Обучение на помощника руководителя. Организационно-информационное сопровождение руководителя. Основы управления временем и тайм-менеджмент

Организация делопроизводства

Организация делопроизводства - это отрасль по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. Делопроизводство непосредственно связанно с созданием документов, рассматривает вопросы движения и учета документов. Ведение и организация делопроизводства осуществляется должностными лицами, которые несут ответственность за его организацию, учет и сохранность документов. Организация делопроизводства состоит из этапов: 1) первичная обработка поступивших документов; 2) предварительное рассмотрение документов; 3) регистрация; 4) рассмотрение документов руководством; 5) направление на исполнение; 6) контроль исполнения; 7) формирование дел; 8) оформление дел; 9) передача дел в архив.

Документационное обеспечение управления

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" документационное обеспечение управления (ДОУ)- это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термины делопроизводство и документационное обеспечение управления в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – документационное обеспечение управления подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

Курсы повышения квалификации секретарей-референтов, помощников руководителя (« курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя »)
Цель курсов повышения квалификации секретарей-референтов (« курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя ») - предоставление современной и точной информации по делопроизводству, научной организации труда и коммуникационным навыкам. Полноценные « курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя » (72 учебных часа) – это возможность приобрести новые знания и навыки. Профессия секретаря востребована на каждом предприятии, как правило, секретарь отвечает за оформление деловых бумаг и документооборот в секретариате руководителя. Предлагаемые « курсы секретаря », « курсы секретарей , помощников руководителя » позволят соответствовать абсолютно всем современным требованиям, которые только могут предъявить современные работодатели.

Курсы повышения квалификации специалистов в области ДОУ (« курсы делопроизводства » и « курсы документооборота »)
« Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » включают в себя организацию делопроизводства, с учетом лингвистических особенностей служебного документа, основы кадрового документоведения и архивирования, этикет и психологию делового общения, включая имидж сотрудника службы ДОУ. « Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » позволяют получить необходимые навыки составления и оформления документов предприятий всех видов собственности. Прослушавшие « курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » специалисты получают свидетельство государственного образца.

Семинары, круглые столы, мастер-классы по проблемам делопроизводства (« Семинары делопроизводства »)
Предлагаемые программы семинаров, круглых столов, мастер-классов по проблемам делопроизводства (« семинары делопроизводства ») – это интегрированные информационно-консультационные образовательные мероприятия для специалистов в области ДОУ, сочетающие в себе отрасли знаний отдельно по проблемам в сфере делопроизводства, научной организации труда, бизнес-этикета и методики овладения профессиональными навыками. « Семинары делопроизводства » рассчитаны на руководителей и специалистов секретариатов, канцелярий, делопроизводственных и архивных служб коммерческих и государственных структур. « Семинары делопроизводства » носят практический характер, тематика программ подбирается с учетом актуальности и потребности предприятий и учреждений различных форм собственности, численности работающих, сферы деятельности.

Цели занятия:

1. Дать информацию о профессии секретаря и ступенях его профессионального роста.
2. Выбрать основные характеристики идеального секретаря.
3. Развитие познавательного интереса, логического мышления, умения работать с дополнительным материалом.

Ход занятия

1. Организационный момент.

2. Новая тема.

Сегодня на занятии мы определим профессиональный рост секретаря и его основные характеристики.

Что это за профессия – офис-секретарь? Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее определение современному секретарю:

«Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя».

Секретарская работа требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций.

Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономии его времени.

Рассмотрим профессиональные уровни, которые прослеживаются в российской практике и Европейской практике секретарей:

В настоящее время отменен уровень А, как не соответствующий современному уровню требований, поскольку внедрение современной компьютерной техники исключило существование секретарей этого низшего уровня.

Чтобы познакомиться поближе с профессией СЕКРЕТАРЬ нам помогут следующие материалы (раздается на каждую парту) :

1. «Квалификационные характеристики секретарей разных уровней»
2. Профессиональная карта. (Приложение1)
3. Буклет «Мир профессий» – «Секретарь – референт». (Приложение 2)
4. Современные требования к работникам секретариата. (Приложение 3)

Итак, чем занимается секретарь и каковы его профессиональные качества. Все ответы вы найдете в имеющихся у вас материалах.

Учитель задает вопросы, а учащиеся отвечают.

Вопросы:

1. Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономии его времени. В чем заключается помощь руководителю?
2. Какими профессиональными качествами должен обладать секретарь?
3. Какими личными качествами должен обладать секретарь?
4. Какими качествами НЕ должен обладать секретарь?
5. Чем отличаются профессиональные навыки секретаря от секретаря – референта?
6. Какое нужно образование и стаж работы секретарей разных уровней?
7. Любо ли человек может быть секретарем, есть ли медицинские противопоказания к данной профессии?
8. Где можно получить профессиональное образование секретаря в Иркутской области?
9. Какие профессии близки к профессии «Секретарь»?
10. Где можно применить знания профессии секретарь в условиях нашего города?

А теперь определим основные характеристики идеального секретаря:

1. Профессионализм, квалификация и стаж работы.
2. Надежность, исполнительность, высокая работоспособность.
3. Коммуникабельность, способность избегать конфликтов.
4. Привлекательность, элегантность, здоровье, отсутствие вредных привычек.
5. Умение хранить конфиденциальные сведения.

3. Вторая часть занятия это Деловая игра.

Мы – секретариат некоторого учреждения, состав которого таков:

• секретари,
• секретари–референты,
• референты (учащихся разделить на группы разных уровней)

Поступил заказ следующего характера:

А) Составить справки о том, что группа учащихся действительно обучается в МОУ СОШ№3.

Б) Составить служебную справку о занятности учащихся в кружках, исследовательском обществе и спортивных секциях школы.

В) Составить служебную справку о материальном обеспечении школы.

Для служебных справок учащимся выдается информация по школе о кружках, секция, сообществ, о наличии материальных активов школы.

Давайте повторим, что такое справка, какие бываю справки, что содержится в справке.

Работа за компьютером и анализ созданных справок.

4. Подведение итогов

Раздаточный материал для учащихся

1) Квалификационные характеристики секретарей разных уровней

Уровень A - примерно соответствует уровню секретаря-машинистки в России

Уровень B - соответствует уровню секретаря в России

1. Описание работы:

• печать (на родном языке и английском) с рукописи или под диктовку;
• редактирование документов;
• хранение документов;
• обслуживание командировок и совещаний;
• телекоммуникации, включая рассылку меморандумов;
• самостоятельная работа (т.е. написание черновиков несложных писем и меморандумов, работа по содержанию офиса, проверка счетов и решение проблем, связанных с командировками).

2. Уровень ответственности :

• за свою собственную работу;
• за составление документов;
• секретарь обязан знать структуру компании и направление ее деятельности.

• - обучение секретарскому делу;
  или
• - несколько лет стажа работы в области делопроизводства;
• - дополнительное изучение иностранного языка.

4. Личностные качества:

• рациональность и организованность;
• способность выбирать приоритеты;
• стремление к сотрудничеству;
• инициативность;
• аккуратность;
• склонность к работе в области сервиса.

Уровень C - соответствует уровню секретаря-референта в России

1. Описание работы:

• печать на двух иностранных языках с рукописи или под диктовку;
• составление меморандумов, писем, факсов и других документов;
• проверка фактов, изложенных в меморандумах, отчетах и других документах;
• (факс, E-mail и т.п.)
• подготовка пленок и для кодоскопа и других печатных и наглядных материалов;
• организация командировок и совещаний;
• ведение протоколов и контроль за выполнением принятых решений;
• самостоятельная работа (т.е. составление командировочных предписаний, перевод отчетов, работа с персоналом, сбор и обработка данных, проектная работа).

2. Уровень ответственности:

• обязан осуществлять связь между руководителем и всеми остальными;
• за проверку исполнения заданий и отчетность;
• обязан знать структуру компании и направление ее деятельности, знать специализацию сотрудников и внешние связи компании.

3. Образование и стаж работы:

• три года изучения бизнеса и делопроизводства;
• 
  или
• - не менее 5 лет стажа работы секретарем уровня B;
• - дополнительное изучение иностранных языков, основ управления, основ трудового права, компьютерных программ;
• - предпочтителен опыт работы за рубежом.

4. Личностные качества:

• способность руководить и взаимодействовать с персоналом;
• хорошие организаторские способности;
• хороший литературный стиль;
• способность справляться со стрессовыми ситуациями.

Уровень D - соответствует уровню референта, руководителя секретариата в России

1. Описание работы:

• подготовка и ведение заседаний, советов и других совещаний;
• ведение административной работы;
• консультирование во время приема секретарей на работу, помощь в их обучении и повышении квалификации;
• организация презентаций и представительская деятельность;
• деятельность по обеспечению информацией (контакты со средствами массовой информации, редактирование информационных бюллетеней для сотрудников компании и т.д.);
• самостоятельная работа (т.е. собственные исследования, перевод бизнес- и технических отчетов, компьютерные исследования, руководство проектами, руководство персоналом, руководство работой, связанной с организацией командировок).
• прием и передача сообщений по каналам связи (факс, E-mail и т.п.).

2. Уровень ответственности:

• за свои исследования и отчеты;
• за свой бюджет;
• за персонал;
• за осуществление связи между руководителем и должностными лицами высокого ранга.

3. Образование и стаж работы:

• три года изучения бизнеса и делопроизводства;
• обучение секретарскому делу не менее одного года
  или
• большой опыт работы секретарем уровня C;
• изучение на университетском уровне иностранных языков, управления бизнесом, экономических законов и трудового законодательства, психологии общения и информационных технологий;
• предпочтительно обучение и стажировка за рубежом.

4. Личностные качества:

• большая энергия;
• творческие способности;
• способность к лидерству;
• надежность.

2) Современные работники секретариата

Наименования должностей служащих, квалификационные характеристики которых включены в Справочник, установлены в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР), введенным в действие с 1 января 1996 г.

В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих приведены квалификационные характеристики следующих работников секретариата:

• машинистки;
• секретаря-машинистки;
• секретаря руководителя;
• секретаря-стенографистки;
• администратора

Квалификационные требования к работникам секретариата

Секретарь-машинистка

1. Без предъявления требований

Секретарь руководителя

1. Высшее профессиональное
2. Без предъявления требований
3. Среднее профессиональное
4. Не менее 2 лет

Секретарь-стенографистка

1. Начальное профессиональное или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе
2. Без предъявления требований

АНО “Центр профессионального образования в сфере документоведения, информационных технологий и архивного дела” – центр информационной поддержки и профессионального развития секретарей, референтов, помощников руководителей, специалистов секретариатов и канцелярий. Ежемесячно в нашем Центре в Москве организуются семинары, тренинги и курсы повышения квалификации для секретарей, офис-менеджеров, помощников руководителя, делопроизводителей по делопроизводству и бездокументному обеспечению деятельности, проводится выездное корпоративное обучение

Курсы секретарей и обучающие семинары для помощников руководителя

Название курсов	Формат курсов
	Семинар
	Мастер-класс
	Курсы повышения квалификации
	Курсы повышения квалификации
	Тренинг
	Курсы повышения квалификации
	Курсы повышения квалификации
	Семинар
	Курсы повышения квалификации
	Семинар
	Тренинг
	Тренинг
	Курсы повышения квалификации
	Курсы повышения квалификации
	Курсы повышения квалификации
	Курсы повышения квалификации
	Курсы повышения квалификации
	Тренинг
	Тренинг
	Курсы повышения квалификации
	Мастер-класс
	Семинар

Слушателям, прошедшим обучение в Центре профессионального образования ДИТАД, выдаётся (на основании Лицензии №337344, выданной бессрочно)

Секретарь – это одна из самых распространенных управленческих профессий. Невозможно представить себе ни организацию без руководителя, ни руководителя без секретаря. Однако сотрудники, выполняющие обязанности секретаря, часто занимаются разнообразной работой. Одни секретари занимаются чисто техническим обслуживанием руководителя; другие выполняют функции помощника, референта; третьи обеспечивают работу коллегиальных органов (правления, дирекции, совета компании); четвертые ведут делопроизводство целого структурного подразделения фирмы; пятые работаю в приемной (рецепции), с телефоном, факсом, электронной почтой. Однако при всех различиях в работе секретаря можно выделить общие черты, функции и задачи, которые составляют суть профессии. Научится мастерству секретарского дела возможно на курсах повышения квалификации секретарей в Центре профессионального образования ДИТАД.

Курсы секретарей референтов, делопроизводителей и помощников руководителя в Москве

Современный ритм жизни предполагает постоянную трансформацию традиционных и привычных нам профессий. Секретарь, а также понятие делопроизводство, прочно ассоциируется со строгой женщиной в очках, бодро постукивающей наманикюренными пальчиками по кнопкам печатной машинки, либо с красивой барышней, несущей кофе своему руководителю. Но, как показывает практика, данные образы остались лишь в кино или на далекой периферии. Современный делопроизводитель, помощник руководителя или секретарь-референт – это высококлассный специалист, обладающий разнообразными навыками и умениями, без которого не справится ни одно предприятие.

Если Вы хотите повысить уровень профессиональных знаний и стать еще более квалифицированным и востребованным специалистом, приглашаем Вас пройти курсы секретаря – референта в Центре профессионального образования ДИТАД в Москве. Курсы подготовки секретарей объединяют в себе информацию различных сфер знаний, начиная от организации труда, деловых коммуникаций, основ имиджа и делового этикета, заканчивая сложными вопросами оформления документации и работы с системой электронного документооборота. Профессионалы подобной области работы всегда очень востребованы, они нужны во многих организациях.

Где найти профессиональные и секретарского дела?

В Москве! В Центре профессионального образования ДИТАД.

В настоящее время обучение секретарей предлагается во многих учебных центрах. Выбрав курсы секретарей в , Вы получите знания и навыки от ведущих экспертов в области делопроизводства, электронного и традиционного документооборота, делового этикета, мастерства телефонного общения.

Посетив семинары и курсы для секретарей в Центре профессионального образования ДИТАД, Вы сможете изменить свою жизнь. Ваше профессиональное развитие и повышение квалификации не останется незамеченным, можно рассчитывать на повышение заработной платы или продвижение по службе.

И курсы для секретарей предполагают любую форму обучения – Вы сами решаете, по какой схеме Вам удобно заниматься, совмещая при этом и работу, и личную жизнь, и курсы секретарей. По окончанию обучения выдается именной сертификат о повышении квалификации.

Стоимость обучения с учетом - 6400 рублей

утро с 11.00 или день с 16.00 или будни с 19.00

Все вопросы по курсу Вы можете задать по телефону: 8-495-988-09-17

Ведущие преподаватели: Царицына М Д и др
Цель тренинга: дать комплекс знаний и навыков, необходимых помощнику руководителя и секретарю. Новички приобретут навыки делового взаимодействия, столь необходимого в непростой работе помощника руководителя или секретаря. Вы сможете по-новому взглянуть на привычные ситуации на рабочем месте, усовершенствовав профессиональные навыки.
Целевая аудитория: начинающие и квалифицированные помощники руководителей и секретари, нацеленные на повышение своей квалификации и профессиональный рост.
Используемые средства формы и методы:
Мини-лекции; активный диалог ведущего с участниками тренинга, ответы на вопросы участников; разбор типичных ситуаций (case-study); деловые и ролевые игры; отработка навыков через упражнения в малых группах.
Знания/умения, полученные по окончанию тренинга:

• умение эффективно взаимодействовать с руководителем, внешними и внутренними клиентами ;
• умение рационально организовать информационные потоки и коммуникации;
• умение составлять и оформлять различные виды документов;
• умение вести документооборот компании;
• знание правил организации эффективного функционирования офиса;
• умение организовывать переговоры;
• умение управлять конфликтными ситуациями;
• владение навыками делового общения, телефонных переговоров, речевого этикета;
• знание правил делового этикета. Умение создать имидж и стиль деловой женщины.

Программа тренинга
1. Профессиональный и психологический образ эффективного помощника руководителя.
Роль, функции, основные направления деятельности помощника руководителя (секретаря). Квалификационные требования, профессиональные и личные качества помощника руководителя (секретаря). Психологические особенности эффективного помощника руководителя (секретаря).
2. Документирование деятельности руководителя и компании в целом
Организационные основы делопроизводства. Классификация документов. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к бланкам документов. Оформление различных видов бланков. Основные и дополнительные реквизиты документа. Формуляр-образец. Правила составления и оформления организационных, распорядительных, информационно-справочных, договорных документов.
3. Организация документооборота
Организация движения документов. Характеристики документооборота. Порядок прохождения входящих, исходящих и внутренних документов. Регистрация документов и контроль исполнения. Справочно-информационная работа. Номенклатура дел. Формирование и оформление дел. Подготовка документов к передаче на архивное хранение. Уничтожение дел.
4. Эффективное общение и деловое взаимодействие с руководителем
Информационное обеспечение деятельности руководителя. Технические средства подготовки и проведения презентаций. Планирование и организация рабочего дня руководителя. Обзор программного обеспечения повышающего эффективность работы руководителя. Контроль исполнения поручений руководителя. Приоритетность выполнения поручений. Навыки межличностного общения. Лояльность и конфиденциальность в работе помощника руководителя.
5. Поддержание эффективной коммуникации в компании
Организация внешней (органы власти, партнеры) и внутренней (сотрудники офиса и филиалов) коммуникации. Постановка и администрирование системы эффективного информационно-делового обмена в компании. Этика и психология делового общения.
6. Телефонные коммуникации
Прием и распределение телефонных звонков руководителя; фиксация и передача сообщений. Особенности деловой коммуникации по телефону. Корпоративные формулы приветствия и представления. Техники телефонных переговоров с клиентами и партнерами.
7. Организация эффективной работы приемной
Инструментарий помощника руководителя и секретаря: эффективная организация рабочего места. Дизайн офиса и оформление интерьера приемной. Профессиональный прием посетителей. Особенности приема командированных, делегаций, проблемных посетителей. Особенности делового гостеприимства: подача чая-кофе.
8. Организация деловых и специальных мероприятий (совещаний, переговоров, конференций)
Подготовка информационно-справочных документов и помещения к мероприятию. Подготовка публичных выступлений руководителя. Встреча партнеров, организация предварительной беседы. Участие помощника руководителя (секретаря) в проведении мероприятия. Документирование деловых мероприятий. Подготовка приемов: бизнес-ланча, фуршета. Организация культурной программы, выбор подарков. Организация поздравлений клиентов, партнеров руководителя.
9. Организация командировок руководителя
Подготовка рабочей программы. Информационно-документационное обеспечение работы руководителя. Заказ билетов и бронирование отелей. Особенности подготовки зарубежной командировки.
10. Оптимизация профессиональной деятельности помощника руководителя.
Управление временем. Умение выполнять любую работу в срок. Способы предупреждения конфликтов в деловой и межличностной сфере. Основы конфликтологии. Техники разрешения конфликтных ситуаций. Типы руководителей. Основы стресс-менеджмента. Методы разрешения конфликтных ситуаций и противодействие стрессу.