Рабочий выходной день в табеле. Отпуск за свой счет в табеле учета рабочего времени обозначение. Заполняем вводные данные функциями Excel

Рабочее время и его учет — это важные составляющие любой организации, позволяющие контролировать деятельность компании и дисциплинировать сотрудников. Для того чтобы упростить эту процедуру, была разработана специальная форма — табель учета рабочего времени. Он существует как в бумажном, так и в электронном варианте. И у каждого из видов есть свои нюансы в заполнении.

Кто заполняет табель

Каждая организация назначает ответственного за ведение табеля учета рабочего времени, ориентируясь на специфику деятельности и количество персонала. Если организация небольшая и вся работа проводится в офисе, то табелирует сотрудников инспектор по кадрам, бухгалтер или другое уполномоченное лицо.

В том случае, когда у предприятия есть несколько объектов, намного проще табелировать сотрудников непосредственно на местах их работы. В таком случае эта обязанность возлагается на мастера или начальника подразделения отдельным приказом или прописывается в трудовом договоре.

Алгоритм работы с табелем

В первую очередь необходимо знать о том, что на каждом предприятии в обязательном порядке должен быть обычный (то есть в бумажном варианте) табель учета рабочего времени. Бланк можно либо самостоятельно распечатать, либо заказать в типографии.

Существуют две утвержденные формы: Т-12 и Т-13. Их отличие в том, что в первой не только учитывается рабочее время, но и есть графы для расчета ежемесячной Заполняются они по одной схеме, а именно каждый месяц первого числа открывают новый табель. В нем необходимо заполнить графы:

• Название компании (по порядковый номер и дата заполнения.
• Период, на который открывается табель.
• Порядковые номера персонала и их данные из личных карточек.

Остальные данные вносятся в течение месяца, а заполнение той части, которая относится к заработной плате, остается за работником бухгалтерии.

Для более быстрого и удобного заполнения табеля была разработана и утверждена система обозначений. Они отражают и прочие нюансы. Предусмотрено 36 обозначений. Но порой и этого количества недостаточно для того, чтобы точно отобразить всю информацию о сотруднике.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

	Наименование	Буквенное обозначение	Цифровое обозначение
1	Дневное и вечернее время работы	Я	01
2	Ночное время работы	Н	02
3	Работа по выходным и праздникам	РП	03
4	Сверхурочная работа	с	05
5	Командировка	К	10
6	Основной отпуск	от	14
7	Дополнительный отпуск	од	15
8	Учебный отпуск	У	16
9	Сокращенное время работы для учащихся	УВ	17
10	Дополнительный учебный отпуск без сохранения оплаты труда	УД	18
11	и родам	р	19
12	Отпуск по уходу за ребенком (с частичной оплатой)	оч	20
13	Отпуск по уходу за ребенком (неоплачиваемый)	ож	21
14	Неоплачиваемый отпуск	до	22
15	Неоплачиваемый отпуск по причинам, установленным законом	ОЗ	24
16	Больничный	Б	25
17	Неоплачиваемая нетрудоспособность	т	26
18	Часы сокращения работы	лч	27
19	Простои (по причинам, не связанным с работником)	вп	28
20	Неявка по причинам, установленным законом (с сохранением оплаты труда)	г	29
21	Прогулы без уважительной причины	ПР	31
22	Неотработанные часы (если работодатель установил неполный рабочий день)	НС	32
23	Выходные дни	в	33
24	Забастовки	ЗБ	34
25	Неявки по неясным причинам	НН	35

В таблице рассмотрены чаще всего используемые условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Более подробное описание и полный перечень обычно располагаются на первом листе бланка. Это позволяет легче ориентироваться в обозначениях и определить, в какой ситуации что ставить в ячейку.

Обычное заполнение бланка

Заполнение табеля — работа кропотливая, требующая внимания. Выполнять ее можно, используя, например, метод сплошных явок и неявок.

В этом случае в каждую графу вносятся данные. Символами отмечается как присутствие сотрудников на так и их отсутствие с указанием причин. Также указывается и количество часов, проведенное на месте работы.

В самом табеле это будет выглядеть так: в выходной день ставите букву "В", под ней 0, в рабочий день соответственно "Я" и количество часов, например 8. Аналогично выходным дням отмечаются различные причины неявок на работу, начиная с командировок и заканчивая отсутствием по неясным причинам.

Расчет табеля учета рабочего времени в этом случае проводить немного проще, потому что все необходимые цифры и обозначения находятся перед глазами. Особенно это относится к специалистам с маленьким опытом работы — так у них будет меньше шансов запутаться и допустить ошибку.

Заполняем табель учета рабочего времени с умом

Существует также метод регистрации отклонений. Он применяется, когда рабочий день имеет одинаковую продолжительность на протяжении всего периода. В этом случае отмечаются только нестандартные ситуации, то есть неявки, командировки и т. п. При использовании такого метода затрачивается намного меньше времени, а итоговый результат получается одинаковым в обоих случаях.

На листе это выглядит следующим образом: в верхней строчке проставляются сведения об отсутствии сотрудника на рабочем месте - В, К, ОТ, НН, ПР, Б и другие. Нижняя строчка остается пустой. Ведь при окончательном подсчете отработанного времени нули значения не имеют, а при одинаковой длительности рабочего дня остается только выполнить простейшие действия: посчитать количество пустых клеток в верхней строке (это явки) и умножить на количество часов.

Этот метод более удобен для опытных кадровиков и бухгалтеров. Также он хорошо подходит для небольших организаций, где численность персонала маленькая. Если ваше руководство не знает о более простой системе учета рабочего времени, то самое время предложить это им.

Ведение табеля учета рабочего времени на компьютере

Помимо бумажной версии, существует и несколько электронных. Как говорилось выше, табели в обязательном порядке должны дублироваться. Это нужно для того, чтобы данные о работе сотрудников не были утеряны и подтверждалась их достоверность (ведь не везде есть возможность использования компьютера).

Одним из более доступных вариантов является созданный в офисных программах табель учета рабочего времени. Excel подходит для этих целей как нельзя лучше. Электронные таблицы позволяют создать любой вид и размер документа. Также благодаря возможности задания формул намного упрощается подведение итогов и подсчет промежуточных данных.

Использование специального программного обеспечения

При недостаточных навыках работы с электронными таблицами работником или руководством может быть подобрана другая подобная программа. Табель учета рабочего времени в таком случае будет иметь вид, схожий с бумажным вариантом. Это поможет сократить время работы с документом.

При этом стоит также учитывать, что каждая программа предполагает использование лицензионных версий. У разных поставщиков они, естественно, имеют свою стоимость. Например, программа «Табель учета рабочего времени» обойдется пользователям от 1000 руб. и выше — в зависимости от численности персонала.

Еще одним плюсом таких утилит является то, что можно не заполнять бумажный табель учета рабочего времени. Бланк со всем отметками легко распечатать в любой необходимый момент. Эта функция есть наверняка в каждой подобной программе.

О хранении документов

Для чего используется табель? Это основание для бухгалтерии для в том или ином размере, а также основное доказательство того, что сотрудник находился на месте работы и выполнял свои обязанности. Без сомнения, этот документ очень важен для каждой организации.

Тогда сколько хранится эта форма? Табель учета рабочего времени необходимо хранить на протяжении года. Это установлено законодательно, а такие нормы необходимо соблюдать.

При утере уже закрытого табеля не стоит поднимать панику. Его всегда можно восстановить по другим документам. Для этого используются объяснительные, больничные листы, информация о командировках, график отпусков и др. Все, что подтверждает и объясняет отсутствие человека на его рабочем месте, можно применить для восстановления данных.

Кому может понадобиться табель?

Этот документ часто требуется при различных проверках. Например, налоговая служба проверяет его наличие в организации и правильность заполнения.

Отсутствие табеля даже в самой маленькой фирме может стать поводом для достаточно большого штрафа. То же самое происходит и при допущении ошибок в заполнении бланков. Это касается как расчетов, так и неправильного употребления условных обозначений.

Наличие табелей обязательно. Они нужны как для самой компании (бухгалтерский учет, дисциплинирование сотрудников), так и для проверяющих организаций. А самое главное — правильно применять условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Тогда можно избежать ряда проблем с сотрудниками и контролирующими органами.

С 2013 года учет рабочего времени персонала многими предприятиями ведется с использованием собственных бланков. Для их разработки следует опираться на унифицированную форму.

Для составления табелей применяются условные символы. Обязательные обозначения законом не предусмотрены. Имеющаяся кодировка носит лишь рекомендательный характер и может изменяться пользователями.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Поскольку правила заполнения табеля учета рабочего времени в некоторых ситуациях регулируется недостаточно четко, кадровикам и бухгалтерам приходится решать вопросы их отражения в регистре самостоятельно.

Назначение документа

Трудовой кодекс РФ требует от всех работодателей ведения учета времени, отработанного его персоналом. Табелирование обязательно как для предприятий, так и для индивидуальных предпринимателей. За его отсутствие предусмотрена административная ответственность для самого предприятия и ответственных лиц.

Табель – это документ, содержаний сведения об отработанных днях каждым сотрудником, пропусках работы по уважительным и неуважительным причинам. Его можно вести разными способами. Информация о нахождении или отсутствии работников фиксируется ежедневно. Все факты отсутствия, неявок, опозданий обязательно вносятся в табель.

Данные Табеля учета рабочего времени служат основанием для расчета и начисления заработной платы всем сотрудникам компании.

С его помощью контролируется:

• трудовая дисциплина;
• нормативная длительность рабочей недели;
• продолжительность сверхурочных работ;
• труд в выходные дни.

Трудовой кодекс устанавливает пятидневную рабочую неделю с продолжительностью в 40 часов и шестидневную – с продолжительностью в 36 часов. Во время работы данные нормы могут нарушаться. Главное правило – итоговая сумма часов за отчетный период, к примеру, квартал должна соответствовать требуемому размеру.

Табель является основным документом, используемым трудовой инспекцией для проверки. Кроме того, на его основе формируется статистическая отчетность по труду и кадрам для государственных органов.

Кто ответственен за заполнение

В каждой фирме назначается специалист, ответственный за табелирование времени труда работников. Организация учета зависит от специфики и масштабов деятельности компании, . На малых предприятиях, где вся работа ведется в пределах офиса, персонал табелирует кадровый инспектор, бухгалтер или иной уполномоченный специалист.

Отличие форм Т-12 и Т-13

Специально для удобства учета отработанного персоналом времени Госкомстат разработал и утвердил унифицированные формы документов: Т-12 и Т-13. Различаются они между собой предназначением. Первая используется для обычного ручного учета. Вторая необходима предприятиям с автоматической системой. Как правило, устанавливаются специальные турникеты, самостоятельно контролирующие явку работников.

Форма №Т-12 является универсальной. В нее включен дополнительный раздел для отражения информации о производимых расчетах для выплаты заработной платы. В случае ведения расчетов отдельно, он не заполняется.

Образец заполнения формы Т-12:

Расшифровка условных обозначений в табеле учета рабочего времени в 2019 году

На практике зачастую допускаются ошибки при составлении документа. Обычно их причиной становится неправильная расстановка условных кодов. Обозначения в табеле учета рабочего времени могут применяться как буквенные, так и цифровые. Каких-либо инструкций по их выбору нет. Поэтому каждая фирма самостоятельно выбирает вид шифровки в зависимости от удобства для нее.

Во избежание подобных ошибок стоит использовать краткие рекомендации по заполнению документа в 2019 году:

Цифровые коды	Буквенное обозначение	Расшифровка	Рекомендации по применению
01	Я	Рабочие часы	Для отметки дневных и вечерних часов можно использовать сведения пропускного пункта. Факт явки работников должен быть подтвержден руководителем структурного подразделения.
02	Н	Ночная работа	Проставляется на основе сведений службы пропуска или охранного пункта. Явку на работу подтверждает непосредственный руководитель.
03	РВ	Праздничные дни
04	С	Сверхурочный труд	Издается приказ на имя начальника в отношении потребности в сверхнормативной работе и его согласии с данных фактом. Документ подписывается работником и подтверждается службой пропуска.
06	К	Командировочные выезды	Издается приказ о потребности в командировании. Документ подписывает выезжающий специалист. В некоторых случаях необходимо оформление удостоверения и специального задания для выполнения служебных дел. По возвращении подготавливается отчетность о проделанной работе.
09	ОТ	Ежегодные основные отпуска	Кадровик издает приказ и знакомит с ним отпускника под роспись.
10	ОД	Дополнительный оплачиваемый отдых	Отпуск гарантирован трудовым кодексом, локальными актами или соглашениями. С изданным приказом отпускник знакомится под роспись.
11	У	Учебный отпуск с сохранением зарплаты	Дается для повышения сотрудником своей квалификации с пропуском работы во время учебы. Основанием является приказ руководителя, направление на дополнительное обучение и т.д.
12	УВ	Укороченное время труда	Используется сотрудниками, совмещающими работу с учебой без отрыва от производственных функций. Допускается частичное сохранение заработка.
13	УД	Отпуск для учебы без сохранения зарплаты	Работником подается заявка на отпуск, на основе которой издается приказ, подписываемый в дальнейшем сотрудником.
14	Р	Отпуск в связи с беременностью и родами.
15	ОЖ	Отпуск для ухода за ребенком (оплачиваемый частично).
16	ДО	Отдых без сохранения зарплаты по разрешению работодателя (отгул).
17	ОЗ	Отпуск, который не подлежит оплате.
19	Б	Временная нетрудоспособность (оплачиваемая)	За исключением ситуаций, отмечаемых шифром «Т». Отмечается болезнь работника, присмотр за больным родственником, карантин. В любой ситуации необходим больничный листок, выдаваемый врачом.
20	Т	Неоплачиваемая нетрудоспособность	При бытовой травме, присмотре за больным родственником и т.п.
21	ЛЧ	Сокращенное время труда	Оформляются приказом начальника.
23	Г	Пропуски с сохранением зарплаты.
24	ПР	Пропуски дольше 4-х часов	Пропущенное время должно быть непрерывным, т.е. отсутствие на работе все 4 часа подряд. Сюда относятся псевдозабастовки, административный арест и т.д. Проставление делается по докладным запискам руководителей подразделений, объяснительных работников, актов специальных комиссий и т.п.
25	НС	Неполный рабочий день инициированный работодателем	Указываются на основе приказов, выписок из контрактов и т.д.
26	В	Выходные	Учет официальных выходных дней, определенных законодательством.
29	ЗБ	Дни забастовок	Отмечаются на основании документов, свидетельствующих о законности осуществляемых действий.
30	НН	Пропуски без уважительных причин	Без документов, объясняющих уважительные причины отсутствия на работе.
31	РП	Простои без виновности работника	Проставляются на основе приказа руководства предприятия.
32	НП

Как видно, обозначения в табеле учета рабочего времени имеют важное значение. Законодательных требований к шифровке нет, поэтому она может меняться в зависимости от потребностей организации и удобства табелирования. Можно придумывать собственные условные коды. Главное, чтобы верным был учет и его итоговые показатели.

Выходные дни в командировках

В отношении кодирования выходных дней во время командирования сотрудников имеются разные точки зрения. Одни кадровики утверждают, что обозначать нужно общим для такой работы кодом «К» (командировка). Другие склонны к шифру «В» (выходной).

Обе точки зрения имеют разумное обоснование и законодательную аргументацию. Поскольку единого подхода нет, для отметки выходных дней в командировке исходить следует из собственной практики и предпочтений.

Больничный

Если сотрудник находится на больничном, он считается временно нетрудоспособным. Поэтому в табеле учета пропущенное время отмечается кодом «Б». При этом разницы в рабочих и выходных днях нет.

Аналогичным образом регистрируются , по уходу за грудным ребенком, неоплачиваемый отдых.

Отпуск

Для обозначения выходных праздничных дней во время ежегодного основного и дополнительного оплачиваемого отпуска (ОТ и ОД) применяется буквенный символ «В», означающий выходной день и нерабочий праздничный день. Основанием такого правила являются нормы ТК РФ. Согласно статьи 120 нерабочие праздничные дни во время оплачиваемых отпусков не включаются в число календарных дней отдыха.

Порядок заполнения бланка

Новая форма табеля (0504421) представляет собой таблицу, состоящую из заголовочной, содержательной и оформляющей частей. В первой части указывается вид документа, номер корректировки и дата составления.

Работа по заполнению содержательной части табеля учета кропотливая. Выполнять ее нужно с особым вниманием. Для удобства можно применять метод сплошной регистрации явочного и неявочного времени.

Каждая графа заполняется соответствующим кодом. Одни символы применяются для отметки присутствия специалистов на работе и другие для их отсутствия. По всем пропускам необходимо отразить, какие были причины. Важно указание количества часов пребывания на рабочих местах.

Информация в табеле выглядит следующим образом: выходной день отмечается буквой «В», под которой указывается «О», рабочий – «Я» с количеством часов, к примеру, «6».

Причины неявки на работу отмечаются аналогично выходным дням. Причем это могут быть как служебные командировки, так и прогулы по невыясненным причинам. Если произошло увольнение сотрудника в середине месяца, то все последующие графы по нему до окончания периода заполняются прочерками.

Такая регистрация значительно упрощает процедуру расчета, поскольку все нужные для него цифры систематизированы и наглядно показаны. Это позволяет избегать путаницы и допуска ошибок, что особенно важно для специалистов с небольшим стажем.

Возможно применение метода регистрации отклонений. Его удобно использовать в случае одинаковой продолжительности рабочего дня во всем отчетном периоде. В такой ситуации отражаются лишь нестандартные явления, т.е. командировочные выезды, сверхурочный труд, неявки и т.п. Этот метод занимает значительно меньше времени на заполнение бланка.

В табеле информация выглядит так: верхняя строка отражает данные об отсутствии специалиста на работе – Б, ПР, НН, ОТ, К, В и т.д. В нижней строке ничего не проставляется. Далее при расчете остается лишь подсчитать количество заполненных клеток и умножить их на число часов рабочего дня.

Такой способ наиболее удобен для опытных бухгалтеров и кадровиков. Эффективен он и в небольших фирмах с малой штатной численностью.

В оформляющую часть бланка добавлены новые поля для отметки бухгалтера о принятии документа, а также подписи ответственного исполнителя и ее расшифровки.

Кроме традиционной бумажной формы ведения табеля сегодня применяются электронные версии. Желательно, чтобы регистры дублировались, т.е. применялись оба варианта. Так риск утраты будет минимален, а достоверность сведений – максимальна.

Наиболее простой способ электронного ведения табеля – офисные программы. Лучше всего для этого подходит Exce, позволяющий создавать таблицы любого вида и размера. Возможность задания формул упрощает процесс расчета как промежуточных, так и результирующих показателей.

Табель учета рабочего времени - обозначения 2017-2018 годов в большинстве компаний продолжают брать из унифицированной формы, хотя она теперь и имеет лишь рекомендательный характер. По какому принципу в табеле ведется учет рабочего времени и какие обозначения для этого используются, будет рассказано в статье далее.

Для чего нужен табель, какая его форма чаще всего применяется?

Необходимость табеля учета рабочего времени (далее по тексту — табель) обусловлена:

1. Требованиями ст. 13 закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 года, согласно которому все субъекты хозяйствования обязаны фиксировать каждый факт своей хозяйственной жизни.
2. Удобством использования для расчета зарплаты.

Поскольку табель относится к первичным документам, то со вступлением в силу отдельных положений закона «О бухучете» с 1 января 2013 года для его ведения необязательно применять унифицированные формы Т-12 и Т-13, утвержденные постановлением Госкомстата № 1 от 5 января 2004 года. То есть организации имеют право разрабатывать и использовать собственные формы.

Однако формы Т-12 (для ручного заполнения) и Т-13 (могут заполняться автоматизировано) успели зарекомендовать себя с положительной стороны как наиболее удобные в употреблении. В связи с этим большинство компаний так и продолжают их использовать, внося иногда отдельные коррективы.

Не знаете свои права?

По каким правилам расставляются буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени?

Кроме утвержденных унифицированных форм в постановлении Госкомстата № 1 также присутствуют разъяснения по их заполнению, которыми можно воспользоваться при возникновении проблем с оформлением той или иной формы. Согласно этим разъяснениям, в табеле отмечается фактически отработанное/неотработанное каждым сотрудником организации время. Для этого напротив фамилии каждого работника проставляются определенные буквенные обозначения за каждый день месяца (учитываются в том числе выходные и праздничные дни), под которыми ставится количество часов (если можно или нужно сосчитать время, проведенное работником за работой).

При этом работодатель по своему усмотрению может выбрать любой из способов проставления отметок в табеле:

• либо методом сплошной регистрации, когда отмечаются явки/неявки и все иные отклонения;
• либо методом регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных, командировок и т. п.).

Проставленных в табеле отметок недостаточно для расчета зарплаты, если в нем присутствуют отклонения от явки. Например, уход работника в отпуск осуществляется на основании соответствующего приказа, и в табеле в этом случае отмечаются именно те дни, которые указаны в приказе. Так же дела обстоят с командировками, больничными и прогулами. В бухгалтерии просматривают дополнительные документы, обосновывающие отметки в табеле, и только при совпадении данных в них делают соответствующий расчет зарплаты.

Расшифровка часто применяемых обозначений

В унифицированной форме табеля Т-12 приведены условные обозначения, используемые и в ней, и в форме Т-13. Вот некоторые из них:

• «Я» — выход сотрудника на работу в дневное время согласно установленному в организации режиму рабочего времени;
• «Н» — выход сотрудника на работу в ночное время (согласно нормам ст. 96 ТК РФ, таковым считается выход на работу с 22:00 до 6:00);
• «РВ» — работа в выходные и праздничные дни (официально выходные и праздники устанавливаются нормами ст. 111-112 ТК РФ);
• «С» — сверхурочная работа, к которой, согласно ст. 99 ТК РФ, работник привлекается по инициативе работодателя и с согласия работника (основанием для проставления этой отметки служит дополнительный документ, из которого следует, что работник свое согласие дал);
• «ОТ» и «ОД» — ежегодные основной и дополнительный оплачиваемые отпуска соответственно (основанием для проставления такой отметки служит приказ о предоставлении отпуска);
• «К» — служебная командировка, в которую сотрудник направляется на основании соответствующего приказа;
• «Б» — временная нетрудоспособность, для подтверждения которой работник должен представить оформленный по всем правилам больничный лист;
• «ПР» — прогул, что рассматривается по нормам ст. 81 ТК РФ как отсутствие на рабочем месте без уважительных причин;
• «В» — выходные дни — так помечаются дни, когда работник не вышел (и не должен был выходить) на работу (поскольку в табеле указываются все числа, выходные, чтобы не запутаться в дальнейшем при расчетах, тоже помечаются).

Расшифровка значений букв, связанных с нештатными ситуациями (НН, ОЗ, НВ, ОВ, ОЖ)

Часто используемые обозначения, перечисленные в предыдущем пункте, хорошо известны кадровым служащим и работникам бухгалтерии. Однако в организации случаются и нештатные ситуации, связанные с выходом/невыходом сотрудников на рабочие места, — и их тоже нужно помечать в табеле во избежание неразберихи.

Вот отдельные случаи:

1. «НН» — неявка по невыясненным причинам. Проставляется в табеле, если работодателю неизвестны причины, по которым работник не вышел на работу. Эта обозначение предполагает, что после выяснения причин оно может быть исправлено. Например, сотрудник не выходил на работу на протяжении недели, на телефонные звонки при этом не отвечал, связаться с ним другими способами не представлялось возможным. В табеле в это время проставляется «НН». Если через неделю работник появился и принес больничный, тогда «НН» может быть исправлено на «Б» (временная нетрудоспособность с назначением пособия).
2. «ОЗ» — отпуск без сохранения зарплаты, предусмотренный законодательством. Например, согласно нормам ст. 128 ТК РФ гражданам по их требованию обязаны предоставить до 5 рабочих дней в связи с регистрацией брака или смертью близких родственников. Если же речь идет об отпуске без сохранения зарплаты, предоставляемом по решению работодателя, проставляется «ОД» (оплачиваемый дополнительный отпуск).
3. «НВ» — дополнительные выходные без сохранения зарплаты. Подразумевается, что выходной день в этом случае предоставляется работнику по решению работодателя сверх выходных, которые закреплены в трудовом законодательстве (проще говоря, это отгул). Если же за такой дополнительный выходной еще и сохраняется зарплата, то проставляется «ОВ» (оплачиваемый дополнительный выходной).
4. «ОЖ» — отпуск по уходу за ребенком до 3 лет. На протяжении всего времени декрета за сотрудником сохраняется рабочее место — значит, его фамилия проставляется в табеле, а напротив ставится соответствующая отметка.

Итак, различные буквенные обозначения, при помощи которых отображаются случаи явки/неявки сотрудника на рабочее место и их особенности, используются в табеле для удобства учета рабочего времени. Для проставления ряда обозначений лицу, ведущему табель, необходим документ, подтверждающий слова сотрудника. Перечень используемых при этом обозначений в большинстве компаний, как и сама форма табеля, берется из постановления Госкомстата № 1.

Обозначения в табеле учета рабочего времени делают с помощью буквенных или цифровых кодов. Способ заполнения зависит от режима работы организации методом сплошной регистрации явок, неявок или методом фиксации отклонений. Порядок ведения первичного учетного документа закрепляют во внутренних нормативных актах предприятия.

В статье:

Скачайте полезный документ:

Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени

Обозначения в табеле учета рабочего времени относятся к информации о фактически отработанном времени в текущем месяце каждым работником. При этом применяют две формы:

• типовая форма бланка №Т-12 предназначена для учета рабочего времени и расчета оплаты при ручной обработке данных;
• при автоматизированном способе обработки рекомендуется применять табель формы № Т-13.

Оба бланка утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года №1. Организации коммерческого типа могут использовать формы табеля, разработанные в индивидуальном порядке на основании статей 7 и 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письма Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

Подсказка для кадровика. Условные обозначения отклонений для заполнения табеля по форме № 0504421

В муниципальных организациях применяют форму табеля учета рабочего времени № 0504421, воспользовавшись указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года №1.Рекомендации по внесению обозначений в табеле учета рабочего времени формы № 0504421 отражены в приказе Минфина РФ от 30 марта 2015 года за номером 52н.

ОКУД 0504421. Табель учета использования рабочего времени

Обратите внимание: при ведении табеля учета рабочего времени в электронном виде нет необходимости заполнять специальную форму № Т-13 на бумажном носителе. Достаточно заверить табель электронной цифровой подписью.

Обозначения в табеле рабочего времени проводятся с помощью цифровых, буквенных кодов, установленных для соответствующей формы. Возможно использование собственных кодов, утвержденных приказом организации.

Обозначение в табеле учета рабочего времени методом сплошной регистрации и отклонений от рабочего графика:

• при сплошной регистрации явок и неявок в табеле отмечают каждый день месяца в отдельной графе. Под кодовым или буквенным обозначением указывают количество отработанных сотрудником часов;
• при регистрации отклонений отмечают опоздания, неявки и сверхурочно отработанные часы. Верхняя строка предназначена для указания кодов, нижние строки оставляют пустыми. Такой способ фиксирования применяют только при стандартном неизменном рабочем дне или смене.

Обозначение отпуска в табеле

Порядок обозначения отпуска в табеле учета рабочего времени зависит от вида отпуска:

1. Буквенное обозначение «ОЖ» в табеле расшифровывается как отпуск по уходу за ребенком. Цифровой код 15.
2. Указание «ДО» в табеле обозначает отпуск без содержания, предоставленный по согласованию с работодателем. Цифровое обозначение 16.
3. Буквенный код «ОД» в табеле учета рабочего времени обозначает отпуск дополнительный оплачиваемый, предоставляемый ежегодно. Цифровое обозначение 10.

Сотрудники могут получить отпуск по беременности и родам, ежегодный оплачиваемый отпуск, учебный, предоставляемый для сдачи сессии. Обозначение в табеле учета рабочего времени будет иметь свой буквенный и цифровой код.

Унифицированную форму Т-12 заполняют:

• методом внесения в графы 2 и 3 сведений о работнике: ФИО, должность, табельный номер;
• в 4 графе указывается буквенный или цифровой код явки, неявки на работу;
• в 5 графе фиксируется количество дней, часов за половину месяца;
• В 6 графе количество общих дней и часов за весь месяц.

Форма № Т-12. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Унифицированную форму Т-13 заполняют методом дополнительного внесения сведений об оплате труда в графы 7-9. В оставшихся графах фиксируют сведения о причинах неявок, опозданий, прогулах.

Форма № Т-13. Табель учета рабочего времени

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Условное цифровое и буквенное обозначение в табеле учета рабочего времени позволяет зафиксировать характер работы каждого сотрудника в течение календарного месяца:

• работа, осуществляемая в дневное время: буквенный код «Я», цифровой (01);
• работа в ночь: буквенный код «Н», цифровой (02);
• работа нерабочие праздничные дни или в выходные: буквенный код «РП», цифровой (03);
• работа, выполняемая сверхурочно: буквенный код «С», цифровой (04);
• вахта: буквенный код «ВМ», цифровой (05);
• служебная командировка: буквенный код «К», цифровой (06);
• отпуск основной, предоставляемый ежегодно: буквенный код «ОТ», цифровой (09);
• отпуск дополнительный, предоставляемый ежегодно: буквенный код «ОД», цифровой (10);
• отпуск по беременности и родам: буквенный код «Р», цифровой (14);
• отпуск по уходу за ребенком: буквенный код «ОЖ», цифровой (15);
• отпуск без содержания, предоставляемый работнику по разрешению работодателя: буквенный код «ДО», цифровой (16);
• временная нетрудоспособность с назначением пособия: буквенный код «Б», цифровой (19);
• временная нетрудоспособность без назначения пособия: буквенный код «Т», цифровой (20);
• прогул: буквенный код «ПР», цифровой (24);
• выходные и нерабочие праздничные дни: буквенный код, цифровой «В» (26);
• неявки по невыясненным причинам (до момента выяснения обстоятельств): буквенный код «НН», цифровой (30);
• прогул: ПР (24);
• выходной или нерабочий праздничный день: В (26);
• время простоя по вине работника: ВП (33);
• невыход на работу в связи с исполнением государственных или общественных обязанностей: Г (23);
• дополнительный оплачиваемый отпуск в связи с обучением: У (11);
• повышение квалификации с отрывом от работы: ПК (07).

Пометки в табель вносит лицо, ответственное за ведение первичного документа учета рабочего времени. Табель учета рабочего времени разрешено заполнять с обозначением только букв или цифр. При допущении ошибки одной чертой зачеркивают неверную информацию, сверху пишут верную и указывают дату исправления (основание: статья № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 6.12 2011).

Каждое структурное подразделение заполняет отдельный табель учета рабочего времени. Не позднее 1 и 15 числа ежемесячно первичный отчетный документ передают в бухгалтерию для проведения расчета по начислению заработной платы.

Условные обозначения в табеле позволяют быстро заполнить форму первичной учетной документации на бумажном или электронном носителе. Важность точной фиксации рабочего времени используется не только для начисления зарплаты. Документ предназначен для формирования отчетности по статистическим данным.

С помощью табеля легко проследить соблюдение трудового режима, установленного работодателем. После заполнения документ подписывает ответственное лицо и руководитель структурного подразделения.

Обозначения в табеле учета рабочего времени не изменились. В соответствии с действующим законодательством, ведение табеля доверяется табельщикам или уполномоченным лицам. Небольшие компании делегируют выполнение этой обязанности специалисту кадровой службы или руководителю подразделения. Полномочия отражают в трудовом договоре и вносят в должностную инструкцию сотрудника.

Обозначение прогулов в табеле учета рабочего времени фиксируется буквенным кодом ПР или цифровым 24. О произошедшем инциденте необходимо сообщить руководству организации. Если в дальнейшем выяснится, что неявка сотрудника была согласована с администрацией, код исправляют на «А», по причине болезни на «Б».

Табель учета рабочего времени. Прогул

Учебный отпуск обозначение в табеле

Обозначение в табеле учета рабочего времени учебного отпуска обозначается буквенным кодом «У» или цифровым 11. Посещение лекций, сдача промежуточных или государственных экзаменов, написание диссертации, дипломной работы требует времени. Если сотрудник трудоустроен не по совместительству, руководство обязано предоставить учебный отпуск и оплатить его.

Учебный отпуск предоставляется сотрудникам, получающим первое высшее или специальное образование.

• справку-вызов необходимо предъявить в отдел кадров;
• письменное заявление подать на имя руководителя.

Табель учета рабочего времени с условными обозначениями заполняют в соответствии с действующими правилами. Если на предприятии условия труда относятся к нормальным, срок хранения документов первичного учета составляет 5 лет. При учете рабочего времени персонала, выполняющего обязанности во вредных или опасных условиях, табель передают в архив и хранят 75 лет.

Обозначение больничного в табеле учета рабочего времени

Обозначение больничного в табеле учета рабочего времени фиксируется буквенным кодом «Б» или цифровым 19. Код проставляется в первой половине строки табеля. При подаче документа учета в бухгалтерию необходимо просчитать количество отработанных дней или часов, исключая время, когда сотрудник находился на больничном.

Если сотрудник болел во время отпуска:

• обозначения в табеле учета рабочего времени проводятся с использованием буквенного кода «ОТ», цифрового 09;
• выходные дни в период отпуска не отмечают, расчет производится в календарных, а не в рабочих днях;
• отпуск продлевается, в табеле делается пометка «ОТ».

Работодателю необходимо учитывать, на основании ст. 124 ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск может быть продлен или перенесен на другое время. Продлить отпуск из-за болезни нельзя автоматически. Только на основании заявления сотрудника отпуск может быть перенесен на другое время.

В данной статье мы рассмотрим буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени. Поговорим о особенностях ведения табеля учета использования рабочего времени. Узнаем, кто заполняет табель.

Учет отработанных часов проводится с целью дальнейшего расчета заработных плат служащих. Для удобства записей был разработан табель учета трудового времени. Отказаться от его ведения нельзя – это будет нарушением Трудового кодекса, соответственно, будут применены штрафные санкции.

Табель выполняет несколько функций:

• используется для фиксации времени, проведенного служащим за работой;
• служит для осуществления надзора за графиком труда;
• помогает собрать сведения для статистики и произведения выплат.

Особенности ведения табеля учета использования рабочего времени

Некоторые особенности работы с табелем учета трудового времени:

• нескольких табелей по одной компании или одному ее подразделению быть не может;
• в него ежедневно заносятся записи, подкрепленные документально;
• удаление из табеля графов и строк запрещено.

Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени: кто заполняет табель

В фирме обязан быть человек, который несет ответственность за достоверность и полноту данных в табеле. Если в должностной инструкции не числится такая обязанность, руководитель компании издает приказ.

Обычно за внесением сведений в табель следит бухгалтер по вычислению зарплаты или сотрудник кадровой службы. Если фирма большая и включает не одно структурное подразделение, учитывать отработанные служащими часы одному работнику становится не под силу, тогда принимается решение назначить ответственного для каждого подразделения в отдельности. Все табели группируются в журнал и отправляются в бухгалтерию.

Алгоритм заполнения табеля учета рабочего времени

• Определяемся со способом записи трудового времени:

1. учет прихода или отсутствия служащего,
2. учет нестандартных ситуаций (не явился, пришел не вовремя, трудился сверхурочно).

• Обозначение метода указания нескольких обозначений в один день:

1. через дробь (/),
2. организация 2 раздельных записей на сотрудника.

• Определяемся с методом указания точного рабочего времени:

1. по типу 2:30 (2 часа 30 мин),
2. десятичной дробью 2,5 ч.

• Решаем, как будем вносить изменения:

1. составлением отдельного корректирующего табеля,
2. своим способом.

• Выбираем кодирование:

1. буквы,
2. цифры.

Когда перечисленные выше шаги пройдены, можно переходить к внесению записей в табель. В таблице указаны шаги заполнения:

Шаг	Данные	Комментарий
1	Наименование фирмы и структурного подразделения	В верхней части заносится наименование компании или данные предпринимателя, указывается структурный отдел
2	Код ОКПО	8-значный для ООО, 10-значный для предпринимателя
3	№ бумаги, день оформления	Номер должен быть порядковый, дата почти всегда – крайний день периода
4	Отчетный период	Табель подается раз за календарный месяц
5	Сведения о сотруднике	Табельный No, ФИО, должность
6	Информация о пребывании на работе и часах работы	Заносятся коды
7	Суммы рабочих дней и часов за месяц	Графа 5: дни и часы за 1/2 месяца, графа 6: число дней и часов за месяц
8	Данные для произведения оплаты труда	Виды оплаты закодированы, поэтому вписывается код. Корр/счет – с него будут перечислены деньги на выплату сотруднику. Столбец 9 будет содержать число дней/часов по этому виду оплаты.
9	Информация об основаниях для отсутствия на работе	Гр. 10-12: коды причин и количество нерабочих часов
10	Подписи ответственного за составление таблицы, руководителя, кадровика

Таблица условных обозначений табеля учета рабочего времени

В таблице рассмотрены условные обозначения в табеле учета рабочего времени:

Буквенный код	Цифровой код	Показатель
Я	01	Часы работы (различают дневные и вечерние)
Н	02	Работа ночью
РВ	03	Труд сотрудников в праздничные дни
С	04	Часы работы сверхурочно
К	06	Служебная командировка
ОТ	09	Ежегодный оплачиваемый отдых (основной)
ОД	10	Дополнительный оплачиваемый отдых
У	11	отпуск для обучения с сохранением з/п. Может выдаваться для повышения квалификации, с отрывом от производственного процесса.
УВ	12	Укороченные трудовые часы (актуально для обучающихся сотрудников без отрыва от производства). При этом предусмотрена возможность частичного сохранения оплаты труда.
УД	13	Дополнительный отпуск по причине обучения без сохранения оплаты труда
Р	14	отпуск по беременности и родам. Составляют приказ, который подписывает сам работник.
ОЖ	15	Отпуск по уходу за ребенком
ДО	16	Отпуск без сохранения з/п
ОЗ	17	Неоплачиваемый отпуск (без сохранения з/п)
Б	19	Временная нетрудоспособность (не считая случаи, которые предусмотрены кодом «Т»). Таким символом обозначают также отпуск по уходу за больным человеком и по причине карантина.
Т	20	Нетрудоспособность, которую не оплачивают. Она может быть представлена бытовой травмой, необходимостью ухода за больным человеком и т. д.
ЛЧ	21	Часы сокращения труда работникам и служащим
РП	31	Простои не по вине сотрудника
НП	32
Г	23	Невыходы с сохранением з/п
ПР	24	Прогулы, которые представляют собой неявку на рабочее место в течение не менее 4-х рабочих часов непрерывно
НС	25	Отработанные часы в рамках неполного рабочего дня по инициативе работодателя
В	26	Выходные дни
ЗБ	29	Забастовки
НН	30	Неявки по неизвестным причинам

Суммированный учет рабочего времени

За основу расчетов берут календарный день, не смену. То есть, когда смена (12 часов) начнется в 21ч и завершится в 9ч след. дня, в таблицу будет сделана пометка о времени работы за день начала смены – 3 часа (с 21ч до 24ч), и за день ее завершения – 9 часов (с 0ч до 9ч).

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени

В ведении табеля есть свои особенности:

• Чтобы продемонстрировать каждодневные затраты трудового времени за полный месяц на одного служащего в таблице выделено:

1. 2 строчки (гр. 4, 6) в ф. Т-12;
2. 4 строчки (гр. 4), по 2 строки на 2 недели и соответствующее количество граф (15, 16), в ф. Т-13.

Число граф может быть увеличено для аккуратности внесения дополнительных сведений. В гр. 4 и 6 обоих табелей в самой верхней строчке должны быть записаны коды затрат трудовых часов, а внизу пишется количество фактически не/отработанного времени на определенный день.

• Все служащие организации имеют личный табельный номер, используемый в бумагах, касающихся их работы и ее оплаты. Что касается совместителей, приходится закреплять за ними сразу 2 номера, потому что на них должен быть составлен стандартный пакет документов по трудоустройству. Трудовое время будет учитываться раздельно по обоим табельным номерам.
• Верхние строчки в графах 5, 7 (форма Т-12) заполняются данными о числе дней, которые сотрудник полностью отработал. Нижние строчки – для раб. времени за период (в часах).
• Кадровый служащий по окончании каждого месяца получает от сотрудников, которые вели табели, готовые отчеты. Его задача будет сравнить сведения в отчетах с информацией из отдела кадров. При необходимости он указывает причины, почему работник не приходил на службу. Также он проверяет, когда сотруднику давали отпуск, когда он получал командировочные. Целью такой сверки является уточнение, какие часы были пропущены по уважительной причине, а какие считать за прогул.
• Учет времени может быть проведен двумя способами:

1. учет приходов на работу и пропущенных смен,
2. учет исключительно особых ситуаций (прогулов, задержек, сверхурочного времени).

• Если кто-то из служащих был уволен, его табельный номер убирают из списка в след. месяце после его ухода.
• При приеме в компанию новых работников их табельные номера заносят в базу данных в этом же месяце.
• Записи в табеле делаются только при наличии подтверждающих документов:

1. об отсутствии в раб. время сотрудника,
2. о выходе служащего на неполный день,
3. о переработках (инициированных нанимателем или самим работником),
4. об уменьшении числа рабочих часов.

• Данные о пропусках смен, указанные в днях, кодируются и заносятся в верхнюю строку графа, нижние не подлежат заполнению.
• При заполнении ф. Т-12 табеля раздел второй “Расчеты с персоналом по оплате труда” на аналогичный для всех служащих вид оплаты и корр. счет используются гр. с 18 по 22. Если для отдельных сотрудников они различны, применяются гр. с 18 по 34.
• При внесении сведений для вычисления суммы зарплаты в ф. Т-13:

1. для одинаковых оплаты и корр. счета для всех служащих используются “Код вида оплаты” и “Корреспондирующий счет” над табличкой с гр. 7-9 и гр. 9 (без заполнения гр. 7,8);
2. для различных выплат и корр. счетов для служащих применяются гр. 7-9. Дополнительное поле с такими же No граф пригодится для сведений по типам оплаты, если их более 4.

Отдельные случаи табелирования

В таблице рассмотрены отдельный случаи:

Случай	Решение
Ежегодный и доп. социальный отпуск (сотрудников с детьми)	Все дни указываются как отпуск, включая выходные, поскольку продолжительность отпуска вычисляется на основании календарных дней
Сотрудник был уволен в середине месяца	Отмечаются рабочие дни до увольнения, остальные дни помечаются крестом. Табельный номер может передаваться другому служащему только через 3 года
Известно, почему служащего нет на месте	Прогулы не отмечаются, пока сотрудник не принесет доказывающие причину неявки документы
Было известно, почему работник не явился, однако до момента сдачи табеля он не принес доказывающие причину отсутствия документы	Ставится “НН(30)” (неявка по неизвестным причинам); когда бумаги будут предъявлены, код меняется на соответствующий данному случаю

Особенности заполнения табеля для некоторых категорий работников

В таблице рассмотрены особенности заполнения для некоторых категорий работников:

Категория	Особенность
Сотрудник, переведенный начальством с полной раб. недели на неполную	Все дни, в которые сотрудник не участвует в производственном процессе, помечаются кодом “В(26)” (выходной).
Сотрудница предприятия находится в отпуске по уходу за ребенком	Она вправе трудится неполный день. В таблицу ставится код “ОЖ(15)” и прочерки по трудовому времени. Должны быть организованы 2 доп. строки: для кода “Я(01)” (трудовое время сотрудников с полной занятостью) и для отметки часов работы. Так будут в наличии сведения по статистике и рабочее время для расчета зарплаты.
Выступление служащего предприятия в суде	Указывается как “др. причины неявки”, доказательством отсутствия из-за вызова на судебное заседание служит справка-вызов.
Командировка	1-ая строка: число рабочих часов, исходя из режима по основному месту занятости. 2-ая строка: код “К(06)” (командировка). В списке общего числа отработанных часов (дней) за месяц в гр. “Отработано за месяц” записываются исключительно рабочее время командировки.
Курсы повышения квалификации (и аналогичные мероприятия)	Отмечается кодом “У(11)”.
Уменьшение длительности трудового дня перед праздником и нерабочим днем	Будет записано количество фактически проведенных за работой часов.
Перенос трудовых дней	Перенесенный день будет зафиксирован пометкой “В(16)” (выходной). Указывается время работы за день, на который теперь выпадает рабочая смена (доказательство переноса – приказ руководителя).
Сверхурочные часы	В табеле указываются сверхурочные под пометкой “НУ”.
Водитель транспорта компании	Заносятся сведения, согласно графику работы (при суммированном учете отработанного времени длительность раб. дня должна быть не более 10 ч. Возможно увеличение числа трудовых часов до 12, однако за рулем человек должен находиться не дольше 9 ч.). Если водитель трудится в определенные часы ежедневно, трудовое время исчисляется в днях, а в праздничные дни – в часах.
Ненормированный трудовой день	Следует записать нормативное число рабочих часов, не отработанное. Количество часов, вышедшее за рамки нормы, не причисляется к сверхурочным. Сотрудники получают до недели отпуска дополнительно.
Праздники во время отпуска	Для дней отпуска – код “ОТ(09)”, праздничные дни отмечаются как праздники – “В”.
Сотрудник отсутствовал на работе, но сохранял средний заработок	Считается неотработанным временем, отмечается кодом “А”.

Законодательные акты по теме

Статья	Название
ст. 91 ТК РФ	Понятие рабочего времени
ч. 2 ст. 91 ТК РФ	Утверждение максимальной продолжительности рабочей недели (40 часов)
ст. 94 ТК РФ	Утверждение продолжительности рабочей смены
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”	Утверждение формы табеля учета рабочего времени – Т-12, Т-13
Постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20	Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации

Типичные ошибки

Ошибка № 1: Внесение записей в табель учета времени не проводится каждый день.