Должностная инструкция специалиста по организации и проведению закупок. Специалист по закупкам: обязанности, требования, обучение, профессиональный стандарт специалист в сфере закупок. ІІ. Должностные обязанности менеджера по закупкам
Менеджер, который осуществляет работу по закупкам, является важным специалистом, который осуществляет различные действия по приобретению товаров у разных поставщиков, с учетом необходимости получения нужных параметров качества и более выгодных параметров ценовой политики. Данная профессия считается сравнительно новой, именно по этой причине, найти высококвалифицированных и опытных специалистов, которые в действительности обладали бы нужным уровнем знаний и умений - крайне непросто. Многие компании прекрасно понимают, что грамотная организация закупок может существенно снизить уровень затрат компании на осуществление производственных процессов. Именно по этой причине, возникает необходимость в принятии такого специалиста.
Современные руководители крупных компаний стараются на данную должность принять молодых специалистов, которые могут быстро осваивать предоставленную информацию, и достаточно моментально способны подстраиваться под изменения рынка. Соответственно, возникают основные требования - наличие образования в области управления, менеджмента, маркетинга, рекламы, наличие коммуникабельности, мобильности и общительности. Чтобы произвести грамотный процесс отбора кандидатов на должность, непременно нужно правильно проанализировать вопрос составления инструкции должностного формата, в которую нужно будет внести данные, касательно требований квалификационного типа.
В настоящий момент специализированных учебных заведений, которые бы позволяли получить образование в сфере закупок - нет, тем не менее, нередко проводятся семинары и конференции по данному вопросу. Соответственно, руководитель может указать в требованиях на то, что предпочтение отдается специалистам, которые имеют дополнительные квалификационные знания по вопросу снабжения, и могут предоставить сертификаты, дипломы и свидетельства о пройденных курсах. Вполне очевидно, что на таких курсах молодые специалисты могут получить современную информацию об инновационных методах подхода к вопросу снабжения.
Безусловно, особое значение имеет и опыт в торговле, а также логистике. Ведь снабженец обязан будет осуществлять различные действия, связанные с выбором поставщиков, а также с выбором вариантов сотрудничества, которые способны предоставить его компании оптимальные условия и демократичные цены. Руководству следует грамотно оценивать все функции данного специалиста, чтобы в дальнейшем, на основании четко определенных задач расширить обязанности менеджера, который будет осуществлять закупки.
В инструкции трудового формата следует достаточно детально описать все нюансы требований, которые руководство предприятия предъявляет к кандидатам на должность менеджера, по осуществлению закупок. В данном случае следует указать желаемое образование, опыт, навыки и ряд профессиональных знаний, которыми должен обладать специалист. На основании такого описания можно осуществить процесс грамотного отбора соискателей на должность. Не менее важным считается и грамотное составление обязанностей, которые в дальнейшем, формируют требования руководства и создают своеобразную ответственность специалиста. За отсутствие исполнения указанных обязанностей руководство имеет право осуществить увольнение.
В инструкции также рекомендуется указывать права специалиста, с целью правильного формирования взаимодействия с руководством. Менеджер может иметь полноценные права на самостоятельный отбор поставщиков материалов или же иной продукции, подписания договоров, осуществления расчетов и пр. В других же компаниях данный специалист осуществляет все необходимые переговоры, но договора подписывает исключительно руководство. Все указанные данные в зависимости от требований предприятия непременно отражаются в инструкции должностного значения.
Какие требования предъявляются к должности?
Список требований напрямую будет зависеть от компании, а также от требований, сформированных внутри нее. Соответственно, мы можем предоставить вашему вниманию исключительно шаблонный список, который в дальнейшем, при составлении инструкции можно будет модернизировать под индивидуальные потребности:
- Так как должность является весьма ответственной, и нередко сочетается с распоряжением бюджета, выделенного на осуществление закупок, то формируется необходимость найма на работу специалиста, имеющего высшее образование. В тоже время, руководители некоторых компаний могут отдать предпочтение тем сотрудникам, которые имеют среднее специальное образование, но уже имеют своеобразный опыт работы в сфере закупок;
- Что касается опыта, то в данном случае, формируются разные требования. Как правило, на крупных предприятиях, где закупки осуществляются регулярно и требуют оптимизации, стараются принять на работу исключительно опытных и знающих специалистов. Соответственно, в требованиях устанавливаются параметры стажа. В основном, требования не содержат в себе указание на наличие опыта, так как профессия является весьма молодой, и на практике, найти специалиста, который имеет опыт в данной сфере деятельности - крайне непросто;
- Также выставляется требование по умению вести переговоры. Все дело в том, что менеджер, который будет осуществлять закупки, непременно будет систематически встречаться с представителями иных компаний и организаций, для согласования определенных условий поставок. Умение вести переговоры может стать основным элементом расширения перспектив, а также снижения ценовой политики;
- Специалисты данного формата должны обладать аналитическим складом ума, и непременно должны умело и грамотно работать со значительным количеством информации, чтобы максимально оптимизировать свою деятельность;
- Менеджер в обязательном порядке должен разбираться во всей логистической цепочке осуществления закупок, чтобы грамотно и правильно составлять план своей деятельности, а также формировать выбор поставщиков, с учетом потребностей компании;
- Вполне очевидным является тот факт, что специалисты такого уровня должны знать все нюансы коммерческого, а также гражданского права. Таким образом, будут исключены все негативные последствия нарушения законодательства;
- Устанавливается необходимость наличия знаний в области работы с различными договорами, в частности купли-продажи, специалист должен также уметь разрабатывать такие договора, опираясь на предоставленные ему шаблоны, соответственно, нужны еще юридические познания;
- Специалист должен разбираться в стратегии и методах ценообразования, чтобы иметь возможность в процессе переговоров с поставщиками приводить определенные доводы, направленные на возможность осуществления процедуры снижения цены на закупаемый товар;
- Также, специалист должен иметь определенные познания в области работы с персональным компьютером, уметь пользоваться определенным обеспечением программного формата.
- Непременно обратим ваше внимание на то, что если менеджер будет взаимодействовать с различными компаниями зарубежного формата, то следовало бы в документ с инструкциями должностного типа внести требования по знанию английского языка, а также необходимость подтвердить все знания, связанные с работой таможенной службы.
- Становится очевидным тот момент, что грамотно составленная инструкция зависит в первую очередь от того, какие исполнительные обязанности будут возложены на специалиста. Как правило, документ составляется самим руководителем предприятия или же его сотрудниками по кадрам. Самое главное то, что детальное описание всех нюансов должности позволяет исключить значительное количество неприятностей в дальнейшем.
Функции специалиста по закупкам
Заметим, что функции менеджера, который будет заниматься закупками, в различных компаниях имеют существенное отличие. Все зависит от того, какими именно товарами занимается предприятие, какие закупки осуществляет, а также от возможности заранее осуществить процесс прогнозирования расхода на осуществление процедуры закупки сырья. В тоже время, немаловажное значение имеет также тот момент, насколько быстро можно будет найти поставщиков той или же иной продукции.
По сути, описание основных функций может быть кратким и лаконичным, исходя из данного списка, будут формироваться уже обязанности.
К основным функциям специалиста относят:
- Осуществление процесса изучения всех поставщиков именно тех товаров и сырья, которые используются на предприятии. На самом деле, данная функция имеет важное значение, так как на ее основании формируется важный момент подбора вариантов сотрудничества. Специалист должен осуществить оценку всех факторов взаимодействия с той или же иной компанией, осуществить составление списка, и впоследствии произвести процедуру аналитического изучения;
- Специалист берет на себя функцию изучения структуры работы предприятия и формирует список закупок, которые необходимы для нормальной работы. Соответственно, в данном случае должны быть сформированы полномочия, которые бы определяли возможность специалиста осуществлять запрос на предоставление данных, которые касаются необходимости сырья и материалов на том или же ином подразделении;
- Если в подчинении специалиста будут иные сотрудники, то формируется функция руководителя. Соответственно, специалист обязан будет осуществлять процесс составления требований к должности, осуществлять подбор работников, проводить обучение, премирование и мотивирование, поддерживать нормальную атмосферу в коллективе;
- Специалист занимается вопросами подписания договорных отношений на поставки, в данном случае, все договора должны быть подписаны исключительно на основании предварительного изучения и анализа, и они должны импонировать ранее установленной политике компании;
- Также менеджер осуществляет переговоры с различными компаниями, с целью поиска вариантов сотрудничества, которые смогли бы стать основой выгодных поставок для его предприятия. Именно данная функция является одной из основных, так как умение вести переговоры в действительности позволяет получить перспективы поиска выгодных вариантов сотрудничества.
Как вы уже поняли, в определенных компаниях список функций специалиста может быть совершенно иным. Мы предоставили вашему вниманию шаблонный вариант. Исходя из основных критериев профессии, можно будет в дальнейшем осуществить процесс разработки основных обязанностей. В инструкции должностного формата требования описываются в общем положении, что же касается функций, то они могут быть описаны отдельно, или же могут быть включены в описание данных по обязанностям специалиста. Тут самое главное - детальное и в тоже время четкое, однозначное описание всех важных нюансов, что исключает возможность формирования недопонимания между руководством и сотрудником.
Какие устанавливаются обязательства по специальности - менеджер по закупкам?
Специалисты данного формата имеют весьма широкую структуру обязанностей. Они в обязательном порядке, причем весьма детально описываются в инструкции должностного формата. Рекомендуется указать следующие обязанности:
- Специалист занимается вопросами контроля наличия товара на складах. По сути, производственный процесс базируется на том, что в определенный период времени используется определенное количество сырья для производственных действий. Соответственно, произвести аналитические расчеты в данном случае несложно. Формируется необходимость создания своеобразного запаса. Причем на каждом предприятии устанавливаются свои размеры таких запасов. Менеджер должен осуществлять полноценный контроль за количеством товара, который находится на текущий момент на складе. На основании данного фактора составляются специализированные отчеты, и производится расчет необходимости системной закупки;
- Осуществляются действия, которые направлены на проведение закупок товара в соответствии с рядом расчетов по необходимости заполнения склада. В данном случае, менеджер руководствуется исключительно точными данными, в тоже время, он составляет план закупок, чтобы на складе всегда было нужное количество товара для нормальной работы предприятия, в течение четко установленного количества времени. Обязательно анализируются все данные об увеличении объемов продаж и производства, чтобы правильно осуществлять расчет необходимого количества товаров;
- Также производятся действия, направленные на поиски лучших поставщиков. В данном случае, менеджер осуществляет изучение всех условий сотрудничества. Производится анализ всех поставщиков, сотрудничество с которыми возможно. Проводится исследование территориальных аспектов, чтобы подобрать варианты взаимодействия, способные обеспечивать предприятие нужным количеством товара с минимальными затратами времени;
- Непременно изучается аспект ценовой политики. Вполне очевидным является тот факт, что чем более доступными будут цены, тем более выгодным будет производство. Соответственно, в обязанности специалиста также входит детальное изучение предложений с учетом определенных ценовых аспектов. На основании проведения исследовательских работ по цене и особенностям осуществления поставок, специалист имеет возможность подобрать те варианты сотрудничества, которые способны стать основой экономической выгоды;
- При исполнении своих прямых обязанностей снабженец не должен забывать о качестве сырья. Бывает так, что поставщики предоставляют весьма доступные параметры ценовой политики, но их предложения не являются выгодными по той причине, что качество товара является весьма низким. Соответственно, специалист обязан детально оценивать все критерии предложений, после чего, можно будет сделать логический вывод по вопросу выбора вариантов сотрудничества;
- Менеджер в обязательном порядке осуществляет все действия, которые касаются взаимодействия с различными представителями компаний поставщика, а также осуществляет ведение переговоров с целью определения выгодных условий по доставке товаров или же материалов на свое предприятие. Тут очень важным является тот факт, что подписание договорных отношений может в действительности стать основой предоставления более выгодных условий с позиции доставки и цены;
- Снабженец осуществляет процессы контроля движения, а также доставки грузов. Обязательно осуществляется процесс контроля по срокам. Соответственно, производится систематическое изучение всех нюансов взаимодействия с различными компаниями. Если компания, которая осуществляет поставки, систематически нарушает договорные отношения, то осуществляется расторжение договора;
- Нужно также сказать о том, что менеджер все время осуществляет процесс контроля качества предоставляемой продукции. Таким образом, формируется принятие только тех материалов и сырья, которые всецело отвечают ранее подписанным условиям договора. Такой контроль может обеспечиваться дополнительными сотрудниками, которые находятся под руководством менеджера по закупкам. В данной ситуации осуществляется также процесс взаимодействия снабженца и его работников, а также производится их систематическое обучение.
На определенных предприятиях в обязанности менеджера также входит ведение различной сопроводительной документации. Непременно следует сказать о том, что если компания осуществляет закупки сырья и материалов у иностранной компании, то в данном случае специалист также обязан осуществлять все действия, направленные на нормальное взаимодействие работы с таможней, а также должен осуществлять работу с поставщиками.
Образец составления инструкции менеджера по закупкам
Как вы поняли, содержание инструкции зависит в первую очередь от условий компании, а также от особенностей ее деятельности. В тоже время, формируется стандартный шаблон документа, изучив который можно достаточно быстро составить свой документ.
Структура документа такова:
- Общее положение. Именно в данном разделе осуществляется описание всех требований. Как вы уже знаете, можно указать данные о стаже работы, образовании, навыках и умениях. Также в данном разделе формируется необходимость указания подчиненности, замены должности. Нередко руководители настаивают на том, чтобы в разделе было указано на те законодательные акты, которые должны в своей работе использовать специалисты, и которые они должны знать;
- Обязательства. Как вы понимаете, список данных обязательств во многом зависит от индивидуальности компании, от направления ее деятельности и пр. Выше мы предоставили приблизительный список, который должен содержаться в данном разделе. Вы можете воспользоваться рекомендуемым списком в качестве образца, после чего, указать все индивидуальные обязательства, которыми наделяется должность именно на вашем конкретном предприятии;
- Права. Данный раздел заполняется в обязательном порядке. Тут указывается на то, что сотрудник имеет право осуществлять затребование средств и материалов, для выполнения своих профессиональных обязательств, у руководства. Тут же осуществляется указание на то, какими полномочиями обладает специалист. Например, можно указать на возможность самостоятельно принимать решение по выбору поставщиков. Если же такие действия осуществляет исключительно руководитель, то не указывайте в полномочиях подписание документов и выбор вариантов сотрудничества;
- Ответственность. Каждый специалист при подписании договора трудового формата, берет на себя определенный ряд обязательств. По сути, список таких обязательств формируется с учетом всех особенностей работы предприятия. Обязательно указывается на то, что специалист несет материальную ответственность за свои действия. И в случае, если его действия принесли существенный материальный ущерб, с него могут быть произведены соответствующие взыскания. Кроме всего прочего, нужно сказать о наличии ответственности за нарушение установленных норм государственных законов.
Используя предоставленный образец документа, вы сможете достаточно быстро осуществить составление своей инструкции, с учетом всех важных моментов, деталей, требований и обязательств. Главное - старайтесь избегать фраз, которые имели бы неоднозначное толкование, так как они могут в дальнейшем сыграть не на вашу пользу.
Особенности составления документации
Процесс составления документа не составляет труда, так как можно использовать уже готовые образцы, которые следует просто доработать. Выше мы представили полноценный список требований, обязательств и функций специалиста. Соответственно, сотруднику, который ответственен за составление инструкции, нужно будет просто осуществить процесс правильной модернизации списков, с учетом требований, сформированных на предприятии.
Старайтесь составлять документ таким образом, чтобы все описания были детальными и понятными. Очень значительное внимание уделите требованиям. Ведь если список будет составлен грамотно, вы сможете формировать отказ соискателям на законных основаниях, если они не соответствуют предъявленным требованиям. Список обязательств формирует постановку определенных задач перед специалистом. И если данные задачи не будут выполнены, то формируется возможность произвести процесс законного увольнения. Грамотное описание полномочий станет основой нормального взаимодействия отделов предприятия и его сотрудников. Кроме всего прочего, наделив определенными полномочиями специалиста, руководитель исключит лишнюю трату времени и сил.
Также существует определенная необходимость описания ответственности. Ведь работник должен в полной мере осознавать, что его негативные действия могут иметь в себе серьезные последствия в виде материальной или же другой ответственности. Мы рекомендуем также просмотреть видео, которое касается интересных моментов по должности.
Должностная инструкция специалиста по закупкам – внутренний документ организации, определяющий требования к кандидату на такую должность, круг должностных прав и обязанностей сотрудника, рамки его ответственности за некачественную работу. О том, как грамотно составить должностную инструкцию на специалиста по закупкам, какие должностные обязанности отнести к трудовым функциям этого специалиста, а также об особенностях и различиях должностей менеджеров по закупкам и по снабжению пойдет речь в этой статье.
Чем занимаются специалисты по закупкам и менеджеры по снабжению
Должность специалиста по закупкам или менеджера по снабжению сравнительно молодая на рынке труда. Однако неверно считать, что таких специалистов ранее не требовалось. Сотрудники с похожими трудовыми функциями существовали в штатах различных организаций и особенно производственных, промышленных предприятий и раньше. Только называлась эта должность иначе: инженер по материально-техническому обеспечению.
Итак, чем же занимаются указанные специалисты? Если обобщить их трудовые функции и не углубляться в нюансы должностных обязанностей, связанные с особенностями работы и производства конкретной организации, то основную задачу менеджера по закупкам или снабжению можно обозначить как бесперебойное обеспечение предприятия необходимым товаром (сырьем).
При этом одна общая задача обеспечения организации товарно-материальными ценностями включает в себя много сопутствующих обязанностей, от аналитической работы по соотношению качества и цены отдельных товарных позиций у конкретных поставщиков до сопровождения сделки по закупке конкретного товара.
Различие в названии должностей: специалист по закупкам и менеджер по снабжению - весьма условно. Некоторые работодатели вообще не видят разницы и указывают эти должности рядом, как равнозначные или синонимы. Другие наниматели считают, что название «специалист по снабжению» - это отголоски советского прошлого, а специалист по закупкам - «рыночный» термин. Но чаще всего в деловом обороте принята такая градация:
- специалист по закупкам обеспечивает организацию важнейшими профильными для предприятия позициями товаров (к примеру, компонентами и ингредиентами для предприятия, производящего продукты питания);
- менеджер по снабжению осуществляет доставку прочей, необходимой для функционирования организации продукции (к примеру, моющие средства, канцтовары и товары для офисной техники и т. д.).
Должностная инструкция специалиста по закупкам: назначение и структура
Как уже было сказано, должностная инструкция для специалиста по закупкам является основным документом (вместе с трудовым договором), в котором прописаны должностные права и обязанности сотрудника. Это является определяющим фактором, так как согласно действующему трудовому законодательству работник без своего согласия не обязан выполнять никакую работу, кроме той, что определена в его трудовом договоре. А поскольку трудовой договор в этой части, как правило, имеет отсылку к должностной инструкции, то грамотно разработанная инструкция - ключ к эффективной работе персонала.
По своей форме и структуре должностная инструкция на специалиста по закупкам должна соответствовать принятой обычаями делового оборота форме для подобного рода документов. Итак, должностная инструкция - письменный документ, содержащий в себе следующие разделы:
- Колонка справа вверху посвящена информации об утверждении и согласовании текста документа. Вначале, после слова «Утверждено» указывается дата утверждения и данные руководителя, сделавшего это. Ниже оставляется место для подписи этого начальника. Далее, после слова «Согласовано» указываются даты согласования и данные сотрудников требуемых отделов, участвующих в работе над должностной инструкцией, оставляется место для подписей. Как правило, при подготовке должностная инструкция согласовывается с юридической службой, отделом кадров и тем отделом, где предстоит работать сотруднику, на чью должность составляется инструкция.
- Общий раздел должностной инструкции включает в себя перечень требований, предъявляемых к кандидату на должность специалиста по закупкам (возраст, образование, опыт работы, необходимые навыки и знания), список документации - законодательных и внутренних актов организации, с которыми должен быть ознакомлен работник. Кроме того, в разделе об общих положениях определяется место штатной единицы специалиста по закупкам в общей структуре организационно-штатного расписания предприятия, порядок принятия на работу, увольнения и замещения на время отсутствия работника, непосредственный начальник сотрудника.
- Основной раздел должностной инструкции - перечень должностных обязанностей и прав работника. И в первую очередь, речь идет об обязанностях. Чем внятнее и конкретнее определены обязанности работника в документе, тем проще и понятнее будет осуществляться рабочий процесс. Права же логично вытекают из обязанностей сотрудника и имеют целью облегчение выполнения трудовых функций работника. Как правило, к правам относят:
- право на информацию, касающуюся рабочего направления сотрудника;
- право вносить предложения по оптимизации рабочего процесса;
- право на достойное рабочее место и т. д.
- Последний из традиционных разделов должностной инструкции посвящен ответственности работника за ненадлежащее выполнение трудовых обязанностей.
Должностная инструкция менеджера по снабжению: особенности
По форме и структуре должностная инструкция менеджера по снабжению идентична должностной инструкции специалиста по закупкам. Однако, несмотря на то, что две эти должности очень схожи, нужно учитывать существующие различия. Особенно это актуально для больших организаций, где штатными расписаниями предусмотрены должности и специалиста по закупкам, и менеджера по снабжению.
Не знаете свои права?
В связи с этим при работе над должностными инструкциями необходимо серьезно подойти к определению критериев для отбора кандидатов на должность, а также к отграничению должностных обязанностей одного специалиста (по закупкам) от другого (по снабжению).
Как уже упоминалось, принято считать, что должность специалиста по закупкам стоит выше в ранге должностей, чем должность менеджера по снабжению. Косвенно это подтверждается еще и тем, что в объявлениях о найме средняя заплата специалиста по закупкам выше, чем зарплата менеджера по снабжению. Поэтому и требования к кандидату на должность специалиста по закупкам могут быть более жесткими, чем к кандидатам на должность менеджера по снабжению.
Что касается должностных обязанностей, то четкое разграничение их между двумя специалистами позволит наладить не только эффективную работу, но и оптимальное взаимоотношение между двумя штатными единицами.
Требования к кандидатам на должность менеджеров по закупкам и снабжению
Исходя из специфики профессий, к кандидатам на должности как специалиста по закупкам, так и менеджера по снабжению обычно предъявляется ряд особенных требований. Они должны:
- уметь вести переговоры и выходить в итоге на нужный организации результат;
- принимать решения и нести ответственность за их последствия;
- иметь аналитические способности;
- уметь работать с большим объемом информации и документации;
- знать организацию работы транспортных компаний и таможни;
- владеть компьютером на уровне уверенного пользователя, знать необходимые для работы программы.
Кроме того, каждый работодатель может добавить свои требования к кандидатам на должность, к примеру знание иностранного языка, если компания осуществляет закупки за границей.
Отличия в требованиях к кандидатам на должности специалиста по закупкам и менеджера по снабжению могут быть проведены по уровню образования кандидата. Так на должность менеджера по снабжению могут быть приняты люди со средним или средним специальным образованием, тогда как на должность специалиста по закупкам традиционно требуются имеющие высшее образование (экономическое, финансовое, юридическое и т. д.). Кроме того, различия могут быть в опыте работы, необходимом для занятия той или иной должности.
Должностные обязанности менеджеров по закупкам и по снабжению, отличия
Должностные обязанности работников, осуществляющих материально-техническое обеспечение организации, могут сильно отличаться в зависимости от специфики работы предприятия.
Обычно к должностным обязанностям менеджеров по закупкам и снабжению относят:
- Комплектацию склада определенными группами товаров, контроль за движением товара и остатками на складе.
- Своевременное выполнение заявок на обеспечение товарами.
- Поиск и подбор оптимального поставщика товара с учетом, цены, качества товара, условий поставки и оплаты и иных критериев.
- Правовое оформление отношений с поставщиками (заключение договора, сверку взаиморасчетов и т. д.).
- Контроль за оплатой товара.
- Контроль за сроками поставки товара.
- Отслеживание движения груза.
- Проверку качества поставленного товара.
- Решение спорных вопросов с поставщиком в пределах своей компетенции.
Если проводить различия между должностями специалиста по закупкам и менеджера по снабжению по группам товаров, которыми обеспечивают предприятие сотрудники, то и в их должностных инструкциях должны быть четко определены сферы работы каждого, чтобы никто не работал за другого и не брал чужую работу на себя.
Помимо перечисленных обязанностей, работодатель может предусмотреть иные трудовые функции для своего работника. К примеру, периодически представлять отчеты или аналитические справки по движению товаров или закупкам, выполнять трудовой распорядок организации и т. д.
Порядок ознакомления работника с должностными обязанностями
Ознакомление сотрудников с должностными обязанностями в частности и должностной инструкцией в целом должно происходить в момент заключения трудового договора. Подтверждением, что работник ознакомлен со своей должностной инструкцией, может быть:
- отметка об ознакомлении с датой и подписью работника под текстом общей должностной инструкции, с которой знакомятся все поступающие на эту должность;
- отметка об ознакомлении с датой и подписью под текстом должностной инструкции, специально подготовленной для работника, которая будет приложена к личному делу сотрудника;
- дата и подпись, свидетельствующие о том, что работник познакомился со своей должностной инструкцией, которые ставятся в специальном журнале, предназначенном для этих целей.
Таким образом, должностная инструкция специалиста по закупкам требует значимой подготовительной работы прежде всего в отношении определения требований к кандидату на должность и должностных обязанностей сотрудника, а также, если это необходимо, разграничения должностных обязанностей специалиста по закупкам с должностными обязанностями менеджера по снабжению.
На должность специалиста по закупкам принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование по программе повышения квалификации и программе профессиональной переподготовки в сфере закупок.
Образец должностной инструкции специалиста по закупкам
1. Общие положения
1.1. На должность специалиста по закупкам принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование по программе повышения квалификации и программе профессиональной переподготовки в сфере закупок.
Читайте также:
1.2. Специалист по закупкам должен знать:
1) требования законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в сфере закупок;
2) основы гражданского, бюджетного, земельного, трудового и административного законодательства в части применения к закупкам;
3) основы антимонопольного законодательства;
4) основы бухгалтерского учета в части применения к закупкам;
5) особенности ценообразования на рынке (по направлениям);
6) методы определения и обоснования начальных максимальных цен контракта;
7) особенности составления закупочной документации;
8) основы информатики в части применения к закупкам;
9) этику делового общения и правила ведения переговоров;
10) дисциплину труда;
11) Правила внутреннего трудового распорядка;
12) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;
13) ……… (другие документы, материалы и т.д.)
1.3. Специалист по закупкам должен уметь:
1) использовать вычислительную и иную вспомогательную технику, средства связи и коммуникаций;
2) создавать и вести информационную базу данных;
3) изготавливать документы, формировать, архивировать, направлять документы и информацию;
4) обобщать полученную информацию, цены на товары, работы, услуги, статистически ее обрабатывать и формулировать аналитические выводы;
5) обосновывать начальную (максимальную) цену закупки;
6) описывать объект закупки;
7) разрабатывать закупочную документацию;
8) анализировать поступившие заявки;
9) оценивать результаты и подводить итоги закупочной процедуры;
10) формировать и согласовывать протоколы заседаний закупочных комиссий на основании решений, принятых членами комиссии по осуществлению закупок;
11) работать в единой информационной системе;
12) проверять необходимую документацию для заключения контрактов;
13) осуществлять процедуру подписания контракта с поставщиками (подрядчиками, исполнителями);
14) взаимодействовать с закупочными комиссиями и технически обеспечивать деятельность закупочных комиссий;
15) составлять и оформлять отчет, содержащий информацию об исполнении контракта, о соблюдении промежуточных и окончательных сроков исполнения контракта, о ненадлежащем исполнении контракта (с указанием допущенных нарушений) или о неисполнении контракта и о санкциях, которые применены в связи с нарушением условий контракта или его неисполнением, об изменении или о расторжении контракта в ходе его исполнения, об изменении контракта или о расторжении контракта;
16) осуществлять организацию оплаты/возврата денежных средств;
17) организовывать уплату денежных сумм по банковской гарантии в предусмотренных случаях;
18) ……… (другие навыки и умения)
Читайте также:
1.4. Специалист по закупкам в своей деятельности руководствуется:
1) Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", Федеральным законом от 18.07.2011 N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц", Федеральным законом от 02.12.1994 N 53-ФЗ "О закупках и поставках сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия для государственных нужд";
2) ……… (наименование учредительного документа)
3) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)
4) настоящей должностной инструкцией;
5) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих
трудовые функции по должности)
1.5. Специалист по закупкам подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)
1.6. ……… (другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Обеспечение закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд:
1) предварительный сбор данных о потребностях, ценах на товары, работы, услуги;
2) подготовка закупочной документации;
3) обработка результатов закупки и заключение контракта.
2.2. ……… (другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Специалист по закупкам исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в подпункте 1 пункта 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет обработку и анализ информации о ценах на товары, работы, услуги;
2) осуществляет подготовку и направление приглашений к определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) различными способами;
3) обрабатывает, формирует и хранит данные, информацию, документы, в том числе полученные от поставщиков (подрядчиков, исполнителей).
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в подпункте 2 пункта 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) формирует:
Начальную (максимальную) цену закупки;
Описание объекта закупки;
Требования, предъявляемые к участнику закупки;
Порядок оценки участников;
Проект контракта;
2) составляет закупочную документацию;
3) осуществляет подготовку и публичное размещение извещения об осуществлении закупки, документации о закупках, проектов контрактов;
4) осуществляет проверку необходимой документации для проведения закупочной процедуры;
5) осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности закупочных комиссий;
6) осуществляет мониторинг поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и заказчиков в сфере закупок.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в подпункте 3 пункта 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет сбор и анализ поступивших заявок;
2) осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности комиссий по осуществлению закупок;
3) выполняет обработку заявок, проверку банковских гарантий, оценку результатов и подводит итоги закупочной процедуры;
4) подготавливает протоколы заседаний закупочных комиссий на основании решений, принятых членами комиссии по осуществлению закупок;
5) осуществляет публичное размещение полученных результатов;
7) осуществляет проверку необходимой документации для заключения контрактов;
8) проводит процедуры подписания контракта с поставщиками (подрядчиками, исполнителями);
9) осуществляет публичное размещение отчетов, информации о неисполнении контракта, о санкциях, об изменении или о расторжении контракта, за исключением сведений, составляющих государственную тайну;
10) подготавливает документ о приемке результатов отдельного этапа исполнения контракта;
11) организовывает:
Осуществление оплаты поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта;
Осуществление уплаты денежных сумм по банковской гарантии в предусмотренных случаях;
Возврат денежных средств, внесенных в качестве обеспечения исполнения заявок или обеспечения исполнения контрактов.
3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.5. ……… (другие обязанности)
3.2. При исполнении своих должностных обязанностей специалист по закупкам должен соблюдать следующие этические нормы:
1) соблюдать конфиденциальность информации;
2) соблюдать этику делового общения;
3) занимать активную позицию в борьбе с профессиональной недобросовестностью;
4) не разглашать материалы рабочих исследований;
5) не создавать конфликтные ситуации на рабочем месте;
6) не совершать действий, которые дискредитируют профессию и репутацию коллег;
7) не допускать клевету и распространение сведений, порочащих иные организации и коллег.
3.3. ……… (другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
Специалист по закупкам имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.7. ……… (другие права)
5. Ответственность
5.1. Специалист по закупкам привлекается к ответственности:
За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством в сфере закупок;
За правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, - в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;
За причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта "Специалист в сфере закупок", утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от от 10.09.2015 N 625н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. ……… (другие заключительные положения).
Должностные инструкции с учетом профстандартов 2016-2017
Образец должностной инструкции специалиста по закупкам
Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта Специалист в сфере закупок
1. Общие положения
1.1. На должность специалиста по закупкам принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование по программе повышения квалификации и программе профессиональной переподготовки в сфере закупок.
1.2. Специалист по закупкам должен знать:
1) требования законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в сфере закупок;
2) основы гражданского, бюджетного, земельного, трудового и административного законодательства в части применения к закупкам;
3) основы антимонопольного законодательства;
4) основы бухгалтерского учета в части применения к закупкам;
5) особенности ценообразования на рынке (по направлениям);
6) методы определения и обоснования начальных максимальных цен контракта;
7) особенности составления закупочной документации;
8) основы информатики в части применения к закупкам;
9) этику делового общения и правила ведения переговоров;
10) дисциплину труда;
11) Правила внутреннего трудового распорядка;
12) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;
13) ……… (другие документы, материалы и т.д.)
1.3. Специалист по закупкам должен уметь:
1) использовать вычислительную и иную вспомогательную технику, средства связи и коммуникаций;
2) создавать и вести информационную базу данных;
3) изготавливать документы, формировать, архивировать, направлять документы и информацию;
4) обобщать полученную информацию, цены на товары, работы, услуги, статистически ее обрабатывать и формулировать аналитические выводы;
5) обосновывать начальную (максимальную) цену закупки;
6) описывать объект закупки;
7) разрабатывать закупочную документацию;
8) анализировать поступившие заявки;
9) оценивать результаты и подводить итоги закупочной процедуры;
10) формировать и согласовывать протоколы заседаний закупочных комиссий на основании решений, принятых членами комиссии по осуществлению закупок;
11) работать в единой информационной системе;
12) проверять необходимую документацию для заключения контрактов;
13) осуществлять процедуру подписания контракта с поставщиками (подрядчиками, исполнителями);
14) взаимодействовать с закупочными комиссиями и технически обеспечивать деятельность закупочных комиссий;
15) составлять и оформлять отчет, содержащий информацию об исполнении контракта, о соблюдении промежуточных и окончательных сроков исполнения контракта, о ненадлежащем исполнении контракта (с указанием допущенных нарушений) или о неисполнении контракта и о санкциях, которые применены в связи с нарушением условий контракта или его неисполнением, об изменении или о расторжении контракта в ходе его исполнения, об изменении контракта или о расторжении контракта;
16) осуществлять организацию оплаты/возврата денежных средств;
17) организовывать уплату денежных сумм по банковской гарантии в предусмотренных случаях;
18) ……… (другие навыки и умения)
1.4. Специалист по закупкам в своей деятельности руководствуется:
1) Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", Федеральным законом от 18.07.2011 N 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц", Федеральным законом от 02.12.1994 N 53-ФЗ "О закупках и поставках сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия для государственных нужд";
2) ……… (наименование учредительного документа)
3) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)
4) настоящей должностной инструкцией;
5) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих
трудовые функции по должности)
1.5. Специалист по закупкам подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)
1.6. ……… (другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Обеспечение закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд:
1) предварительный сбор данных о потребностях, ценах на товары, работы, услуги;
2) подготовка закупочной документации;
3) обработка результатов закупки и заключение контракта.
2.2. ……… (другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Специалист по закупкам исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в подпункте 1 пункта 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет обработку и анализ информации о ценах на товары, работы, услуги;
2) осуществляет подготовку и направление приглашений к определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) различными способами;
3) обрабатывает, формирует и хранит данные, информацию, документы, в том числе полученные от поставщиков (подрядчиков, исполнителей).
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в подпункте 2 пункта 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) формирует:
Начальную (максимальную) цену закупки;
Описание объекта закупки;
Требования, предъявляемые к участнику закупки;
Порядок оценки участников;
Проект контракта;
2) составляет закупочную документацию;
3) осуществляет подготовку и публичное размещение извещения об осуществлении закупки, документации о закупках, проектов контрактов;
4) осуществляет проверку необходимой документации для проведения закупочной процедуры;
5) осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности закупочных комиссий;
6) осуществляет мониторинг поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и заказчиков в сфере закупок.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в подпункте 3 пункта 2.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет сбор и анализ поступивших заявок;
2) осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности комиссий по осуществлению закупок;
3) выполняет обработку заявок, проверку банковских гарантий, оценку результатов и подводит итоги закупочной процедуры;
4) подготавливает протоколы заседаний закупочных комиссий на основании решений, принятых членами комиссии по осуществлению закупок;
5) осуществляет публичное размещение полученных результатов;
7) осуществляет проверку необходимой документации для заключения контрактов;
8) проводит процедуры подписания контракта с поставщиками (подрядчиками, исполнителями);
9) осуществляет публичное размещение отчетов, информации о неисполнении контракта, о санкциях, об изменении или о расторжении контракта, за исключением сведений, составляющих государственную тайну;
10) подготавливает документ о приемке результатов отдельного этапа исполнения контракта;
11) организовывает:
Осуществление оплаты поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта;
Осуществление уплаты денежных сумм по банковской гарантии в предусмотренных случаях;
Возврат денежных средств, внесенных в качестве обеспечения исполнения заявок или обеспечения исполнения контрактов.
3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.5. ……… (другие обязанности)
3.2. При исполнении своих должностных обязанностей специалист по закупкам должен соблюдать следующие этические нормы:
1) соблюдать конфиденциальность информации;
2) соблюдать этику делового общения;
3) занимать активную позицию в борьбе с профессиональной недобросовестностью;
4) не разглашать материалы рабочих исследований;
5) не создавать конфликтные ситуации на рабочем месте;
6) не совершать действий, которые дискредитируют профессию и репутацию коллег;
7) не допускать клевету и распространение сведений, порочащих иные организации и коллег.
3.3. ……… (другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
Специалист по закупкам имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.7. ……… (другие права)
5. Ответственность
5.1. Специалист по закупкам привлекается к ответственности:
За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством в сфере закупок;
За правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, - в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;
За причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта "Специалист в сфере закупок", утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от от 10.09.2015 N 625н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции(в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. ……… (другие заключительные положения).
Несмотря на неопределенный правовой статус, должностная инструкция менеджера по закупкам однозначно необходима каждой компании, в которой есть такая должность. Расскажем, как сделать документ удобным для работодателя.
Из статьи вы узнаете:
Снабженец, или менеджер по закупкам - должность, присутствующая в штатном расписании любого торгового или производственного предприятия. Это сравнительно молодая, но стремительно набирающая популярность профессия. Наиболее успешно с обязанностями снабженца справляются коммуникабельные специалисты с аналитическим складом ума и определенным опытом работы в логистике или торговле.
Подробнее о должностной инструкции читайте в статьях:
Основные обязанности менеджера по закупкам
Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда
Полный справочник должностных инструкций по всем отраслям деятельности.
Если речь идет о компании, ориентированной на международный рынок, должностные инструкции менеджера по закупкам могут предусматривать дополнительные обязанности. Например, работу с таможней и оформление сопроводительной документации. На практике сложно встретить компании, в которых снабженцы выполняют абсолютно одинаковые функции. Поэтому подробная инструкция, в которой описаны все виды поручаемых сотруднику работ, выгодна и работодателю, и соискателям, претендующим на должность. О правилах грамотного поиска новых сотрудников читайте в статье «Как составить ». Статья «Как проанализировать » поможет отсеять неподходящих соискателей на первом этапе отбора.
Важно: прядок составления ДИ трудовым законодательством не урегулирован, но по мнению Роструда, составлять инструкции необходимо для всех должностей в штатном расписании, в том числе - для вакантных (см. письмо Роструда №4412-6 от 31.10.2007г.).
Для чего нужна должностная инструкция менеджера по закупкам
Не стоит воспринимать должностную инструкция как пустую формальность. Полезный во всех отношениях документ устанавливает квалификационные требования к работнику и границы его ответственности. Подробнее о назначении материально ответственных лиц читайте в статье «Как заключить ». Дисциплинарной ответственности посвящена статья «Как применить ». Вы узнаете, какие виды взысканий разрешены законом, как расследовать дисциплинарные нарушения и чем снятое взыскание отличается от погашенного.
В крупной торговой компании закупками может заниматься целый отдел, где всем сотрудникам поручаются разные задачи. Должностная инструкция старшего менеджера по закупкам, безусловно, отличается от руководства, разработанного для рядовых сотрудников. Снабженцы узкой специализации должны обладать дополнительными компетенциями - например, понимать технологию производства специфических товаров или работать с нормативными документами. А на маленьком предприятии должность менеджера по закупкам нередко объединяет функционал по нескольким направлениям. Таким работодателям необходим универсальный специалист, выполняющий множество разноплановых задач (от анализа цен на рынке до оценки качества закупаемого сырья) и принимающий непосредственное участие в приемке продукции.
Грамотно составленная ДИ решает сразу четыре насущных вопроса:
- определяет профессиональный образ работника и знакомит соискателя с особенностями вакансии;
- исключает дублирование функций среди сотрудников отдела и выстраивает отношения подчиненности;
- позволяет объективно обосновать дисциплинарные взыскания;
- используется для оценки сотрудника на соответствие должности менеджера.
Поэтому юристы советуют делать инструкцию обезличенной, привязывая к должности в целом, а не к занимающему ее работнику, и оформлять в виде отдельного нормативного документа. Тогда изменения можно внести одним приказом, ознакомив с ним сотрудника под роспись:
Данная схема применима только при условии, что все вносимые дополнения укладываются в логику трудовой функции и никоим образом ее не меняют. Чтобы утвердить новую инструкцию, можно проставить на ней гриф «Утверждаю» или издать отдельный приказ.
Скачать в.doc
Скачать в.doc
ДИ составляются в трех экземплярах: для работника, работодателя и начальника подразделения. Работник должен расписаться в своем экземпляре. Обвинять в несоблюдении должностной инструкции можно только сотрудника, который с ней не ознакомлен. Нет подписи на документе - значит, претензии со стороны работодателя беспочвенны.
