitarea datoriilor.

O scrisoare de garanție pentru plata serviciilor conform contractului confirmă existența unei datorii, care poate fi luată în considerare atunci când se analizează un litigiu în instanță.

Datorită unei astfel de lucrări, părțile la tranzacție pot construi o relație de încredere, pot amâna data plății fără amenzi și penalități și pot preveni întârzierile în livrarea mărfurilor (prestarea serviciilor, efectuarea lucrărilor).

Când ar putea fi necesară această hârtie și cum se scrie o scrisoare de garanție pentru plată? De regulă, se întocmește în cazul în care clientul nu poate transfera bani la timp dintr-un motiv sau altul Iar motivul întocmirii unui astfel de document poate fi plătitorului sau proprie iniţiativă ultimul.

Cum se aplică

O mostră aprobată de scrisoare de plată garantată pentru servicii sau bunuri nu este prevăzută de legislația în vigoare. Cu toate acestea, face parte din fluxul documentelor de afaceri, așa că atunci când îl pregătiți, merită să luați în considerare câteva reguli general acceptate.

Să luăm în considerare prevederile obligatorii care ar trebui să conțină și ele:

1. Data și numărul de origine.
2. Detalii despre destinatarul banilor (numele companiei sau numele cetățeanului, adresa).
3. Numele complet reprezentant al destinatarului (de exemplu, șeful organizației).
4. Titlul documentului (opțional).
5. Textul principal, care garantează transferul sumei necesare într-o anumită perioadă.
6. Detalii ale documentului pe baza căruia vor fi transferate fonduri (factură, certificat de acceptare etc.).
7. Informații despre expeditor.
8. Numele complet, funcția și semnăturile reprezentanților debitorului.

De obicei, lucrarea este întocmită pe o coală A4 pe antetul companiei, semnată de manageri (director general și contabil șef) și sigilată.

Un astfel de document trebuie semnat nu numai de director general, dar și o persoană responsabilă financiar (de exemplu, contabil șef sau director financiar).

În textul principal, printre altele, puteți indica pe scurt motivele întârzierii plăților. Dacă clientul intenționează să plătească datoria în rate, atunci ar trebui să se întocmească un program.

Pentru o mai mare persuasivitate, plătitorul poate prescrie și suma care i se va percepe pentru fiecare zi de întârziere.

Exemplu de scrisoare de garanție de plată

Ce greșeli se fac la compilare

Deoarece avem de-a face cu o astfel de hârtie, cum ar fi, de exemplu, un exemplu de scrisoare de garanție pentru plată, ar fi inadecvat să folosim aici cuvinte informale (argo, limba vernaculară). De asemenea, nu merită să descriem în detaliu evenimentele care au dus la imposibilitatea transferului de bani la timp. Puteți indica însăși esența lor sau puteți omite acest punct cu totul. garanție trebuie notate cu acuratețe, indicând cuantumul și data transferului acestuia.

Toate informațiile din text trebuie să fie clare pentru înțelegere (fără fraze ambigue) pentru a preveni eventualele dispute.

În cele din urmă, este recomandabil să primiți notificare de la creditor că documentul a fost primit. Acest lucru va preveni pierderea documentelor pe parcurs.

O scrisoare de garantare a plății va ajuta să convingă un partener că plata va fi primită la timp după livrarea produselor, finalizarea lucrărilor sau furnizarea serviciilor. Este un tip de corespondență de afaceri între organizații și confirmă intențiile de plată în viitor, după îndeplinirea prealabilă a obligațiilor de către partenerul de tranzacție. Scrisoarea de garanție constituie baza pentru includerea în contract a unei astfel de condiții de plată precum plata amânată. Negocierile precontractuale se pot încheia cu pregătirea acestui document.

Înainte de a scrie o scrisoare de garanție pentru plată, citiți regulile de redactare a acesteia. ÎN organizații mari există instrucţiuni speciale pentru munca de birou care conţin cerințe obligatorii pentru corespondența de afaceri. Există programe care facilitează documentele într-o organizație și oferă un sistem de gestionare a documentelor cu formulare de documente dezvoltate. Dacă ai firma micași nu există instrucțiuni locale pentru munca de birou, se recomandă utilizarea reguli generale GOST R 6.30-2003 „Cerințe pentru pregătirea documentelor”.

Luați antetul organizației sau plasați o ștampilă de colț cu detaliile companiei dvs. pe foaia de hârtie din stânga. În dreapta sus, scrieți destinatarul căruia îi trimiteți scrisoarea. Dacă nu știi cine face exact chestiuni financiareîntr-o organizație, scrisoarea dumneavoastră va fi adresată companiei în ansamblu. Scrieți-i numele în cazul nominativ. Dacă indicați funcția și numele complet al destinatarului, atunci în cazul dativ. Numele organizației este inclus în funcție. Apoi urmați inițialele și numele de familie. Dacă este complet, atunci în următoarea secvență: nume - prenume - patronimic. A te adresa ca „Domnul” (abreviat ca „Domnul”) este opțional, dar va sublinia respectul. În stânga indicați numărul de ieșire și data documentului, sub ele există un detaliu gol pentru numărul de intrare și data primirii. Mai jos, în centru, conform vechiului obicei, mulți indică numele documentului - o scrisoare de garanție pentru plată. Conform regulilor moderne, numele nu este indicat. Apoi, precizați în mod restrâns și obiectiv esența scrisorii. La final, semnătura managerului și contabilului șef, sigiliul organizației.

Uită-te pe site-ul nostru.

În corpul scrisorii, indicați suma și condițiile de plată, subiectul acordului (ce produs, lucrare sau serviciu), detalii bancare și adrese legale părțile la tranzacție. La sfârșitul textului, utilizați expresia „plată garantată”.

Utilizare stilul oficial declarații, propuneri simple concrete. Nu folosiți expresii participiale și adverbiale. Evitați frazele vagi și discuțiile lungi. În caz contrar, destinatarul dumneavoastră nu va înțelege esența solicitării dumneavoastră sau se va îndoi de garanțiile dumneavoastră. Bunăvoința și sinceritatea vor ajuta la motivarea partenerului tău să ia o decizie afirmativă în favoarea ta. Jargonul, arhaismele (cuvinte învechite, nefolosite) și cuvintele ambigue nu sunt pentru corespondența de afaceri. Scrieți corect și fără erori. De obicei, luarea unor decizii importante necesită informaţii. Scrisorile durează mult să ajungă prin poștă. Prin urmare, scrisoarea este mai întâi trimisă prin fax. Destinatarul folosește copia faxului până când documentul original ajunge prin poștă. Schimbul de scrisori prin internet este larg răspândit. Documentul original cu ștampile și semnături este scanat și trimis prin e-mail.

O scrisoare de garanție de plată corect întocmită și performanță de bună-credință angajamentele luate vor crea o bună reputație pentru compania dumneavoastră și vor fi cheia unei cooperări profitabile pe termen lung cu partenerii de afaceri.