Un angajat din orice domeniu se confruntă mai devreme sau mai târziu cu problema scrierii unei scrisori de afaceri. Întrebarea principală– cum să încep și cum să termin? Multe site-uri oferă reguli de bază și exemple, acordând puțină atenție părții finale a documentelor.

Scrisoarea trebuie să fie perfectă din toate punctele de vedere. Chiar și cea mai mică nerespectare a regulilor vă poate afecta autoritatea sau prestigiul companiei.

ÎN formă scurtă Vă sugerăm să vă familiarizați cu principalele reguli ale scrisorilor de afaceri și să vă opriți mai în detaliu asupra părții finale a scrisorii oficiale.

Veți avea nevoie de:

Principalele reguli ale scrisorilor de afaceri

1. Când scrieți o scrisoare, amintiți-vă că nu vă exprimați propria părere, ci vorbiți în numele persoană juridică(instituții, organizații sau întreprinderi).
2. Este responsabilitatea ta să fii clar cu privire la rezultatele pe care vrei să le obții cu această scrisoare și să folosești eficient toate caracteristicile textului.
3. Definiți clar planul de prezentare, evidențiind informațiile din introducere, partea principală sau final.
4. În introducere, după adresă, pregătim destinatarul pentru percepție. Acesta poate fi un rezumat al evenimentelor care au dus la apariția documentului. Partea principală conține o declarație a esenței problemei cu argumentarea necesară (explicație, calcule digitale, link-uri către acte legislative).

Un text mai eficient și mai ușor de înțeles, în care, mai întâi, este enunțată o propunere, cerere sau cerere, apoi argumentarea și partea introductivă este complet absent.

O parte a finalului - aplicații

Anumite documente au anexe care completează, clarifică sau detaliază probleme specifice. Ele trebuie notate la sfârșitul scrisorii, depărtând de câteva rânduri de ultimul paragraf.

Metode de proiectare a aplicației:

1) Cererile menționate în text, apoi o notă despre aceasta se întocmește după cum urmează:

Anexă: 5 pagini, 3 exemplare.

2) Aplicațiile care nu sunt enumerate în text trebuie listate, asigurându-vă că ați indicat titlul, numărul de pagini din fiecare cerere și numărul de copii.

Anexă: „Certificat de evaluare a costului construcției neterminate”, 2 pagini, 3 exemplare.

3) Uneori există mai multe aplicații. Apoi sunt enumerate după nume și numerotate. La cantitati mari O listă de aplicații este întocmită separat, iar în scrisoarea de după text se notează următoarele:

Anexă: conform listei de pe ... pag.

Atașați copiile documentelor la scrisoare, în ordinea în care au fost numerotate în atașament.

Cererea este de obicei semnată de manageri diviziuni structurale. În cazul în care cererile sunt legate, nu este necesară indicarea numărului de pagini.

Politețea și corectitudinea stau la baza finalului

Există diferite opțiuni pentru construirea finalului. Depinde de ce s-a spus în scrisoare.

Cele mai frecvent utilizate exemple de completare:

1) Repetați recunoștința oferită la început sau pur și simplu vă mulțumesc pentru ajutor:

Multumesc din nou...

Lasă-mă să-ți mulțumesc din nou...

Dorim să ne exprimăm încă o dată sincera mulțumire...

Vă mulțumim pentru ajutor...

2) Exprimați speranțe:

Sperăm că acordul va fi reciproc avantajos...

Sperăm că oferta noastră vă va interesa...

Așteptăm cu nerăbdare o cooperare strânsă și reciproc avantajoasă...

Sper că în curând vă voi putea întâlni personal...

Sper sa primesc raspunsul tau in curand...

3) Asigurarea destinatarului (de obicei are un efect psihologic pozitiv asupra destinatarului):

Vă asigurăm că puteți conta pe deplin pe sprijinul nostru...

Vom fi bucuroși să cooperăm cu dvs...

Aș fi bucuros să colaborez cu dumneavoastră și aștept cu nerăbdare răspunsul dumneavoastră...

4) Cerere:

Vă rugăm să citiți cu atenție materialele și să răspundeți...

Vă rugăm să informați urgent...

Vă rugăm să luați măsuri imediate pentru a îmbunătăți situația...

Va rog sa ma sunati la orice ora convenabil pentru dvs...

5) Repetând scuzele deja exprimate pentru inconvenient:

Încă o dată îmi cer scuze pentru neplăcerile cauzate...

Ne cerem scuze sincer pentru această întârziere forțată a plății...

Despărţire

1) În corespondența oficială vă puteți lua rămas bun în diferite moduri:

Cu stimă…

Cu respect si cele mai bune urari...

Cu respect sincer pentru tine...

Vă dorim succes.

2) Dacă cunoști bine destinatarul sau cooperezi cu succes cu el, atunci poți încheia scrisoarea cu fraze prietenoase (nu sunt familiare):

Al dumneavoastră...

Cele mai bune urări…

Cu recunoștință și cele mai bune urări.

Puteți finaliza documentul fără a utiliza aceste structuri!

Caracteristicile engleze ale literelor de sfârșit

1. De obicei, se încheie o scrisoare oficială astfel: Sincerely Yours (Sincerely yours) sau pur și simplu A ta(A dumneavoastră) și o semnătură, indicând numele și funcția dvs. sub ea.
2. Pentru a evita să-ți pui partenerul într-o poziție dificilă sau să-l forțezi să facă presupuneri despre sexul tău, fă-ți osteneala să-ți scrieți numele în întregime, adică nu P.R. Dovzhenko, ci Pavel Dovzhenko.

Semnătura

Funcționarii semnează documente care sunt de competența lor.

Atributul „semnătură” este format din titlul postului, parafa și prenumele persoanei care a semnat documentul.

Director al fabricii Mramor (semnătură) A.B

Documentele încheiate în instituțiile care funcționează pe principiul unității de comandă sunt semnate de unul singur oficial(director, adjunct sau angajat căruia i se încredințează aceasta).

Pe documente organe colegiale(protocoale, hotărâri) se pun două semnături (șef și secretar). Ordinul este semnat de manager.

Două sau mai multe semnături sunt plasate pe documente de conținutul cărora sunt responsabile mai multe persoane:

• Documentele monetare și financiare se semnează de către conducătorul instituției și contabilul-șef;
• acordurile sunt semnate de reprezentanții părților contractante.

Semnăturile mai multor persoane pe documente sunt plasate una sub alta într-o succesiune corespunzătoare ierarhiei serviciului.

Director (semnătură) S.P. Antonyuk

Contabil șef (semnătură) V.T.Dudko

Dacă un document este semnat de mai multe persoane care ocupă aceeași funcție, semnăturile acestora trebuie plasate la același nivel.

Director al fabricii Luch Director al fabricii Svet

(semnătură) V.R. Sakhno (semnătură) L.P. Kotov

Semnătura începe cu inițialele (plasate înaintea numelui de familie), urmate de numele de familie. Nu este nevoie să puneți decriptarea semnăturii între paranteze!

Sigiliu

Pentru a-și asigura forța legală, unele documente sunt ștampilate cu un sigiliu: contracte, decrete, încheieri etc. Ștampila trebuie să includă o parte din titlul postului și semnătura personală.

Data

Data este plasată sub semnătura din stânga.

O scrisoare oficială este datată în ziua în care a fost semnată sau aprobată de șeful instituției.

Există o ordine de întâlnire general acceptată:

1. Elementele date sunt scrise pe o linie în trei perechi cifre arabeîn ordinea succesiunii: zi, lună, an;
2. Dacă număr de serie ziua sau luna este numărul primelor zece (de la 1 la 9), apoi se pune un zero în fața acesteia: 03.01.15 .
3. Cuvânt an, reducere G. nu o pun.

• Când ați terminat, verificați scrisoarea pentru erori gramaticale și asigurați-vă că nu este nimic de prisos.
• Dă scrisoarea unui coleg sau, dacă este posibil, unui manager să o citească. O perspectivă exterioară va ajuta la identificarea deficiențelor care altfel ar putea fi trecute cu vederea.
• Nu uitați să includeți telefonul/adresa dvs e-mail. Acest lucru este adesea necesar pentru a rezolva rapid problema specificată în scrisoare.
• Pe lângă cerințele generale universale și regulile de proiectare, trebuie luat în considerare faptul că fiecare tip de document are propriile caracteristici de proiectare.

Rețineți că nu toate documentele au o listă completă a detaliilor enumerate mai sus, ci numai set specific cele care asigură forța juridică și integralitatea acestui tip particular de document.

Succes cu tranzacțiile și răspunsurile dorite!

Întrebări și răspunsuri frecvente

Ce e frumos să scrii la sfârșit propunere de afaceri?

Nu folosiți cuvinte și expresii în etapa finală care pot fi considerate manipulare („sperăm într-o cooperare reciproc avantajoasă”, „vă mulțumim anticipat pentru răspuns”, „vă vom aștepta scrisoarea de răspuns”, etc.).

Ar trebui să scrieți „cele mai bune urări” sau „cu respect” la sfârșitul scrisorii?

Cu siguranță, „cu respect”, trebuie respectat stilul de afaceri comunicare.

Ce scriu de obicei la sfârșitul unei scrisori dacă cer un răspuns rapid?

ÎN scrisoare de afaceri ei nu scriu asa ceva.

Ar trebui să scrieți „cu respect” sau „cele mai bune urări” în semnătura dvs. de e-mail?

„Cu drag”.

Cum se înlocuiește semnătura „cu respect”?

„Cu tot respectul”, „Cu tot respectul”.

Cum să închei o scrisoare de prezentare?

Vă mulțumim pentru atenție.

Cum altfel poți scrie „Aș dori să notific”?

„Aș dori să informez”, „să sesizez”, „anunț”, „anunț”, „aduc la cunoștință”.

Este corectă expresia: „Îmi voi încheia raportul cu cuvinte”?

Semnătura „cu respect” de la sfârșitul scrisorii este o formulă standard de politețe. Este întotdeauna necesar să închei o scrisoare cu această frază? Cum se scrie corect în rusă și engleză? Să ne uităm la exemple.

Descărcați materiale pe această temă:

Cum să închei o scrisoare de afaceri cu privire la destinatar

Nu există fraze aleatorii în corespondența oficială. Stilistica cere autorului să fie concis și să selecteze cu atenție cuvintele. Frazele de încheiere întăresc emoțiile pozitive și exprimă încredere și recunoștință în același timp. O semnătură clară ajută la susținere , contribuie la atingerea scopului. Respectă-ți interlocutorul și compune textul astfel încât să fie plăcut de citit. Politețea combinată cu profesionalismul indică competența unui specialist.

Când scrieți un mesaj formal, amintiți-vă că vorbiți în numele întregii companii. Secretarul trebuie să aibă dreptate, deoarece își reprezintă managerul. Respectarea regulilor general acceptate ale formularelor de corespondență comercială imagine pozitivă companie în ochii partenerilor și clienților.

Corespondența oficială a făcut-o întotdeauna obiective specifice. Scopul determină structura textului. ÎN caz general textul este împărțit în mai multe părți semantice: introducere, enunțare a problemei, argumentare și concluzie. Fiecare parte îndeplinește sarcini specifice. Introducerea, de exemplu, pregătește percepția ideilor principale. Concluzie - exprimă cereri și speranțe , ne asigură un parteneriat suplimentar.

Scrisoare de mulțumire către un angajat din partea șefului organizației

Fiţi atenți! Pentru fiecare dintre sarcini există formule general acceptate. Încheind scrisoarea ta politicos, arăți că îți respecți partenerul, îl pregătești pentru emoții pozitive și lași o impresie plăcută.

Cum să scrii „cu respect” la sfârșitul unei scrisori

Reglementările unificate pentru corespondența de afaceri și aducerea acesteia la standarde generale sunt tipice pentru companii mari. Proiecta foi cu antet , forma „autografelor” de la sfârșitul mesajului devin parte din cultura corporativă, un element de stil. Fie că este vorba de o comunicare pe hârtie sau electronică, respectarea unui singur standard este un indicator al atenției la detalii și al subtilităților importante.

ÎN corespondență de afaceri Există mai multe tipuri de fraze de încheiere. Alegerea lor depinde dacă cunoști bine destinatarul. De exemplu, semnătura „cu respect” într-o scrisoare oficială are un caracter neutru. Dacă doriți să concentrați atenția partenerului dvs. asupra ceva sau să-i amintiți din nou de o solicitare, folosiți expresii reținute:

• Al dumneavoastră...
• Cu respect sincer...
• Cele mai bune urări...

Atunci când alegeți formula finală de politețe, încercați să evitați familiaritatea. Fii atent la cât de bine cunoști persoana căreia îi scrii. Dacă cunoștința este formală, rămâneți la stilul oficial.

Răspunsul a fost pregătit împreună cu redactorii revistei electronice „ Directorul secretarului».

Maria BELDOVA răspunde,
Cu. n. Cu. VNIIDAD, expert in domeniu suport de documentare management

La ce ne așteptăm când trimitem o scrisoare unui partener sau client? Astfel incat informatiile noastre, chiar si negative, sa faca o impresie favorabila destinatarului si sa provoace un raspuns sau o decizie. Acest lucru se poate realiza dacă respectați regulile etichetei corespondenței, formatați corect scrisoarea și pregătiți textul calitate superioară. Textul dvs. trebuie să aibă un volum moderat; să conţină argumentele necesare şi un limbaj clar şi să aibă o structură care transmite cel mai bine informaţia.

Tehnica 1. Separați importantul de secundar

Textul unei scrisori de afaceri trebuie să fie suficient de lung pentru...

Răspunsul complet este disponibil după gratuit

„Cu drag” la sfârșitul scrisorii: cu sau fără virgulă

Forma finală a politeței este dată la sfârșitul textului. Este plasat pe aceeași linie verticală cu data, în partea dreaptă. Expresia este separată de textul principal prin două sau trei intervale. Situat puțin mai jos recuzită „Semnătură” , inclusiv numele postului compilatorului, semnătura personală și transcrierea. Acest aranjament respectă standardele GOST 6.30-97, care definește cerințele pentru pregătirea documentelor. Dacă mesajul este emis pe antet oficial sau este de natură privată, titlul postului și transcrierea semnăturii nu sunt incluse.

Întrebarea cum să scrieți „cu respect” la sfârșitul unei scrisori: cu sau fără virgulă, nu are un răspuns clar. Ambele variante sunt valabile. Absența unui semn poate fi percepută ca neglijență și chiar analfabetism. Pe de altă parte, conform regulilor de punctuație, această virgulă nu trebuie folosită. Din punctul de vedere al gramaticii ruse, semnul este redundant. Cuvintele „cu respect” nu sunt o frază introductivă, iar semnătura nu este o adresă. Această frază implică faptul că „Această scrisoare a fost scrisă cu respect pentru tine de către N.N.” Ca și în ea, în versiunea prescurtată, conform regulilor, nu se pune virgulă.

De ce apare atât de des în practică? ÎN reguli de corespondență În engleză, germană și alte limbi europene, acest semn este obligatoriu. Expresia „cu respect” de la sfârșitul unei scrisori în limba engleză este separată nu numai grafic, ci și punctuațional. De-a lungul timpului, deși este incorectă din punct de vedere gramatical, regula a devenit parte a normelor limbii ruse.

Concluzia scrisorii: exemplu de scriere a expresiei „cu respect”

Cum să scrieți „cu respect” într-o scrisoare de afaceri în engleză

Reguli comunicare de afaceri în limba engleză sunt în multe privințe similare cu cele adoptate în Rusia. La final, destinatarul este mulțumit pentru timpul acordat și își exprimă intenția de a continua corespondența. Sunt folosite și expresii comune: „cu respect”, „cu recunoștință”, „cu cele mai bune urări”. Apoi, pe un rând nou, indicați numele și prenumele compilatorului, precum și funcția acestuia. Să ne uităm la un exemplu: cum să semnezi o scrisoare în engleză „cu respect...”

Tabelul 1. Formule finale de politețe în limba engleză

Capacitatea de a folosi cu tact și corect fraze clișee standard este un indicator al nivelului de profesionalism și cunoaștere a limbii. ÎN scrisoare engleză sintagma „cu respect” poate fi exprimată în diferite moduri. Când compuneți un text pentru un partener străin, luați în considerare toți factorii și alegeți cea mai potrivită traducere.

Cum să semnezi corect o scrisoare: „cu respect” și alte formule de politețe

Atunci când compune un mesaj, expeditorul trebuie să se ghideze nu numai după standardele general acceptate, ci și după regulile bunelor maniere. Dacă îi scrii unui străin și adresa este strict formală, folosește expresii consacrate. Stilul discursului de afaceri limitează strict alegerea frazelor.

Dacă este vorba corespondență prin e-mail sau comunicând cu oameni pe care îi cunoști bine, te poți abate de la canoanele rigide, rămânând în același timp politicos și corect. Să ne uităm la câteva exemple de fraze finale care sunt acceptabile într-o comunicare mai puțin formală.

Tabelul 2. Utilizarea expresiilor alternative de închidere