Русский

Английский

Арабский немецкий английский испанский французский иврит итальянский японский голландский польский португальский румынский русский турецкий

На основании Вашего запроса эти примеры могут содержать грубую лексику.

На основании Вашего запроса эти примеры могут содержать разговорную лексику.

Перевод "В копии письма" на английский

Другие переводы

В копии письма от 31 июля 1990 года от "КНК" сообщается, что"КНК" должен был быть подписан акт о завершении работ от 29 июля 1990 года по сегменту В.

A copy of a letter dated 31 July 1990 from KOC indicates that a completion certificate dated 29 July 1990 for Segment B was to be issued by KOC.

A copy of a letter dated 31 July 1990 from KOC indicates that a completion certificate dated 29 July 1990 for Segment B was to be issued by KOC.">

Предложить пример

Другие результаты

Участники, прошедшие предварительную регистрацию, должны прибыть в Центр аккредитации с копией письма -подтверждения и действительным удостоверением личности с фотографией (паспорт, водительское удостоверение).

Pre-registered participants must come to the Accreditation Centre with a copy of the confirmation letter and valid photo identification (passport, driver"s licence).

A copy of the confirmation letter and valid photo identification (passport, driver"s licence).">

В распоряжении Группы имеется копия письма за подписью Ринго с приказом назначить управляющим в Какенге Рвабурамбу Бирекерахо для работы под защитой капитана Гасаны (см. приложение 96).

The Group has a copy of a letter signed by Ringo ordering the installation of Rwaburamba Birekeraho as Kakenge manager, under the protection of Captain Gasana (see annex 96).

A copy of a letter signed by Ringo ordering the installation of Rwaburamba Birekeraho as Kakenge manager, under the protection of Captain Gasana (see annex 96).">

В то же время копии письма , формы и руководящих принципов были разосланы всем национальным координационным центрам Форума, которые были официально назначены к тому времени.

At the same time, copies of the letter , format and guidelines were sent to all the Forum national focal points that had been officially designated to date.">

Комиссия подчеркнула желательность направления Секретариатом всем членам Комиссии копии письма в адрес специальных докладчиков с напоминанием об установленных сроках представления их докладов.

The Commission stressed the advisability that the Secretariat be requested to send to all members of the Commission a copy of the letter sent to Special Rapporteurs reminding them of the deadline set for the submission of their reports.

Copy of the letter sent to Special Rapporteurs reminding them of the deadline set for the submission of their reports.">

В распоряжении Группы имеется копия письма , направленного 4 июля 2011 года командующему 10-м военным округом ВСДРК, с описанием состояния склада, который несколько раз затапливался, в результате чего оружие и боеприпасы подвержены ржавлению (см. приложение 160).

The Group has a copy of a letter sent to the FARDC 10th Military Regional Commander on 4 July 2011 decrying the state of the armoury, which had flooded on several occasions, exposing weapons and ammunition to rust (see annex 160).

A copy of a letter sent to the FARDC 10th Military Regional Commander on 4 July 2011 decrying the state of the armoury, which had flooded on several occasions, exposing weapons and ammunition to rust (see annex 160).">

Мои взгляды, выраженные в том письме , копия которого прилагается, остаются неизменными.

In this letter , a copy of which is enclosed, are unchanged.">

В этом письме , копия которого была получена Группой, указываются реквизиты посреднической компании «Кулворс инвестментс корпорейшн» с адресом в Монровии, Либерия.

The letter , a copy of which was obtained by the Panel, shows the letterhead of the brokering company Culworth Investments Corporation with an address in Monrovia, Liberia.

Letter, a copy of which was obtained by the Panel, shows the letterhead of the brokering company Culworth Investments Corporation with an address in Monrovia, Liberia.">

Однако Совет директоров Управления лесного хозяйства постановил 28 февраля 2008 года, что экспорт брошенного круглого леса можно осуществлять только в пределах страны согласно копии письма , направленного Директором-распорядителем Управления лесного хозяйства в суд графства Саноквеле 6 марта 2008 года.

However, the Board of Directors decided on 28 February 2008 that the abandoned logs should be consumed only locally, according to a copy of a letter sent by the FDA Managing Director to the Sanniquellie county court on 6 March 2008.

Copy of a letter sent by the FDA Managing Director to the Sanniquellie county court on 6 March 2008.">

ИМЯ ГЕНЕРАЛЬНОГО СЕКРЕТАРЯ КОНФЕРЕНЦИИ, ПРЕПРОВОЖДАЮЩЕЕ КОПИЮ ПИСЬМА В ЕГО АДРЕС СО СТОРОНЫ ФРАНЦУЗСКОГО МИНИСТРА ИНОСТРАННЫХ И ЕВРОПЕЙСКИХ ДЕЛ Г-НА БЕРНАРА КУШНЕРА, СОПРОВОЖДАЕМОЕ ПИСЬМОМ ПРЕЗИДЕНТА ФРАНЦУЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ ГЕНЕРАЛЬНОМУ СЕКРЕТАРЮ ОРГАНИЗАЦИИ ОБЪЕДИНЕННЫХ НАЦИЙ, А ТАКЖЕ ДЕКЛАРАЦИЕЙ ОБ УКРЕПЛЕНИИ МЕЖДУНАРОДНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ, ПРИНЯТОЙ ЕВРОПЕЙСКИМ СОВЕТОМ 11 ДЕКАБРЯ 2008 ГОДА

С опроводительное письмо - это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:

• подтверждает факт отправки;
• предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
• благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.

Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо »

Речевые шаблоны

Основа сопроводительного письма - перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:

• сообщение о направлении документов,
• просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Первая часть обычно так и начинается:

• «Во исполнение… направляем вам…»,
• «Высылаем вам…»,
• «Представляем вам…».

Далее можно указать цель направления документов: «для согласования» , «для ознакомления» , «для подписания» , «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

Вторая часть может содержать следующие слова:

• «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр...»,
• «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
• «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам - приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма , вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.

Пример 1

Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)

Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.

Свернуть Показать

Пример 2

Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)

Свернуть Показать

Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.

Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. ...Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

3.16. ...Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей - меньше.

Пример 3

Различные способы указания наименования приложения в тексте письма

Свернуть Показать

Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).

Пример 4

Описание сброшюрованного приложения

Свернуть Показать

Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от... №...»), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).

Пример 5

Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи

Свернуть Показать

Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).

Пример 6

Приложение к письму имеет собственное приложение

Свернуть Показать

Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение - только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

Пример 7

Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких

Свернуть Показать

Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).

По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.

Пример 8

Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения

Свернуть Показать

Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» - т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!

Подписание и регистрация у отправителя

Подписант делового письма - то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.

Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).

Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).

А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 - см. цифру 4).

Пример 9

Сопроводительное письмо

Свернуть Показать

Пример 11

Форма сопроводительного письма для заявителей - физических лиц

Свернуть Показать

Сюрприз для заявителей - физических лиц

Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.

Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.

Просьба ответить в определенный срок

Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо - 5 рабочих дней» . Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?

Вспомним о том, что по правилам делового обращения . Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует.

Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:

Пример 10

Срок ответа на письмо может быть установлен в договоре

Свернуть Показать

Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий. Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию. Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения...

Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ» . Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.

Хранение сопроводительных писем

Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.

Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.

Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений. Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему - в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».

Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение - нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.

Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.

Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.

Сноски

Свернуть Показать

15 правил разумной переписки December 1st, 2016

Ну и чтобы , давайте сформулируем несколько полезных правил. Научите ваших коллег и... гм... прочих партнеров им следовать, и наступит у вас в почте мир и спокойствие. А может, и не только в ней.

1. Если ваша работа в явном виде не состоит в быстром ответе на письма, . Только вы решаете, с какой скоростью и кому отвечать, а не тот, кто требует от вас ответа немедленно (если это только не ваш/большой начальник, с которым конфликтовать опасно, но и его можно приучить не ждать быстрых ответов). Есть множество причин, по которым вы не обязаны спешить с ответным письмом - вы заняты, письмо требует подготовки или обдумывания, etc. Бывают действительно срочные и важные вопросы, но даже по ним вас должны вежливо просить (!) ответить побыстрее, а не требовать мгновенной реакции. Этого правила должны [стараться] придерживаться и все менеджеры в отношении подчиненных (и это реально сложно, поверьте), кроме случаев прямого письменного распоряжения.

2. Не пишите длинных писем. Совет кажется банальным, но у всех нас возникает время от времени желание написать километровое послание (таким будем считать текст, в котором больше 5 предложений). Сдержитесь. Длинные письма никто не любит читать, и если вы не хотите специально вызвать раздражение - не надо. Это правило не касается изложения какой-то технической проблемы или подробного решения, но даже в таких случаях надо быть лаконичным.

3. Избегайте лишних, подчеркиваю - лишних! - "спасибо". Представьте, что вы попросили кого-то прислать вам важный документ (и по каким-то причинам его нельзя выложить на общий сетевой ресурс или передать другим способом). Человек откликнулся на вашу просьбу и прислал документ. Вы в ответ пишите: "Спасибо". Если это только не симпатичная барышня, чувствительная к знакам внимания, писать так не надо.
Вы знаете, сколько работник офиса тратит на разбор почты? Около трети своего рабочего времени! Если вы не хотите быть причастным к этому кошмару в жизни члена вашей (а хоть бы и соседней) команды - не надо никаких "спасибо". Если вам кажется, что человеку важно знать, получили вы документ или нет, расслабьтесь - по умолчанию ему плевать. И это правильно - вам нужен документ, а не ему. В крайнем случае он попросит подтвердить получение. Лучшая благодарность - не засорять чужой инбокс.

4. Четче формулируйте свои мысли. Прежде чем отправить письмо, подумайте, достаточно ли ясна мысль, вопрос, просьба, в нем изложенная? Поставьте себя на место человека, которому пишите. Разберется ли он? Не все же такие умные и сообразительные, как вы.

5. Не пишите писем, если это не нужно. Подумайте, а нельзя ли обойтись вообще без этого письма? Когда начинают проект, то первым делом оценивают риски от его невыполнения. Подойдите так же к письму: оцените риски от того, что письмо не будет написано, правда ли чья-то работа пострадает?

6. в руках менеджера. Тем больше причин использовать этот инструмент по назначению - тот, кому вы эскалируете проблему, должен получить от вас ее краткое описание и подходы к решению.
У нас же любят эскалировать проблему, просто ставя начальство в копию. Это глупость, а не эскалация.

7. Старайтесь писать письма только тем, кого они касаются. Часто сотрудники от страха, неуверенности или незнания ставят в копию всех, чье имя приходит на ум. Я лично вообще стараюсь не читать письма, в которых не являюсь адресатом. Если меня поставили в копию, я интерпретирую это как "посмотри, может, тебе эта тема тоже интересна". Нет, не очень, спасибо, мне есть чем заняться.
Другая проблема - нарушение здравого смысла. Если вы обсуждаете проблему с проектом заказчика, обсудите ее сначала внутри. Не надо сразу подключать его к переписке.

8. Проверяйте почту время от времени - регулярно, но не постоянно. Не пяльтесь на желтый конвертик, зарплата там бывает не каждый день. Помимо чтения почты нужно еще (как минимум) работать и думать.

9. Не добавляйте людей в переписку, если они этого не просили. Обожаю вдруг получить письмо с дискуссией на пару десятков человек, которая длится уже неделю, причем на вопрос "какого хрена?" люди искренне удивляются: "Так там же все написано! Сам почитай!" Да сейчас, разбежались. Хотите от меня чего-то - давайте конкретную информацию и конкретный вопрос. Пару писем вниз еще можно пролистать, но больше - это уже прямое неуважение.

10. Я лично против скрытой копии. Не можете открыто выслать письмо человеку - не высылайте и тайно.

11. Еще одно правило, которое я сам часто, увы, нарушаю - порядок разбора непрочитанных писем. Лучше не читать историю переписки, а начинать сверху, с самых свежих писем. Вы так сэкономите кучу времени - частенько проблема, которую сформулировали в письме несколько дней или часов назад, уже либо решена, либо решается, либо неактуальна. "Последний пришел - первый ушел".

12. Есть люди, которые считают, что каждое письмо требует ответа. Например, менеджер пишет сотруднику: "Подумай, как нам быстро решить проблему А". Через час они встречаются по дороге в туалет, и сотрудник рассказывает, как он будет решать проблему, а менеджер согласен. Еще через час сотрудник получает письмо "Мы только что договорились, что проблему А будем решать так-то и так-то". Это разумно, если речь идет о действительно сложной задаче. Но писать такое по каждой ерунде точно не стоит.
Так же и сотрудник не обязан отвечать на письмо - проблему обсудили и решили (не будем здесь говорить о ситуациях, когда менеджер и/или сотрудник - идиоты или негодяи, в них, конечно, без письменной фиксации каждого чиха, не обойтись).

13. Вставлять в подпись картинки, например, логотип компании, не стоит. То некорректно отобразится, то слишком пестрый - раздражает. Особенно не стоит этого делать, если вы работаете на внутреннего заказчика. Он и так знает, как выглядит логотип, да и вас вряд ли с кем-то перепутает.
Еще раздражает, когда люди пишут две подписи в одном письме - на русском и на английском, причем с ошибками в обоих вариантах.
Ах, да, если вы получили в юности PhD - можно об этом не писать, если только вы не сотрудник научной организации. Мне лично безразлично, есть ли PhD у сисадмина Петрова - лишь бы интернет работал.)

14. Не надо загаживать почтовые ящики окружающих письмами с выяснением отношений. Выясняйте их лично или в приватной переписке. Самое отвратительное - письма в стиле "а вот Вы - говно", "благодарю за прямоту, но нет, это Вы - говно, и ваш отдел - тоже говно". И так может длиться неделями.

15. Грамотность важна. Еще раз: грамотность важна. Если не уверены в своей - проверьте письмо спеллчекером перед отправкой. Иначе работают простые формулы: неграмотное письмо от менеджера подчиненному - смех и неуважение, неграмотное письмо от подчиненного менеджеру - раздражение и претензии к квалификации, неграмотное письмо на одном уровне иерархии - падение авторитета коллеги в глазах других.
Вам плевать на грамотность? Не понимаю, почему вы дочитали этот пост до конца.))

Вроде ничего не забыл. Или добавите?)

Вероятно, Вы уже обращали внимание, что при получении писем от некоторых авторов в разделе «кому» стоит список из нескольких десятков имейлов разных людей. Причем ни Вы, ни эти люди не давали своего согласия на то, чтобы эти имейлы были «засвечены». Естественно, кто-то из адресатов, отпишется от данной рассылки (нам всем надоел поток спама на наши почты). Но одно безусловно – все получатели отнесутся к автору рассылки, как к человеку непрофессиональному. И вряд ли согласятся принять его предложение.

Как же сделать так, чтобы не отправлять каждому адресату письмо отдельно и в то же время «не светить всех перед всеми»?
Практически любой почтовый сервис позволяет это сделать.

Рассмотрим эту возможность на примере самой популярной для деловых рассылок почте gmail.com

Обычно для отправки письма вы пользуетесь окном «Написать». Нажав на него, видите новое окно «Новое сообщение», в которое и вставляете все, что необходимо для создания и отправки самого письма.

В окно «Получатели» обычно вставляем имейлы наших адресатов.

Копия означает «точная копия». Это поле используется, когда вы просто хотите отправить письмо кому-то, кто не является основным получателем. Таким образом, вы можете держать человека в курсе, давая ему при этом знать, что отвечать на письмо не обязательно. Но все получатели данного письма видят адреса (и даже имена) друг друга.

Скрытая же копия означает «точная скрытая копия». Она работает так же, как и Копия, но в этом поле все адреса получателей скрыты.

Таким образом, использование этого поля – один из лучших способов отправить письмо большому количеству людей и соблюсти конфиденциальность. А значит, и не испортить отношение с ними. Используя эту возможность, можно вставить до 30 имейлов. А это значит, что одним нажатием кнопки вы можете отправить данное письмо сразу 30 адресатам, не показывая их имейлы.

И еще, при необходимости, можно вставить в тело письма картинку (4 ) или прикрепить файл (5 ).

Именно эта почта дает максимальное количество возможностей для редактирования.

Аналогично можно отправить одновременно нескольким адресатам письмо и на почте yandex.ru.

Только возможностей для редактирования текста письма на этой почте меньше. Поэтому я покажу только порядок действий, необходимых для отправки писем.

Нажимаете на «Написать» и далее в окне «Кому» (1 ) вставляете имейл первого адресата, а затем выбираете функцию «Копия» (2 ) или «Скрытая копия» (3 ). В зависимости от того хотите ли вы, чтобы все получатели вашего письма увидели все имейлы или сохраняете их право на конфедициальность адресов, выбираете одну из функций. Чтобы добавить каждый следующий имейл в список, необходимо нажать на кнопку с изображением человечка с «плюсиком» перед ним (4 ). Тогда из выпавшего списка можете выбрать своих постоянных адресатов или вписать их имейлы вручную.

Картинки можно загрузить с Яндекс Диска и файлы прикрепить тоже, как обычно.

Нажимаете на кнопку «Написать», появляется окно, в котором при нажатии мышкой в окне «Кому» (1 ), появляется выпадающий список с перечнем ваших постоянных адресатов (2 ). Можете выбрать из этого списка нужного. Или просто вставить желаемый имейл адресата вручную.

Тамара Воротынцева – директор по развитию тренинговой компании «БИЗНЕС ПАРТНЕР» (Москва). Практикующий бизнес-тренер, автор книги «Строим систему обучения персонала» и публикаций в деловых изданиях России, Казахстана и Украины. Создатель интернет-рассылки: «E-mail переписка в бизнесе» на сервере subscribe.ru! Книга является практическим пособием для деловых людей, ведущих активную переписку с клиентами и партнерами. В ней представлены инструменты, которые помогут сделать электронное общение эффективным, оптимальным по времени и результату, максимально соответствующим нормам и правилам, принятым в современном деловом сообществе. Автор дает практические советы, иллюстрирует свои наблюдения случаями из жизни, приводит аргументированные выводы. Текст книги богат узнаваемыми примерами реальной деловой переписки. Автор делится своими наблюдениями, приемами, «хитростями», которые способны существенно повлиять на эффективность и результативность делового электронного письма. Если вы – деловой человек и для вас важно писать оперативно, лаконично, грамотно, в соответствии в правилами хорошего делового тона, – эта книга станет вам надежным помощником.

Книга:

Работая с полями «Кому» («То»), «Копия» («Сс»), «Скрытая копия» («Всс»), помните, что это важная часть электронного письма, влияющая на дальнейшие действия участников переписки.

«Кому» («То»). В это поле помещается адрес получателя, которому непосредственно адресовано письмо и содержащиеся в нем сведения. От основного получателя автор письма и ждет ответ. Если в это поле помещены два адресата, значит автор письма ждет ответ от каждого или кого-то из них (имейте это в виду, если ваше имя значится в списке получателей). При этом (если вы – отправитель) имейте в виду, что включать в поле «Кому» («То») более одного адресата не очень целесообразно. На письмо, отправленное нескольким адресатам, можно не получить ни одного ответа, так как каждый будет думать, что ответит другой.

Если письмо адресовано вам, но содержит в копии других получателей, обязательно используйте при ответе кнопку «Ответить всем» («Reply ALL»)! Это позволит сохранить круг адресатов, который обозначил инициатор переписки.

«Копия» («Сс»). В это поле помещайте адреса получателей, которые, по вашему мнению, должны быть в курсе переписки по данному вопросу. Эти адресаты получают информацию только «к сведению». Получатель в копии обычно не должен отвечать на письмо, но при необходимости может это сделать.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

В случае если ваше имя находится в поле «Копия» («Сс»), то, вступая в переписку, помните, что бывают ситуации, когда крайне важно быть вежливым. Используйте фразы: «Позвольте присоединиться к обсуждению», или «Позвольте присоединиться к вашему диалогу», или «Позвольте высказать мое мнение».

«Скрытая копия» («Всс»). Это поле в некоторых компаниях запрещено к использованию, так как является инструментом, противоречащим этическим нормам общения. Назначение этого поля – приглашение адресату стать «тайным свидетелем».

Если в вашей деловой практике принято использовать это поле в работе, учитывайте следующее. Получатель, находящийся в «скрытой копии», остается невидимым для основного получателя и для адресатов, стоящих в копии. Иногда бывает нелишним отправителю и «тайному получателю» иметь предварительную договоренность (или последующую информированность) о причине и целях такого способа информирования.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

«Скрытому» получателю категорически не следует вступать в переписку из этого поля.