rusă

engleză

Arabă Germană Engleză Spaniolă Franceză Ebraică Italiană Japoneză Olandeză Poloneză Portugheză Română Rusă Turcă

Pe baza solicitării dvs., aceste exemple pot conține un limbaj brut.

Pe baza solicitării dvs., aceste exemple pot conține limbaj colocvial.

Traducere „Copie a scrisorii” în chineză

Alte traduceri

Într-o copie a scrisorii din 31 iulie 1990, a fost raportat de la KNK că KNK ar fi trebuit să semneze un certificat de finalizare din 29 iulie 1990 pentru segmentul B.

O copie a unei scrisori din 31 iulie 1990 de la KOC indică faptul că un certificat de finalizare din 29 iulie 1990 pentru Segmentul B urma să fie emis de KOC.

O copie a scrisorii din 31 iulie 1990 de la KOC indică faptul că un certificat de finalizare din 29 iulie 1990 pentru Segmentul B urma să fie emis de KOC.">

Propuneți un exemplu

Alte rezultate

Participanții preînregistrați trebuie să sosească V Centru de acreditare cu o copie a scrisorii- confirmare și act de identitate valabil cu fotografie (pașaport, permis de conducere).

Participanții preînregistrați trebuie să vină la Centrul de Acreditare cu o copie a scrisorii de confirmareși act de identitate valabil cu fotografie (pașaport, permis de conducere).

O copie a scrisorii de confirmare și act de identitate valabil cu fotografie (pașaport, permis de conducere).">

ÎN Grupul are la dispoziție copie a scrisorii semnat de Ringo cu un ordin de numire a lui Rwaburamba Birekeraho ca manager în Kakenga pentru a lucra sub protecția căpitanului Gasana (vezi Anexa 96).

Grupul are o copie a unei scrisori semnată de Ringo prin care dispune instalarea lui Rwaburamba Birekeraho ca manager Kakenge, sub protecția căpitanului Gasana (vezi anexa 96).

O copie a scrisorii semnate de Ringo prin care se dispune instalarea lui Rwaburamba Birekeraho ca manager Kakenge, sub protecția căpitanului Gasana (vezi anexa 96).">

ÎN acelasi timp copii ale scrisorii, formulare și linii directoare au fost trimise tuturor punctelor focale naționale ale Forumului care fuseseră desemnate oficial până la acel moment.

În același timp, copii ale scrisorii, formatul și liniile directoare au fost trimise tuturor punctelor focale naționale ale Forumului care au fost desemnate oficial până în prezent.”>

Comisia a subliniat oportunitatea trimiterii Secretariatului tuturor membrilor Comisiei copii ale scrisorii către adresa raportorilor speciali cu mementouri termenele stabilite prezentarea rapoartelor lor.

Comisia a subliniat oportunitatea ca Secretariatul să fie solicitat să trimită tuturor membrilor Comisiei a copie a scrisorii trimise raportorilor speciali amintindu-le de termenul stabilit pentru depunerea rapoartelor lor.

Copie a scrisorii trimise raportorilor speciali prin care le reamintește termenul limită stabilit pentru depunerea rapoartelor lor.”>

ÎN Grupul are la dispoziție copie a scrisorii, transmisă la 4 iulie 2011 Comandantului Regiunii 10 Militare a FARDC, descriind starea depozitului, care fusese inundat de mai multe ori, lăsând armele și munițiile susceptibile de rugină (vezi anexa 160).

Grupul are o copie a o scrisoare trimis comandantului regional al 10-lea militar al FARDC la 4 iulie 2011, condamnând starea arsenalului, care a inundat în mai multe rânduri, expunând armele și munițiile la rugină (vezi anexa 160).

O copie a unui scrisoare trimis comandantului regional al 10-lea militar al FARDC la 4 iulie 2011, condamnând starea armelor, care au fost inundate în mai multe rânduri, expunând armele și muniția la rugină (vezi anexa 160).">

Părerile mele exprimate V volum scrisoare, copie care este atașat rămân neschimbate.

In aceasta scrisoare, o copie dintre care este închisă, sunt neschimbate.">

ÎN acest scrisoare, copie care a fost primită de Grup, sunt indicate detaliile companiei intermediare Coolworth Investments Corporation cu adresă în Monrovia, Liberia.

The scrisoare , o copie din care a fost obținută de Panel, arată antetul companiei de brokeraj Culworth Investments Corporation cu o adresă în Monrovia, Liberia.

Scrisoare, o copie din care a fost obținută de Panel, arată antetul companiei de brokeraj Culworth Investments Corporation cu o adresă în Monrovia, Liberia.">

Cu toate acestea, Consiliul de Administrație al Direcției Silvice a decis, la 28 februarie 2008, ca exportul de cherestea rotundă poate fi realizat doar Vîn interiorul ţării conform copii ale scrisorii, trimisă de directorul general al Direcției Silvice Tribunalului Județean Sanokwele la 6 martie 2008.

Consiliul de Administratie a decis insa in 28 februarie 2008 ca bustenii abandonati sa fie consumati doar local, conform unui copie a unei scrisori trimis de directorul general al FDA la tribunalul județean Sanniquellie pe 6 martie 2008.

Copie a unei scrisori trimise de directorul general al FDA tribunalului județean Sanniquellie la 6 martie 2008.">

NUMELE SECRETARULUI GENERAL AL ​​CONFERINȚEI TRANSMITĂTOR COPIE SCRISOARE CĂTRE DISCURSUL PENTRU MINISTRU FRANCEZ PENTRU AFACERI EXTERNE ȘI EUROPENE DUNUL BERNARD KOUCHNER, ÎNSOȘIT PRIN SCRISOARE A PREȘEDINTELE REPUBLICII FRANCEZE SECRETARULUI GENERAL AL ​​NAȚIUNILOR UNITE, ȘI PRIN DECLARAȚIA PRIVIND ÎNDARIREA SECURITĂȚII INTERNAȚIONALE ADOPTATĂ DE CONSILIUL EUROPEAN LA 11 DECEMBRIE 2008

Cu o scrisoare de intentie e amabil scrisoare de afaceri, care este necesar pentru a descrie un pachet de documente trimis destinatarului dacă aceste documente nu conțin partea de adresă.

Astfel, Scrisoarea de intenție nu are nicio încărcătură de informații, dar îndeplinește trei funcții importante:

• confirmă faptul trimiterii;
• furnizează o listă a documentelor trimise și instrucțiuni pentru manipularea acestora;
• Datorită datelor de înregistrare, vă permite să determinați termenul limită.

La fel ca majoritatea scrisorilor de afaceri, o scrisoare de intenție este formatată în antetși primește ieșiri numărul de înregistrare expeditor. Am discutat în detaliu regulile pentru pregătirea scrisorilor oficiale de mai multe ori în revistă, așa că acum ne vom concentra asupra caracteristicilor scrisorii de intenție.

O analiză detaliată a unei scrisori de serviciu cu multe exemple ale compoziției sale este disponibilă în articolul „Elaboram o scrisoare de serviciu”

Modele de vorbire

Baza scrisorii de intenție este o listă de atașamente. Textul documentului este scurt și împărțit condiționat în două părți:

• mesaj despre trimiterea documentelor,
• solicitarea unui răspuns în timp util (citire, aprobare, returnare a unei copii semnate etc.).

Prima parte începe de obicei astfel:

• „În împlinire... vă trimitem...”,
• "Va trimitem..."
• „Vă prezentăm...”

În continuare, puteți indica scopul trimiterii documentelor: "pentru aprobare", "pentru informare", "pentru semnare", "a umple"(dacă vorbim despre un formular de sondaj sau chestionar). Vă recomandăm să folosiți clișeul „vă trimitem” sau „vă trimitem”, deoarece... Puteți trimite ceva doar pentru informare, dar nu pentru semnare sau aprobare.

A doua parte poate conține următoarele cuvinte:

• „Vă rugăm să semnați, să sigilați și să trimiteți o copie la adresa noastră...”
• „Vă rugăm să luați în considerare și să ne trimiteți în termenul stabilit de lege...”,
• „Vă rugăm să trimiteți la adresa noastră o copie a unui document executat corespunzător…”.

Cerințe „Marcați despre prezența aplicațiilor”

După cum am stabilit deja, principalul lucru într-o scrisoare de intenție pentru documente sunt atașamentele. Prin urmare, vom acorda o atenție deosebită problemei proiectării acestei cerințe speciale. Indiferent de modul în care este formatată cererea, practica comercială necesită o listare completă a documentelor anexate scrisorii, cu indicarea numărului de copii și a numărului de foi din fiecare dintre acestea. Fără aceste informații, scrisoarea de intenție își va pierde orice semnificație.

Aşa, când documentele care se transmit sunt deja raportate în corpul scrisorii, nu are rost să le enumeram din nou numele. Este suficient să indicați numărul de coli și copii. Vezi Exemplul 1.

Exemplul 1

Un fragment de text și o notă despre prezența unei aplicații (numele aplicației este indicat în textul scrisorii)

Dacă cererea nu este indicată în corpul scrisorii, pe lângă datele cantitative, trebuie să indicați denumirea acesteia. Dacă un pachet include mai multe documente, anexele sunt numerotate. Vezi Exemplul 2.

Restrângeți afișarea

Exemplul 2

Un fragment de text și un semn care indică prezența aplicației (numele aplicației este indicat în marca care indică disponibilitatea acesteia)

Restrângeți afișarea

Deși GOST R 6.30-2003 prevede că atunci când enumerați mai multe aplicații într-un semn despre prezența lor cuvântul generalizant dinaintea două puncte este la singular „Apendice:”, în cazuri similare recomandăm totuși să-l scrieți la plural „Aplicații:”, așa cum am arătat în Exemplul 2.

În primul rând, acest lucru este corect din punctul de vedere al regulilor limbii ruse. Și în al doilea rând, dezvoltatorii acestui GOST înșiși s-au „corectat” ulterior când au început să dea explicații cu privire la aplicarea lui în recomandările lor metodologice. Vezi mai jos citatele din aceste două documente. Dar mulți oameni continuă cu încăpățânare să scrie cuvântul „Aplicație:” la singular, chiar dacă este urmat de o listă cu mai multe documente. Nu face asta și ți-am explicat de ce.

Fragment de document

Restrângeți afișarea

GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor"

3.21. ...Dacă scrisoarea are un atașament care nu este denumit în text, atunci indicați numele acesteia, numărul de foi și numărul de copii; Dacă există mai multe cereri, acestea sunt numerotate:

Fragment de document

Restrângeți afișarea

Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe de documentare. Recomandări metodice privind implementarea GOST R 6.30-2003

3.16. ...Dacă scrisoarea are un atașament care nu este denumit în text, atunci indicați denumirea acesteia, numărul de foi și numărul de exemplare dacă sunt mai multe anexe, acestea sunt numerotate:

Există, de asemenea, discrepanțe în ceea ce privește modul de a scrie cuvântul „atașament” în corpul scrisorii: cu literă mică sau majusculă, cu sau fără semnul „Nu”. Cert este că puteți indica numele documentului atașat în textul scrisorii de intenție în diferite moduri; comparați singuri, uitându-vă la Exemplul 3: în al doilea caz este indicat să indicați între paranteze că documentul este o aplicație, iar în cazurile ulterioare arătăm cum se poate face acest lucru în moduri diferite. Toate opțiunile sunt corecte, este doar important să mențineți uniformitatea în scrisoare. Sau, mai bine, în instrucțiunile de gestionare a biroului organizației dvs. (sau alte informații locale act normativ, dedicat problemelor similare) alegeți și remediați o opțiune, apoi va exista uniformitate în toate documentele și va exista mai puțină confuzie în rândul interpreților.

Exemplul 3

Diferite moduri de a indica numele cererii în corpul scrisorii

Restrângeți afișarea

Pentru o aplicație legată, nu este necesar să se specifice numărul de foi (Exemplul 4).

Exemplul 4

Descrierea aplicației legate

Restrângeți afișarea

Când există atât de multe atașamente încât este mai convenabil să le enumerați pe o foaie separată (se va numi „Inventarul anexelor la scrisoarea datată... Nu...”), va fi suficient să faceți referire la un astfel de inventar în scrisoare (Exemplul 5).

Exemplul 5

Dacă există atât de multe aplicații încât este mai convenabil să le enumerați într-un inventar separat

Restrângeți afișarea

Dacă atașați la scrisoarea dumneavoastră o altă scrisoare care are propriul atașament, trebuie să informați destinatarul despre aceasta (Exemplu 6).

Exemplul 6

Atașarea scrisorii are propriul atașament

Restrângeți afișarea

În fine, dacă scrisoarea dumneavoastră este adresată mai multor organizații deodată, iar atașamentul se adresează doar uneia dintre ele (alții primesc scrisoarea doar pentru revizuire), ar trebui spus și acest lucru (Exemplul 7).

Exemplul 7

Atașarea este trimisă unui singur destinatar de e-mail din mai mulți

Restrângeți afișarea

O notă despre prezența atașamentelor este plasată sub textul scrisorii și deasupra semnăturii. De obicei, aceste distanțe (indentări) sunt făcute identice și egale cu aproximativ 2-3 între linii (acest lucru este arătat clar în exemplul de proiectare a unei întregi litere din Exemplul 9).

De regula generala, dacă documentul are atașamente, atunci sub text și deasupra semnăturii se face un semn care indică prezența acestora, iar pe documentele anexate (fiecare în partea dreaptă sus a primei foi) este scris ce document sunt. apendicele la (cu desemnarea numărului de apendice, dacă există mai multe), ca în exemplul 8.

Exemplul 8

Numărul cererii și datele documentului principal pe 1 foaie de cerere

Restrângeți afișarea

Dar scrisoarea de intenție are funcția contabilă a documentelor care se expediază, acționând ca un fel de inventariere a anexelor din plic, în realitate se transmit documentele denumite într-o astfel de scrisoare ca anexe. Dacă scrisoarea avea o funcție diferită (de exemplu, era o ofertă, făcând o ofertă de semnare a unui acord și enumeră termenii cooperării propuse), atunci documentul „cheie” în sensul său ar fi scrisoarea și documentul atașat documentele ar ajuta doar să-și îndeplinească funcția. Dar vorbim despre o scrisoare de intenție, iar în acest caz nu trebuie să „stricați” documentele care sunt trimise cu informații despre „inventarul conținutului în plic” - i.e. Nu este nevoie să le pui un astfel de semn!

Semnarea și înregistrarea cu expeditorul

Semnatul unei scrisori de afaceri - la fel oficial, ca la normal corespondență de afaceri(de obicei fie șeful organizației, fie un manager de top autorizat). Daca vorbim despre trimiterea documentelor contabile primare, contabilul-sef poate semna si scrisoarea.

Pentru a preveni ca destinatarul scrisorii să adreseze ulterior toate întrebările clarificatoare semnatarului său (indicat cu numărul 1 în Exemplul 9), executorul trebuie să fie indicat și în acest document (ibid., vezi numărul 2).

Înainte de trimitere, scrisorii de intenție trebuie să i se aloce un număr de ieșire (indicat de numărul 3).

Iar destinatarul îi va atribui numărul său de intrare la înregistrarea faptului de primire a documentului, în timp ce data primirii și numărul de intrare pot fi indicate pe acesta (scris de mână sau cu ștampilă, ca în Exemplul 9 - vezi numărul 4).

Exemplul 9

Scrisoare de intentie

Restrângeți afișarea

Exemplul 11

Formular de scrisoare de intenție pentru solicitanți - persoane fizice

Restrângeți afișarea

Surpriză pentru solicitanți - persoane fizice

Necesitatea de a scrie o scrisoare de intenție pentru documente îi privește pe toată lumea, indiferent dacă este o organizație sau individual. Între timp, când vine la organizație persoană obișnuită, de regulă, nu se întocmește nicio scrisoare care să însoțească documentele acestuia. Păcat, pentru că ți-ar fi mai convenabil să nu-ți amintești și să o înregistrezi cumva singur, ci să ai informații scrise de vizitator: de la cine, ce documente, către care dintre angajații tăi și de ce să transferi. Dacă ai de-a face sistematic cu indivizi, în special cu privire la o serie de probleme standard, și în același timp primești de la aceștia documente cu care organizația ta trebuie apoi să facă ceva, atunci îți recomandăm să elaborezi un formular de scrisoare de intenție pentru astfel de cazuri și să întrebi fiecare dintre ele. persoană care să-l completeze vizitator. Vezi formularul exemplu din Exemplul 11.

Veți înregistra formularul completat și veți oferi solicitantului o copie a scrisorii cu numărul primit și veți trimite pachetul de documente primit de la acesta pe traseul corespunzător. Apoi, când suni pentru a te întreba despre documentele tale, persoana nu va mai întreba despre „dacha în Malinovka”, ci despre o anumită scrisoare cu un index unic.

Vă rugăm să răspundeți într-un anumit interval de timp

Multe organizații le place să stabilească imediat un termen limită pentru destinatar în scrisorile lor de intenție, iar metodele pot varia de la politicos „Vă rugăm să semnați documentele și să le returnați în termen de zece zile.” la imperativ „Timpul de răspuns la o scrisoare este de 5 zile lucrătoare”. Merită să scrii așa? Și cum să reacționăm la astfel de condiții?

Să ne amintim că în conformitate cu regulile de afaceri. Acest ghid trebuie reținut dacă nu există un alt termen limită în scrisoarea de intenție.

Doar o organizație superioară, de control sau orice altă persoană poate stabili un termen obligatoriu de execuție. agentie guvernamentala, obligatoriu pentru tine document normativ. Părțile însele pot conveni și documenta obligațiile asumate în mod voluntar:

Exemplul 10

Termenul limită de răspuns la o scrisoare poate fi stabilit în contract

Restrângeți afișarea

Acordul prevede o procedură preliminară obligatorie pentru soluționarea litigiilor și a neînțelegerilor. O parte care consideră că drepturile sale în temeiul prezentului acord au fost încălcate este obligată să trimită o cerere motivată scrisă celeilalte părți. Partea care a primit o cerere motivată scrisă este obligată să o ia în considerare și să dea un răspuns motivat scris în termen de 10 (zece) zile calendaristice din momentul in care a fost primit...

Când comunică persoane egale în statutul companiei (dacă anterior nimeni nu este mai presus de ei sau nu și-au stabilit reguli de interacțiune pentru ei înșiși), puteți cere un răspuns mai rapid, dar aveți nevoie de un motiv întemeiat pentru aceasta. De exemplu: „Vă rugăm să trimiteți chestionarul completat în termen de paisprezece zile, deoarece trebuie să oferim un răspuns Ministerului Sănătății al Federației Ruse până la 1 octombrie 2013.”. Comenzile în astfel de cazuri sunt incorecte, inclusiv din punct de vedere al etichetei în afaceri.

Stocarea scrisorilor de intenție

O scrisoare de intenție devine inutilă de îndată ce contractorul își ridică cererile și se asigură că acestea sunt complete. De acum înainte se va lucra la ele, iar scrisoarea trebuie marcată ca finalizată și plasată în dosar.

Adesea apare întrebarea despre cum să stocați scrisorile de intenție și atașamentele la acestea: separat sau împreună? De obicei, un atașament la o scrisoare este plasat într-un fișier special rezervat special acestui tip de document. Nu există loc pentru scrisorile de intenție: certificatele de muncă efectuată, facturile, contractele și multe alte documente sunt stocate separat și adesea pentru perioade diferite de timp.

Acest punct ar trebui să fie luat în considerare la alcătuirea unei liste de cazuri. Unele companii (cu un volum mic de flux de documente) creează un singur fișier „Scrisori de intenție” și plasează în el toate scrisorile de acest fel, indiferent de ce le-a fost atașat. Alții trebuie să creeze mai multe cazuri din scrisorile de intenție și să le plaseze în liste de cazuri diviziuni structurale. Apoi, de exemplu, contractul trimis va intra în fișierul „Acorduri de servicii”, iar scrisoarea de intenție a acestuia va intra în fișierul „Scrisori de intenție pentru contracte pentru activități de bază”.

Se mai intampla ca scrisoarea sa ramana in depozit la firma, dar atasamentul nu. Acest lucru se aplică, de exemplu, proiectelor de documente (ca în Exemplul 9). Proiectul de regulament nu este încă un document și, cel mai probabil, va fi supus corecțiilor de mai multe ori, nu este necesară stocarea acestuia.

După cum puteți vedea, nu este nimic complicat în alcătuirea unei scrisori de intenție, dar ea în sine vă poate economisi nu numai documentele, ci și timp.

O ușoară dificultate, ca de obicei, poate apărea atunci când o companie implementează regula de întocmire și transmitere a unei scrisori de intenție executată corespunzător împreună cu un pachet de documente. Dar această problemă poate fi rezolvată destul de simplu prin setare a acestei reguliîn reglementările locale. Și beneficiile sale sunt greu de supraestimat.

Note de subsol

Restrângeți afișarea

15 reguli pentru corespondența rezonabilă 1 decembrie 2016

Ei bine, hai să formulăm câteva reguli utile. Învață-ți colegii și... um... alți parteneri să-i urmeze, iar pacea și liniștea vor veni la poșta ta. Și poate nu numai în ea.

1. Cu excepția cazului în care sarcina ta este să răspunzi rapid la e-mailuri, . Doar tu decizi cu ce viteză și cui să răspunzi, și nu cel care îți cere un răspuns imediat (cu excepția cazului în care acesta este șeful tău mare, cu care este periculos să intre în conflict, dar poate fi și antrenat să nu aștepte răspunsuri rapide ). Există multe motive pentru care nu ar trebui să vă grăbiți să scrieți o scrisoare de răspuns - sunteți ocupat, scrisoarea necesită pregătire sau gândire etc. Există întrebări cu adevărat urgente și importante, dar chiar și pentru ele ar trebui să ți se ceară politicos (!) să răspunzi rapid și să nu ceri un răspuns instantaneu. Toți managerii ar trebui să [încerce] să adere la această regulă în raport cu subalternii lor (și acest lucru este chiar dificil, credeți-mă), cu excepția cazurilor de ordin scris direct.

2. Nu scrie scrisori lungi. Sfatul pare banal, dar din când în când cu toții avem dorința de a scrie un mesaj de un kilometru (vom considera acesta un text cu mai mult de 5 propoziții). Ține-te. Nimănui nu-i place să citească scrisori lungi, iar dacă nu vrei să provoci iritare în mod specific, nu. Această regulă nu se aplică prezentării vreunuia problema tehnica sau o soluție detaliată, dar chiar și în astfel de cazuri trebuie să fii concis.

3. Evitați inutilul, subliniez - inutil! - „Mulțumesc”. Imaginează-ți că ai cerut cuiva să te trimită document important(și din anumite motive nu poate fi postat pe o resursă de rețea partajată sau transmis în orice alt mod). Persoana a răspuns solicitării dumneavoastră și a trimis documentul. Scrieți înapoi: „Mulțumesc”. Cu excepția cazului în care aceasta este o domnișoară drăguță care este sensibilă la semnele de atenție, nu este nevoie să scrieți așa.
Știți cât cheltuiește un angajat de birou pentru sortarea corespondenței? Aproximativ o treime din timpul meu de lucru! Dacă nu vrei să fii implicat în acest coșmar din viața unui membru al echipei tale (sau chiar al unui vecin), nu este nevoie de „mulțumesc”. Dacă vi se pare că este important ca o persoană să știe dacă ați primit sau nu un document, relaxați-vă - în mod implicit nu îi pasă. Și așa este - aveți nevoie de document, nu de el. Ca ultimă soluție, vă va cere să confirmați primirea. Cea mai bună recunoștință este să nu înfundați căsuța de e-mail a altcuiva.

4. Formulează-ți gândurile mai clar. Înainte de a trimite o scrisoare, gândiți-vă dacă gândul, întrebarea sau cererea conținută în ea este suficient de clară? Pune-te în pielea persoanei căreia îi scrii. Își va da seama? Nu toată lumea este la fel de inteligentă și pricepută ca tine.

5. Nu scrie scrisori dacă nu trebuie. Gândiți-vă, este posibil să faceți fără această scrisoare? Când demarează un proiect, primul lucru pe care îl fac este să evalueze riscurile eșecului acestuia. Abordați scrisoarea în același mod: evaluați riscurile de a nu scrie scrisoarea va avea cu adevărat de suferit?

6. în mâinile managerului. Cu atât mai mult motiv pentru a utiliza acest instrument așa cum este intenționat - oricine îi escaladați problema ar trebui să îl primească de la dvs scurtă descriereși abordări ale soluției.
La noi le place să escaladeze problema prin simpla copiere a superiorilor. Aceasta este prostie, nu escaladare.

7. Încercați să scrieți scrisori numai celor pe care îi privesc. Adesea, din frică, incertitudine sau ignoranță, angajații îi copiază pe toți cărora le vine în minte numele. Eu personal, în general, încerc să nu citesc scrisori în care eu nu sunt destinatarul. Dacă sunt copy-pasted, interpretez asta ca „uite, poate că și tu ești interesat de acest subiect”. Nu, nu chiar, mulțumesc, am ceva de făcut.
O altă problemă este încălcarea bunului simț. Dacă discutați o problemă cu un proiect client, discutați-o mai întâi pe plan intern. Nu este nevoie să-l conectați imediat la corespondență.

8. Verificați-vă e-mailul din când în când - în mod regulat, dar nu constant. Nu te uita la plicul galben, nu vezi un salariu acolo în fiecare zi. Pe lângă citirea e-mailurilor, trebuie și (cel puțin) să lucrezi și să te gândești.

9. Nu adăugați persoane la conversația dvs. dacă nu au cerut-o. Îmi place să primesc dintr-o dată o scrisoare cu o discuție pentru câteva zeci de oameni care se desfășoară de o săptămână și întrebarea „ce naiba?” oamenii sunt sincer surprinși: „Totul este scris acolo! Da, acum au fugit. Dacă doriți ceva de la mine, dați informații specifice și o întrebare specifică. Puteți încă derula în jos câteva litere, dar mai multe este o lipsă de respect directă.

10. Eu personal sunt împotriva BCC. Dacă nu puteți trimite deschis o scrisoare unei persoane, nici nu o trimiteți în secret.

11. O altă regulă pe care eu însumi o încalc adesea, din păcate, este procedura de analiză a literelor necitite. Este mai bine să nu citiți istoricul corespondenței, ci să începeți de sus, cu cele mai recente litere. În acest fel veți economisi mult timp - de multe ori problema care a fost formulată într-o scrisoare cu câteva zile sau ore în urmă fie a fost deja rezolvată, fie este în curs de rezolvare, fie nu mai este relevantă. „Ultimul care a venit, primul care a plecat”.

12. Există oameni care cred că fiecare scrisoare necesită un răspuns. De exemplu, un manager îi scrie unui angajat: „Gândește-te cum putem rezolva rapid problema A”. O oră mai târziu se întâlnesc în drum spre toaletă, iar angajatul explică cum va rezolva problema, iar managerul este de acord. O oră mai târziu, angajatul primește o scrisoare „Tocmai am fost de acord că vom rezolva problema A într-un fel sau altul”. Acest lucru este rezonabil dacă vorbim despre o problemă cu adevărat complexă. Dar cu siguranță nu merită să scriu asta despre orice prostie.
La fel, angajatul nu este obligat să răspundă la scrisoare - problema a fost discutată și rezolvată (nu vom vorbi aici despre situații în care managerul și/sau angajatul sunt idioți sau ticăloși; desigur, nu pot fi evitate fără o înregistrare scrisă). de fiecare strănut).

13. Nu ar trebui să inserați imagini, de exemplu, un logo al companiei, în semnătura dvs. Fie va fi afișat incorect, fie va fi prea colorat și enervant. În special, nu ar trebui să faci asta dacă lucrezi pentru un client intern. Știe deja cum arată sigla și este puțin probabil să te confunde cu altcineva.
De asemenea, este enervant când oamenii scriu două semnături într-o singură scrisoare - în rusă și în engleză, și cu erori în ambele versiuni.
Oh, da, dacă ai primit un doctorat în tinerețe, nu trebuie să scrii despre asta, decât dacă ești angajat al unei organizații științifice. Mie personal nu-mi pasă dacă administratorul de sistem Petrov are un doctorat - atâta timp cât Internetul funcționează.)

14. Nu este nevoie să poluezi cutiile poștale ale altora cu scrisori pentru a clarifica relația. Aflați despre ei personal sau prin corespondență privată. Cel mai dezgustător lucru sunt scrisorile în stilul „dar ești un rahat”, „mulțumesc pentru sinceritate, dar nu, tu ești un rahat, iar departamentul tău este, de asemenea, un rahat”. Și asta poate dura săptămâni întregi.

15. Alfabetizarea este importantă. Încă o dată: alfabetizarea este importantă. Dacă nu ești sigur de a ta, verifică scrisoarea cu un verificator ortografic înainte de a o trimite. În caz contrar, funcționează formulele simple: o scrisoare analfabetă de la un manager către un subordonat - râsete și lipsă de respect; autoritatea unui coleg în ochii celorlalți.
Îți pasă de alfabetizare? Nu înțeleg de ce ai citit această postare până la sfârșit.))

Se pare că nu am uitat nimic. Sau mai adaugi?)

Probabil ai observat deja astala primirea scrisorilor de la unii autoriîn secțiunea „către” există o listă cu câteva zeci de e-mailuri oameni diferiti. Mai mult, nici tu, nici aceste persoane nu și-au dat acordul ca aceste e-mailuri să fie „expuse”. Desigur, unii dintre destinatari se vor dezabona de la această listă de corespondență (ne-am săturat cu toții de fluxul de spam către e-mailurile noastre). Dar un lucru este cert - toți destinatarii îl vor trata pe autorul buletinului informativ ca pe o persoană neprofesionistă. Și este puțin probabil să fie de acord să accepte oferta lui.

Cum poți face asta pentru a nu trimite o scrisoare fiecărui destinatar separat și în același timp „să nu strălucească înaintea tuturor”?
Aproape oricare serviciul postal vă permite să faceți acest lucru.

Să luăm în considerare această oportunitate folosind exemplul celei mai populare adrese de e-mail pentru corespondența de afaceri: gmail.com

De obicei, utilizați fereastra Scriere pentru a trimite un e-mail. Făcând clic pe ea, vedeți o nouă fereastră „Mesaj nou”, în care introduceți tot ceea ce este necesar pentru a crea și trimite scrisoarea în sine.

De obicei, inserăm e-mailurile destinatarilor noștri în fereastra „Destinatari”.

Copie înseamnă „copie exactă”. Acest câmp este folosit atunci când doriți pur și simplu să trimiteți un e-mail unei persoane care nu este destinatarul principal. În acest fel, puteți ține persoana la curent în timp ce îi spuneți că nu trebuie să răspundă la e-mail. Dar toți destinatarii acestei scrisori își văd adresele (și chiar numele).

BCC înseamnă „o copie exactă ascunsă”. Funcționează la fel ca Cc, dar acest câmp ascunde toate adresele destinatarilor.

Astfel, utilizarea acestui câmp este una dintre cele mai bune moduri trimite o scrisoare un număr mare oameni și păstrați confidențialitatea. Asta înseamnă că nu îți vei distruge relația cu ei. Folosind această funcție, puteți introduce până la 30 de e-mailuri. Aceasta înseamnă că cu un clic pe un buton poți trimite această scrisoare 30 de destinatari deodată, fără a-și afișa e-mailurile.

Și, dacă este necesar, puteți introduce o imagine în corpul scrisorii ( 4 ) sau atașați un fișier ( 5 ).

Acest e-mail este cel care dă cantitate maxima capabilități de editare.

În mod similar, puteți trimite o scrisoare către mai mulți destinatari în același timp prin e-mail yandex.ru.

Numai că există mai puține opțiuni pentru editarea textului scrisorii din acest e-mail. Prin urmare, voi arăta doar procedura necesară pentru trimiterea scrisorilor.

Faceți clic pe „Scrie” și apoi în fereastra „Către” ( 1 ) introduceți e-mailul primului destinatar, apoi selectați funcția „Copiere” ( 2 ) sau „Bcc” ( 3 ). În funcție de dacă doriți ca toți destinatarii scrisorii dvs. să vadă toate e-mailurile sau să-și păstreze dreptul la confidențialitatea adreselor, selectați una dintre funcții. Pentru a adăuga fiecare e-mail următor pe listă, trebuie să faceți clic pe butonul cu imaginea unui bărbat cu semnul plus în față ( 4 ). Apoi puteți selecta destinatarii obișnuiți din lista derulantă sau puteți introduce manual e-mailurile acestora.

Imaginile pot fi descărcate de pe Yandex Disk și fișierele pot fi atașate ca de obicei.

Faceți clic pe butonul „Scrie”, apare o fereastră în care atunci când dați clic cu mouse-ul în fereastra „Către” ( 1 ), apare o listă derulantă cu o listă a destinatarilor dvs. obișnuiți ( 2 ). Puteți alege din această listă ceea ce aveți nevoie. Sau doar introduceți e-mailul dorit destinație manual.

Tamara Vorotyntseva – director de dezvoltare al companiei de formare „BUSINESS PARTNER” (Moscova). Practicant business coach, autor al cărții „Building a Personal Training System” și publicații în publicații de afaceri din Rusia, Kazahstan și Ucraina. Creatorul buletinului informativ pe internet: „Corespondențele prin e-mail în afaceri” pe serverul subscribe.ru! Cartea este ghid practic pentru oamenii de afaceri care desfășoară corespondență activă cu clienții și partenerii. Prezintă instrumente care vor ajuta comunicarea electronică să fie eficientă, optimă în timp și rezultate, și cea mai conformă cu normele și regulile acceptate în comunitatea modernă de afaceri. Autorul dă sfaturi practice, ilustrează observațiile sale cu cazuri din viața reală și oferă concluzii argumentate. Textul cărții este bogat în exemple recognoscibile de corespondență comercială reală. Autorul își împărtășește observațiile, tehnicile, „trucurile” care pot afecta semnificativ eficiența și eficacitatea afacerilor e-mail. Dacă ești un om de afaceri și este important pentru tine să scrii prompt, concis, competent, în conformitate cu regulile bunelor maniere în afaceri, această carte va deveni asistentul tău de încredere.

Carte:

Când lucrați cu câmpurile „Către” (“Către”), „Cc” (“CC”), „Bcc” (“Bcc”), rețineți că aceasta este o parte importantă a e-mailului care afectează acțiunile ulterioare ale participanților în corespondență.

„Către cine” („Acela”). Acest câmp conține adresa destinatarului căruia îi sunt adresate direct scrisoarea și informațiile conținute în aceasta. Autorul scrisorii așteaptă un răspuns de la destinatarul principal. Dacă în acest câmp sunt plasați doi destinatari, atunci autorul scrisorii așteaptă un răspuns din partea fiecăruia sau a unora dintre ei (rețineți acest lucru dacă numele dvs. se află pe lista destinatarilor). În același timp (dacă sunteți expeditorul), rețineți că nu este foarte indicat să includeți mai mult de un destinatar în câmpul „To” (“To”). Este posibil ca o scrisoare trimisă mai multor destinatari să nu primească un singur răspuns, deoarece fiecare va crede că celălalt va răspunde.

Dacă scrisoarea vă este adresată, dar conține copii ale altor destinatari, asigurați-vă că utilizați butonul „Răspunde la TOȚI” când răspundeți! Acest lucru vă va permite să mențineți cercul de destinatari pe care inițiatorul corespondenței l-a desemnat.

„Copiere” („Cs”). ÎNÎn acest domeniu, plasați adresele destinatarilor care, în opinia dumneavoastră, ar trebui să cunoască corespondența pe această problemă. Acești destinatari primesc informații doar „pentru informațiile tale”. Destinatarul cc de obicei nu trebuie să răspundă la scrisoare, dar poate face acest lucru dacă este necesar.

VĂ RUGĂM SĂ REȚINEȚI. ASTA ESTE IMPORTANT!

Dacă numele tău se află în câmpul „Cc” (“CC”), atunci când intri în corespondență, reține că există situații în care este extrem de important să fii politicos. Folosiți expresiile: „Permiteți-mă să mă alătur discuției” sau „Lasă-mă să mă alătur dialogului tău” sau „Lasă-mă să-mi exprim părerea”.

„Copie carbon oarbă” („Bcc”). Acest câmp este interzis pentru utilizare în unele companii, deoarece este un instrument care contrazice standarde etice comunicare. Scopul acestui câmp este de a invita destinatarul să devină un „martor secret”.

Dacă practica dvs. de afaceri este de a utiliza acest domeniu în munca dvs., luați în considerare următoarele. Destinatarul BCC rămâne invizibil pentru destinatarul principal și pentru destinatarii BCC. Uneori este util ca expeditorul și „destinatarul secret” să aibă un acord preliminar (sau o conștientizare ulterioară) cu privire la motivul și scopul acestei metode de informare.

VĂ RUGĂM SĂ REȚINEȚI. ASTA ESTE IMPORTANT!

Destinatarul „ascuns” nu ar trebui să intre în corespondență din acest câmp.