Минтруд разработал закон об отмене трудовых книжек. Голос за кадры А если электронная база данных сломается

Отделение ПФР по Чеченской Республике напоминает, что совсем скоро бумажные трудовые книжки отменят и введут новые — электронные. Что является основанием для такой глобальной перемены? Как это будет происходить? И что в связи с этим будет привнесено в работу Пенсионного фонда? На эти и другие вопросы отвечает управляющий Отделения Пенсионного фонда РФ по Чеченской Республике Мохмад-Эми Ахмадов.

- Мохмад-Эми Исаевич, что стало причиной такой перемены?

Уже несколько лет на государственном уровне рассматривается программа перехода на электронный оборот сведений по трудоустройству граждан.

Ведь что такое вообще трудовая книжка? Персональный документ установленной формы, в котором содержатся сведения о трудовой деятельности работника, история его должностных переходов. Существующий образец документа применяется с 2004 года. Трудовую книжку оформляют гражданам, впервые устроившимся на работу, а в случае ее утери работнику выдается дубликат. Документ заполняется в отделе кадров и хранится там, пока человек работает в организации.

Надо сказать, что во многих странах трудовые книжки перестали наличествовать в принципе. К примеру, в той же Европе трудовая книжка в нашем понимании считается устаревшим инструментом. Там давно трудовую книжку целиком заменили электронные базы данных. Это было сделано, потому что к бумажным документам на практике предъявляется много претензий. И они возникают не только от их владельцев, а еще и от работодателей.

- А какие именно претензии?

Основное недовольство связано со следующим. Во-первых, бумажная форма трудовой книжки с годами приходит в негодность, может быть потеряна или испорчена. А процедура ее восстановления достаточно сложная, и есть риск полной утери некоторых данных. Во-вторых, очень много эпизодов мошенничества с книжками, так как бланки находятся в свободном доступе, поэтому так много подделок. В-третьих, необходимость выделения специальных помещений для хранения книжек сотрудников; особенно это касается крупных предприятий, численность которых превышает 100 человек. В этом случае приходится организовывать специальные стеллажи для хранения такого количества личных документов сотрудников. Ну и, конечно, никак не оправданы трудовые затраты времени и его оплаты, которые расходуются на заверение сделанных копий, на создание выписок вручную и т.д.

- И что меняется теперь?

Пока ничего не меняется. Мы находимся на пути правового обоснования такой метаморфозы. Министерством труда РФ в рамках федеральной программы «Цифровая экономика РФ» разработан соответствующий законопроект, который затронет и учтет интересы всех работающих. Предполагается, что с 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности работников будут вестись только в электронном виде, за исключением работников, подавших заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе. И мы все должны быть готовы, что в скором времени это произойдет.

- Какой будет трудовая книжка нового формата?

- Документ будет представлять собой электронный файл, который будет храниться в системе персонифицированного учета. Как в бумажном, так и в электронном виде суть трудовой книжки не меняется: это главный документ каждого работающего гражданина страны.

- Мохмад-Эми Исаевич, а можем мы сегодня хоть как-то обозначить плюсы электронных трудовых книжек?

Безусловно, здесь масса достоинств. Это, прежде всего, невозможность подделки книжек, так как всю информацию легко будет проверить в электронном виде. Уменьшается риск, что информация о профессиональной деятельности человека будет утеряна. Появляются возможности: постоянно совершенствовать созданную систему и внедрять дополнительные вспомогательные ресурсы; защитить сведения от ошибок и описок, которые нередко допускаются при заполнении трудовых документов; работники смогут оперативно реагировать на действия работодателя по заполнению их трудовых книжек; заинтересованные структуры смогут при необходимости без работника посмотреть всю нужную информацию о нем.

Также это значительно упрощает ведение кадрового производства; защищает владельцев книжек от работодателей, которые не соблюдают сроки выдачи книжек при увольнении; освобождает работника от необходимости каждый раз обращаться к работодателю за получением копии трудовой книжки, когда ему это необходимо. Достаточно будет лишь переслать свои данные из информационной системы по месту требования.

К плюсам еще можно отнести стандартизацию, ведение кадровой информации в специализированных базах данных. Получив к ней доступ, работники смогут контролировать все сведения, которые вносятся в их трудовую книжку в режиме онлайн. Ну, и, конечно, оперативность. И при оформлении перехода с одной работы на другую, и при приеме на удаленную работу.

- Известны сегодня сроки перехода на электронные трудовые книжки?

- Предполагается, что за 2019 год будут внесены все необходимые изменения в трудовое законодательство, а также решены технические вопросы.

Перевод бумажной версии в электронную произойдет поэтапно и начнется с того, что новые данные будут вноситься работодателями в электронном формате. Затем постепенно все данные, прописанные в бланках ранее, переведут в компьютерные базы.

С 2021 года все трудовые книжки будут вестись только в электронной форме. Граждане и организации, для которых привычная форма кажется наиболее удобной, могут продолжить вести бумажные трудовые книжки вместе с электронными. Однако для устроившихся на работу впервые с 2021 года такой возможности не предусмотрено.

Полностью отказываться от традиционных бумажных трудовых книжек пока никто не собирается. Если работник захочет, чтобы его документы велись на бумаге, этому препятствовать нельзя. Несмотря на то, что в таком случае работодателям придется вести двойную работу - выполнять требование по передаче данных в государственную информсистему и одновременно вести бумажный документооборот. Для этого работник должен написать работодателю заявление о продолжении ведения бумажного документа.

С 1 января 2021 г. работодатели должны будут отдать работникам бумажные трудовые книжки, поскольку больше не будут являться ответственными за их хранение и ведение. Исключение составят только лица, которые напишут заявление о продолжении ведения бумажного документа. В законопроекте на этот счет заявлено, что ведение трудовых книжек на бумажном носителе не будет осуществляться с 1 января 2027 г.

- Мохмад-Эми Исаевич, какая роль отводится территориальным органам Пенсионного фонда в связи с этим? Что-то меняется в функционале?

Все сведения о трудовой деятельности своих работников работодатели будут представлять в электронном виде в органы Пенсионного фонда РФ: о приеме на работу, переводе на другую должность или увольнении (дата, номер приказа и его содержание).

Иными словами, учет трудового стажа предполагается включить в текущую функцию Пенсионного фонда - ведение индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц.

Выглядит вполне логично, потому как сейчас ведется двойной учет трудового стажа работников: органами ПФР - на лицевых счетах работников и работодателями - в трудовых книжках. Причем стаж по трудовой книжке не учитывается при назначении пенсии с того момента, как работник зарегистрирован в системе обязательного пенсионного страхования и ему присвоен СНИЛС.

Все сведения о стаже ПФР берет исключительно по данным индивидуального лицевого счета работника. Поэтому электронные трудовые книжки устранят ненужную двойственность в учете стажа.

С 1 января 2020 года для работодателя будет действовать обязанность представлять сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц в информационную систему ПФР. Сведения о трудовой деятельности работодателю придется представлять ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. С 1 января 2021 года такая информация в случаях приема на работу или увольнения должна отправляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема или увольнения.

На основании данных в трудовой книжке (далее также — Ткн) подтверждается право на пенсию и её размер. Также этот документ может влиять на трудоустройство к новому работодателю, назначению пособий и пр. Его бережно хранят на протяжении всей трудовой жизни. Трудно представить как можно иначе систематизировать и распоряжаться сведениями, которые вносятся в труд.книжку. Тем не менее, недавний законопроект об отмене трудовых книжек разрушает годами сложившиеся традиции и ставит вопрос: как будет фиксироваться профессиональная деятельность?

Что такое трудовая книжка и для чего она нужна

Это, пожалуй, самый главный документ о трудодеятельности и стаже гражданина. Она выполнена в виде брошюры с реквизитами, пустыми полями и графами для заполнения чернилами.

Ткн ведется организациями и предпринимателями (работодателями) по основной работе. Данные о работнике вносятся, если он проработает более 5 дней.

В трудовой книжке 2019 года содержится следующая информация:

• ФИО, дата рождения, образование трудящегося;
• занимаемые должности;
• даты приема и увольнения сотрудника;
• основания на расторжение договора;
• поощрения.

Сведения в документ заносится по строгому образцу кадровиками или руководителем нанимателя.

В период трудоустройства Ткн на хранении у работодателя. После выхода на пенсию, а также в период временной безработицы документ находится у его собственника – трудящегося.

Какие изменения в законодательстве

08 июля 2019 года Правительством РФ в законодательный орган был внесен проект №748684-7. Именно этим нормативом планируется произвести отмену бумажных трудовых книжек .

Суть законопроекта сводится во внесении поправок в ТК в статьи 65, 165, 234, 394, 395, а также введение новой статьи 66.1.

Закон вступает в силу с 01.01.2020 г. Однако до 01.01.2021 г. предполагаются технические и организационные мероприятия, в том числе подготовка подзаконных актов, соглашений и коллективных договоров, информационной базы пенсионного фонда, прочее.

Проект уже прошел предварительное рассмотрение и есть твердая уверенность, что в скором времени минует все официальные процедуры.

Поэтом есть предпосылки, что вскоре книжки на бумажном носителе уйдут в прошлое.

Что будет вместо трудовой книжки

Новый документ будет называться «Сведения о трудовой деятельности». Он будет вестись персонально в отношении каждого гражданина в электронном виде. Вопросами ведения, актуализации, проверки достоверности и обеспечения сохранности этих сведений будет заниматься пенсионный фонд. При этом работодатели будут обязаны предоставлять в ОПФР сведения о своих сотрудниках. Форматы, периодичность и способы передачи информации еще будут уточняться.

В итоге это приведет к отмене записей в трудовых книжках. После увольнения (в день расторжения трудового договора) человеку будут выдавать выписку о его профзанятости на данном предприятии (дата приема и увольнения, должность, переводы (если были), основания увольнения, прочее).

Если в день прекращения трудовых отношений выписку не получится выдать, например, работник не явился на работу, отказался брать и пр., то эти сведения в заверенном виде отправят уволенному на его почтовый адрес.

Но отмена увольнения в трудовой книжке не упраздняет ведение другой документации, например, заявление работника, приказ по предприятию о расторжение контракта, другое.

О том, что изменится в работе сотрудников отдела кадров и бухгалтерии, смотрите на видео:

Как получить сведения о трудовой деятельности

Не следует опасаться того, что данные о трудоднях будут утеряны или злонамеренно не внесены в «сведения о стаже». У работника будет право контролировать достоверность этих данных. Для этого любой гражданин в любое время сможет затребовать интересуемые сведения. Достаточно обратиться в:

• кадровую службу предприятия (если такой нет, то в бухгалтерию или к начальству). В течение 3 дней работодатель должен выдать выписку на бумаге или в электронном виде (если на предприятии есть цифровая подпись и такой вариант выбрал работник). В выписке будут данные только о работе в данной организации (ИП);
• пенсионный фонд . Сведения будут о всей трудодеятельности. Они представляются в любом виде на выбор заявителя;
• МФЦ . Выдается только бумажный документ;
• через портал Госуслуги . Информация пересылается только на электронную почту гражданина.

Если в предоставленной информации будут ошибки или неточности, то гражданин может обратиться в пенсионный фонд с заявлением на проведение корректировки.

Поэтому будет рационально при смене работы каждый раз проводить такие сверки, дабы контролировать стаж и записи об увольнении.

Дальнейшая судьба бумажных книжек

Кончено, за короткий срок привести всё к одному знаменателю не получится. Ещё долгое время будут сосуществовать два вида труд.книжек.

Законодатель дает гражданину право выбирать какой документ будет в обороте (лично для него). Решение принимается от того как ему будет удобнее.

В любом случае в течение 2020 года все работодатели должны издать приказы об отмене трудовых книжек, о введение электронного учета стажа. И под роспись разъяснить работнику об указанных изменениях законодательства. А также о праве на оставление книжки старого образца.

В противном случае (по умолчанию) учет стажа переводится в электронный формат, а книжки выдадут на руки.

А тем, кто начнет свой профессиональный путь с 2021 года будут доступны только электронные документы о стаже.

Какие преимущества

Как показал общественный опрос, 52% населения хотят введения нового формата с одновременным сохранением прежнего, 21% - оставить только бумажные, 18% - ограничиться только электронными.

Минтруд на своем сайте сообщил год, когда бумажные трудовые книжки перестанут действовать. Проект закона об отмене трудовых книжек уже готов.

Отмена бумажных трудовых книжек

Как отметил Минтруд, работодатели должны в обязательном порядке использовать трудовые книжки до 2027 года.

С 2027 года в России будут введены электронные трудовые книжки. Такой законопроект замминистра Любовь Ельцова представила на заседании рабочей группы Российской трехсторонней комиссии по регулирования социально-трудовых отношений.

С 2020 года работодатели параллельно с ведением бумажных трудовых книжек будут в режиме онлайн передавать данные о трудовой деятельности граждан в ПФР.

C 1 июля 2018 года - новые правила по трудовым книжкам

С1 июля кадры и бухгалтерия должны оформлять документы по новому ГОСТ Р 7.0.97-2016. Изменения касаются заверения трудовых книжек, а также копии всех внутренних документов компании.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вводит с 1 июля 2018 года два варианта, как заверять копии. Они зависят от того, как вы используете копии - для внутреннего пользования или отдаете в другую организацию.

Если вы делаете копии внутри компании, напишите: «Верно», должность лица, который ее заверяет, его подпись с расшифровкой и дату заверения.

Дополнительно к заверительной надписи укажите, где хранится оригинал документа: «Подлинник трудовой книжки находится в ООО “Весна” в деле № __ за ___ год». Новый ГОСТ требует заверять печатью копии, которые вы отдаете на сторону (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Но если компания отказалась от печати, то поставить штамп невозможно. Вероятно, Росстандарт к 2018 году учтет эти недостатки и доработает ГОСТ.

Документооборот станет проще, но работодатели меньше будут знать о кандидатах

Трудовая книжка, которая через два года отметит свое столетие, может не дожить до юбилея. Идея ее отмены давно витает в воздухе и вот, кажется, власти от разговоров перешли к делу. Для начала отказаться от советского наследия разрешат небольшим предприятиям. Соответствующие поправки в Трудовой кодекс правительство уже внесло в Госдуму. Если все пройдет гладко, бумажные трудовые книжки полностью ликвидируют, а на смену им придут электронные базы данных.

Начали именно с небольших компаний, со штатом не более 15 человек. Многие предприятия, чтобы избежать бумажной волокиты, уже принимают на работу без трудовой – по контракту. Новый законопроект лишь упорядочивает существующую практику. При этом главным документом становится трудовой договор. Он может содержать пункт, что книжка хранится дома у работника. В нем же работодатель должен сделать запись о причине и дате увольнения сотрудника.

Почему трудовая книжка становится не нужна? Людям, которых принимали на работу лет тридцать назад, трудно представить, что можно обходиться без привычной зеленой, серой или голубой книжечки - это все равно, что без паспорта. Старшее поколение считает, что без бумажки человек вроде и не человек. В советское время без трудовой книжки было невозможно оформить пенсию. Однако с 2002 года для формирования пенсии трудовой стаж не имеет никакого значения, а учитывается только период, в течение которого поступали страховые взносы в Пенсионный фонд. Все это в полной мере касается расчетов больничных листов и пособий по беременности и родам.

Впрочем, если ликвидировать трудовые книжки, то на смену им должно прийти что-то более универсальное. В отделе кадров «МК», например, высказались за перемены. Отсутствие бумажных носителей снимает с предприятий ответственность за их хранение. Существующие правила на этот счет достаточно жесткие: лежать трудовые книжки должны в сейфе или железном шкафу под замком, без доступа посторонних. С другой стороны, у специалистов нет уверенности, что работники и работодатели полностью готовы к переходу от бумажных носителей к электронным. «Теоретически можно все трудовые книжки оцифровать, но тогда эта информация должна храниться в какой-то общей базе, доступной для работодателя и работника», – рассуждают кадровики.

Такой опыт в России есть. Федеральная налоговая служба давно хранит свою базу данных в электронном виде, отказавшись от бумаги. Количество пользователей, объем информации, регулярность ее обновления сопоставима с работой кадровых служб. Пока государство не определилось с ответственным за хранение и ведение соответствующей базы данных трудовых книжек – Минтруд это будет, Роструд, Пенсионный фонд или кто другой. В любом случае на портале предусмотрят «личные кабинеты», как работников, так и работодателей, которые будут иметь доступ только к собственной информации.

Сейчас HR-специалисту достаточно заглянуть в трудовую книжку, и вся жизнь соискателя у них как на ладони - во сколько лет нашел свою первую работу, по каким причинам ушел с предыдущей и так далее. Например, слишком «пухлая» трудовая с большим количеством записей может стать причиной отказа в трудоустройстве. Работнику, который конфликтует с работодателем, может грозить выговор с занесением в трудовую или увольнением по «волчьей» статье. С ликвидацией трудовых книжек, возможно, все это уйдет в прошлое. Тот же трудовой договор выручит тех, кто не желает «марать» свои рабочий путь несолидным местом работы. Но и проследить за карьерой сотрудника работодателю будет намного сложнее. Придется подключать службу безопасности, которая будет пробивать трудовою биографию претендента по своим каналам.

«Беспокоит, что с переходом на электронные базы данных нет гарантии надежности такого рода носителя. Случись что с онлайн-версией трудовой книжки, как тогда работнику подтверждать свой предыдущий трудовой опыт? Искать свидетелей?», – рассуждает профессор кафедры труда и социальной политики РАНХиГС Любовь Храпылина.

Юрист Центра социально-трудовых прав Ксения Михайличенко считает такие опасения напрасными: «Сейчас работодателю ничего не стоит «распустить» офис, что называется, до лучших времен. А потом директора ищи уже за границей, офис закрыт, а вместе с ним и документы сотрудников. С отменой трудовых книжек таких ситуаций возникать уже не должно».

С другой стороны, отказ от бумажных трудовых книжек не должен быть резким. Процесс растянется на несколько лет.

Все-таки состоится, и уже известна точная дата: 1 января 2020 года. Правительством РФ предложены на рассмотрение три законопроекта, предусматривающие ряд крупных поправок в трудовое и пенсионное законодательство. Законопроект № 748684-7 об отмене бумажных трудовых книжек и переходе на их электронные варианты принят Госдумой в первом чтении. Расскажем о том, что ждет работодателей и обычных граждан в связи с этими изменениями в 2020 году.

Когда отменят трудовые книжки в России

Понятие «электронные трудовые книжки» в российском законодательстве отсутствует. Вносимые законом изменения оперируют термином «сведения о трудовой деятельности». Теперь вся информация о сотрудниках, их стаже, переводах на другие должности, увольнении будет передаваться по электронным каналам связи в Пенсионный фонд. Планируется постепенный переход с бумажных книжек на электронные в течение 2020 года. Дата отмены трудовых книжек на бумажном носителе - 1 января 2021 года. Все бумажные трудовые книжки с 01.01.2021 г. должны быть выданы сотрудникам на руки, а у вновь принятых работников при приеме на работу их требовать не будут, также не будут оформлять бумажные трудовые тем, кто впервые устраивается на работу в 2021 году.

Законопроект допускает право работника иметь трудовую книжку на бумажном бланке после указанного срока - он может написать заявление о хранении книжки у работодателя и ведении ее в бумажном виде. Тем не менее это не освобождает работодателя от электронной передачи данных в ПФР по таким сотрудникам. Указанные заявления работодатель должен принимать только в течение установленного срока - до конца 2020 года. Если заявление не поступит до 01.01.2021 г., трудовую выдадут на руки работнику. Таким образом, ответственность за сохранность бланков трудовых книжек, возвращенных работникам, с работодателя снимается.

Три законопроекта об отмене трудовых книжек в России

Все вышеперечисленные изменения вводятся законопроектом № 748684-7. Согласно ему, Трудовой кодекс РФ дополняется новой статьей 66.1 «Сведения о трудовой деятельности», в которой расписан порядок отмены трудовых книжек на бумажном носителе и алгоритм перехода на электронную систему учета. Также законопроектом регламентируется комплекс подготовительных мероприятий для работодателей. Они обязаны в течение 2020 года:

внести необходимые изменения в локальные нормативные акты, коллективный договор (при необходимости);

уведомить персонал в письменном виде под роспись об изменении порядка учета трудовых книжек;

подготовиться к электронной передаче данных по сотрудникам: обеспечить наличие технической базы, кадров и соответствующего программного обеспечения.

Другой законопроект № 748744-7, вносящий изменения в закон о персучете № 27-ФЗ от 01.04.1996, обязывает работодателей сдавать новый ежемесячный отчет СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности», начиная с января 2020 г. Сроки его сдачи аналогичны отчету СЗВ-М – не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. Но с 1 января 2021 года данный отчет необходимо будет формировать и передавать в ПФР на следующий рабочий день после даты издания приказа о приеме, увольнении сотрудника, переводе на другую работу. Компании с количеством сотрудников 25 и более человек обязаны предоставлять эту информацию в электронном формате. Таким образом, многие компании перейдут на электронный кадровый документооборот с Пенсионным Фондом.

Третий законопроект № 748758-7 вносит изменения в ст. 5.27 КоАП РФ и вводит ответственность для всех работодателей за неоднократную передачу недостоверных или неполных сведений о трудовой деятельности персонала и за нарушение сроков их представления. Пока что предусмотрены санкции только в виде предупреждения должностных лиц работодателя. Но, возможно, будет введен и штраф в определенной сумме, т.к. закон еще находится на стадии рассмотрения.

Как работникам узнать о своем стаже

Отмена трудовых книжек в 2020 году в виде бумажных бланков вызывает закономерный вопрос у работников: как они могут узнать информацию о своей трудовой деятельности, продолжительности стажа и т.п. Законопроект № 748684-7 предусматривает получение работником этих данных из следующих источников:

от своего текущего или последнего работодателя в виде заверенной справки в бумажной форме или электронного документа, подписанного ЭЦП; сведения выдаются в день увольнения или по запросу в течение 3-х дней после поступления в отдел кадров соответствующего заявления;

через МФЦ – на бумаге, соответствующим образом заверенные;

в ПФР - в электронном или бумажном формате на выбор;

через сайт Госуслуг в электронной форме.

Проводимая реформа по отмене трудовых книжек позиционирует ряд преимуществ как для компаний, так и для их работников:

Электронную трудовую книжку нельзя подделать или потерять: в случае утраты или порчи не нужно обходить всех бывших работодателей для восстановления записей.

Сотрудникам будет удобно обращаться за госуслугами и назначением пенсий, пособий: не нужно каждый раз предъявлять бумажную копию трудовой книжки для подтверждения стажа.

У ПФР будет единая электронная база для назначения пенсий, что упростит данную процедуру.

При приеме на работу отдел кадров будет оперативно получать все данные о трудовом стаже сотрудников.

Работодатели сократят затраты на покупку и хранение бланков трудовых книжек.

Между тем у проводимой реформы эксперты отмечают и недостатки. К ним относится вопрос о сохранности персональных данных в системе ПФР. На данный момент сбоев и утечки информации не наблюдалось, но риск попадания конфиденциальных данных в руки мошенников всегда существует.

Не исключена также вероятность, что данные могут исчезнуть и по вине государства. Примеров недоподсчета стажа у ПФР немало, а при отсутствии достаточного стажа происходит отказ в назначении страховой пенсии, при этом до назначения социальной пенсии в связи с проводимой пенсионной реформой будут доживать не так уж много граждан. Напомним, что пенсионный возраст для социальной пенсии по старости определен в 70 лет для мужчин и 65 для женщин. Страховую пенсию будут получать женщины с 60 лет, а мужчины с 65.

И еще один минус вводимых законопроектов для самих работодателей: он добавляет им большее количество отчетов и усиливает ответственность за регулярность предоставляемых кадровых сведений.

Заключение

Отвечая на вопрос, отменят ли трудовые книжки в бумажном виде, можно сказать, что скорее всего да, отменят. Правительство рассматривает внедрение этих изменений еще с 2017 года . Другой вопрос, насколько эффективной будет проводимая реформа. Переход на электронный кадровый документооборот и его ведение будет связано для многих компаний со значительными затратами ресурсов, что может спровоцировать дальнейшее уклонение работодателей от официального оформления сотрудников в штат и выплате серых зарплат. С другой стороны, оцифрование кадровых данных при условии полной их сохранности упростит процедуру подтверждения стажа при взаимодействии с государственными органами.