Электронный документооборот на малом предприятии. NauDoc - бесплатная система электронного документооборота для малого и среднего бизнеса. Практические отзывы. Системы автоматизации делопроизводства с элементами документооборота

Инертность человеческих привычек является основным препятствием для внедрения на предприятиях систем электронного документооборота (СЭД). Их преимущества вскоре станут предопределяющими в конкурентной борьбе, поэтому уже сейчас нужно задумываться о переводе офисной работы на цифровые рельсы.

Юридическая основа СЭД

Крупные предприятия с разветвленной филиальной сетью стремительно переходят на электронный документооборот, чему способствует наличие достаточной законодательной базы.

Законами, регламентирующими работу СЭД, являются:

1. №149-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».
2. №63-ФЗ «Об электронной подписи».
3. №263-ФЗ «Об отмене ограничений на электронный документооборот».
4. Гражданский кодекс.
5. Арбитражный процессуальный кодекс.

Прямые законодательные нормы одинаковы для всех, но при внедрении СЭД предприятие должно разработать дополнительно ряд внутренних распорядительных документов:

• регламент использования ЭЦП;
• корпоративные правила электронного документооборота с алгоритмом решения спорных ситуаций;
• документ о присоединении к правилам, который должны подписать все работники.

Сотрудники компании обязаны использовать лишь сертифицированные ЭЦП и средства криптозащиты информации. Соблюдение этого правила и согласованность законодательной базы позволяют сделать действия работника в корпоративной СЭД юридически значимыми.

Суть и функции СЭД

Система электронного документооборота - автоматизированная система управления рабочими процессами, позволяющая взаимодействовать работникам посредством цифровых устройств без использования бумажных носителей информации.

Базовыми функциями СЭД являются:

• создание, передача, хранение электронных документов (ЭД);
• оцифровывание бумажных документов;
• создание карточки документа с его атрибутами;
• формирование документов на базе готовых шаблонов с заданными атрибутами;
• поиск документов в централизованной базе;
• маршрутизация документов;
• контроль приема документа и исполнения имеющихся в нем распоряжений;
• ведение журналов, классификаторов;
• конвертация ЭД в совместимые форматы;
• автоматическая регистрация входящей документации;
• рассылка уведомлений;
• согласование документов;
• коллективная работа с ЭД;
• взаимодействие посредством ЭД с контрагентами компании;
• формирование отчетов об исполнении и движении документов.

Важным параметром СЭД является её модульность, позволяющая расширять функциональность без существенного изменения основных настроек.

Виды СЭД

Очевидно, что крупные промышленные предприятия и занимающиеся торговлей компании имеют различные требования к СЭД. Именно поэтому программные продукты разделяются на две категории, в зависимости от стандартизации рабочих процессов:

• «коробочные»;
• базовые с широкими возможностями конфигурирования.

«Коробочные» продукты разработаны для , складских операций, офисных процессов и мелких производств. Они требуют только модульной настройки и введения первичной информации.

Их особенности:

• быстрая настройка;
• стандартизированное обучение;
• не требуется доработка;
• низкая стоимость обслуживания.

Базовые платформы разворачиваются на крупных предприятиях с уникальной организационной и производственной структурой. Такие СЭД требуют длительной доработки, в том числе собственными IT-специалистами заказчика.

Они обладают следующими характеристиками:

• возможность подстраивания под конкретные бизнес-процессы;
• создание дополнительных программных модулей согласно требованиям заказчика;
• изменяемость интерфейса;
• сложность планирования стоимости из-за невозможности оценить объем доработок.

Для большинства малых предприятий и торговых организаций вполне хватит стандартных «коробочных» решений.

Преимущества системы электронного документооборота

Перевод документооборота предприятия в электронный вид дает компании преимущества не нескольких организационных уровнях. СЭД позволяет упростить работу как руководящего состава, так и рядовых сотрудников.

Тактические преимущества

Электронный документооборот позволяет сократить текущие операционные расходы бизнеса. При решении установить СЭД в рамках всего предприятия рекомендуется замерить производительность сотрудников до внедрения системы. Можно посчитать время на выполнение шаблонных заданий, утверждение предложений, поиск требуемых документов. Отдельно можно определить текущие затраты на офисную технику и канцелярию.

Исходя из эффективности базовых процессов компании, выделяют такие преимущества СЭД:

1. Освобождение физического пространства на рабочих местах пользователей.
2. Снижение затрат на аренду архивных помещений.
3. Экономия времени работников на копирование документов, их обработку, занесение в журналы.
4. Снижение затрат на бумагу, материалы для копировальной техники.
5. Уменьшение времени на передачу бумажных документов между отделами.
6. Экономия времени сотрудников за счет полной автоматизации части операционных процессов.
7. Увеличение производительности работников за счет снижения рутинной работы.

Тактические преимущества СЭД наиболее облегчают работу рядовым сотрудникам, поэтому именно они отметят улучшения в первую очередь.

Стратегические преимущества

Стратегические цели при внедрении СЭД затрагивают основные бизнес-процессы: показатели прибыли, скорость и результативность коммуникаций с контрагентами, защиту коммерческой информации.

В этих областях можно выделить такие преимущества электронного документооборота:

1. Создание централизованного информационного пространства с базой ЭД и регулируемым удаленным доступом к нему.
2. Ускорение поиска информации по атрибутам.
3. Возможность комплексной защиты коммерческой информации в компьютерной сети.
4. Повышение прозрачности рабочих процессов, предупреждение коррупционных схем.
5. Возможность параллельного согласования внутренних документов.
6. Удаленный доступ к рабочим процессам вне рабочего места.
7. Повышение сохранности документов и невозможность их фальсификации.
8. Резкий рост исполнительности поручений за счет онлайн-мониторинга действий сотрудников.

Стратегические преимущества способствуют росту управляемости и имиджа компании, что дает существенную выгоду в привлечении новых клиентов.

Преимущества для рядовых пользователей

Продолжительные по времени рутинные операции признаны вредными для здоровья и резко снижающими производительность. Монотонная обработка запросов и документов в разных программах отвлекает от обязанностей, отнимая львиную долю рабочего времени.

СЭД имеет ряд преимуществ для решения указанных пользовательских проблем:

1. Удобное расположение ЭД в архиве, позволяющее находить их по атрибутам в течение 1-2 минут.
2. Регламентация операционных процессов. В результате работник получает только те задания, которые обязан выполнять по должностной инструкции.
3. Ускорение адаптации новых сотрудников к рабочим процессам за счет автоматизации внутрикорпоративного взаимодействия.
4. Возможность получения информации о цепочке согласований и этапах выполнения проектов.
5. Сокращение рутинных операций за счет объединения рабочих сред в компьютерах, использования шаблонов, исключения этапа распечатки документов и их подписи.

Сокращение количества и длительности неспецифических операций позволяет уделять время непосредственно рабочим процессам, требующим высокой квалификации.

Преимущества для IT-структуры предприятия

При внедрении СЭД она интегрируется существующей IT-инфраструктурой, предоставляя такие преимущества:

• облегчение контроля над системой, снижающее квалификационные требования к её администратору;
• возможность настройки новых шаблонов и маршрутов документов без средств стандартного программирования;
• объединение нескольких приложений в единую рабочую среду;
• возможность масштабирования системы без дополнительных затрат;
• отсутствие необходимости в замене имеющихся компьютеров;
• комплексная защита сети от вредоносных программ.

СЭД предполагает определенные капиталовложения в технические средства, но они окупаются в короткие сроки.

Компьютерное оборудование становится совместимым, в результате чего повышается степень использования его ресурсов.

Преимущества для руководителей

Электронный документооборот делает эффективной работу управленческого состава за счет следующих преимуществ системы:

1. Мобильность СЭД, возможность доступа к ЭД через удаленные компьютеры в командировках.
2. Удобство мониторинга сотрудников с помощью отчетов об эффективности их работы, производительности и своевременности выполнения поручений.
3. за счет интеграции с .
4. Ускорение логистических процедур между поставщиками и покупателями при совместном использовании СЭД. Существует возможность обмена первичными ЭД с помощью подключения к единому внешнему оператору, гарантирующему юридическую легитимность документов.
5. Предоставление доступа к финансовой информации исключительно топ-менеджерам, исключая секретариат.
6. Снижение вероятности утери важных документов.

Руководитель всегда может зайти в систему и сформировать отчет об исполнительности каждого сотрудника.

Осознание этого факта работниками не дает им возможности расслабляться и заниматься собственными делами.

Недостатки электронного документооборота

Внедрение электронного документооборота на предприятии имеет и свои недостатки. Именно они не дают малому бизнесу вводить полномасштабную , складских операций и управления на базе СЭД.

К минусам относят:

1. Вероятность повреждения базы данных неизвестным вредоносным кодом. Решить этот недостаток может регулярно резервирование информации на неподключенных к сети устройствах.
2. Сложность адаптации сотрудников возрастной категории 40+ к цифровой форме взаимодействия.
3. Высокая стоимость. Цена отечественной СЭД для малых предприятий колеблется в пределах 1000-10000 долларов.
4. Эффективность СЭД снижается при отсутствии электронного документооборота у контрагентов компании.
5. Польза от системы в компактных офисах без дополнительных рабочих подразделений и помещений сомнительна.
6. Необходимость дублирования ЭД в бумажном виде при работе с некоторыми контрагентами.

Указанные недостатки во многом обусловлены запаздыванием принятия необходимых правовых норм и низкой степенью проникновения СЭД в бизнес-среду. Но тенденции свидетельствуют, что через 10-20 лет электронный документооборот на предприятии будет считаться больше правилом, чем исключением.

Как выбрать правильную СЭД?

Выбор СЭД нелегок, потому что есть большая вероятность купить неподходящий продукт или заключить договор с некомпетентной компанией.

Поэтому при принятии решения о покупке программы электронного документооборота необходимо учитывать ряд её характеристик:

1. Время работы производителя СЭД на российском рынке. Для подстраивания под национальное законодательство необходимы годы практического опыта внедрения подобных систем.
2. Соответствие отраслевым стандартам.
3. Совместимость со структурой компании.
4. Возможность и стоимость дальнейшего сопровождения программного продукта.
5. Масштабируемость СЭД при расширении предприятия.
6. Доступность документации по настройке ПО штатным IT-специалистам.
7. Уровень защиты информации.
8. Возможности резервирования данных
9. Время восстановления после сбоев.

Для окончательного выбора компании для внедрения СЭД рекомендуется проанализировать несколько провайдеров, изучить демонстрационные материалы и попросить установить демо-версию ПО. При решении важно учитывать затраты на обновление оборудования и уровень профессиональной подготовки собственных IT-специалистов.

Сложности внедрения СЭД

На процесс внедрения СЭД в России влияет использование пользователями множества нелицензионных программ, их несовместимость и преобладание ручного управления бизнес-процедурами.

В результате провайдеры электронного документооборота сталкиваются на предприятиях с такими сложностями:

1. Разношерстный формат хранения данных в различных отделах.
2. Отсутствие структурированности информации в используемых приложениях.
3. Неурегулированность системы доступа сотрудников к конкретным бизнес-процессам. Типовая форма должностных инструкций слабо помогает организации СЭД.
4. Загруженность инфопотока бюрократическими процедурами и согласованиями.
5. Сбои из-за хранения данных в различных приложениях.
6. Компьютерная безграмотность сотрудников предприятия и саботаж обучающих мероприятий на уровне исполнителей.
7. Несоответствие СЭД отраслевым нормам и подзаконным нормативно-правовым актам.

Для перехода на электронный документооборот мало волевого решения руководства. Нужна системная перестройка должностных обязанностей сотрудников и управленческой структуры компании. Для желательна интеграция с системой , которые необходимо установить согласно закону .

Важным направлением при внедрении СЭД является жесткая кадровая политика в отношении некомпетентных и необучаемых сотрудников. Потому что их нежелание работать по новым принципам значительно увеличит расходы на процесс внедрения и сопровождение электронного. СЭД должна взаимодействовать с людьми в рамках единого механизма, поэтому его плохо работающие элементы необходимо вовремя исправлять или заменять.

У нас есть готовое решение и оборудование для

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.Общие положения

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее - Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее - Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

«Инсейлс» - Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь» -

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация - это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.Обязанности Сторон

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - .

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.Ответственность Сторон

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.Иные положения

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

Банковские реквизиты:

) NauDoc - качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами, другими словами, автоматизация документооборота на предприятии

NAUDOC - программный продукт для автоматизации делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов, разработанный фирмой NAUMEN. NAUDOC позволяет руководить процессами обработки документов и осуществлять контроль исполнительской дисциплины, получая исчерпывающую информацию о ходе исполнения заданий.

Система электронного документооборота NauDoc оптимальным образом подходит для автоматизации документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, управляющих компаний, проектных организаций, подразделений холдинговых структур, а также для решения конкретных задач по автоматизации документооборота, встающих перед подразделениями больших компаний (обеспечение работы с нормативной документацией в соответствие с требованиями ISO 9001:2000, взаимодействие между сотрудниками и службой персонала и др.).

Используя NAUDOC, есть возможность организовать единое хранилище документов с разграничением прав доступа на основании ролей, что позволяет сотрудникам в каждое время получить доступ к документам и в кратчайшие сроки отыскать всю нужную информацию независимо от присутствия на рабочем месте владельца документов. Журналы регистрации позволяют регистрировать входящие, внутренние и исходящие бумаги, отслеживая перемещение бумажных копий документов внутри предприятия.

Наличие у NAUDOC средств контроля исполнительской дисциплины позволяет назначать сотрудникам задания в системе, контролировать их исполнение, отслеживать сроки выполнения, направлять бумаги на согласование и рассылать согласованные бумаги для ознакомления иным пользователям системы. Настройка жизненного цикла для категорий документов позволяет указать типовые маршруты движенья документов, настроить их автоматическую маршрутизацию и назначение заданий.

Все действия с документами и заданиями выполяются посредством web-интерфейса, подключась к системе из любой точки мира, этим создавая единое информационное пространство организации, включая удаленные филиалы и мобильных работников.

Преимущества, которые предоставит использование системы электронного документооборота NauDoc:

Упрощение процедуры визирования документов должностными лицами

• После того, как документ создан, сотрудник отправляет его на визирование определённому кругу лиц согласно порядку согласования документов, принятому в организации.
• При коллективной работе все действия выполняются над одним экземпляром документа. Пользователи NauDoc, согласующие документ, получают доступ к нему в процессе работы.
• На любом этапе может быть создан отчёт о согласовании (с указанием имени и должности визирующего лица и точного времени визирования документа).

Возможность регистрации электронных и бумажных документов в системе

• Регистрация документа в журнале регистрации происходит автоматически на определенном этапе работы с документом.
• Для бумажных документов в системе создается специальная электронная карточка, к карточке может быть присоединена отсканированная копия документа.

Ускорение поиска документов по реквизитам и содержанию

• Система NauDoc предоставит Вам возможность мгновенно найти все документы по определённому реквизиту (например, регистрационному номеру или краткому описанию).

Упрощение работы с организационно-распорядительными документами

• Пользователь создаёт документ в системе NauDoc, по заранее определённому шаблону. Для создания документа необходимо изменить в его регистрационной карточке значения реквизитов, они будут автоматически проставлены в текст документа. При необходимости, можно разрешить пользователю изменять текст шаблона.
• После того, как документ создан, сотрудник отправляет его в работу определённому кругу лиц согласно порядку, принятому в организации.
• Порядок согласования «знает» система: она контролирует регламентные сроки на этапах, уведомляет ответственных лиц, система также высылает уведомления о перемещении документа с этапа на этап.
• Регистрация документа в журнале регистрации происходит автоматически на определенном этапе работы с документом. При этом документу присваивается регистрационный номер и устанавливается дата регистрации.

Управление процессами

• Система NauDoc позволяет автоматизировать производственные или управленческие процессы компании. Позволяет выделить этапы, ответственных лиц, регламентные сроки. Это позволяет стоить отчеты по тому, на каком этапе находится каждый из экземпляров процесса, находить «узкие места» и ответственных лиц из-за которых происходит срыв контрольных сроков, сделать процесса перед внесением изменений.

Упрощение работы с входящей и исходящей корреспонденцией

• NauDoc может быть настроен как почтовый клиент, предоставляя возможность работы с входящей и исходящей документацией, как с обычными документами в системе.
• При обработке входящей корреспонденции, письма принимает секретарь, регистрирует письма в Журнале регистрации Входящей корреспонденции, документу автоматически присваивается регистрационный номер. После подготовки документ отправляется на резолюцию руководителю, согласно порядку, принятому в организации. После рассмотрения документ отправляется на ознакомление или исполнение сотрудникам организации.
• При обработке исходящей корреспонденции, сотрудник создает письмо по шаблону принятому в организации, отправляет его на согласование руководителю, согласно порядку, принятому в организации. После согласования документа он автоматически отправляется секретарю. Секретарь регистрирует письмо в Журнале регистрации и отправляет его по электронной почте. При этом все документы сохраняются в системе и доступны для поиска.

Создание корпоративного веб-портала и интернет-ресурса компании

• NAUDOC позволяет создавать интернет- и интранет-сайты и руководить размещением контента (функционал ДВИЖОК). В качестве контента могут выступать бумаги, графические изображения и иные объекты NAUDOC.
• Удобная разработка и редактирование страниц ресурса во встроенном WISYWIG-редакторе, контроль версий.
• Управление публикацией вестей, анкет и голосований.
• Встроенные возможности разработки и перемены дизайна страниц ресурса.
• Централизованное управление доступом в разделах ресурса, возможность проведения согласования документов перед публикацией на веб-ресурсе.

Технологические особенности системы

• 100%-ный web-интерфейс позволяет подключаться к системе из любой точки мира, создавая единое информационное пространство для организации, ее удаленных филиалов и мобильных работников.
• система встроена с программным обеспечением для сканирования и распознавания текста ABBYY FINEREADER Scripting Edition;
• система позволяет проводить аутентификацию и авторизацию людей во внешних службах каталогов, к примеру LDAP или Microsoft Active Directory;
• в системе есть модуль работы с электронно-цифровой подписью () и заложена возможность эксплуатации ЭЦП любого криптопровайдера, поддерживающего интерфейс Microsoft CRYPTOAPI.

Система электронного документооборота NauDoc оптимальным образом подходит для автоматизации документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, управляющих компаний, проектных организаций, подразделений холдинговых структур, а также для решения конкретных задач по автоматизации документооборота, встающих перед подразделениями больших компаний (обеспечение работы с нормативной документацией в соответствие с требованиями ISO 9001:2000, взаимодействие между сотрудниками и службой персонала и др.

Система электронного документооборота NauDoc предназначена для комфортной работы до 50 пользователей, которые могут создавать до 5 000 документов в год. Это технологические ограничения программной платформы Zope, на которой разработан продукт.

Из практических замечаний можно выделить следующие факторы:

• Высокая надежность системы. За 4 года эксплуатации не единого сбоя.
• Высокая степень защищенности системы от хакерских атак
• Неплохой функционал для бесплатной системы, но крайне скудный для платной
• Высокая нагрузка на сервер даже при небольшой базе данных. По всей видимости виновата плохая оптимизция потоков. Отсюда медленная работа с документами.
• Неудобство внесения данных в базу.
• Юзабилити как таковое отсутствует , такое впечатление что программисты писали систему для себя, а не на продажу .
• Впечатление недоработанности системы.
• Плохое (медленное) техническое и информационное сопровождение на форуме, даже для платных клиентов
• В бесплатной версии, начиная с определенного количества накопленных заданий - поиск выдает неверные ответы.
• В платной версии, начиная с определенного количества накопленных заданий - поиск начинает ошибаться при выборе области поиска, ищет документы не там, не понимает стандартных логических условий поиска.
• Код системы открытый, но изменить вручную что-либо нереально.

Платформа : Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD

NAUDOC есть в 2-х редакциях: NAUDOC Free и NAUDOC Enterprise

Оставьте свой комментарий!

О т ответа на вопрос «Зачем вашей компании нужен электронный документооборот?» зависит, как минимум, половина успеха проекта по внедрению системы электронного документооборота (СЭД). Как ни странно, очень часто можно услышать ответ типа: «У конкурента/партнера уже есть - чем мы хуже?» Но если поставить такую цель внедрения СЭД, результаты вряд ли будут впечатляющими.

Итак, какие цели могут стоять перед компанией при внедрении СЭД? Рассмотрим возможные варианты.

Поскольку достижение каждой из этих целей последовательно увеличивает как бюджет проекта автоматизации, так и риски того, что проект не будет успешно завершен, к постановке завышенных целей следует относиться с максимальной осторожностью .

Еще одной распространенной ошибкой при внедрении системы является ожидание того, что автоматизация сама по себе поможет оптимизировать сам процесс документооборота. Но как говорят программисты в таких случаях: «При автоматизации хаоса получится лишь «автоматизированный хаос» ».

Кстати, важное замечание по формированию бюджета проекта: его надо рассчитывать исходя из полного количества сотрудников компании. Пилотные проекты типа «на одном отделе попробуем» в большинстве случаев не помогут даже понять, нужен электронный документооборот компании или нет.

Когда цель поставлена, а задачи автоматизации определены, можно переходить к следующему этапу - выбору системы электронного документооборота.

Как выбрать?

Практически до второй половины 2000-х годов рынок СЭД в России был ориентирован исключительно на крупных клиентов, у малых и средних компаний не было выбора: существовал очень малый круг «коробочных» СЭД, пригодных для внедрения в компаниях такого размера. Причем в большинстве случаев эти СЭД были лишь урезанными версиями «больших» систем, а значит, стоимость покупки и сопровождения, сложность использования были не вполне адекватны ожиданиям небольших и средних компаний.

В последние годы рынок СЭД для малых и средних фирм значительно расширился: у поставщиков сформировалось видение автоматизации документооборота среднего и малого бизнеса, появилось много новых решений, ориентированных именно на этот сегмент рынка. Поэтому выбор системы электронного документооборота сейчас - достаточно непростая задача. Попробуем систематизировать процесс выбора СЭД исходя из тех целей, которые ставит перед собой компания, внедряя электронный документооборот.

Все системы электронного документооборота можно условно разделить на 3 большие группы:

1. Системы организации архива (хранилища) документов.
2. Системы автоматизации делопроизводства с элементами документооборота.
3. Комплексные системы автоматизации документооборота.

Большинство современных СЭД содержит элементы каждой из трех групп, но «полноценные универсалы» встречаются редко. Как правило, каждая система ориентирована на автоматизацию какой-то определенной группы процессов.

1. Системы организации архива документов

У термина «архив (хранилище) документов» есть два значения. Под такими системами понимают:

• Специализированные системы хранения и обработки сверхбольших объемов документов. Такие системы необходимы узкому кругу компаний, например, организациям массового обслуживания (коммунальные услуги, госсектор, страхование, кредитно-банковский сектор). Таких систем не так уж и много, они решают достаточно узкий круг задач, и мы их в данной статье рассматривать не будем.
• «Облегченные» системы документооборота, обеспечивающие только базовую функциональность работы с документами: централизованное хранение файлов документов и организацию доступа сотрудников к ним .

Если говорить об архиве документов как об «облегченной» системе документооборота, то в данном подходе к автоматизации документооборота наиболее популярны следующие решения:

В целом организация документооборота в виде «архива документов» имеет смысл либо для малых предприятий (с управленческим штатом менее 10 человек), либо для предприятий с небольшим объемом документооборота (до 10-20 документов в месяц). Основным бонусом таких систем является лишь их дешевизна и простота использования.

2. Системы автоматизации делопроизводства с элементами документооборота

Системы автоматизации делопроизводства с элементами документооборота составляют сейчас большинство предлагаемых на российском рынке СЭД. Типовые функции систем этой группы:

• Архив документов:
• хранение и архивирование документов,
• поиск по реквизитам регистрационно-контрольных карточек документов, полнотекстовый поиск по документам,
• сканирование и распознавание документов;
• Делопроизводство (в данной группе систем блок автоматизации делопроизводства наиболее развит):
• регистрация документов,
• организация номенклатуры дел,
• разграничение прав доступа.
• Документооборот:
• маршрутизация документов,
• выдача поручений,
• визуализация бизнес-процессов.

Все системы обладают практически идентичными характеристиками, но у каждой, разумеется, есть свои конкурентные преимущества. Подробную информацию о системах можно получить сайте http://www.doc-online.ru и на сайтах производителей СЭД.

3. Комплексные системы автоматизации документооборота

Эта группа систем наиболее «сильна» в автоматизации процессов, связанных с документооборотом и оперативным управлением предприятия, - выдача и контроль исполнения поручений, маршрутизация документов и пр.

Внедрение подобных СЭД, скорее, оправдано в крупных организациях (холдингах) за счет того, что системы такого класса разрабатываются только под заказ, а следовательно, имеют высокую стоимость, достаточно сложны в освоении, при внедрении требуют участия ИТ-специалистов. Однако выбор СЭД данной группы предоставляет также большие возможности по модификации системы под нужды компании, можно создать систему, сбалансированную по функциям как в области делопроизводства, так и в области документооборота.

Что дальше?

После того как определились фавориты на покупку, не забудьте учесть следующие аспекты, которые обязательно скажутся на успешности проекта внедрения СЭД:

• Поинтересуйтесь, какие у системы возможности «на вырост» , чтобы не пришлось с ростом масштаба бизнеса тратить деньги на внедрение новой СЭД.
• При сравнении стоимости систем оценивайте полную стоимость проекта. Очень часто значительная часть стоимости скрыта в дополнительных модулях, инфраструктурном программном обеспечении, услугах по обследованию, внедрению и сопровождению системы.
• Перед покупкой посмотрите на систему «вживую» , а еще лучше - у клиентов поставщика решения. Ни одна красивая презентация или «лабораторная» демонстрация системы не покажут реальные особенности работы с ней.
• Некоторые из представленных на рынке систем относятся к так называемым «коробочным» СЭД. Под этим подразумевается возможность установить и настроить систему собственными силами. Посчитайте, такой вариант может оказаться выгоднее, даже если придется отправить на обучение ваших ИТ-специалистов.
• Убедитесь в том, что сотрудники вашей компании «потянут» систему - любая автоматизация обычно приводит к увеличению объема работы, особенно на этапе внедрения. Если в компании нехватка персонала - надо или увеличить его количество, или выбрать СЭД с более простыми функциями.
• Процедура внедрения системы - важный элемент успешности проекта. Перед покупкой системы обязательно заранее спланируйте этот этап и обговорите его особенности с поставщиком решения! Очень часто без тщательной проработки этого этапа СЭД повисает «мертвым грузом» на компании.

Внедрение системы электронного документооборота - ответственный шаг для компании, в особенности для средних и малых компаний, где любые траты заметно сказываются на «жизненном тонусе». Поэтому правильность выбора СЭД и поставщика решения, учитывающих особенности работы компаний среднего и малого бизнеса, - очень важный фактор. В данной статье мы постарались дать представление о современном состоянии рынка СЭД для компаний среднего и малого бизнеса и помочь в правильном выборе системы электронного документооборота. Успехов вам.

Свернуть Показать

При подборе СЭД вы можете обратиться за аналитической информацией на сайты http://www.doc-online.ru и http://www.docflow.ru, а также непосредственно к разработчикам:

• Система «БОСС-Референт» компании «Ай-Ти». Сайт http://www.boss-referent.ru
• Система «ДЕЛО» компании «ЭОС». Сайт http://www.eos.ru
• Система «Евфрат-документооборот» компании «Cognitive Technologies». Сайт http://www.evfrat.ru
• Система «CompanyMedia» компании «ИнтерТраст». Сайт http://www.intertrust.ru
• Система «NauDoc» компании «Наумен». Сайт http://www.naumen.ru
• Система «Акта» компании «DuxSoft». Сайт http://www.duxsoft.ru

Шираз Ахмед
29 ноября 2011 г. 11:46

Осведомленность в вопросах электронного документооборота выросла за последние несколько лет, но многие его аспекты все еще не ясны широкой общественности. Его часто путают с управлением файлами, управлением информационными ресурсами предприятия (частью которого электронный документооборот и является), организацией делопроизводства и т.д.

Здесь мы попытаемся развенчать пять мифов об электронном документообороте с точки зрения малого бизнеса.

Миф №1: У меня есть О C Windows для управления файлами, и мне не нужна отдельная система электронного документооборота.

Реальность: Проводник Windows, конечно, помогает вам управлять файлами/документами, но это лишь базовый инструмент, в значительной степени ограниченный хранением файлов в иерархической структуре папок. С другой стороны, хорошая система документооборота позволит вам хранить метаданные документов, относящиеся к их типу и основанные на уникальных требованиях вашей организации. Так, для каждого отсканированного изображения счета вы можете определить метаданные для хранения: Дату счета, Сумму счета, Компанию, Статус (Оплачен/Не оплачен) и т.д. Это во много раз увеличивает число способов, с помощью которых вы можете искать и группировать документы. В дополнение к этому, системы электронного документооборота часто позволяют устанавливать связи между документами, создавать аннотации к ним и задавать различные права доступа к документам (к примеру, пользователь может просматривать, но не редактировать). Как видите, это намного больше, чем то, что может предложить ваша операционная система.

Миф 2: Малому бизнесу не нужен электронный документооборот

Реальность : Это, пожалуй, самое большое заблуждение. Владельцы малого бизнеса управляют ограниченными ресурсами и поэтому часто не могут нанять персонал для выполнения рутинной бумажной работы: штамповки, регистрации, создания архива, поиска и возврата документов, повторной регистрации после каждого рассмотрения. Уже нанятые сотрудники небольшой компании тратят дополнительное время на решения этих задач сверх тех, для выполнения которых они были наняты. Обладание же хорошей системой электронного документооборота обеспечивает доступ ко всем документам по щелчку мыши.

Миф 3: Электронный документооборот слишком сложно внедрять в небольших компаниях.

Реальность: Как представитель малого бизнеса, вы должны четко осознавать основные потребности вашей фирмы, связанные с документооборотом. Как только эти потребности будут определены, сразу будут очевидны доступные и легко реализуемые решения. Самый лучший способ внедрить решение - «обкатать» его для начала на одном из подразделений компании или на решении одной из бизнес-задач (например, организовать управление входящими и исходящими счетами). Проведите анализ через месяц или два и посмотрите, насколько увеличилась эффективность работы ваших сотрудников в области управления документами. Когда вы увидите выгоды в одном подразделении, вы сможете тиражировать решение на остальную часть организации.

Необходимо позаботиться о том, чтобы решение обладало следующими свойствами: было несложным в установке и настройке, имело простой пользовательский интерфейс, подробное руководство пользователя и техническую поддержку, доступную по электронной почте или телефону.

Миф 4: Электронный документооборот слишком дорого стоит для малого бизнеса

Реальность: Малый бизнес может не нуждаться в продвинутых, комплексных возможностях СЭД, которые обычно необходимы крупным предприятиям. А также и число пользователей, которые будут работать с данным программным продуктом, вероятно, будет меньше, чем в более крупных организациях. Тем не менее, существуют программные продукты для управления электронным документооборотом, которые рентабельны для предприятий малого бизнеса. Ко всему прочему, переход на электронный документооборот позволяет сократить потребление бумаги и других канцелярских принадлежностей, тем самым существенно сокращая ваши текущие расходы. На самом деле, когда вы посчитаете возврат инвестиций (ROI) для системы электронного документооборота для малого предприятия, вы увидите, что инвестиции в нее действительно могут оказаться одним из самых выгодных вложений вашей фирмы в среднесрочной и долгосрочной перспективе.

Миф 5: Я могу ликвидировать все бумажные документы, как только у меня появится система электронного документооборота.

Реальность: Вы решили внедрить систему управления документооборотом . Поздравляю! Но не надо сразу бежать к шредеру! Многие из этих документов вы должны хранить в бумажном виде.

Разделите все ваши документы на 3 группы:

1. Те документы, которые должны храниться в бумажном виде по закону, например, оригиналы договоров с подписями.

2. Документы, которые все еще могут вам понадобиться в бумажном виде в ходе рутинной работы.

3. Те документы, которые вам точно больше в бумажном виде не понадобятся.

Прежде чем двигаться к шредеру, вы можете захватить только последнюю из этих 3-х групп. По прошествии месяцев/лет у вас исчезнет необходимость хранить в бумажном виде документы и из третьей и второй групп, что еще больше приблизит вас к безбумажному документообороту.

Перевод: Ананина Анна (DIRECTUM).

Не секрет что успешное ведение любого бизнеса в первую очередь зависит от того, как работает механизм упорядочения документации. Ведь работа с бумажной волокитой хотя и не приносит удовольствия, но является важным звеном в управлении компанией.

К тому же документацией следует заниматься своевременно, иначе она начнет копиться и теряться. Для того чтобы избежать возможных потерь была введена система электронного документооборота.

В этой статье мы расскажем: Что такое СЭД? Какие она имеет виды, преимущества и недостатки?

С развитием интернета время толстых папок, и пыльных архивов ушло далеко в прошлое. Теперь процесс работы с документами полностью автоматизирован. Необходимые бумаги можно найти в один клик, а архивация производится вообще без участия человека. Такие возможности предприятиям открывает СЭД.

Система электронного документооборота (СЭД) – это специальное программное обеспечение, благодаря которому происходит обработка документов в электронном виде. Другими словами, благодаря СЭД возможна передача документов между сотрудниками, выдача индивидуальных задач, архивация и т.д.

Наверняка многие организации умеют создавать электронные документы, хранить и передавать их. Однако просто электронный формат не будет иметь никакой юридической силы. Для того чтобы электронная бумага обрела вес, важно чтобы она была подписана обеими сторонами. В данном случае, документы должны быть скреплены специальной электронной подписью.

Следовательно, СЭД можно разделить на два вида:

1. Документооборот внутри компании между сотрудниками;
2. Документооборот между различными предприятиями и организациями посредством специальных каналов связи.

Для использования СЭД внутри организации необходимо специальное программное обеспечение. Обычно такую программу называют – платформой ЭДО. Кроме того, для бесперебойной работы такого ПО потребуется дополнительное оборудование. Например, сервера, сетевые каналы и прочее.

Оператор электронного документооборота понадобится в том случае, если необходима работа с бумагами между двумя различными фирмами. Такой оператор станет хорошим помощником. Ведь он умеет доставлять сообщения, проверяет, в каком формате документы пересылаются, требует и контролирует проставление электронной подписи, хранит и архивирует бумаги самостоятельно и т.д.

Таким образом, СЭД – это «кровеносная система» всего бизнеса. Она в значительной степени экономит время, и, несомненно, положительно сказывается на работе организации в целом. Но всегда ли от такого вида обработки информации имеется польза? И способна ли СЭД нанести урон бизнесу? Чтобы ответить на эти вопросы нужно рассмотреть положительные и отрицательные стороны электронного документооборота.

Плюсы и минусы ЭДО

Как и любой другой процесс ЭДО имеет как плюсы, так и минусы. Основные параметры представлены в таблице ниже.

Достоинства

Недостатки

Упорядочивание . Система автоматически проставляет номера документам, что избавляет от всяческих ошибок Отслеживание . В любой момент можно узнать, кто работает с документом Сохранность . Сотрудник не сможет потерять или испортить электронный документ Восстановление . Удаленный документ можно в любой момент восстановить Сохранность временных ресурсов . Электронный вид документа попадает каждому сотруднику в считанные секунды несмотря от мест их нахождения. Удобно работать . При необходимости сотрудник может менять исходную версию документа. ЭДО дает возможность восстановить каждую из них. Кроме того можно отследить фамилии тех специалистов, которые работали над бумагой. Доступность . Система ЭДО работает в режиме 24/7. Более того при подключении к ней с помощью интернета, сотрудник может в любое время работать с документацией, даже если он находится в больнице, или в отпуске. Планирование . Система дает возможность специалисту запланировать ход работы с бумагами. Можно установить дату, время исполнения, а так же очередность. И в нужный момент программа сама подскажет сотруднику о необходимости выполнения его работы. Удобный поиск . Программа разработана таким образом, что она дает возможность найти необходимый документ не только по названию, но и по ключевому слову. Экономия бумаги . Нет никакой необходимости распечатывать документацию, сшивать ее в папки и делать опись. Вся информация хранится в электронном виде, и в любой момент нужный документ можно вывести на бумажный носитель.

Денежные затраты . Создание ЭДО потребует определенных финансовых затрат. Деньги нужны на ПО и оборудование. Величина затрат будет зависеть от количества подключенных сотрудников. В среднем эта сумма составить порядка 100 000 рублей (*). Сразу пользоваться СЭД — не получиться . После приобретения установка, внедрение и отладка программы занимает большое количество времени, а также специальных навыков. Обучение персонала . Для того чтобы правильно пользоваться СЭД все задействованные сотрудники должны пройти специальное обучение. Обеспечение безопасности . Для сохранности информации руководители компании должны уделить особое внимание безопасности. А именно выпустить электронную подпись, определить кто из сотрудников, и какой доступ к бумагам будет иметь, а так же потребуется защитить программу от проникновения из вне. Потребуется администратор СЭД . В штате организации должен быть человек, который будет способен решать текущие задачи по работе в СЭД. А именно отлаживать работу сервера, помогать пользователям, следить за функционированием системы. Требуется постоянное резервное копирование . В целях сохранности информации пользователи должны постоянно сохранять документы. В некоторых случаях требуется существование электронного и бумажного документа . Если, например, у партнера не установлена СЭД, то при работе с ним документация должна быть как в электронном, так и в бумажном виде.

Реальная стоимость ведения электронного документооборота для малого бизнеса

(*) Если фирма небольшая, и подписывать документы собирается лично владелец бизнеса (или сам ИП), то затраты будут минимальными. Они состоят из покупки электронной цифровой подписи — 1500 рублей и доступа к сервису электронного документооборота — от 100 рублей.

Для небольших объёмов наша редакция рекомендует сервис Контур.Диадок . Если выбрать тариф «Универсальный «, то затраты составят всего 9 рублей за отправленный документ. Если сравнивать с пересылкой оригиналов документов по почте, то здесь отправка одного заказного письма внутри области составит минимум 50 рублей. Разница очевидна:

Всем новым пользователям система даёт 50 приветственных бонусных пересылок электронных документов.

Как видно из таблицы, несмотря на положительные стороны, СЭД имеет и отрицательные моменты. В основном они сводятся к материальным затратам, которые как оказалось, могут быть не маленькими.

Компания понесет значительные затраты не только на установку программного обеспечения, и покупку нужного оборудования, но и должна принять в штат работника, без специальных навыков которого, система электронного документооборота просто не будет работать. Такому сотруднику тоже требуется платить зарплату. А это еще одна статья в расходах.

Но не стоит забывать, что затраченные усилия в дальнейшем окупятся, и фирмы, работающие с СЭД, только выиграют. Ведь они будут экономить не только на времени обработки информации, но и значительно сократят расходы на оплату услуг, например, архивариуса. Плюс ко всему прочему электронному архиву не требуется дополнительного помещения, покупки дополнительной канцелярии и прочих моментов.

Что представляет собой система электронного документооборота?

Как правило, это система электронного документооборота (ЭДО), в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью. Чтобы вести электронный документооборот, нужен сертификат электронной подписи.

Интерфейс обычно состоит из 2-3 вкладок, среди которых контрагенты (ваши партнёры и клиенты участвующие в ЭДО) и основная вкладка — Документы . В данной вкладке в разделах Входящие и Исходящие будут содержаться отправленные вами и принятые документы.

Виды ЭДО

Несомненно, при внедрении электронного документооборота организации делают большой упор именно на эффективность. Сложно сказать какой вид ЭДО для определенной организации будет наиболее эффективен. Все зависит от направления деятельности предприятия и от его бизнес процессов.

Однако существует общая квалификация ЭДО по функциональности, технологии управления, составляющим компонентам и т.д. В связи с этим можно выделить основные виды СЭД:

• Система делопроизводства . Такой вид предназначен для ведения делопроизводства предприятия. Причем работа проводится по всем принятым правилам с вертикальным управлением, т.е. от начальника к подчиненному;
• Электронные архивы . Главная цель такой системы – это организация работы по хранению документации. Кроме прочего программа позволяет пользователю легко найти необходимую бумагу. Однако передача документации в такой системе будет невозможна;
• Workflow-системы . Такой вид системы широко распространен среди пользователей благодаря тому, что ее главная задача – это организация и автоматизация бизнес процессов. С таким ПО легко вести бизнес, а документооборот – это всего лишь повод для существования рабочих моментов;
• ЕСМ-системы . ПО позволяет пользователю внести новизну в систему управления организацией. С помощью комплексных систем, возможно, управлять: документами, подписями, потоками работ, знаниями сотрудников и прочее. Данный вид ЭДО будет значительно дороже, ведь он предлагает пользователю расширенный функционал.

Стоит отметить, что каждый вид СЭД становится наиболее масштабнее предыдущего, и дает больше возможностей пользователям. Однако для того чтобы оценить всю пользу электронного документооборота необходимо правильно сделать выбор.

Как правильно выбрать СЭД

Как уже отмечалось, выбор СЭД – это сложный процесс, который требует особого внимания. Кроме всего прочего руководству фирмы требуется учесть огромное количество решающих факторов, таких как направление деятельности предприятия, штат сотрудников, и т.д.

Например, для коммерческой организации будет правильно установить СЭД как между сотрудниками, так и между партнерами. Только так предприятие сможет получить необходимую экономическую выгоду.

Для государственного учреждения лучше сделать акцент на специфике его работы, и уделить большее внимание именно созданию электронных архивов. А так же требуется обучить сотрудников для работы с ними.

При выборе той или иной СЭД важно учитывать, отвечает ли система заявленным требованиям. К таковым относятся:

• Полнота функциональности;
• Удобство использования;
• С какой скоростью эта система внедрится в рабочий процесс;
• Наличие настроек, причем они должны быть гибкими;
• Имеется ли в системе возможность расширения функционала;
• Возможно, ли подогнать СЭД под существующее программное обеспечение предприятия;
• Легкость адаптации;
• Наличие технической поддержки. Важно чтобы такая помощь была на высоком уровне;
• Репутация производителя и т. д.

Принимая во внимание этот факт, пользователю следует придерживаться следующих действий:

1. Изучить функционал. Необходимо уделить особое внимание главе «Возможности». Важно чтобы производитель конкретно указал список выполняемых программой задач. Если конкретики нет, то стоит отказаться от такой системы СЭД;
2. Наличие тематических презентаций. Важно чтобы программа содержала демонстрационный материал, тем самым объясняла пользователю, как пользоваться функционалом;
3. Изучить скриншоты. Так руководитель сможет убедиться на самом деле ли, прост функционал, и обладает ли он заявленным требованиям;
4. Обязательно изучить отзывы реальных пользователей. Самый лучший вариант – это просмотр видеороликов на ютубе;
5. Многие производители предлагают руководителям бесплатные пробные версии. Так пользователь сможет понять подходит ли выбранный продукт или нет;
6. Что касается стоимости товара, то очевидно, что этот пункт не может не волновать покупателя. Сложно определить какой должна быть реальная стоимость СЭД, однако стоит изучить, с чего складывается та или иная цифра. Поэтому подробное изучение прейскуранта поможет покупателю избежать непредвиденных расходов и трат.

Стоит помнить, что сделать правильный выбор поможет только специалист. Поэтому выбор и установка СЭД должна проводиться только под пристальным вниманием человека, который владеет специальными навыками.

По причине дороговизны, далеко не все организации в нашей стране работают с СЭД. На сегодняшний момент пока только крупные фирмы делают обработку бумаг в электронном виде. Но все меняется, и вполне вероятно, что в ближайшее время по достоинству оценится необходимость работы с помощью СЭД, и многие фирмы смогут позволить себе вести электронный бизнес. А значит, станут наиболее эффективными и успешными!